Angaben auf einer GaLaBau-Rechnung
Stimmen Sie die Rechnung mit dem Angebot oder Vertrag ab. Geben Sie das betreffende Grundstück sowie das Datum des Einsatzes oder den Projektabschnitt an. Trennen Sie Arbeitszeit, Material, Entsorgung, Maschineneinsatz und Planungskosten, sofern die Leistung so kalkuliert wurde; teilen Sie einen vereinbarten Pauschalpreis nach Auftragserteilung nicht nachträglich in neue Einzelpositionen auf.
Geben Sie bei regelmäßiger Pflege den Leistungszeitraum an und führen Sie die einzelnen Einsatztermine auf, falls der Kunde dies wünscht. Weisen Sie bei Projektarbeiten die abrechenbare Leistungsphase, genehmigte Nachträge oder den erbrachten Leistungsumfang aus. Die folgenden Rechnungspositionen dienen als Beispiele und nicht als starre Checkliste:
- Mäh- oder Pflegeeinsatz
- Eine gesonderte Zeile für jeden terminierten Einsatz mit Datum und Grundstücksangabe, abgerechnet zum Pauschalpreis pro Einsatz oder als Teil eines monatlichen Pflegevertrags.
- Arbeitszeit und Personalaufwand
- Geleistete Arbeitsstunden multipliziert mit Ihrem Stundensatz oder eine feste Arbeitspauschale für die jeweilige Aufgabe - separat vom Material ausgewiesen.
- Pflanzungen und Beetanlagen
- Gepflanzte Bäume, Sträucher, Stauden oder Saisonbepflanzungen - idealerweise unter Angabe der Stückzahl und des Einzelpreises pro Pflanze.
- Material und Entsorgung
- Rindenmulch, Rollrasen, Mutterboden, Kies oder Schotter nach Menge und Einheitspreis, zuzüglich Grünschnittentsorgung und angefallener Deponiegebühren.
- Planung oder Beratung
- Honorar für Gartenplanung oder eine Vor-Ort-Beratung, häufig als Festbetrag vor Beginn der eigentlichen Ausführungsarbeiten abgerechnet.
- Saisonale Pflegearbeiten
- Frühjahrsputz, Laubentfernung, Heckenschnitt oder Aufräumarbeiten zum Saisonende, abgerechnet pro Einsatz oder als einmaliger Auftrag.
Abrechnung nach Einsatz, wiederkehrend oder nach Projekt
Nutzen Sie das für den Auftrag vereinbarte Modell. Eine Rechnung nach Einsatz führt jede Leistung mit Datum auf. Eine Rechnung bei wiederkehrenden Verträgen nennt den Zeitraum und den vereinbarten Leistungsumfang, bei Bedarf ergänzt um Einsatzprotokolle. Eine stundenbasierte Rechnung weist Arbeitszeit und Stundensatz aus. Eine Projektrechnung zeigt, welcher Festbetrag, welche Projektphase oder welcher bewertete Leistungsstand abrechenbar geworden ist.
Anzahlungen und Abschlagszahlungen sind optionale vertragliche Vereinbarungen und keine ausnahmslose Praxis. Vereinbaren Sie Beträge, Fälligkeiten, Erstattungsbedingungen, Meilensteine und etwaige örtliche Schutzvorgaben vor dem Einzug. Verrechnen Sie vorherige Zahlungen auf Folgerechnungen und halten Sie freigegebene Änderungen des Leistungsumfangs gesondert fest.
Hinweise zu Steuern, Material und rechtlichen Vorgaben
Die umsatzsteuerliche Behandlung kann sich bei Arbeitsleistungen, Pflanzen, Baumaterialien, Entsorgung und Bauleistungen unterscheiden. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein einheitlicher Steuersatz für die gesamte Rechnung gilt. Prüfen Sie die steuerliche Einordnung bezüglich des Kunden und der Leistung und weisen Sie den zutreffenden Steuersatz, den Steuerbetrag und Ihre Steuernummer aus.
Wenn Sie Materialien bereitstellen, vereinbaren Sie vorab, ob die Abrechnung zum Selbstkostenpreis oder mit einem Aufschlag erfolgt, und bewahren Sie die Einkaufsbelege auf. Ob Kosten steuerlich abzugsfähig sind und ob der Kunde Anspruch auf Einsicht in die Einkaufspreise hat, richtet sich nach dem Steuerrecht und den vertraglichen Vereinbarungen. Für Arbeiten an Privatgrundstücken, gewerbliche Pflegeaufträge und Baumschulwaren gelten mitunter abweichende Bestimmungen.
Bauliche Arbeiten im Garten- und Landschaftsbau können unter eine Regelung zur Steuerschuldumkehr (Reverse Charge) oder zum Steuerabzug im Baugewerbe fallen. Klären Sie bei Subunternehmerverträgen mit oder für Bauunternehmen im Vorfeld ab, wer die Steuer schuldet und welche Rechnungsvermerke erforderlich sind.
