Que doit contenir une facture de transport routier
Une facture de transport routier doit correspondre à la confirmation de tarif et aux documents justificatifs requis. Indiquez les références du chargement, de la lettre de voiture, du bon de commande, du numéro pro ou toute autre référence exigée par le payeur, ainsi que les détails de l'itinéraire et de l'autorisation d'exploitation, le cas échéant. Utilisez un numéro de facture unique et une date d'émission conformément aux règles de numérotation applicables à votre comptabilité.
Présentez séparément le transport principal, l'éventuelle surcharge carburant et chaque prestation accessoire convenue, afin que le payeur puisse les comparer avec la confirmation de tarif et les documents justificatifs.
- Coordonnées et immatriculation du transporteur
- Votre raison sociale, votre adresse et tout numéro de transporteur ou d'autorisation d'exploitation requis, tel qu'un numéro MC ou DOT aux États-Unis.
- Numéros de chargement, de lettre de voiture et de bon de commande
- La référence du chargement, du numéro pro, de la lettre de voiture (BOL), du bon de commande ou toute autre référence que le payeur exige pour rattacher la facture au transport effectué.
- Enlèvement et livraison
- Le point d'origine et la destination, avec les dates d'enlèvement et de livraison, afin que l'itinéraire figurant sur la facture corresponde à la confirmation de tarif.
- Frais de transport principal
- Le tarif de base pour le transport du chargement, indiqué sous forme de taux au mile multiplié par le nombre de miles, de montant forfaitaire par chargement ou de tarif forfaitaire convenu.
- Surcharge carburant
- L'ajustement carburant calculé conformément à la confirmation de tarif, indiqué avec le montant convenu, le pourcentage, la distance de référence ou toute autre méthode appliquée.
- Prestations accessoires et conditions de paiement
- Les frais convenus d'immobilisation, d'attente ou de manutention sur des lignes distinctes, ainsi que le total, la date d'échéance et les coordonnées de règlement ou d'affacturage valides.
Comment les transporteurs facturent : au mile, au chargement ou au forfait
La facturation au mile indique le tarif convenu et la base de distance. La facturation au chargement ou au forfait utilise le montant convenu pour le transport, tandis qu'un tarif journalier peut s'appliquer à certains travaux dédiés ou en traction seule. La facture devrait correspondre à la confirmation de tarif acceptée, y compris la source de distance, l'itinéraire et le périmètre.
Un transport peut également inclure une surcharge carburant ou des prestations annexes. L’accord définit la durée de franchise, le tarif d’immobilisation, l’immobilisation prolongée (« layover »), le remboursement des frais de manutention, le bâchage, les arrêts supplémentaires ou les frais de réacheminement. Présentez chaque poste de frais convenu sur une ligne distincte et joignez les justificatifs exigés par le payeur.
Notes fiscales et de conformité pour les transporteurs
La fiscalité applicable au transport de marchandises dépend de l'itinéraire, de la juridiction, des parties, de l'immatriculation et du type de transport ou de service annexe. Les exonérations de taxe sur les ventes, le taux zéro, les règles de lieu de prestation et l'autoliquidation ne sont pas interchangeables. Vérifiez le traitement fiscal et le libellé de la facture pour le transport concerné plutôt que de supposer que tout transport inter-États ou transfrontalier n’est soumis à aucune taxe.
Conservez la lettre de voiture signée, la preuve de livraison et les reçus exigés par la confirmation de tarif avec la facture. Si les créances sont cédées à une société d'affacturage, respectez le contrat de cession et communiquez au payeur des instructions de règlement valides. Confirmez toute modification des coordonnées de paiement par un canal fiable afin de réduire le risque de fraude par détournement de paiement.
Conditions de paiement et encaissement
Les contrats de transport utilisent souvent des conditions de règlement net, mais la date d'échéance et l'événement qui déclenche le délai de paiement découlent de la confirmation de tarif, du contrat et de la législation applicable. Envoyez la facture et la preuve de livraison requise dans les meilleurs délais. Ne partez pas du principe que chaque commissionnaire de transport applique un règlement à 30 jours net ou fait courir le délai à partir du même document.
Indiquez le numéro de chargement, de connaissement (BOL), de bon de commande ou de pro requis et justifiez les frais d'immobilisation ou autres prestations annexes à l'aide des registres convenus. Si vous avez recours à l'affacturage, utilisez les instructions de règlement valides issues de la cession. Ne mentionnez les intérêts de retard que si l'accord et la loi le permettent.
Questions sur la facture de transport routier
Que doit contenir une facture de transport routier ?
Les champs utiles comprennent l'identifiant et la date de la facture, les coordonnées du transporteur et du payeur, les numéros d’immatriculation ou d’autorisation d’exploitation applicables, les lieux d'enlèvement et de livraison, les références de chargement ou de connaissement (BOL) requises, le transport principal, l'ajustement convenu lié au carburant et les prestations annexes, le total à payer, la date d'échéance et les instructions de règlement. Joignez les justificatifs et reçus exigés par la confirmation de tarif ou les règles applicables.
Dois-je facturer au mile ou au chargement ?
Utilisez la base indiquée dans la confirmation de tarif acceptée. La facturation au mile fait apparaître le tarif convenu et la source de distance. La facturation au chargement ou au forfait indique le montant convenu pour le transport. Assurez-vous que le transport principal et le périmètre mentionnés sur la facture correspondent à cet accord.
Comment facturer les frais d'immobilisation et de manutention ?
Présentez chaque poste de frais convenu sur une ligne distincte. La confirmation de tarif définit la durée de franchise, le tarif d'immobilisation et les frais de chargement ou de déchargement remboursables. Incluez les horodatages, les reçus, les approbations ou tout autre justificatif exigé par l'accord.
Qu'est-ce qu'une surcharge carburant sur une facture de transport ?
La surcharge carburant est un montant calculé en vertu du contrat de transport ou de la confirmation de tarif. La méthode peut reposer sur la distance parcourue, un pourcentage, un indice ou une autre formule. Présentez-la sur une ligne distincte lorsque l'accord le prévoit et conservez le tarif ou les justificatifs nécessaires pour vérifier le calcul.
Pourquoi ma facture doit-elle mentionner le connaissement (BOL) et le numéro de chargement ?
Les payeurs utilisent les références d'expédition pour rapprocher la facture de la confirmation de tarif et de la preuve de livraison. Indiquez le numéro de chargement, de connaissement, de bon de commande, de pro ou tout autre numéro exigé par l'accord. Une référence requise manquante ou erronée peut retarder le traitement.