Wat er op een vrachtfactuur moet staan
Een vrachtfactuur moet overeenkomen met de tariefbevestiging en de vereiste ondersteunende documenten. Vermeld de lading-, vrachtbrief-, inkooporder-, pro- of andere referenties die de betaler vereist, plus de route- en exploitatievergunninggegevens waar van toepassing. Gebruik een uniek factuurnummer en datum van afgifte volgens de nummeringsregels die voor uw administratie gelden.
Vermeld de linehaul, een eventuele brandstoftoeslag en elke overeengekomen bijkomende dienst afzonderlijk, zodat de betaler deze kan vergelijken met de tariefbevestiging en de ondersteunende documenten.
- Gegevens en registratie van de vervoerder
- Uw wettelijke bedrijfsnaam, adres en eventueel vereiste vervoerders- of exploitatievergunningnummers, zoals een Amerikaans MC- of DOT-nummer.
- Lading-, BOL- en PO-nummer
- De lading-, pro-, vrachtbrief- (BOL), inkooporder- of andere referentie die de betaler nodig heeft om de factuur aan het transport te koppelen.
- Ophaal- en afleverlocatie
- Vertrek- en bestemmingslocatie, met ophaal- en afleverdata, zodat de route op de factuur overeenkomt met de tariefbevestiging.
- Linehaulkosten
- De basisvrachtkosten voor het vervoeren van de lading, weergegeven als een tarief per mijl vermenigvuldigd met het aantal mijlen, een vast bedrag per lading of een overeengekomen vast tarief.
- Brandstoftoeslag
- De brandstofcorrectie berekend op basis van de tariefbevestiging, weergegeven met het overeengekomen bedrag, percentage, de mijlenbasis of een andere methode.
- Bijkomende kosten en betaalvoorwaarden
- Overeengekomen detentie-, layover- of lumperkosten op afzonderlijke regels, plus het totaalbedrag, de vervaldatum en geldige betalings- of factoringgegevens.
Hoe vervoerders factureren: per mijl, per lading of vast tarief
Bij facturering per mijl worden het overeengekomen tarief en de afstandsgrondslag vermeld. Bij facturering per lading of tegen een vast tarief wordt het voor de rit overeengekomen bedrag gebruikt, terwijl voor bepaald dedicated of power-only-werk mogelijk een dagtarief geldt. De factuur moet overeenkomen met de geaccepteerde tariefbevestiging, inclusief de afstandsbron, de route en de omvang.
Een rit kan ook een brandstoftoeslag of bijkomende kosten omvatten. De overeenkomst definieert eventuele gratis wachttijd, het wachttarief, overnachting, vergoeding voor laad- en lospersoneel, afdekken met zeil, extra stops of herbestemming. Vermeld elke overeengekomen kostenpost afzonderlijk en voeg het bewijsmateriaal bij dat de betaler vereist.
Belasting- en nalevingsinformatie voor vervoerders
Belasting op vrachtvervoer hangt af van de route, het rechtsgebied, de partijen, de registratie en het type vervoer of aanvullende dienst. Vrijstellingen van omzetbelasting, het nultarief, regels inzake de plaats van levering en btw-verlegging zijn niet onderling verwisselbaar. Controleer de behandeling en de formulering op de factuur voor de specifieke rit in plaats van aan te nemen dat al het interstatelijke of grensoverschrijdende vrachtvervoer onbelast is.
Bewaar de ondertekende vrachtbrief, het afleverbewijs en de bonnen die de tariefbevestiging vereist bij de factuur. Als vorderingen zijn overgedragen aan een factoringmaatschappij, volg dan de cessieovereenkomst en geef de betaler geldige betalingsinstructies. Bevestig elke wijziging van de betaalgegevens via een betrouwbaar kanaal om het risico op fraude met omgeleide betalingen te beperken.
Betalingsvoorwaarden en betaling ontvangen
Vrachtcontracten gebruiken vaak netto betalingsvoorwaarden, maar de vervaldatum en de gebeurtenis die de betalingstermijn laat ingaan, komen voort uit de tariefbevestiging, het contract en het toepasselijke recht. Stuur de factuur en het vereiste afleverbewijs tijdig. Ga er niet van uit dat elke expediteur netto 30 hanteert of de termijn op basis van hetzelfde document laat ingaan.
Vermeld het vereiste ladingsnummer, BOL-, PO- of pronummer en onderbouw wachttijd of andere bijkomende kosten met de overeengekomen documentatie. Als u via een factoringmaatschappij factureert, gebruik dan de geldige betalingsinstructies uit de cessieovereenkomst. Vermeld vertragingsrente alleen als de overeenkomst en de wetgeving dit toestaan.
Veelgestelde vragen over transportfacturen
Wat moet er op een transportfactuur staan?
Nuttige velden zijn onder andere het factuurnummer en de factuurdatum, de gegevens van de vervoerder en de betaler, toepasselijke vergunningsnummers, ophaal- en afleverlocatie, vereiste ladings- of BOL-referenties, het lijnvervoertarief, de overeengekomen brandstofcorrectie en bijkomende kosten, het totaal verschuldigde bedrag, de vervaldatum en de betalingsinstructies. Voeg het bewijsmateriaal en de bonnen bij die de tariefbevestiging of de geldende voorschriften vereisen.
Factureer ik per mijl of per lading?
Gebruik de grondslag uit de geaccepteerde tariefbevestiging. Bij facturering per mijl worden het overeengekomen tarief en de afstandsbron vermeld. Bij facturering per lading of tegen een vast tarief wordt het overeengekomen bedrag voor de rit vermeld. Zorg dat het lijnvervoer en de omvang op de factuur overeenkomen met die overeenkomst.
Hoe breng ik wachttijd en laad-/loskosten in rekening?
Vermeld elke overeengekomen kostenpost op een aparte regel. De tariefbevestiging definieert de gratis wachttijd, het wachttarief en de vergoedbare laad- of loskosten. Voeg tijdstempels, bonnen, goedkeuringen of ander bewijsmateriaal bij dat de overeenkomst vereist.
Wat is een brandstoftoeslag op een vrachtfactuur?
Een brandstofcorrectie is een bedrag dat wordt berekend op basis van de vervoersovereenkomst of tariefbevestiging. De methode kan gebruikmaken van het aantal mijlen, een percentage, een index of een andere formule. Vermeld deze apart als de overeenkomst dat vereist, en bewaar het tarief of het bewijsmateriaal dat nodig is om de berekening te controleren.
Waarom moeten het BOL- en ladingsnummer op mijn factuur staan?
Betalers gebruiken verzendreferenties om de factuur te koppelen aan de tariefbevestiging en het afleverbewijs. Vermeld het ladingsnummer, de vrachtbrief, het inkoopordernummer, het pronummer of andere nummers die de overeenkomst vereist. Een ontbrekende of onjuiste vereiste referentie kan de beoordeling vertragen.