Was auf eine Lkw-Rechnung gehört
Eine Frachtrechnung sollte exakt mit der Tarifbestätigung (Rate Confirmation) und den erforderlichen Begleitpapieren übereinstimmen. Geben Sie die Referenznummern für Ladung, Frachtbrief (BOL), Bestellung (PO), Pro-Nummer oder sonstige vom Rechnungsempfänger verlangte Angaben an, zusammen mit der Fahrtstrecke und den Genehmigungsdaten, sofern zutreffend. Verwenden Sie eine einmalige Rechnungsnummer und ein Ausstellungsdatum gemäß den für Ihre Buchführung geltenden Nummerierungsvorschriften.
Führen Sie die Grundfracht (Linehaul), einen etwaigen Treibstoffzuschlag und jede vereinbarte Zusatzleistung (Accessorials) separat auf, damit der Auftraggeber die Beträge mit der Tarifbestätigung und den Nachweisen abgleichen kann.
- Angaben und Registrierung des Frachtführers
- Ihr offizieller Unternehmensname, die Anschrift und gegebenenfalls erforderliche Registrierungs- oder Betriebsgenehmigungsnummern für Frachtführer, wie beispielsweise eine US-amerikanische MC- oder DOT-Nummer.
- Ladungs-, BOL- und PO-Nummer
- Ladungs-, Pro-, Frachtbrief- (BOL), Bestellnummer (PO) oder andere Referenzen, die der Rechnungsempfänger für die Zuordnung der Rechnung zum Transport benötigt.
- Abholung und Zustellung
- Abhol- und Lieferort samt Abhol- und Zustelldatum, damit die Route auf der Rechnung mit der Auftragsbestätigung übereinstimmt.
- Grundfracht (Linehaul)
- Die Basisfrachtkosten für den Transport der Ladung, ausgewiesen als Satz pro Distanzeinheit mal Entfernung, Pauschalbetrag pro Ladung oder vereinbarter Festpreis.
- Treibstoffzuschlag
- Der anhand der Tarifvereinbarung berechnete Treibstoffausgleich, angegeben mit vereinbartem Betrag, Prozentsatz, streckenbezogener Basis oder anderer Berechnungsmethode.
- Zusatzgebühren und Zahlungsbedingungen
- Vereinbarte Standzeiten (Detention), Zwischenaufenthalte (Layover) oder Be-/Entladegebühren (Lumper Fees) in separaten Positionen sowie der Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und gültige Angaben zur Zahlungsabwicklung oder zum Factoring.
Abrechnung im Güterkraftverkehr: pro Meile/Kilometer, pro Ladung oder Pauschalpreis
Bei der Abrechnung pro Meile/Kilometer werden der vereinbarte Satz und die Berechnungsgrundlage für die Distanz ausgewiesen. Bei der Abrechnung pro Ladung oder zum Pauschalpreis wird der für den Transport vereinbarte Betrag angesetzt; für bestimmte Kontrakt- oder Power-Only-Aufträge kann auch ein Tagessatz gelten. Die Rechnung sollte exakt mit der bestätigten Frachtvereinbarung („Rate Confirmation“) übereinstimmen, einschließlich Distanzquelle, Route und Leistungsumfang.
Ein Transport kann zudem einen Treibstoffzuschlag oder Zusatzgebühren beinhalten. Die Vereinbarung regelt etwaige Freizeiten, Standgeldsätze („Detention“), Ausfallentschädigungen („Layover“), Be- und Entladekosten („Lumper Fees“), Planengebühren („Tarping“), Zusatzstopps oder Umverfügungen („Reconsignment“). Führen Sie jeden vereinbarten Posten separat auf und fügen Sie die vom Rechnungsempfänger verlangten Nachweise bei.
Steuer- und Compliance-Hinweise für Frachtführer
Die steuerliche Behandlung von Frachtleistungen hängt von Route, Steuerhoheitsgebiet, Vertragspartnern, steuerlicher Erfassung sowie der Art der Transport- oder Nebenleistung ab. Steuerbefreiungen, Nullsteuersätze, Leistungsortregeln und das Steuerschuldumkehrverfahren (Reverse Charge) sind rechtlich strikt zu unterscheiden. Prüfen Sie die steuerliche Einordnung und den erforderlichen Rechnungswortlaut für den konkreten Transportauftrag, anstatt pauschal davon auszugehen, dass grenzüberschreitende oder zwischenstaatliche Frachten steuerfrei sind.
