Τι πρέπει να περιλαμβάνεται σε ένα τιμολόγιο μεταφορών
Το τιμολόγιο οδικής μεταφοράς πρέπει να συμφωνεί με την επιβεβαίωση της τιμής και τα απαιτούμενα δικαιολογητικά. Συμπεριλάβετε τις αναφορές φορτίου, φορτωτικής, εντολής αγοράς, pro ή άλλες αναφορές που απαιτεί ο πληρωτής, καθώς και τα στοιχεία διαδρομής και άδειας εκτέλεσης μεταφορών, όπου ισχύουν. Χρησιμοποιήστε μοναδικό αριθμό τιμολογίου και ημερομηνία έκδοσης σύμφωνα με τους κανόνες αρίθμησης που εφαρμόζονται στα αρχεία σας.
Αναγράψτε χωριστά τη βασική χρέωση μεταφοράς, τυχόν επίναυλο καυσίμων και κάθε συμφωνημένη πρόσθετη χρέωση, ώστε ο πληρωτής να μπορεί να τα συγκρίνει με την επιβεβαίωση της τιμής και τα δικαιολογητικά αρχεία.
- Στοιχεία μεταφορέα και εγγραφή
- Η νομική επωνυμία της επιχείρησής σας, η διεύθυνσή σας και οποιοσδήποτε απαιτούμενος αριθμός μεταφορέα ή αριθμός άδειας λειτουργίας, όπως αριθμός MC ή DOT των ΗΠΑ.
- Αριθμός φορτίου, BOL και PO
- Το φορτίο, το pro, το φορτωτικό (BOL), η εντολή αγοράς ή οποιαδήποτε άλλη αναφορά απαιτεί ο πληρωτής για να αντιστοιχίσει το τιμολόγιο με τη μεταφορά.
- Παραλαβή και παράδοση
- Προέλευση και προορισμός, με ημερομηνίες παραλαβής και παράδοσης, ώστε η διαδρομή στο τιμολόγιο να αντιστοιχεί στην επιβεβαίωση της τιμής.
- Χρέωση μεταφοράς
- Το βασικό κόστος μεταφοράς για τη μετακίνηση του φορτίου, το οποίο εμφανίζεται ως τιμή ανά μίλι πολλαπλασιασμένη με τα μίλια, ως κατ’ αποκοπή ποσό ανά φορτίο ή ως συμφωνημένη κατ’ αποκοπή τιμή.
- Επιπλέον χρέωση καυσίμων
- Η προσαρμογή καυσίμων που υπολογίζεται βάσει της επιβεβαίωσης τιμών, η οποία εμφανίζεται με το συμφωνημένο ποσό, το ποσοστό, τη βάση χιλιομέτρων ή άλλη μέθοδο.
- Παρεπόμενα και όροι πληρωμής
- Συμφωνημένες χρεώσεις καθυστέρησης κατά τη φόρτωση ή εκφόρτωση, παρατεταμένης αναμονής ή φορτοεκφόρτωσης από τρίτους (lumper) σε ξεχωριστές γραμμές, καθώς και το συνολικό ποσό, η ημερομηνία λήξης πληρωμής και τα έγκυρα στοιχεία καταβολής ή πρακτορείας επιχειρηματικών απαιτήσεων (factoring).
Πώς χρεώνουν οι φορτηγατζήδες: ανά μίλι, ανά φορτίο ή με κατ’ αποκοπή τιμή
Η χρέωση ανά μίλι αναφέρει τη συμφωνημένη τιμή και τη βάση υπολογισμού της απόστασης. Η χρέωση ανά φορτίο ή με κατ’ αποκοπή τιμή χρησιμοποιεί το ποσό που συμφωνήθηκε για τη μεταφορά, ενώ ημερήσια αμοιβή μπορεί να ισχύει για ορισμένες αποκλειστικές αναθέσεις ή εργασίες μόνο με τράκτορα (power-only). Το τιμολόγιο πρέπει να αντιστοιχεί στην αποδεκτή επιβεβαίωση τιμής, συμπεριλαμβανομένων της πηγής της απόστασης, της διαδρομής και του αντικειμένου της μεταφοράς.
Μια μεταφορά μπορεί επίσης να περιλαμβάνει επίναυλο καυσίμων ή πρόσθετες χρεώσεις. Η συμφωνία καθορίζει τυχόν δωρεάν χρόνο αναμονής, τιμή χρέωσης για καθυστέρηση, αναμονή με διανυκτέρευση, επιστροφή εξόδων φορτοεκφόρτωσης από τρίτους (lumper), κάλυψη με μουσαμά, πρόσθετη στάση ή χρέωση αλλαγής παραλήπτη ή προορισμού. Αναγράψτε κάθε συμφωνημένη χρέωση χωριστά και επισυνάψτε τα αποδεικτικά στοιχεία που απαιτεί ο πληρωτής.
Σημειώσεις σχετικά με τη φορολογία και τη συμμόρφωση για μεταφορείς
Η φορολόγηση των μεταφορών εξαρτάται από τη διαδρομή, τη δικαιοδοσία, τα μέρη, την εγγραφή και το είδος της μεταφοράς ή της παρεπόμενης υπηρεσίας. Οι απαλλαγές από τον φόρο πωλήσεων, ο μηδενικός συντελεστής, οι κανόνες για τον τόπο παράδοσης αγαθών ή παροχής υπηρεσιών και η αντίστροφη χρέωση δεν είναι εναλλάξιμες έννοιες. Επαληθεύστε τη μεταχείριση και τη διατύπωση του τιμολογίου για τη συγκεκριμένη μεταφορά, αντί να υποθέτετε ότι όλες οι διαπολιτειακές ή διασυνοριακές μεταφορές είναι αφορολόγητες.
