Co umieścić na fakturze transportowej
Faktura transportowa powinna odpowiadać potwierdzeniu stawki i wymaganym dokumentom uzupełniającym. Należy podać wymagane przez płatnika numery ładunku, listu przewozowego, zamówienia, pro lub inne oznaczenia, a także trasę i właściwe dane uprawnień przewozowych. Trzeba stosować unikalny numer faktury i datę wystawienia zgodnie z zasadami numeracji obowiązującymi dla dokumentacji.
Przewóz zasadniczy, dopłatę paliwową i każdą uzgodnioną opłatę dodatkową należy wykazać osobno, aby płatnik mógł porównać je z potwierdzeniem stawki i dokumentami uzupełniającymi.
- Dane przewoźnika i numery rejestracyjne
- Pełna nazwa prawna firmy, adres oraz wymagany numer przewoźnika lub uprawnienia przewozowego, na przykład amerykański numer MC albo DOT.
- Numer ładunku, listu przewozowego (BOL) i zamówienia (PO)
- Numer ładunku, pro, listu przewozowego (BOL), zamówienia lub inne oznaczenie wymagane przez płatnika do powiązania faktury z przewozem.
- Załadunek i rozładunek
- Miejsce początkowe i docelowe, z datami załadunku i rozładunku, aby trasa na fakturze zgadzała się z potwierdzeniem stawki.
- Fracht zasadniczy
- Podstawowa opłata za przewóz ładunku, pokazana jako stawka za milę pomnożona przez mile, ryczałtowa kwota za ładunek lub uzgodniona stawka ryczałtowa.
- Dopłata paliwowa
- Korekta paliwowa obliczona zgodnie z potwierdzeniem stawki, wykazana jako uzgodniona kwota, procent, podstawa kilometrowa albo inna metoda.
- Opłaty dodatkowe i warunki płatności
- Uzgodnione opłaty za postój, przestój nocny lub rozładunek w osobnych pozycjach oraz łączna należność, termin i prawidłowe dane do płatności albo faktoringu.
Jak rozliczają się przewoźnicy: za milę, za ładunek lub ryczałtem
Rozliczenie za milę wskazuje uzgodnioną stawkę i podstawę obliczenia odległości. Rozliczenie za ładunek lub ryczałtowe wykorzystuje kwotę uzgodnioną za przewóz, a stawka dzienna może mieć zastosowanie do niektórych usług dedykowanych albo przewozu samym ciągnikiem. Faktura powinna odpowiadać zaakceptowanemu potwierdzeniu stawki, w tym źródłu odległości, trasie i zakresowi.
Przewóz może również obejmować dopłatę paliwową lub opłaty dodatkowe. Umowa określa bezpłatny czas, stawkę postojową, przestój nocny, zwrot opłaty za rozładunek, plandekowanie, dodatkowy przystanek lub zmianę miejsca dostawy. Każdą uzgodnioną opłatę należy wykazać osobno i dołączyć dowody wymagane przez płatnika.
Uwagi o podatku i zgodności dla przewoźników
Opodatkowanie frachtu zależy od trasy, jurysdykcji, stron, statusu rejestracji oraz rodzaju usługi transportowej lub pomocniczej. Zwolnienie z podatku od sprzedaży, stawka zerowa, zasady miejsca świadczenia i odwrotne obciążenie nie są tym samym. Zamiast zakładać, że każdy przewóz międzystanowy lub transgraniczny jest nieopodatkowany, trzeba sprawdzić sposób rozliczenia i wymaganą treść faktury dla konkretnego transportu.
Podpisany list przewozowy, dowód dostawy i rachunki wymagane w potwierdzeniu stawki należy przechowywać razem z fakturą. Jeśli wierzytelności przekazano firmie faktoringowej, trzeba przestrzegać umowy cesji i przekazać płatnikowi prawidłowe instrukcje płatnicze. Każdą zmianę danych do płatności należy potwierdzić zaufanym kanałem, aby ograniczyć ryzyko przekierowania środków w wyniku oszustwa.
Warunki płatności i otrzymywanie zapłaty
Umowy przewozowe często stosują terminy netto, ale data płatności i zdarzenie rozpoczynające okres płatności wynikają z potwierdzenia stawki, umowy i właściwego prawa. Fakturę i wymagany dowód dostawy należy wysłać niezwłocznie. Nie można zakładać, że każdy spedytor stosuje termin 30 dni albo liczy go od tego samego dokumentu.
Trzeba podać wymagany numer ładunku, BOL, PO lub pro oraz udokumentować postój albo inne opłaty dodatkowe za pomocą uzgodnionych zapisów. Przy faktoringu należy użyć prawidłowych instrukcji płatniczych wynikających z cesji. Odsetki za opóźnienie można wskazać tylko wtedy, gdy pozwalają na to umowa i prawo.
Pytania o fakturę transportową
Co powinna zawierać faktura transportowa?
Przydatne pola to numer i data faktury, dane przewoźnika i płatnika, właściwe numery uprawnień, miejsca załadunku i rozładunku, wymagane numery ładunku lub BOL, przewóz zasadniczy, uzgodniona korekta paliwowa i opłaty dodatkowe, łączna należność, termin oraz instrukcje płatnicze. Trzeba dołączyć dowody i rachunki wymagane przez potwierdzenie stawki albo właściwe przepisy.
Czy rozliczać przewóz za milę, czy za ładunek?
Należy zastosować podstawę z zaakceptowanego potwierdzenia stawki. Rozliczenie za milę wskazuje uzgodnioną stawkę i źródło odległości. Rozliczenie za ładunek lub ryczałtem wykazuje uzgodnioną kwotę za przewóz. Pozycja przewozu zasadniczego i zakres na fakturze muszą odpowiadać temu dokumentowi.
Jak naliczać postojowe i opłaty za rozładunek?
Każdą uzgodnioną opłatę należy wykazać w osobnej pozycji. Potwierdzenie stawki określa bezpłatny czas, stawkę za postój oraz podlegające zwrotowi koszty załadunku lub rozładunku. Trzeba dołączyć znaczniki czasu, rachunki, zatwierdzenia lub inne dowody wymagane w umowie.
Czym jest dopłata paliwowa na fakturze za fracht?
Korekta paliwowa to kwota obliczana zgodnie z umową przewozową lub potwierdzeniem stawki. Metoda może wykorzystywać odległość, procent, indeks albo inny wzór. Jeśli wymaga tego umowa, kwotę należy wykazać osobno i zachować stawkę lub dowody potrzebne do sprawdzenia obliczenia.
Dlaczego faktura potrzebuje numeru BOL i numeru ładunku?
Płatnicy używają numerów przesyłki do powiązania faktury z potwierdzeniem stawki i dowodem dostawy. Należy podać numer ładunku, listu przewozowego, zamówienia, pro lub inne oznaczenia wymagane w umowie. Brakujący albo błędny numer może opóźnić weryfikację.