Cosa includere in una fattura di trasporto
La fattura di trasporto deve corrispondere alla conferma tariffaria e ai documenti giustificativi richiesti. Includere il numero di carico, la lettera di vettura, l'ordine di acquisto, il numero pro o altri riferimenti richiesti dal pagatore, oltre ai dettagli del percorso e dell'autorizzazione all'esercizio, ove applicabile. Utilizzare un numero di fattura univoco e una data di emissione conformemente alle regole di numerazione applicabili alla propria contabilità.
Indicare separatamente il corrispettivo di trasporto, l'eventuale adeguamento carburante e ciascun servizio accessorio concordato, affinché il pagatore possa confrontarli con la conferma tariffaria e i documenti giustificativi.
- Dati del vettore e registrazione
- La denominazione legale dell'impresa, l'indirizzo e l'eventuale numero di vettore o di autorizzazione all'esercizio richiesto, ad esempio un numero MC o DOT statunitense.
- Numero di carico, lettera di vettura (BOL) e ordine di acquisto (PO)
- Il numero di carico, il numero pro, la lettera di vettura (BOL), l'ordine di acquisto o altro riferimento richiesto dal pagatore per riconciliare la fattura con il trasporto.
- Ritiro e consegna
- Origine e destinazione, con le date di ritiro e consegna, affinché il percorso indicato nella fattura corrisponda alla conferma tariffaria.
- Corrispettivo di trasporto
- Il costo base del trasporto per il movimento del carico, indicato come tariffa a miglio moltiplicata per le miglia percorse, importo forfettario a carico o tariffa forfettaria concordata.
- Adeguamento carburante
- L'adeguamento carburante calcolato secondo la conferma tariffaria, indicato con l'importo concordato, la percentuale, il calcolo a miglio o altro metodo stabilito.
- Servizi accessori e condizioni di pagamento
- Le indennità di fermo, di sosta notturna o i costi di facchinaggio concordati su righe separate, oltre al totale, alla scadenza di pagamento e alle coordinate valide per il pagamento o il factoring.
Come fatturano i trasportatori: a miglio, a carico o a tariffa fissa
La fatturazione a miglio indica la tariffa concordata e la base di distanza. La fatturazione a carico o a tariffa fissa utilizza l'importo concordato per il trasporto, mentre una tariffa giornaliera può applicarsi ad alcuni lavori dedicati o di sola trazione. La fattura deve corrispondere alla conferma di tariffa accettata, inclusa la fonte della distanza, la tratta e l'ambito del servizio.
Un trasporto può includere anche un sovrapprezzo carburante o servizi accessori. L'accordo definisce eventuali tempi di franchigia, tariffa di sosta, layover, rimborso per servizi di carico/scarico (lumper), copertura con telone, fermate aggiuntive o spese di riconsegna. Indicare separatamente ogni addebito concordato e allegare la documentazione richiesta dal pagatore.
Note fiscali e di conformità per i vettori
La fiscalità sul trasporto merci dipende dalla tratta, dalla giurisdizione, dalle parti, dalla registrazione e dal tipo di trasporto o servizio accessorio. Esenzioni dall'imposta sulle vendite, aliquota zero, regole sul luogo di fornitura e inversione contabile (reverse charge) non sono interscambiabili. Verificare il trattamento fiscale e la formulazione della fattura per il trasporto specifico, anziché presumere che tutto il trasporto interstatale o transfrontaliero sia esente da imposta.
Conservare insieme alla fattura la lettera di vettura firmata, la prova di consegna e le ricevute richieste dalla conferma di tariffa. Se i crediti sono ceduti a una società di factoring, rispettare il contratto di cessione e fornire al pagatore istruzioni di pagamento valide. Confermare qualsiasi modifica alle coordinate di pagamento tramite un canale affidabile per ridurre il rischio di frodi con bonifici deviati.
Condizioni di pagamento e incasso
I contratti di trasporto merci prevedono spesso condizioni di pagamento a termine, ma la data di scadenza e l'evento che fa decorrere il periodo di pagamento sono stabiliti dalla conferma di tariffa, dal contratto e dalla normativa applicabile. Inviare tempestivamente la fattura e la prova di consegna richiesta. Non dare per scontato che ogni intermediario (broker) utilizzi il pagamento a 30 giorni o che il conteggio decorra dallo stesso documento.
Indicare il numero di carico, la lettera di vettura (BOL), l'ordine di acquisto (PO) o il numero pro richiesto e supportare le indennità di sosta o gli altri servizi accessori con la documentazione concordata. In caso di factoring, utilizzare le istruzioni di pagamento valide previste dal contratto di cessione. Indicare gli interessi di mora solo ove il contratto e la legge lo consentano.
Domande sulla fattura di trasporto
Cosa deve includere una fattura di trasporto?
Tra i campi utili figurano il numero identificativo della fattura e la data, i dati del vettore e del pagatore, gli identificativi dell'autorizzazione all'esercizio ove applicabili, i punti di ritiro e consegna, i riferimenti al carico o alla lettera di vettura (BOL) richiesti, il corrispettivo per il trasporto principale (linehaul), l'adeguamento carburante e i servizi accessori concordati, l'importo totale dovuto, la data di scadenza e le istruzioni di pagamento. Allegare la documentazione e le ricevute richieste dalla conferma di tariffa o dalle norme applicabili.
Fatturo a miglio o a carico?
Utilizzare la base indicata nella conferma di tariffa accettata. La fatturazione a miglio riporta la tariffa concordata e la fonte della distanza. La fatturazione a carico o a tariffa fissa riporta l'importo concordato per il trasporto. Assicurarsi che il corrispettivo per il trasporto principale (linehaul) e l'ambito del servizio sulla fattura corrispondano a quanto pattuito.
Come si addebitano le spese di sosta e di carico/scarico (lumper)?
Indicare ogni addebito concordato su una riga separata. La conferma di tariffa definisce il tempo di franchigia, la tariffa di sosta e i costi rimborsabili per le operazioni di carico o scarico. Includere orari, ricevute, autorizzazioni o altra documentazione richiesta dall'accordo.
Cos'è il sovrapprezzo carburante su una fattura di trasporto?
L'adeguamento carburante è un importo calcolato in base al contratto di trasporto o alla conferma di tariffa. Il metodo può utilizzare il chilometraggio, una percentuale, un indice o un'altra formula. Indicarlo separatamente quando l'accordo lo prevede e conservare la tariffa o la documentazione necessaria per verificare il calcolo.
Perché la mia fattura deve riportare il numero di lettera di vettura (BOL) e il numero di carico?
I pagatori utilizzano i riferimenti della spedizione per riconciliare la fattura con la conferma di tariffa e la prova di consegna. Inserire il numero di carico, la lettera di vettura (BOL), l'ordine di acquisto (PO), il numero pro o gli altri riferimenti richiesti dall'accordo. Un riferimento richiesto mancante o errato può ritardare la verifica.