Was ist eine Nota Fiscal in Brasilien?
Eine Nota Fiscal ist ein amtliches brasilianisches Steuerdokument für den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. Das genaue Modell und die zuständige Ausstellungsbehörde richten sich nach der jeweiligen Transaktion. Bei einer NF-e erstellt der Aussteller strukturierte XML-Daten, signiert sie mit dem erforderlichen Zertifikat und übermittelt sie zur Autorisierung an SEFAZ. Die Ausstellung einer NFS-e erfolgt über das für den Aussteller geltende kommunale oder nationale System für Dienstleistungsrechnungen.
Eine autorisierte NF-e erhält einen eindeutigen Zugangsschlüssel (chave de acesso) und ein Protokoll. Das für Menschen lesbare Begleitdokument, die DANFE, kann die Waren begleiten oder dem Kunden übermittelt werden, ersetzt jedoch nicht die autorisierte XML-Datei. Auch NFS-e-Systeme erzeugen nach der Ausstellung eine für den Kunden bestimmte Darstellung. Ein selbst erstelltes PDF, das das einschlägige behördliche Verfahren nicht durchlaufen hat, ist daher kein Ersatz für das vorgeschriebene Steuerdokument.
NF-e für Waren und NFS-e für Dienstleistungen: Worin liegt der Unterschied?
Welche Rechnung in Brasilien erforderlich ist, hängt davon ab, was Sie verkaufen und welche staatliche Ebene die entsprechende Steuer erhebt. Der Verkauf von Waren wird hauptsächlich auf Ebene der Bundesstaaten besteuert (ICMS-Steuer) und erfordert eine NF-e, die über die bundesstaatliche Steuerbehörde SEFAZ ausgestellt wird. Der Verkauf von Dienstleistungen wird hauptsächlich auf kommunaler Ebene besteuert (ISS-Steuer) und erfordert eine NFS-e, die über die jeweilige Stadt oder die nationale NFS-e-Plattform ausgestellt wird, die inzwischen von vielen Kommunen genutzt wird. Daneben gibt es die NFC-e, einen elektronischen Verbraucherbeleg für Einzelhandelsverkäufe an die Öffentlichkeit.
Die Wahl des richtigen Dokuments ist wichtig, da sich Ausstellungskanal, Steuern und Datenfelder jeweils unterscheiden. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Arten zusammen.
| Dokument | Verwendungszweck | Hauptsächliche Steuerebene | Ausstellung über |
|---|---|---|---|
| NF-e | Verkauf oder Beförderung von Waren (zwischen Unternehmen) | Bundesstaat (ICMS) | SEFAZ (bundesstaatliche Steuerbehörde) |
| NFC-e | Einzelhandelsverkauf von Waren an Verbraucher | Bundesstaat (ICMS) | SEFAZ (bundesstaatliche Steuerbehörde) |
| NFS-e | Erbringung von Dienstleistungen | Kommune (ISS) | Stadt / nationale NFS-e-Plattform |
| CT-e | Transport-/Frachtdienstleistungen | Bundesstaat (ICMS) | SEFAZ (bundesstaatliche Steuerbehörde) |
- NF-e (Waren)
- Die elektronische Rechnung für den Verkauf oder die Beförderung materieller Waren. Sie wird von der bundesstaatlichen SEFAZ autorisiert und ist mit der ICMS-Steuer verknüpft.
- NFS-e (Dienstleistungen)
- Die elektronische Rechnung für Dienstleistungen. Sie wird über die Kommune oder das nationale NFS-e-Portal ausgestellt und ist mit der ISS-Steuer verknüpft.
- NFC-e (Verbraucher)
- Der elektronische Verbraucherbeleg für Einzelhandelsverkäufe an die Öffentlichkeit, der den früheren Verkaufsbeleg auf Papier ersetzt.
CNPJ und CPF: Wer darf eine Rechnung ausstellen?
In brasilianischen Steuerdokumenten werden die Beteiligten anhand der jeweils geltenden Steuernummern identifiziert. Unternehmen und registrierte Gewerbetreibende verwenden eine CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), eine 14 Zeichen lange Steuernummer für Unternehmen. Die ersten zwölf Stellen dürfen Ziffern oder lateinische Großbuchstaben enthalten; die letzten beiden Stellen sind numerische Prüfziffern. Bestehende rein numerische CNPJ bleiben gültig. Die Receita Federal vergab am 31. Juli 2026 die erste alphanumerische CNPJ. Natürliche Personen verwenden eine CPF (Cadastro de Pessoas Físicas), eine 11-stellige persönliche Steuernummer.