Φυλάξτε μαζί με το τιμολόγιο την υπογεγραμμένη φορτωτική, το αποδεικτικό παράδοσης και τις αποδείξεις που απαιτούνται από την επιβεβαίωση των τιμών. Αν οι απαιτήσεις εκχωρούνται σε εταιρεία πρακτορείας επιχειρηματικών απαιτήσεων (factoring), ακολουθήστε τη σύμβαση εκχώρησης και δώστε στον πληρωτή έγκυρες οδηγίες καταβολής. Επιβεβαιώστε οποιαδήποτε αλλαγή στα στοιχεία πληρωμής μέσω αξιόπιστου διαύλου, ώστε να μειώσετε τον κίνδυνο απάτης μέσω εκτροπής πληρωμών.
Όροι πληρωμής και είσπραξη πληρωμών
Οι συμβάσεις μεταφοράς εμπορευμάτων συχνά χρησιμοποιούν όρους «net», αλλά η ημερομηνία λήξης και το γεγονός που σηματοδοτεί την έναρξη της περιόδου πληρωμής προκύπτουν από την επιβεβαίωση της τιμής, τη σύμβαση και την ισχύουσα νομοθεσία. Αποστείλετε το τιμολόγιο και τα απαιτούμενα αποδεικτικά παράδοσης χωρίς καθυστέρηση. Μην υποθέτετε ότι κάθε μεσίτης χρησιμοποιεί όρο «net 30» ή ότι η προθεσμία πληρωμής αρχίζει να μετράει από το ίδιο έγγραφο.
Αναφέρετε τον απαιτούμενο αριθμό φορτίου, BOL, PO ή pro και τεκμηριώστε τη χρέωση αναμονής ή άλλες πρόσθετες χρεώσεις με τα συμφωνημένα αρχεία. Εάν εκχωρείτε τις απαιτήσεις σας μέσω factoring, χρησιμοποιήστε τις έγκυρες οδηγίες πληρωμής της εκχώρησης. Αναφέρετε τόκους υπερημερίας μόνο όπου το επιτρέπουν η σύμβαση και η νομοθεσία.
Ερωτήσεις σχετικά με τα τιμολόγια μεταφορών
Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα τιμολόγιο μεταφορών;
Χρήσιμα πεδία περιλαμβάνουν τον αριθμό και την ημερομηνία του τιμολογίου, τα στοιχεία του μεταφορέα και του πληρωτή, τους σχετικούς κωδικούς αρχών, την παραλαβή και την παράδοση, τις απαιτούμενες αναφορές φορτίου ή BOL, τη μεταφορά, τη συμφωνημένη προσαρμογή καυσίμων και τα πρόσθετα έξοδα, το συνολικό οφειλόμενο ποσό, την ημερομηνία λήξης και τις οδηγίες πληρωμής. Επισυνάψτε τα αποδεικτικά και τις αποδείξεις που απαιτούνται από την επιβεβαίωση της τιμής ή τους ισχύοντες κανόνες.
Χρεώνω ανά μίλι ή ανά φορτίο;
Χρησιμοποιήστε ως βάση την επιβεβαίωση της συμφωνηθείσας τιμής. Η χρέωση ανά μίλι αναγράφει τη συμφωνηθείσα τιμή και την πηγή της απόστασης. Η χρέωση ανά φορτίο ή η χρέωση κατ’ αποκοπή αναγράφει το συμφωνηθέν ποσό για τη μεταφορά. Βεβαιωθείτε ότι η διαδρομή και το εύρος της μεταφοράς στο τιμολόγιο αντιστοιχούν στη συμφωνία.
Πώς χρεώνω τα τέλη καθυστέρησης και τα τέλη φορτοεκφόρτωσης;
Αναγράψτε κάθε συμφωνημένη χρέωση σε ξεχωριστή γραμμή. Η επιβεβαίωση των τιμών καθορίζει τον ελεύθερο χρόνο, το τέλος καθυστέρησης και τα επιστρεπτέα έξοδα φόρτωσης ή εκφόρτωσης. Συμπεριλάβετε χρονοσημάνσεις, αποδείξεις, εγκρίσεις ή άλλα αποδεικτικά στοιχεία που απαιτούνται από τη συμφωνία.
Τι είναι η επιβάρυνση καυσίμων σε ένα τιμολόγιο μεταφοράς;
Η προσαρμογή καυσίμων είναι ένα ποσό που υπολογίζεται βάσει της σύμβασης μεταφοράς ή της επιβεβαίωσης τιμών. Η μέθοδος μπορεί να βασίζεται στη διανυθείσα απόσταση, σε ένα ποσοστό, σε έναν δείκτη ή σε άλλο τύπο. Να εμφανίζεται ξεχωριστά όταν αυτό προβλέπεται στη σύμβαση και να διατηρείται η τιμή ή τα αποδεικτικά στοιχεία που απαιτούνται για τον έλεγχο του υπολογισμού.
Γιατί το τιμολόγιό μου πρέπει να περιλαμβάνει τον αριθμό BOL και τον αριθμό φορτίου;
Οι πληρωτές χρησιμοποιούν τους αριθμούς αποστολής για να αντιστοιχίσουν το τιμολόγιο με την επιβεβαίωση της τιμής και την απόδειξη παράδοσης. Συμπεριλάβετε τον αριθμό φορτίου, φορτωτικής, εντολής αγοράς ή pro ή άλλους αριθμούς που απαιτεί η συμφωνία. Ένας απαιτούμενος αριθμός που λείπει ή είναι λανθασμένος μπορεί να καθυστερήσει την επεξεργασία.