Was eine Lkw-Rechnung enthalten sollte
Eine Lkw-Rechnung sollte mit der Frachtratenbestätigung und den erforderlichen Nachweisen übereinstimmen. Geben Sie die vom Zahlungspflichtigen verlangten Ladungs-, Frachtbrief-, Bestell-, Pro- oder sonstigen Referenzen sowie gegebenenfalls die Route und Angaben zur Betriebsgenehmigung an. Verwenden Sie eine eindeutige Rechnungsnummer und ein Ausstellungsdatum gemäß den Nummerierungsvorschriften, die für Ihre Unterlagen gelten.
Führen Sie die Hauptfracht, jeden Kraftstoffzuschlag und jede vereinbarte Zusatzleistung separat auf, damit der Zahlungspflichtige sie mit der Frachtratenbestätigung und den Nachweisen abgleichen kann.
- Angaben und Registrierung des Transportunternehmens
- Ihr rechtsgültiger Firmenname, Ihre Anschrift und jede erforderliche Nummer des Transportunternehmens oder der Betriebsgenehmigung, beispielsweise eine US-amerikanische MC- oder DOT-Nummer.
- Ladungs-, BOL- und PO-Nummer
- Die Ladungs-, Pro-, Frachtbrief- (BOL), Bestell- oder sonstige Referenz, die der Zahlungspflichtige benötigt, um die Rechnung dem Transport zuzuordnen.
- Abholung und Zustellung
- Ausgangs- und Zielort mit Abhol- und Zustelldatum, damit die auf der Rechnung angegebene Route mit der Frachtratenbestätigung übereinstimmt.
- Hauptfrachtkosten
- Die Grundfrachtkosten für den Transport der Ladung, ausgewiesen als Meilensatz multipliziert mit der Meilenzahl, als Pauschalbetrag pro Ladung oder als vereinbarter Pauschalpreis.
- Kraftstoffzuschlag
- Die gemäß der Frachtratenbestätigung berechnete Kraftstoffanpassung, ausgewiesen mit dem vereinbarten Betrag, Prozentsatz, der Kilometer- oder Meilengrundlage oder einer anderen Berechnungsmethode.
- Zusatzleistungen und Zahlungsbedingungen
- Vereinbarte Gebühren für Standzeit, Zwischenaufenthalte oder Lumper-Leistungen in separaten Positionen sowie Gesamtbetrag, Fälligkeitsdatum und gültige Zahlungs- oder Factoring-Angaben.
So rechnen Lkw-Transportunternehmen ab: pro Meile, pro Ladung oder zum Pauschalpreis
Bei der Abrechnung pro Meile werden der vereinbarte Satz und die zugrunde gelegte Entfernung ausgewiesen. Bei der Abrechnung pro Ladung oder zum Pauschalpreis wird der für den Transport vereinbarte Betrag verwendet, während bei bestimmten festen oder reinen Zugmaschinenaufträgen ein Tagessatz gelten kann. Die Rechnung sollte mit der angenommenen Frachtratenbestätigung einschließlich Entfernungsquelle, Route und Leistungsumfang übereinstimmen.
Ein Transport kann außerdem einen Kraftstoffzuschlag oder Zusatzleistungen umfassen. Die Vereinbarung legt etwaige kostenfreie Zeiten sowie Gebühren für Standzeit, Zwischenaufenthalte, die Erstattung von Lumper-Leistungen, das Abplanen, zusätzliche Stopps oder die Umleitung einer Sendung fest. Weisen Sie jede vereinbarte Gebühr separat aus und fügen Sie die vom Zahlungspflichtigen verlangten Nachweise bei.
Steuer- und Compliance-Hinweise für Transportunternehmen
Die Besteuerung von Frachtleistungen hängt von der Route, der Rechtsordnung, den beteiligten Parteien, der Registrierung und der Art der Transport- oder Nebenleistung ab. Umsatzsteuerbefreiungen, Nullbesteuerung, Leistungsortvorschriften und das Reverse-Charge-Verfahren sind nicht austauschbar. Prüfen Sie die steuerliche Behandlung und den erforderlichen Rechnungstext für den konkreten Transport, statt davon auszugehen, dass alle innerstaatlichen oder grenzüberschreitenden Frachtleistungen unversteuert sind.
