Was auf eine HLK-Rechnung gehört
Arbeitsleistung, Ersatzteile und eine Diagnose- oder Anfahrtspauschale separat ausweisen, sofern dies dem Angebot entspricht. Eine eindeutige Rechnungsnummer und das Leistungsdatum angeben, damit beide Seiten den Auftrag nachverfolgen können.
Hersteller, Modell und Seriennummer angeben, wenn dies der Identifizierung der gewarteten Anlage dient oder einen Gewährleistungsnachweis unterstützt. Ein kurzer Hinweis auf das gemeldete Symptom, die Befunde und die durchgeführten Arbeiten macht die Rechnung zusammen mit dem vollständigen Servicebericht aussagekräftig. Keine sensiblen Standort- oder Bewohnerangaben auf eine breit geteilte Rechnung setzen.
- Firmenangaben und Lizenznummer
- Ihr eingetragener Firmenname, Ihre Adresse, Kontaktdaten sowie die HLK- oder Handwerkslizenznummer, sofern diese auf der Rechnung erforderlich ist.
- Kunde und Einsatzort
- Der Name des Kunden und die Adresse, an der die Arbeiten ausgeführt wurden. Diese kann bei Vermietern und Hausverwaltungen von der Rechnungsadresse abweichen.
- Anlagenhersteller, Modell und Seriennummer
- Die gewartete oder installierte Anlage, erfasst nach Hersteller, Modell und Seriennummer, damit Ersatzteile und Gewährleistungsansprüche der richtigen Anlage zugeordnet werden können.
- Arbeitsleistung
- Stunden multipliziert mit dem Stundensatz oder ein Pauschalpreis, mit Beschreibung der ausgeführten Arbeiten. Zeiten für einen zweiten Techniker oder Hilfskräfte separat ausweisen.
- Ersatzteile und Kältemittel
- Ersatzteile mit Menge und Preis aufgelistet, zusätzlich geliefertes Kältemittel nach Art und Menge. Rückgewinnung oder Entsorgung als gesonderte Leistung ausweisen, sofern berechnet.
- Gebühren, Summen und Zahlungsbedingungen
- Diagnose- oder Anfahrtspauschale, ein etwaiger Zuschlag für Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten, die Zwischensumme, die Steuer sofern zutreffend, der Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsmöglichkeiten.
Abrechnung in HLK-Betrieben: Stundenbasis, Pauschalpreis und Anfahrtspauschale
HLK-Arbeiten können nach Stunden oder zum Pauschalpreis abgerechnet werden. Zeigen Sie die vereinbarte Abrechnungsgrundlage auf und weisen Sie jede Diagnose- oder Anfahrtspauschale aus, einschließlich der Angabe, ob diese bei anschließender Reparatur angerechnet wird.
Wird Kältemittel geliefert, halten Sie dessen Typ und berechnete Menge gegebenenfalls fest. Rückgewinnung, Handhabung, Aufbereitung und Entsorgung unterliegen je nach Rechtsordnung unterschiedlichen Vorschriften und sollten als die tatsächlich erbrachte Leistung beschrieben werden. Etwaige Zuschläge für Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten oder Notdienste sollten nach Möglichkeit vor dem Einsatz offengelegt und separat ausgewiesen werden.
Die Positionen auf einer typischen HLK-Rechnung
Eine Servicerechnung kann eine Diagnose- oder Anfahrtspauschale, Arbeitsleistung, Ersatzteile und geliefertes Kältemittel aufführen. Eine Installationsrechnung kann Geräte, Montagearbeiten, sonstiges Material, die Demontage der Altanlage sowie gegebenenfalls Genehmigungsgebühren enthalten.
Bei einem Wartungsvertrag sollten der Tarif und der Zeitraum benannt und ein etwaiger echter Vertragsrabatt als Gutschrift ausgewiesen werden. Die Rechnung sollte dem angenommenen Angebot oder Servicevertrag entsprechen.
- Diagnose- / Anfahrtspauschale
- Die feste Gebühr für den Vor-Ort-Einsatz und die Fehlersuche, die häufig auf die Reparatur angerechnet wird, wenn der Kunde den Auftrag erteilt.
- Arbeitsleistung
- Reparatur- oder Installationsstunden zu Ihrem Stundensatz oder ein Pauschalpreis für den Auftrag, mit klarer Beschreibung der Arbeiten.
- Ersatzteile
- Kondensatoren, Schütze, Motoren, Zünder, Filter, Thermostate und Ähnliches, jeweils mit Menge und Einzelpreis.
