Was auf eine HVAC-Rechnung gehört
Führen Sie Arbeitszeit, Teile und gegebenenfalls eine Diagnose- oder Anfahrtspauschale getrennt auf, sofern dies dem Angebot entspricht. Ergänzen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer und das Leistungsdatum, damit beide Seiten den Auftrag nachvollziehen können.
Erfassen Sie Hersteller, Modell und Seriennummer, wenn dies der eindeutigen Zuordnung des gewarteten Geräts oder der Gewährleistungs- beziehungsweise Garantiedokumentation dient. Eine kurze Beschreibung der gemeldeten Störung, der Feststellungen und der ausgeführten Arbeiten kann die Rechnung als Ergänzung zum vollständigen Servicebericht nützlich machen. Nehmen Sie keine sensiblen Angaben zum Einsatzort oder zu dessen Bewohnern in eine Rechnung auf, die einem größeren Personenkreis zugänglich gemacht wird.
- Unternehmensangaben und Zulassungsnummer
- Ihr rechtlicher Unternehmensname, Ihre Anschrift, Ihre Kontaktdaten und, sofern auf der Rechnung vorgeschrieben, die Zulassungsnummer Ihres HVAC- oder Handwerksbetriebs.
- Kunde und Leistungsadresse
- Der Name des Kunden und die Anschrift, an der die Arbeiten ausgeführt wurden. Bei Vermietern und Hausverwaltungen kann diese von der Rechnungsadresse abweichen.
- Hersteller, Modell und Seriennummer des Geräts
- Das von Ihnen gewartete oder installierte Gerät mit Hersteller, Modell und Seriennummer, damit Teile sowie Gewährleistungs- und Garantieansprüche dem richtigen Gerät zugeordnet werden können.
- Arbeitszeit
- Die Anzahl der Stunden multipliziert mit Ihrem Stundensatz oder ein Pauschalpreis für den Auftrag, jeweils mit einer Beschreibung der Arbeiten. Weisen Sie die Arbeitszeit eines zweiten Technikers oder einer Hilfskraft gesondert aus.
- Teile und Kältemittel
- Teile mit Menge und Preis sowie das gelieferte Kältemittel nach Art und Menge. Weisen Sie Rückgewinnung oder Entsorgung als Dienstleistung aus, wenn Sie diese berechnen.
- Gebühren, Summen und Zahlungsbedingungen
- Diagnose- oder Anfahrtspauschale, etwaige Zuschläge für Arbeiten außerhalb der regulären Geschäftszeiten, Zwischensumme, gegebenenfalls Steuer, Gesamtbetrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsweise.
So rechnen HVAC-Betriebe ab: nach Stunden, zum Pauschalpreis und mit Anfahrtspauschalen
HVAC-Arbeiten können nach Stunden oder zu einem Festpreis abgerechnet werden. Geben Sie die vereinbarte Abrechnungsgrundlage für die Arbeitsleistung an und weisen Sie etwaige Diagnose- oder Anfahrtspauschalen aus. Geben Sie dabei auch an, ob diese bei einer späteren Beauftragung angerechnet werden.
Wenn Sie Kältemittel liefern, erfassen Sie gegebenenfalls dessen Art und die abgerechnete Menge. Rückgewinnung, Handhabung, Aufarbeitung und Entsorgung unterliegen je nach Rechtsordnung unterschiedlichen Vorschriften und sollten entsprechend der tatsächlich erbrachten Leistung beschrieben werden. Informieren Sie den Kunden nach Möglichkeit vor der Anfahrt über Zuschläge für Einsätze außerhalb der regulären Geschäftszeiten oder Notdiensteinsätze und weisen Sie diese gesondert aus.
Die Positionen einer typischen HVAC-Rechnung
Eine Servicerechnung kann eine Diagnose- oder Anfahrtspauschale, Arbeitszeit, Teile und geliefertes Kältemittel aufführen. Eine Installationsrechnung kann Geräte, Installationsarbeiten, weitere Materialien, den Ausbau des Altgeräts und gegebenenfalls Genehmigungsgebühren enthalten.
Geben Sie bei einem Wartungsvertrag den Namen und den Zeitraum des Tarifs an und weisen Sie einen tatsächlich gewährten Tarifrabatt als Gutschrift aus. Die Rechnung sollte dem angenommenen Angebot oder dem Servicevertrag entsprechen.
- Diagnose-/Anfahrtspauschale
- Die feste Gebühr für die Anfahrt und Fehlersuche, die häufig auf die Reparatur angerechnet wird, wenn der Kunde diese beauftragt.
- Arbeitszeit
- Reparatur- oder Installationsstunden zu Ihrem Stundensatz oder ein Pauschalpreis für den Auftrag, jeweils mit einer klaren Beschreibung der Arbeiten.
