Qué incluir en una factura de transporte
Una factura de transporte por carretera debe coincidir con la confirmación de tarifa y los justificantes exigidos. Incluye las referencias de la carga, el conocimiento de embarque, la orden de compra, el número pro u otras que exija el pagador, además de la ruta y los datos de autorización del transportista cuando correspondan. Utiliza un número de factura único y una fecha de emisión conforme a las reglas de numeración aplicables a tus registros.
Muestra por separado el flete principal, cualquier recargo por combustible y cada servicio accesorio acordado para que el pagador pueda compararlos con la confirmación de tarifa y los justificantes.
- Detalles y registro del transportista
- El nombre legal de tu empresa, la dirección y cualquier número de transportista o autorización operativa exigido, como un número MC o DOT de EE. UU.
- Número de carga, BOL y orden de compra
- La carga, el número pro, el conocimiento de embarque (BOL), la orden de compra u otra referencia que el pagador exija para relacionar la factura con el transporte.
- Recogida y entrega
- Origen y destino, con las fechas de recogida y entrega, para que la ruta de la factura coincida con la confirmación de tarifa.
- Cargo de flete base
- El flete base por transportar la carga, indicado como una tarifa por milla multiplicada por la distancia, un importe fijo por carga u otra tarifa fija acordada.
- Recargo de combustible
- El ajuste por combustible calculado conforme a la confirmación de tarifa, con el importe, porcentaje, base de distancia u otro método acordado.
- Accesorios y condiciones de pago
- Los cargos acordados por detención, espera o carga y descarga, en conceptos separados, junto con el total, la fecha de vencimiento y los datos válidos de pago o factoring.
Cómo facturan los transportistas: por milla, por porte o a tarifa plana
La facturación por milla muestra la tarifa acordada y la base de distancia. La facturación por carga o a precio fijo utiliza el importe acordado para el transporte, mientras que algunos trabajos dedicados o de solo tracción pueden aplicar una tarifa diaria. La factura debe coincidir con la confirmación de tarifa aceptada, incluida la fuente de la distancia, la ruta y el alcance.
El transporte también puede incluir un recargo por combustible o servicios accesorios. El acuerdo define cualquier periodo gratuito, tarifa por detención o espera, reembolso de carga o descarga, colocación de lona, parada adicional o cambio de consignación. Muestra por separado cada cargo acordado y adjunta los justificantes que exija el pagador.
Notas fiscales y de cumplimiento para transportistas
La tributación del transporte de mercancías depende de la ruta, la jurisdicción, las partes, el registro y el tipo de transporte o servicio auxiliar. Las exenciones del impuesto sobre las ventas, el tipo cero, las reglas sobre el lugar de suministro y la inversión del sujeto pasivo no son equivalentes. Comprueba el tratamiento y las menciones de la factura para el transporte concreto, en vez de suponer que todo flete interestatal o transfronterizo está exento.
Conserva junto con la factura el conocimiento de embarque firmado, el justificante de entrega y los recibos que exija la confirmación de tarifa. Si cedes las cuentas por cobrar a una empresa de factoring, sigue el acuerdo de cesión y facilita al pagador instrucciones de remesa válidas. Confirma cualquier cambio en los datos de pago mediante un canal de confianza para reducir el fraude por desvío de pagos.
Condiciones de pago y cómo cobrar
Los acuerdos de flete suelen utilizar plazos netos, pero la fecha de vencimiento y el hecho que inicia el periodo de pago proceden de la confirmación de tarifa, el contrato y la ley aplicable. Envía sin demora la factura y el justificante de entrega exigido. No supongas que todos los intermediarios aplican Net 30 ni que el plazo comienza con el mismo documento.
Indica las referencias exigidas de carga, BOL, PO o número pro, y justifica la detención u otros cargos accesorios con los registros acordados. Si utilizas factoring, sigue las instrucciones de remesa válidas de la cesión. Indica intereses de demora solo cuando lo permitan el acuerdo y la ley.
Preguntas sobre facturas de transporte
¿Qué debe incluir una factura de transporte?
Los campos útiles incluyen el identificador y la fecha de la factura, los datos del transportista y del pagador, los identificadores de autorización aplicables, la recogida y la entrega, las referencias exigidas de carga o BOL, el flete principal, el ajuste por combustible y los servicios accesorios acordados, el total pendiente, la fecha de vencimiento y las instrucciones de remesa. Adjunta las pruebas y los recibos que exijan la confirmación de tarifa o las normas aplicables.
¿Facturo por milla o por porte?
Utiliza la base indicada en la confirmación de tarifa aceptada. La facturación por milla muestra la tarifa acordada y la fuente de la distancia. La facturación por carga o a precio fijo muestra el importe acordado para el transporte. Haz que el flete principal y el alcance de la factura coincidan con ese acuerdo.
¿Cómo facturo la detención y los honorarios de carga y descarga?
Indica cada cargo acordado en un concepto separado. La confirmación de tarifa define el tiempo gratuito, la tarifa de espera y los costes reembolsables de carga o descarga. Incluye las horas registradas, los recibos, las aprobaciones u otros justificantes exigidos por el acuerdo.
¿Qué es un recargo de combustible en una factura de flete?
Un ajuste por combustible es un importe calculado conforme al contrato de transporte o la confirmación de tarifa. El método puede utilizar la distancia, un porcentaje, un índice u otra fórmula. Muéstralo por separado cuando así lo establezca el acuerdo y conserva la tarifa o el justificante necesario para comprobar el cálculo.
¿Por qué mi factura necesita el albarán (BOL) y el número de porte?
Los pagadores utilizan las referencias del envío para conciliar la factura con la confirmación de tarifa y el justificante de entrega. Incluye los números de carga, conocimiento de embarque, orden de compra, pro u otras referencias que exija el acuerdo. Si falta una referencia obligatoria o es incorrecta, la revisión puede retrasarse.