- Kältemittel
- Typ und gelieferte Menge. Kältemittelrückgewinnung, Aufbereitung oder Entsorgung separat beschreiben, wenn sie als eigenständige Leistung berechnet werden.
- Geräte (Installation)
- Das gelieferte Heizgerät, der Verflüssiger, die Wärmepumpe oder das Luftbehandlungsgerät, mit Hersteller und Modell, auf einer eigenen Position.
- Genehmigungen, Entsorgung und Vertragsrabatt
- Genehmigungsgebühren und Entsorgung der Altanlage, sofern zutreffend, sowie ein etwaiger Wartungsvertrags- oder Mitgliederrabatt, ausgewiesen als Gutschrift.
Zahlungsbedingungen und Servicenachweise
Verwenden Sie das Zahlungsereignis, den Zahlungsplan und die Zahlungsmethode, die für den Service oder die Installation vereinbart wurden. Ein Projekt kann eine Vorauszahlung oder Abschlagszahlungen vorsehen, vorbehaltlich des Vertrags und geltender Verbraucherschutzvorschriften. Geben Sie ein kalendarisches Fälligkeitsdatum an und weisen Sie Diagnosearbeiten, Arbeitsleistung, Ersatzteile, Geräte und bereits geleistete Zahlungen so aus, wie es das Angebot vorsieht.
Halten Sie Modell- und Seriennummer fest, sofern dies für die Anlagen- oder Garantieunterlagen sinnvoll und angemessen ist. Führen Sie etwaige vorgeschriebene Kältemittel-, Inspektions-, Entsorgungs- oder Servicenachweise in der erforderlichen Form; eine Rechnung ersetzt diese nicht automatisch. Nehmen Sie Verzugszinsen nur auf, wenn Vertrag und Gesetz dies zulassen.
Häufige Fragen zur HLK-Rechnung
Was sollte eine HLK-Rechnung enthalten?
Sinnvolle Angaben sind unter anderem die Rechnungsnummer und das Leistungsdatum, Unternehmensdaten und Lizenznummer, sofern erforderlich, Kunden- und Einsatzadresse, relevante Gerätedaten, Arbeitsleistung, Ersatzteile, geliefertes Kältemittel, Diagnose- oder Anfahrtskosten, der fällige Gesamtbetrag und die Zahlungsbedingungen. Ergänzen Sie alle für den jeweiligen Vorgang erforderlichen Angaben und führen Sie umfangreichere vorgeschriebene Service- oder Kältemittelnachweise separat.
Sollte ich HLK-Arbeiten nach Stunden oder zum Festpreis abrechnen?
Verwenden Sie die Grundlage aus dem angenommenen Angebot oder Servicevertrag. Die Abrechnung nach Stunden weist die abrechenbare Zeit und den Satz aus. Die Festpreisabrechnung weist den Betrag für eine definierte Aufgabe, einen Abschnitt oder eine Installation aus. Beschreiben Sie die Arbeit und erfassen Sie jede genehmigte Änderung separat.
Wie berechne ich Kältemittel auf einer Rechnung?
Führen Sie geliefertes Kältemittel in einer eigenen Position mit Typ und Menge auf. Wenn Sie Rückgewinnung, Aufbereitung oder Entsorgung berechnen, beschreiben Sie diese Leistung separat. Beachten Sie die Zulassungs-, Handhabungs- und Dokumentationsvorschriften, die für das jeweilige Kältemittel und die geltende Rechtsordnung gelten.
Kann ich einen Zuschlag für Notfälle oder Einsätze außerhalb der Geschäftszeiten hinzufügen?
Sie dürfen einen vereinbarten Notdienst- oder Außerhalb-der-Geschäftszeiten-Satz berechnen. Teilen Sie ihn nach Möglichkeit vor dem Einsatz mit und weisen Sie ihn getrennt von der Arbeitsleistung aus, damit der Kunde den Zuschlag nachvollziehen kann.
Warum sollte ich das Gerätemodell und die Seriennummer erfassen?
Modell und Seriennummer identifizieren die gewartete Anlage und können bei den Garantieunterlagen des Herstellers oder Installateurs hilfreich sein. Sie helfen auch einer Hausverwaltung, die Rechnung dem richtigen Objekt zuzuordnen. Prüfen Sie, welche personenbezogenen oder standortbezogenen Angaben der Kunde aufgenommen haben möchte, bevor Sie diese in ein geteiltes Dokument aufnehmen.