- Teile
- Kondensatoren, Schütze, Motoren, Zünder, Filter, Thermostate und ähnliche Teile, jeweils mit Menge und Stückpreis.
- Kältemittel
- Art und gelieferte Menge. Beschreiben Sie die Rückgewinnung, Aufarbeitung oder Entsorgung des Kältemittels gesondert, wenn Sie diese als Dienstleistung berechnen.
- Geräte (Installationen)
- Der gelieferte Heizkessel, Verflüssiger, die Wärmepumpe oder das Luftbehandlungsgerät mit Hersteller und Modell als eigene Position.
- Genehmigung, Abtransport und Tarifrabatt
- Gegebenenfalls Genehmigungsgebühren und die Entsorgung des Altgeräts sowie etwaige Rabatte aus einem Wartungstarif oder einer Mitgliedschaft, die als Gutschrift ausgewiesen werden.
Zahlungsbedingungen und Servicedokumentation
Verwenden Sie den für die Wartung oder Installation vereinbarten Zahlungsanlass, Zahlungsplan und Zahlungsweg. Je nach Vertrag und geltenden Verbraucherschutzvorschriften kann bei einem Projekt eine Vorauszahlung oder eine Zahlung nach Leistungsphasen vorgesehen sein. Nennen Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum und weisen Sie Diagnosearbeiten, Arbeitszeit, Teile, Geräte und bereits geleistete Zahlungen so aus, wie es das Angebot vorsieht.
Erfassen Sie Modell und Seriennummer, wenn dies für die Anlagen- oder Gewährleistungs- beziehungsweise Garantiedokumentation sinnvoll und angemessen ist. Bewahren Sie vorgeschriebene Nachweise zu Kältemitteln, Prüfungen, Entsorgung oder Serviceleistungen in der jeweils vorgeschriebenen Form auf. Eine Rechnung ersetzt diese nicht automatisch. Berechnen Sie Verzugszinsen nur, wenn die Vereinbarung und das geltende Recht dies zulassen.
Fragen zu HVAC-Rechnungen
Was sollte eine HVAC-Rechnung enthalten?
Sinnvolle Angaben sind die Rechnungskennung und das Leistungsdatum, Unternehmensangaben und gegebenenfalls die vorgeschriebene Zulassungsnummer, der Kunde und die Leistungsadresse, relevante Geräteangaben, Arbeitszeit, Teile, geliefertes Kältemittel, Diagnose- oder Anfahrtspauschalen, der fällige Gesamtbetrag und die Zahlungsbedingungen. Ergänzen Sie alle für das Geschäft erforderlichen Angaben und bewahren Sie ausführlichere vorgeschriebene Service- oder Kältemittelnachweise gesondert auf.
Sollte ich HVAC-Arbeiten nach Stunden oder zum Pauschalpreis abrechnen?
Verwenden Sie die im angenommenen Angebot oder Servicevertrag festgelegte Abrechnungsgrundlage. Bei der Abrechnung nach Stunden geben Sie die abrechenbare Zeit und den Stundensatz an. Bei der Festpreisabrechnung nennen Sie den Betrag für eine klar definierte Aufgabe, Leistungsphase oder Installation. Beschreiben Sie die Arbeiten und erfassen Sie jede genehmigte Änderung gesondert.
Wie berechne ich Kältemittel auf einer Rechnung?
Führen Sie das gelieferte Kältemittel mit Art und Menge als eigene Position auf. Wenn Sie Rückgewinnung, Aufarbeitung oder Entsorgung berechnen, beschreiben Sie diese Leistung gesondert. Beachten Sie die für das Kältemittel und die jeweilige Rechtsordnung geltenden Zulassungs-, Handhabungs- und Dokumentationsvorschriften.
Kann ich einen Notdienst- oder Außerhalb-der-Geschäftszeiten-Zuschlag berechnen?
Sie können einen vereinbarten Notdiensttarif oder Tarif für Arbeiten außerhalb der regulären Geschäftszeiten berechnen. Informieren Sie den Kunden nach Möglichkeit vor der Anfahrt darüber und weisen Sie den Zuschlag getrennt von der Arbeitszeit aus, damit der Kunde ihn nachvollziehen kann.
Warum sollte ich Modell und Seriennummer des Geräts erfassen?
Modell und Seriennummer identifizieren das gewartete Gerät und können bei der Gewährleistungs- oder Garantiedokumentation des Herstellers oder Installateurs hilfreich sein. Sie helfen einer Hausverwaltung außerdem dabei, die Rechnung dem richtigen Objekt zuzuordnen. Klären Sie vor der Aufnahme in ein gemeinsam genutztes Dokument, welche personenbezogenen oder standortbezogenen Angaben der Kunde darin enthalten haben möchte.