Qué incluir en una factura de transporte
Una factura de transporte debe coincidir con la confirmación de tarifa y los documentos justificativos requeridos. Incluya la carga, el conocimiento de embarque, la orden de compra, el número pro u otras referencias que el pagador exija, así como los datos de la ruta y de la autoridad operativa cuando proceda. Utilice un número de factura único y una fecha de emisión conforme a las normas de numeración aplicables a sus registros.
Desglose el flete base, el recargo por combustible y cada cargo accesorio acordado en líneas separadas para que el pagador pueda cotejarlos con la confirmación de tarifa y los documentos justificativos.
- Datos del transportista y registro
- Su nombre legal o razón social, dirección y cualquier número de transportista o de autorización para operar requerido, como un número MC o DOT de EE. UU.
- Número de carga, BOL y PO
- La referencia de carga, número pro, conocimiento de embarque (BOL), orden de compra u otra referencia que el pagador requiera para vincular la factura al porte.
- Recogida y entrega
- Origen y destino, con fechas de recogida y entrega, para que la ruta de la factura coincida con la confirmación de tarifa.
- Cargo de flete base
- El cargo principal de transporte por mover la carga, indicado como tarifa por milla multiplicada por las millas, un importe fijo por carga o una tarifa fija acordada.
- Recargo por combustible
- El ajuste por combustible calculado según la confirmación de tarifa, indicado con su importe acordado, porcentaje, base de millaje u otro método.
- Cargos accesorios y condiciones de pago
- Cargos acordados por demora, pernocta o estiba en líneas separadas, más el total, la fecha de vencimiento y los datos válidos de remesa o factoring.
Cómo facturan los transportistas: por milla, por carga o a tarifa fija
La facturación por milla muestra la tarifa acordada y la base de distancia. La facturación por carga o a tarifa fija utiliza el importe acordado para el porte, mientras que puede aplicarse una tarifa diaria a algunos trabajos dedicados o de solo tractor. La factura debe coincidir con la confirmación de tarifa aceptada, incluidas su fuente de distancia, ruta y alcance.
Un porte también puede incluir un recargo por combustible o cargos accesorios. El acuerdo define el tiempo libre, la tarifa de demora, la pernocta, el reembolso por estibadores, el lonado, la parada adicional o el cargo por reexpedición. Muestre cada cargo acordado por separado y adjunte la evidencia que requiera el pagador.
Notas fiscales y de cumplimiento para transportistas
Los impuestos sobre el flete dependen de la ruta, la jurisdicción, las partes, el registro y el tipo de transporte o servicio accesorio. Las exenciones del impuesto sobre las ventas, la tasa cero, las normas de localización del suministro y la inversión del sujeto pasivo no son intercambiables. Verifique el tratamiento y la redacción de la factura para cada porte específico en lugar de asumir que todo el transporte interestatal o transfronterizo está exento de impuestos.
Conserve la carta de porte firmada, el comprobante de entrega y los recibos exigidos por la confirmación de tarifa junto con la factura. Si las cuentas por cobrar se ceden a una empresa de factoraje, siga el acuerdo de cesión y proporcione al pagador instrucciones de pago válidas. Confirme cualquier cambio en los datos de pago a través de un canal de confianza para reducir el fraude por desvío de pagos.
Condiciones de pago y cobro
Los acuerdos de flete suelen utilizar condiciones de pago neto, pero la fecha de vencimiento y el evento que inicia el período de pago provienen de la confirmación de tarifa, el contrato y la legislación aplicable. Envíe la factura y el comprobante de entrega requerido con prontitud. No asuma que todos los intermediarios utilizan neto a 30 días o que inician el cómputo con el mismo documento.
Indique el número de carga, BOL, OC o pro requerido y respalde la demora u otros cargos accesorios con los registros acordados. Si factoriza, utilice las instrucciones de pago válidas de la cesión. Solo indique intereses por mora cuando el acuerdo y la ley lo permitan.
Preguntas sobre facturas de transporte
¿Qué debe incluir una factura de transporte?
Los campos útiles incluyen el identificador y la fecha de la factura, los datos del transportista y del pagador, los identificadores de autoridad aplicables, la recogida y la entrega, las referencias de carga o BOL requeridas, el flete principal, el ajuste por combustible y los cargos accesorios acordados, el total adeudado, la fecha de vencimiento y las instrucciones de pago. Adjunte el comprobante y los recibos exigidos por la confirmación de tarifa o las normas aplicables.
¿Facturo por milla o por carga?
Utilice la base establecida en la confirmación de tarifa aceptada. La facturación por milla muestra la tarifa acordada y la fuente de distancia. La facturación por carga o a tarifa fija muestra el importe acordado para el porte. Asegúrese de que el flete principal y el alcance en la factura coincidan con dicho acuerdo.
¿Cómo cobro los cargos por demora y por estibadores?
Incluya cada cargo acordado en su propia línea. La confirmación de tarifa define el tiempo libre, la tarifa de demora y los costes reembolsables de carga o descarga. Incluya marcas de tiempo, recibos, aprobaciones u otra evidencia exigida por el acuerdo.
¿Qué es el recargo por combustible en una factura de flete?
Un ajuste por combustible es un importe calculado conforme al acuerdo de transporte o la confirmación de tarifa. El método puede utilizar el kilometraje, un porcentaje, un índice u otra fórmula. Muéstrelo por separado cuando así lo haga el acuerdo y conserve la tarifa o la evidencia necesaria para verificar el cálculo.
¿Por qué mi factura necesita el número de BOL y de carga?
Los pagadores utilizan las referencias de envío para cotejar la factura con la confirmación de tarifa y el comprobante de entrega. Incluya los números de carga, carta de porte, orden de compra, pro u otros que exija el acuerdo. Una referencia requerida ausente o incorrecta puede retrasar la revisión.