Anzahlungen, Fälligkeiten und Zahlungsabwicklung
Wenden Sie die für den jeweiligen Pflegevertrag oder Einsatz vereinbarten Zahlungsbedingungen an. Wenn Sie wiederkehrende Kartenzahlungen oder Lastschriften über einen Zahlungsdienstleister einziehen, holen Sie die erforderliche Ermächtigung ein und informieren Sie vorab über Betrag bzw. Berechnungsgrundlage, Zahlungsplan und Kündigungsmodalitäten.
Bei einem Projekt können eine Anzahlung, Abschlagszahlungen und ein abschließend fälliger Restbetrag vereinbart werden. Halten Sie Beträge, Erstattungsregelungen, Projektphasen und Verbraucherschutzrechte schriftlich fest. Weisen Sie bereits erhaltene Zahlungen auf späteren Rechnungen als Guthaben bzw. Abzugsposten aus.
Geben Sie ein kalendermäßiges Fälligkeitsdatum und die tatsächlich akzeptierten Zahlungsmethoden an. Verwenden Sie die vorgeschriebene Rechnungsnummerierung und übermitteln Sie die Rechnung nach dem Abrechnungsereignis über den vereinbarten Kanal. Verzugszinsen dürfen nur ausgewiesen werden, soweit Vertrag und Gesetz dies zulassen.
Fragen zur Rechnungsstellung im Garten- und Landschaftsbau
Was sollte eine Rechnung für Garten- und Landschaftsbauarbeiten enthalten?
Führen Sie Arbeitsleistungen und Materialien in getrennten Positionen auf: den Mäh- oder Pflegeeinsatz mit Datum, Arbeitsstunden und Stundensatz oder als Pauschale, alle Pflanzarbeiten sowie Baustoffe wie Rindenmulch, Rollrasen oder Schüttgüter nach Menge und Einzelpreis. Fügen Sie Planungs- oder Beratungshonorare, saisonale Schnittarbeiten und etwaige Entsorgungskosten hinzu, gefolgt von Nettobetrag, Umsatzsteuer, Gesamtbetrag und Zahlungsbedingungen. Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Datum jedes Einsatzes sorgen für klare Nachvollziehbarkeit.
Sollte ich pro Einsatz oder über einen monatlichen Festvertrag abrechnen?
Richten Sie sich nach der getroffenen Vereinbarung. Bei der Abrechnung pro Einsatz wird jede Leistung mit Datum aufgeführt. Eine wiederkehrende Rechnung nennt den Leistungszeitraum sowie den Leistungsumfang und kann um Einsatzberichte ergänzt werden. Der Abrechnungsbetrag bleibt bei ausfallenden oder verschobenen Einsätzen nicht automatisch fix; maßgeblich sind die vereinbarten Regelungen zu Witterungsausfällen, Stornierungen, Terminverschiebungen und Preisanpassungen.
Wie stelle ich Materialien wie Pflanzen und Rindenmulch in Rechnung?
Weisen Sie Materialien entsprechend dem Angebot in separaten Positionen aus, aufgeschlüsselt nach Menge und Einzelpreis. Vereinbaren Sie, ob die Abrechnung zum Einkaufspreis oder mit Aufschlag erfolgt, und bewahren Sie die Lieferantenbelege auf. Die getrennte Erfassung von Material und Arbeitslohn erleichtert die Rechnungsprüfung; die steuerliche Absetzbarkeit hängt jedoch von den für Sie geltenden Steuervorschriften ab.
Sollte ich bei Projekten im Garten- und Landschaftsbau eine Anzahlung verlangen?
Bei Planungs- oder Bauprojekten kann eine Anzahlung für bereits gebundene Materialkosten sinnvoll sein, gefolgt von vereinbarten Abschlagszahlungen und dem Restbetrag. Halten Sie Betrag, Erstattungsbedingungen, Meilensteine und eventuelle örtliche Vorgaben für Vorauszahlungen vor Arbeitsbeginn fest. Für kleinere Pflegeaufträge kann ein anderer Zahlungsplan gelten.
Muss ich auf Garten- und Landschaftsbauarbeiten Steuern berechnen?
Das hängt von der Rechtsordnung, Ihrer steuerlichen Registrierung, dem Kunden, der Immobilie sowie der Zusammensetzung aus Arbeitsleistung und Material ab. Arbeitskosten, Pflanzen, Baustoffe, Entsorgung und bauliche Leistungen können steuerlich unterschiedlich behandelt werden. Prüfen Sie vor dem Ausstellen der Rechnung, ob es sich um eine einheitliche Leistung handelt oder separate Steuersätze bzw. Formulierungen erforderlich sind.