Co by měla obsahovat faktura za nákladní dopravu
Faktura za nákladní dopravu by měla odpovídat potvrzení sazby a požadovaným podpůrným dokladům. Uveďte číslo nákladu, nákladního listu, objednávky, PRO nebo jiné reference, které plátce vyžaduje, a případně také trasu a údaje o provozním oprávnění. Použijte jedinečné číslo faktury a datum vystavení podle pravidel číslování, která se vztahují na vaši evidenci.
Základní přepravné, případný palivový příplatek a každý dohodnutý příplatek uveďte samostatně, aby je plátce mohl porovnat s potvrzením sazby a podpůrnými doklady.
- Údaje o dopravci a registraci
- Váš oficiální obchodní název, adresa a případné povinné číslo dopravce nebo provozního oprávnění, například americké číslo MC nebo DOT.
- Číslo nákladu, nákladního listu (BOL) a objednávky (PO)
- Číslo nákladu, PRO, nákladního listu (BOL), objednávky nebo jiná reference, kterou plátce vyžaduje k přiřazení faktury k dané přepravě.
- Nakládka a doručení
- Místo nakládky a doručení s daty nakládky a doručení, aby trasa na faktuře odpovídala potvrzení sazby.
- Základní přepravné
- Základní poplatek za přepravu nákladu, uvedený jako sazba za míli vynásobená počtem mil, paušální částka za náklad nebo dohodnutá paušální sazba.
- Palivový příplatek
- Úprava za palivo vypočtená podle potvrzení sazby, uvedená s dohodnutou částkou, procentem, základem podle ujeté vzdálenosti nebo jinou metodou výpočtu.
- Příplatky a platební podmínky
- Dohodnuté poplatky za prostoje, delší čekání (layover) nebo nakládku/vykládku na samostatných řádcích, dále celková částka, splatnost a platné platební nebo faktoringové údaje.
Jak dopravci účtují: za míli, za náklad, nebo paušální sazbou
Účtování za míli uvádí dohodnutou sazbu a základ výpočtu vzdálenosti. Účtování za náklad nebo paušální sazbou používá částku dohodnutou za danou přepravu, zatímco denní sazba se může uplatnit u některých vyhrazených přeprav nebo přeprav pouze tahačem. Faktura by měla odpovídat potvrzené přepravní sazbě včetně zdroje údaje o vzdálenosti, trasy a rozsahu.
Přeprava může zahrnovat také palivový příplatek nebo vedlejší poplatky. Smlouva vymezuje případnou bezplatnou dobu, sazbu za prostoje, poplatek za delší čekání (layover), úhradu poplatků za nakládku/vykládku, zakrytování plachtou, poplatky za zastávky navíc nebo poplatky za změnu určení zásilky. Každý dohodnutý poplatek uveďte na samostatném řádku a přiložte doklady, které plátce vyžaduje.
Poznámky k daním a dodržování předpisů pro dopravce
Zdanění přepravy závisí na trase, jurisdikci, smluvních stranách, registraci a druhu přepravy nebo doplňkové služby. Osvobození od daně z prodeje, nulová sazba daně, pravidla pro určení místa plnění a režim přenesení daňové povinnosti nejsou zaměnitelné pojmy. Ověřte daňový režim a znění na faktuře pro konkrétní přepravu, aniž byste předpokládali, že veškerá mezistátní nebo přeshraniční přeprava je osvobozena od daně.
Uschovejte podepsaný nákladní list, doklad o doručení a potvrzení vyžadovaná potvrzením přepravní sazby spolu s fakturou. Pokud jsou pohledávky postoupeny faktoringové společnosti, postupujte podle smlouvy o postoupení a sdělte plátci platné údaje pro úhradu. Jakoukoli změnu platebních údajů potvrďte prostřednictvím důvěryhodného kanálu, abyste snížili riziko podvodu s chybně směrovanými platbami.
Platební podmínky a úhrada faktur
Smlouvy o přepravě často používají lhůty splatnosti, ale konkrétní datum splatnosti a událost, od které se lhůta počítá, vycházejí z potvrzení přepravní sazby, smlouvy a platných právních předpisů. Fakturu a požadovaný doklad o doručení odešlete neprodleně. Nepředpokládejte, že každý zprostředkovatel používá splatnost 30 dní nebo že lhůtu počítá od stejného dokladu.
Uveďte požadované číslo zásilky, nákladního listu (BOL), objednávky (PO) nebo číslo PRO a doložte poplatky za prostoje či jiné vedlejší poplatky dohodnutými doklady. Pokud využíváte faktoring, použijte platné údaje pro úhradu uvedené ve smlouvě o postoupení. Úrok z prodlení uveďte pouze tehdy, pokud to smlouva a právní předpisy umožňují.
Otázky k fakturaci v nákladní dopravě
Co by měla obsahovat faktura za nákladní dopravu?
Mezi užitečné údaje patří identifikátor a datum faktury, údaje o dopravci a plátci, příslušná registrační čísla a čísla provozních oprávnění, místo nakládky a doručení, požadované odkazy na číslo zásilky nebo nákladního listu, přepravné, dohodnutá úprava za palivo a vedlejší poplatky, celková částka k úhradě, datum splatnosti a údaje pro úhradu. Přiložte doklady a potvrzení vyžadované potvrzením přepravní sazby nebo příslušnými pravidly.
Účtuji za míli, nebo za náklad?
Použijte základ uvedený v potvrzené přepravní sazbě. Účtování za míli uvádí dohodnutou sazbu a zdroj údaje o vzdálenosti. Účtování za náklad nebo paušální sazbou uvádí dohodnutou částku za přepravu. Přepravné a rozsah na faktuře by měly odpovídat dané dohodě.
Jak účtuji poplatky za prostoje a za nakládku/vykládku?
Každý dohodnutý poplatek uveďte na samostatném řádku. Potvrzení přepravní sazby vymezuje bezplatnou dobu, sazbu za prostoje a proplácené náklady na nakládku nebo vykládku. Přiložte časové záznamy, doklady, schválení nebo jiné doklady vyžadované smlouvou.
Co je palivový příplatek na faktuře za přepravu?
Palivový příplatek je částka vypočítaná na základě přepravní smlouvy nebo potvrzení přepravní sazby. Metoda výpočtu může využívat ujetou vzdálenost, procento, index nebo jiný vzorec. Pokud to smlouva vyžaduje, uveďte jej samostatně a uschovejte sazbu nebo doklady potřebné k ověření výpočtu.
Proč musí být na faktuře uvedeno číslo nákladního listu a číslo zásilky?
Plátci používají odkazy na zásilku ke spárování faktury s potvrzením přepravní sazby a dokladem o doručení. Uveďte číslo zásilky, nákladního listu, objednávky, PRO nebo jiná čísla, která smlouva vyžaduje. Chybějící nebo nesprávný požadovaný odkaz může zpozdit kontrolu.