Welche Registrierung für die Ausstellung eines Steuerdokuments erforderlich ist, hängt von der Tätigkeit, dem Dokumentmodell, dem Bundesstaat oder der Kommune sowie vom steuerlichen Status des Ausstellers ab. Ein Unternehmen, das NF-e ausstellt, benötigt grundsätzlich eine CNPJ, die einschlägige bundesstaatliche Registrierung und ein kompatibles digitales Zertifikat. Dienstleister unterliegen den Registrierungs- und Authentifizierungsvorschriften des für sie zuständigen kommunalen oder nationalen NFS-e-Ausstellers. Viele Kleinunternehmer nutzen den Status MEI (Microempreendedor Individual), der eine CNPJ und vereinfachte Pflichten umfasst. Auch die CNPJ oder CPF des Käufers wird erfasst, wenn dies nach den für die Transaktion geltenden Vorschriften erforderlich ist.
Warum reicht eine einfache PDF-Rechnung in Brasilien meist nicht aus?
Für steuerpflichtige Lieferungen und Leistungen in Brasilien kann ein amtliches Steuerdokument erforderlich sein, das über das zuständige NF-e- oder NFS-e-System ausgestellt wird. Bei der NF-e umfasst dies strukturierte XML-Daten, eine digitale Signatur und eine elektronische Autorisierung. Die NFS-e durchläuft das Authentifizierungs- und Ausstellungsverfahren der jeweils zuständigen kommunalen oder nationalen Plattform. Ein außerhalb dieser Systeme erstelltes PDF hat dieses Verfahren nicht durchlaufen und kann daher ein vorgeschriebenes Steuerdokument nicht ersetzen.
Ohne das erforderliche autorisierte Dokument fehlt einem Geschäftskunden möglicherweise der für seine Buchführung oder steuerliche Behandlung benötigte Beleg, und bei Waren kann die für den Transport verwendete DANFE fehlen. Eine allgemeine Rechnung kann weiterhin als Abrechnungsübersicht, Angebot oder Pro-forma-Rechnung dienen, sollte jedoch zusammen mit dem amtlichen Steuerdokument verwendet werden, sofern ein solches vorgeschrieben ist.
Wie stellen Sie eine Nota Fiscal Eletrônica aus?
Beginnen Sie mit den für Ihre Tätigkeit erforderlichen Registrierungen. Dazu können eine CNPJ, eine bundesstaatliche Registrierung (inscrição estadual) für Waren oder eine kommunale Registrierung (inscrição municipal) für Dienstleistungen gehören. Für die NF-e benötigen Sie ein kompatibles digitales Zertifikat; die Ausstellung erfolgt über eine Software oder ein mit SEFAZ verbundenes Portal. Für die NFS-e verwenden Sie den für Sie zuständigen kommunalen oder nationalen Aussteller. Der nationale Web-Aussteller unterstützt eigene Anmeldeverfahren, während für die API-Integration gesonderte technische Anforderungen gelten.
Ab dem 1. November 2026 müssen Kleinst- und Kleinunternehmen im Rahmen von Simples Nacional, die zur Ausstellung einer NFS-e verpflichtet sind, den nationalen NFS-e-Aussteller über dessen Webanwendung oder API verwenden. Mit dem Beschluss vom August 2026 wurde der zuvor vorgesehene Termin am 1. September ersetzt. Prüfen Sie die aktuellen amtlichen Vorschriften, bevor Sie Ihren Arbeitsablauf ändern.
Wenn Sie lediglich eine Abrechnungsübersicht, ein Angebot oder eine Pro-forma-Rechnung benötigen, können Sie diese mit einem kostenlosen Rechnungsgenerator erstellen. Bewahren Sie dieses Dokument getrennt von dem amtlichen Steuerdokument auf, das über das jeweils zuständige staatliche System ausgestellt wird.
- Unternehmen registrieren (CNPJ)
- Beantragen Sie eine CNPJ bei der Receita Federal. MEI bietet Kleinunternehmern einen vereinfachten Weg.
- Bundesstaatliche oder kommunale Registrierung
- Sofern erforderlich, benötigen Sie eine inscrição estadual für Waren oder eine inscrição municipal für Dienstleistungen.
