O que incluir numa fatura de transporte rodoviário
Uma fatura de transporte rodoviário deve corresponder à confirmação da tarifa e aos comprovativos exigidos. Inclua as referências da carga, do conhecimento de embarque, da ordem de compra, do PRO ou outras que o pagador exigir, além da rota e dos dados da autorização de operação quando aplicáveis. Use um número de fatura exclusivo e uma data de emissão conforme as regras de numeração dos seus registos.
Mostre separadamente o transporte principal, qualquer adicional de combustível e cada despesa acessória combinada, para que o pagador possa compará-los com a confirmação da tarifa e os comprovativos.
- Dados e registo da transportadora
- Denominação social, endereço e qualquer número exigido da transportadora ou autorização de operação, como um número MC ou DOT dos EUA.
- Número da carga, BOL e ordem de compra
- A referência da carga, do PRO, do conhecimento de embarque (BOL), da ordem de compra ou outra exigida pelo pagador para relacionar a fatura ao transporte.
- Recolha e entrega
- Origem e destino, com as datas de recolha e entrega, para que a rota da fatura corresponda à confirmação da tarifa.
- Transporte principal
- O valor base do transporte da carga, indicado como valor por milha vezes a distância, valor fixo por carga ou outra quantia fixa combinada.
- Adicional de combustível
- O ajuste de combustível calculado conforme a confirmação da tarifa, com o valor, percentagem, base de distância ou outro método combinado.
- Despesas acessórias e condições de pagamento
- Tarifas acordadas de espera ou imobilização e reembolsos de serviços de carga ou descarga em linhas separadas, além do total, da data de vencimento e de dados válidos para pagamento ou factoring.
Como cobrar: por milha, por carga ou valor fixo
A faturação por milha apresenta a tarifa acordada e a base usada para calcular a distância. A faturação por carga ou a preço fixo usa o montante acordado para o transporte, enquanto alguns serviços dedicados ou apenas de tração podem ser cobrados à diária. A fatura deve corresponder à confirmação da tarifa aceite, incluindo a fonte usada para a distância, o itinerário e o âmbito.
O transporte também pode incluir uma sobretaxa de combustível ou encargos acessórios. O acordo define o eventual período sem encargos, a tarifa de espera e os encargos por imobilização, reembolso de serviços de carga ou descarga, colocação de lona, paragem adicional ou alteração do destino. Apresente separadamente cada encargo acordado e anexe os comprovativos exigidos pelo pagador.
Observações fiscais e regulamentares para transportadores
A tributação do transporte depende da rota, jurisdição, partes, registos e tipo de transporte ou serviço complementar. Isenção de imposto sobre vendas, taxa zero, regras do local de fornecimento e inversão do sujeito passivo não são a mesma coisa. Confirme o tratamento e o texto exigido na fatura para o transporte específico, sem presumir que todo o transporte interestadual ou internacional está isento.
Guarde com a fatura o conhecimento de embarque assinado, o comprovativo de entrega e os recibos exigidos pela confirmação da tarifa. Se os créditos a receber forem cedidos a uma empresa de factoring, siga o contrato de cessão e forneça ao pagador instruções válidas para o pagamento. Confirme qualquer alteração dos dados de pagamento por um canal fiável para reduzir fraudes por desvio de pagamentos.
Condições de pagamento e como receber
Os contratos de transporte costumam prever prazos de pagamento em dias, mas a data de vencimento e o evento que inicia o prazo vêm da confirmação da tarifa, do contrato e da lei aplicável. Envie prontamente a fatura e o comprovativo de entrega exigido. Não suponha que todos os intermediários usem net 30 ou comecem a contagem com o mesmo documento.
Indique a referência exigida da carga, do BOL, da ordem de compra ou do PRO e comprove a espera ou outras despesas acessórias com os registos combinados. Se usar factoring, indique os dados válidos para pagamento previstos na cessão. Só mencione juros de mora quando o acordo e a lei permitirem.
Perguntas sobre faturas de transporte rodoviário
O que deve incluir uma fatura de transporte rodoviário?
Campos úteis incluem número e data da fatura, dados da transportadora e do pagador, identificadores de autorização aplicáveis, recolha e entrega, referências exigidas da carga ou BOL, transporte principal, ajuste de combustível e despesas acessórias combinadas, total devido, vencimento e instruções para pagamento. Anexe os comprovativos e recibos exigidos pela confirmação da tarifa ou pelas regras aplicáveis.
Devo cobrar por milha ou por carga?
Use a base prevista na confirmação da tarifa aceite. A faturação por milha mostra a tarifa e a fonte da distância combinadas. A faturação por carga ou por valor fixo mostra a quantia acertada para o transporte. Faça corresponder o transporte principal e o âmbito da fatura ao acordo.
Como cobrar espera e taxas de descarga?
Coloque cada encargo acordado numa linha própria. A confirmação da tarifa define o tempo livre, o valor da espera e os custos reembolsáveis de carga ou descarga. Inclua horários, recibos, aprovações ou outros comprovativos exigidos pelo acordo.
O que é o adicional de combustível numa fatura de transporte?
É um ajuste calculado conforme o contrato de transporte ou a confirmação da tarifa. O método pode usar distância, percentagem, índice ou outra fórmula. Mostre-o separadamente quando o acordo fizer essa separação e guarde a tarifa ou o comprovativo necessário para verificar o cálculo.
Porque é que a fatura precisa do BOL e do número da carga?
O pagador usa as referências da remessa para relacionar a fatura à confirmação da tarifa e ao comprovativo de entrega. Inclua os números da carga, do conhecimento de embarque, da ordem de compra, do PRO ou outros exigidos pelo acordo. Uma referência obrigatória ausente ou incorreta pode atrasar a análise.