Bewahren Sie den unterzeichneten Frachtbrief (BOL), den Abliefernachweis sowie alle laut Frachtbestätigung erforderlichen Belege zusammen mit der Rechnung auf. Wenn Forderungen an eine Factoring-Gesellschaft abgetreten werden, beachten Sie den Abtretungsvertrag und übermitteln Sie dem Zahler die gültigen Zahlungsanweisungen. Bestätigen Sie Änderungen von Bankdaten stets über einen verifizierten Kanal, um Betrug durch umgeleitete Zahlungen vorzubeugen.
Zahlungsbedingungen und Zahlungseingang
Frachtverträge sehen häufig Zahlungsziele („Net Terms“) vor. Das Fälligkeitsdatum und das Ereignis, mit dem die Frist beginnt, ergeben sich jedoch aus der Frachtvereinbarung, dem Vertrag und dem geltenden Recht. Versenden Sie die Rechnung und den erforderlichen Abliefernachweis unverzüglich. Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Frachtvermittler 30 Tage Zahlungsziel gewährt oder die Frist an denselben Beleg knüpft.
Geben Sie die erforderliche Ladungs-, Frachtbrief- (BOL), Bestell- (PO) oder Pro-Nummer an und belegen Sie Standgeld oder sonstige Zusatzleistungen mit den vereinbarten Nachweisen. Beim Factoring verwenden Sie die im Rahmen der Abtretung festgelegten Zahlungsanweisungen. Weisen Sie Verzugszinsen nur aus, sofern dies vertraglich und gesetzlich zulässig ist.
Häufige Fragen zur Frachtrechnung
Was sollte eine Frachtrechnung enthalten?
Zu den wesentlichen Angaben gehören Rechnungsnummer und Rechnungsdatum, Angaben zu Frachtführer und Zahler, behördliche Genehmigungs- oder Betriebsnummern, Abhol- und Lieferort, erforderliche Ladungs- oder Frachtbrief-Referenzen (BOL), Frachtrate, vereinbarte Treibstoffzuschläge und Nebengebühren, Gesamtbetrag, Fälligkeitsdatum sowie Zahlungsanweisungen. Fügen Sie die durch Frachtvereinbarung oder Vorschriften geforderten Nachweise und Quittungen bei.
Wird pro Meile/Kilometer oder pro Ladung abgerechnet?
Verwenden Sie die in der Frachtbestätigung vereinbarte Basis. Bei der kilometer- bzw. meilenbasierten Abrechnung werden der vereinbarte Satz und die Distanzquelle ausgewiesen. Bei der Abrechnung pro Ladung oder zum Festpreis wird der pauschale Betrag für den Transport angesetzt. Frachtrate und Leistungsumfang auf der Rechnung müssen mit dieser Vereinbarung übereinstimmen.
Wie stelle ich Standgeld und Entladegebühren in Rechnung?
Führen Sie jede vereinbarte Gebühr in einer separaten Zeile auf. In der Frachtbestätigung sind Freizeiten, Standgeldsätze sowie erstattungsfähige Lade- und Entladekosten festgelegt. Fügen Sie Zeitstempel, Quittungen, Freigaben oder sonstige vertraglich verlangte Nachweise bei.
Was ist ein Treibstoffzuschlag auf einer Frachtrechnung?
Ein Treibstoffzuschlag ist ein Betrag, der auf Grundlage des Frachtvertrags oder der Frachtbestätigung berechnet wird. Die Berechnung kann anhand von Kilometern/Meilen, als prozentualer Zuschlag, über einen Index oder nach einer anderen Formel erfolgen. Weisen Sie ihn separat aus, wenn die Vereinbarung dies vorschreibt, und bewahren Sie die Berechnungsdaten oder Nachweise für eine spätere Prüfung auf.
Warum muss die Rechnung Frachtbrief- und Ladungsnummern enthalten?
Rechnungsempfänger nutzen Sendungsreferenzen, um die Rechnung mit der Frachtbestätigung und dem Abliefernachweis abzugleichen. Geben Sie die Ladungs-, Frachtbrief- (BOL), Bestell- (PO), Pro- oder sonstigen Nummern an, die im Vertrag gefordert sind. Fehlende oder falsche Referenzen können die Rechnungsprüfung und Zahlung verzögern.