- Vorgeschriebene Authentifizierung verwenden
- Für die NF-e ist grundsätzlich ein kompatibles digitales Zertifikat erforderlich. Die Authentifizierung für NFS-e über das Web oder die API richtet sich nach dem zuständigen Aussteller und der verwendeten Zugriffsmethode.
- Über einen amtlichen Kanal ausstellen
- Verwenden Sie das zuständige bundesstaatliche, kommunale oder nationale Portal oder eine kompatible Software, die mit der Behörde verbunden ist.
- Autorisierung und Zugangsschlüssel
- Die Steuerbehörde validiert die Datei und übermittelt die chave de acesso sowie das Protokoll, durch die das Dokument gültig wird.
- DANFE / Ausdruck übergeben
- Übergeben Sie dem Kunden den für Menschen lesbaren Ausdruck. Die autorisierte XML-Datei bleibt das rechtsgültige Dokument.
Fragen zur Rechnungsstellung in Brasilien
Kann ich einem brasilianischen Kunden einfach eine PDF-Rechnung senden?
Sie können ein PDF als Abrechnungsübersicht, Angebot oder Pro-forma-Rechnung senden. Es ersetzt jedoch kein amtliches Steuerdokument, wenn ein solches vorgeschrieben ist. Die NF-e verwendet signierte XML-Daten und eine elektronische Autorisierung. Die NFS-e muss über das jeweils zuständige kommunale oder nationale System ausgestellt werden. Ein einfaches, außerhalb dieser Systeme erstelltes PDF ist nicht das vorgeschriebene Steuerdokument.
Worin besteht der Unterschied zwischen NF-e und NFS-e?
Die NF-e ist die elektronische Rechnung für Waren. Sie wird von der bundesstaatlichen Steuerbehörde (SEFAZ) autorisiert und ist mit der bundesstaatlichen ICMS-Steuer verknüpft. Die NFS-e ist die elektronische Rechnung für Dienstleistungen. Sie wird über die Kommune oder die nationale NFS-e-Plattform ausgestellt und ist mit der kommunalen ISS-Steuer verknüpft. Welches Dokument Sie ausstellen, hängt davon ab, ob Sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen.
Benötige ich eine CNPJ, um eine Nota Fiscal auszustellen?
Ein Unternehmen, das NF-e ausstellt, benötigt grundsätzlich eine CNPJ, die einschlägige bundesstaatliche Registrierung und ein kompatibles digitales Zertifikat. Die Registrierung und Authentifizierung für NFS-e hängen vom Status des Dienstleisters und vom zuständigen kommunalen oder nationalen Aussteller ab. MEI ist ein vereinfachter Weg zur Unternehmensregistrierung. Prüfen Sie die Vorschriften für Ihre Tätigkeit, anstatt davon auszugehen, dass für jedes Dokument dieselben Registrierungen gelten.
Was ist SEFAZ?
SEFAZ (Secretaria da Fazenda) ist die Steuerbehörde auf Ebene der brasilianischen Bundesstaaten. Bei Waren wird die NF-e an die SEFAZ des zuständigen Bundesstaates übermittelt, die sie validiert und autorisiert, bevor das Dokument rechtsgültig wird. Dienstleistungen werden auf kommunaler Ebene und nicht über SEFAZ bearbeitet.
Was ist eine DANFE?
Die DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletronica) ist die vereinfachte gedruckte oder als PDF vorliegende Darstellung einer NF-e. Sie begleitet Waren während des Transports und wird dem Kunden übergeben, ist jedoch lediglich eine für Menschen lesbare Zusammenfassung. Das rechtsverbindliche Dokument ist die autorisierte XML-Datei mit ihrem Zugangsschlüssel, nicht die DANFE selbst.
Kann FreeBillGen eine Nota Fiscal für mich ausstellen?
Nein. FreeBillGen erstellt ein übersichtliches Abrechnungsdokument, Angebot oder eine Pro-forma-Rechnung, das beziehungsweise die Sie einem Kunden senden können. FreeBillGen stellt jedoch keine Verbindung zu SEFAZ oder den kommunalen Systemen her und kann daher keine amtliche NF-e oder NFS-e ausstellen oder autorisieren. Die Ausstellung einer brasilianischen Nota Fiscal muss über die zugelassenen staatlichen Kanäle oder eine zertifizierte Emissor-Software erfolgen.