Bewahren Sie den unterzeichneten Frachtbrief, den Zustellnachweis und die gemäß der Frachtratenbestätigung erforderlichen Belege zusammen mit der Rechnung auf. Wenn Forderungen an ein Factoring-Unternehmen abgetreten werden, halten Sie sich an die Abtretungsvereinbarung und teilen Sie dem Zahlungspflichtigen gültige Zahlungsanweisungen mit. Bestätigen Sie jede Änderung der Zahlungsdaten über einen vertrauenswürdigen Kanal, um das Risiko betrügerischer Zahlungsumleitungen zu verringern.
Zahlungsbedingungen und Zahlungseingang
Frachtvereinbarungen sehen häufig Zahlungsziele vor, doch das Fälligkeitsdatum und das Ereignis, mit dem die Zahlungsfrist beginnt, ergeben sich aus der Frachtratenbestätigung, dem Vertrag und dem anwendbaren Recht. Senden Sie die Rechnung und den erforderlichen Zustellnachweis unverzüglich. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Vermittler ein Zahlungsziel von 30 Tagen verwendet oder die Frist mit demselben Dokument beginnt.
Geben Sie die erforderliche Ladungs-, BOL-, PO- oder Pro-Nummer an und belegen Sie Standzeiten oder andere Zusatzleistungen mit den vereinbarten Unterlagen. Wenn Sie Factoring nutzen, verwenden Sie die gültigen Zahlungsanweisungen aus der Abtretung. Weisen Sie Verzugszinsen nur aus, wenn die Vereinbarung und das geltende Recht dies zulassen.
Fragen zu Lkw-Rechnungen
Was sollte eine Lkw-Rechnung enthalten?
Sinnvolle Angaben sind Rechnungskennung und -datum, Angaben zum Transportunternehmen und Zahlungspflichtigen, gegebenenfalls Kennungen der zuständigen Genehmigungsbehörde, Abholung und Zustellung, erforderliche Ladungs- oder BOL-Referenzen, Hauptfracht, vereinbarte Kraftstoffanpassungen und Zusatzleistungen, fälliger Gesamtbetrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsanweisungen. Fügen Sie die Nachweise und Belege bei, die gemäß der Frachtratenbestätigung oder den maßgeblichen Vorschriften erforderlich sind.
Soll ich pro Meile oder pro Ladung abrechnen?
Verwenden Sie die in der angenommenen Frachtratenbestätigung festgelegte Abrechnungsgrundlage. Bei der Abrechnung pro Meile werden der vereinbarte Satz und die Entfernungsquelle ausgewiesen. Bei der Abrechnung pro Ladung oder zum Pauschalpreis wird der für den Transport vereinbarte Betrag ausgewiesen. Stellen Sie sicher, dass Hauptfracht und Leistungsumfang auf der Rechnung mit dieser Vereinbarung übereinstimmen.
Wie berechne ich Standzeit und Lumper-Gebühren?
Führen Sie jede vereinbarte Gebühr in einer eigenen Position auf. Die Frachtratenbestätigung legt die kostenfreie Zeit, den Standzeitsatz und die erstattungsfähigen Be- oder Entladekosten fest. Fügen Sie Zeitstempel, Belege, Genehmigungen oder andere gemäß der Vereinbarung erforderliche Nachweise bei.
Was ist ein Kraftstoffzuschlag auf einer Frachtrechnung?
Eine Kraftstoffanpassung ist ein Betrag, der gemäß dem Transportvertrag oder der Frachtratenbestätigung berechnet wird. Die Methode kann auf der Entfernung, einem Prozentsatz, einem Index oder einer anderen Formel beruhen. Weisen Sie den Betrag separat aus, wenn die Vereinbarung dies vorsieht, und bewahren Sie den Satz oder die Nachweise auf, die zur Überprüfung der Berechnung erforderlich sind.
Warum benötigt meine Rechnung die BOL- und Ladungsnummer?
Zahlungspflichtige verwenden Sendungsreferenzen, um die Rechnung der Frachtratenbestätigung und dem Zustellnachweis zuzuordnen. Geben Sie die Ladungs-, Frachtbrief-, Bestell-, Pro- oder sonstigen Nummern an, die gemäß der Vereinbarung erforderlich sind. Eine fehlende oder falsche erforderliche Referenz kann die Prüfung verzögern.