Hvad der skal medtages på en fragtfaktura
En fragtfaktura bør stemme overens med ratebekræftelsen og de påkrævede understøttende dokumenter. Medtag læs-, fragtbrevs-, indkøbsordre-, pro- eller andre referencer, som betaleren kræver, samt ruten og driftstilladelsesoplysninger, hvor det er relevant. Brug et entydigt fakturanummer og en udstedelsesdato i henhold til de nummereringsregler, der gælder for dine registreringer.
Angiv grundfragten, et eventuelt brændstoftillæg og hver aftalt tillægsydelse separat, så betaleren kan sammenholde dem med ratebekræftelsen og de understøttende dokumenter.
- Transportørens oplysninger og registrering
- Dit juridiske virksomhedsnavn, adresse og eventuelle påkrævede transportør- eller driftstilladelsesnumre, såsom et amerikansk MC- eller DOT-nummer.
- Læs-, BOL- og PO-nummer
- Læs-, pro-, fragtbrevs- (BOL), indkøbsordre- eller anden reference, som betaleren kræver for at kunne sammenholde fakturaen med transporten.
- Afhentning og levering
- Afgangs- og bestemmelsessted med afhentnings- og leveringsdatoer, så ruten på fakturaen stemmer overens med ratebekræftelsen.
- Grundfragt
- Den grundlæggende fragtafgift for transport af læsset, angivet som en sats pr. mile ganget med antal miles, et fast beløb pr. læs eller en aftalt fast pris.
- Brændstoftillæg
- Brændstofjusteringen beregnet i henhold til ratebekræftelsen, angivet med det aftalte beløb, den aftalte procentsats, et kørselsgrundlag eller en anden metode.
- Tillægsydelser og betalingsbetingelser
- Aftalte ventetids-, overligge- og læsse-/lossegebyrer på separate linjer samt totalbeløb, forfaldsdato og gyldige betalings- eller factoringoplysninger.
Sådan fakturerer vognmænd: pr. mile, pr. læs eller fast pris
Pr. mile-fakturering viser den aftalte sats og afstandsbasis. Pr. læs- eller fastprisfakturering bruger det beløb, der er aftalt for transporten, mens en dagsats kan gælde for visse dedikerede eller power-only-opgaver. Fakturaen skal stemme overens med den accepterede prisbekræftelse, herunder dens afstandskilde, rute og omfang.
En transport kan også omfatte et brændstoftillæg eller tillægsydelser. Aftalen definerer eventuel gebyrfri ventetid, ventetidssats, layover, lumper-godtgørelse, afdækning med presenning, ekstra stop eller omdirigeringsgebyr. Vis hvert aftalt gebyr separat, og vedhæft den dokumentation, som betaleren kræver.
Noter om skat, afgifter og overholdelse af regler for vognmænd
Skat og afgifter på fragt afhænger af ruten, jurisdiktionen, parterne, registreringen og typen af transport eller tillægsydelser. Fritagelser for salgsafgift, nulsats, leveringsstedsregler og reverse charge kan ikke bruges i flæng. Kontrollér behandlingen og fakturaformuleringen for den specifikke transport i stedet for at antage, at al fragt mellem delstater eller over landegrænser er skatte- eller afgiftsfri.
Opbevar det underskrevne fragtbrev, leveringsbeviset og de kvitteringer, som prisbekræftelsen kræver, sammen med fakturaen. Hvis tilgodehavender er overdraget til et factoring-selskab, skal du følge overdragelsesaftalen og give betaleren gyldige betalingsanvisninger. Bekræft enhver ændring af betalingsoplysninger via en troværdig kanal for at reducere svindel, hvor betalinger omdirigeres.
Betalingsbetingelser og betaling
Fragtaftaler bruger ofte netto-betalingsbetingelser, men forfaldsdatoen og den begivenhed, der starter betalingsperioden, fremgår af ratebekræftelsen, kontrakten og gældende ret. Send fakturaen og det krævede leveringsbevis hurtigt. Antag ikke, at enhver mægler bruger net 30 eller starter nedtællingen på samme dokument.
Angiv det krævede læs-, fragtbrevs-, PO- eller pro-nummer, og understøt ventetid eller andre tillægsydelser med de aftalte registreringer. Hvis du factorer, skal du bruge de gyldige betalingsanvisninger fra overdragelsen. Angiv kun morarente, hvor aftalen og loven tillader det.
Spørgsmål om vognmandsfakturaer
Hvad skal en vognmandsfaktura indeholde?
Nyttige felter omfatter fakturaidentifikation og -dato, vognmands- og betaleroplysninger, gældende myndighedsidentifikatorer, afhentning og levering, krævede læs- eller fragtbrevsreferencer, grundfragt, aftalt brændstoftillæg og tillægsydelser, skyldigt beløb, forfaldsdato og betalingsanvisninger. Vedhæft den dokumentation og de kvitteringer, som ratebekræftelsen eller de gældende regler kræver.
Skal jeg fakturere pr. mile eller pr. læs?
Brug grundlaget i den accepterede prisbekræftelse. Pr. mile-fakturering viser den aftalte sats og afstandskilde. Pr. læs- eller fastprisfakturering viser det aftalte beløb for transporten. Sørg for, at grundfragten og omfanget på fakturaen stemmer overens med den pågældende aftale.
Hvordan opkræver jeg ventetids- og lumper-gebyrer?
Sæt hvert aftalt gebyr på sin egen linje. Prisbekræftelsen definerer gebyrfri ventetid, ventetidssatsen og refunderbare læsse- eller losseomkostninger. Medtag tidsstempler, kvitteringer, godkendelser eller anden dokumentation, som aftalen kræver.
Hvad er et brændstoftillæg på en fragtfaktura?
Et brændstoftillæg er et beløb, der beregnes i henhold til transportaftalen eller ratebekræftelsen. Metoden kan bruge kilometertal, en procentsats, et indeks eller en anden formel. Vis det separat, når aftalen gør det, og opbevar den sats eller dokumentation, der kræves for at kontrollere beregningen.
Hvorfor skal min faktura indeholde fragtbrevs- og læsnummer?
Betalere bruger forsendelsesreferencer til at matche fakturaen med ratebekræftelsen og leveringsbeviset. Medtag læs-, fragtbrevs-, indkøbsordre-, pro- eller andre numre, som aftalen kræver. En manglende eller forkert krævet reference kan forsinke gennemgangen.