Hvad er en faktura, og hvad er en kvittering?
En faktura identificerer en levering, parterne, beløbene og afgiftsbehandlingen og angiver ofte en betalingsfrist. Den kan udstedes før betalingen, ved betalingen eller efter en forudbetaling, alt efter de kommercielle regler og skattereglerne. Den underliggende aftale og levering skaber parternes rettigheder. Fakturaen dokumenterer og anmoder om det krævede beløb.
En kvittering bekræfter, at penge er modtaget. Den bør identificere betalingen, datoen, beløbet og det, betalingen dækkede. En kvittering kan vedrøre et depositum eller en delbetaling og beviser derfor ikke altid, at hele transaktionen er afsluttet.
Ved et almindeligt kreditsalg kommer fakturaen typisk før betalingen, hvorefter der følger en kvittering eller en betalt-status. Ved et salg på salgsstedet kan én skattekvittering være det eneste dokument, kunden modtager.
Faktura vs. kvittering: sammenligning side om side
Den tydeligste forskel er formålet: En faktura registrerer og fakturerer leverancen, mens en kvittering registrerer betalingen. Tidspunkterne nedenfor er typiske, men ikke uden undtagelser.
| Forhold | Faktura | Kvittering |
|---|---|---|
| Formål | Registrerer en levering og anmoder normalt om betaling | Bekræfter en modtaget betaling |
| Typisk tidspunkt | På det relevante faktureringstidspunkt | Når betalingen modtages eller bekræftes |
| Beløb | Det fakturerede eller fortsat skyldige beløb | Det faktisk modtagne beløb |
| Betalingsstatus | Kan være ubetalt, delvist betalt eller betalt | Viser den betaling, som kvitteringen bekræfter |
| Juridisk rolle | Dokumenterer sælgerens krav og fungerer som skattebilag, hvor det er relevant | Dokumenterer betalingen, hvis oplysningerne er korrekte |
| Regnskab | Behandlingen afhænger af regnskabs- og skatteregler | Understøtter bogføringen af kontant- eller betalingsposten |
| Skattedokumentation | En gyldig skattefaktura kan danne grundlag for et fradrag | En kvalificeret skattekvittering kan gøre det i visse systemer |
- Retning
- En faktura beder om penge, sælgeren har til gode. En kvittering bekræfter penge, sælgeren har fået betalt.
- Typisk timing
- En faktura ved kreditsalg kommer normalt før betalingen. Kvitteringen følger den betaling, som den bekræfter.
- Vist beløb
- En faktura viser det skyldige beløb. En kvittering viser det faktisk betalte beløb, som kan være et depositum eller en delbetaling.
- Juridisk rolle
- Fakturaen beviser det krævede beløb; kvitteringen beviser en betaling. Den underliggende aftale har stadig betydning.
- Bogføring
- Indregningen afhænger af regnskabsprincippet og skattereglerne. Dokumentets betegnelse afgør ikke i sig selv bogføringsdatoen.
Hvornår bør du udstede en faktura?
Udsted en faktura, når kontrakten, kundens proces eller den gældende skatteregel kræver det. Kreditsalg, milepæle og forskudsbetalinger faktureres ofte, men fristen for en skattefaktura kan være knyttet til leveringen, betalingen eller et andet skattemæssigt tidspunkt.
En gyldig skattefaktura er vigtig dokumentation for fradrag af indgående afgift i mange moms- og GST-systemer, hvis køberen er berettiget. Systemer med detailomsætningsafgift fungerer anderledes, og skattepligtig indkomst indregnes ikke altid på fakturadatoen. En gratis fakturagenerator kan udarbejde den valgte dokumenttype og beregne totalerne, men den afgør ikke det lovpligtige tidspunkt.
Hvornår bør du udstede en kvittering?
Giv en kvittering, når loven, kundens anmodning eller din egen dokumentationsproces kræver det. Ved et faktureret salg kan en særskilt kvittering eller en betalt faktura bekræfte en gennemført betaling. Markér ikke hele fakturaen som betalt, blot fordi en overførsel er sat i gang, eller fordi der er modtaget et depositum.
En kvittering bør tydeligt vise, hvem der modtog beløbet, hvilket beløb der blev modtaget, på hvilken dato, med hvilken metode, og hvilket salg eller hvilken faktura betalingen vedrørte. Ved ratebetalinger skal du angive det modtagne beløb og restsaldoen. Kravene til dokumentation for refusion, garanti, udgiftsgodtgørelse eller skattefradrag varierer, så en almindelig betalingskvittering er ikke nødvendigvis tilstrækkelig.
Hvad skal hvert dokument indeholde?
En faktura fokuserer på det, der faktureres, mens en kvittering fokuserer på det, der er betalt. De præcise juridiske og skattemæssige felter varierer. En praktisk faktura identificerer parterne, fakturareferencen, udstedelses- og leveringsdatoerne, linjerne, valutaen, afgiftsbehandlingen, totalen og betingelserne. En praktisk kvittering identificerer udstederen, betalingsdatoen, det modtagne beløb, valutaen, betalingsmetoden eller en sikker reference, det som betalingen dækkede, og en eventuel restsaldo.
Brug den nummerering, de køberoplysninger, den afgiftsopdeling og den foreskrevne tekst, der kræves for det konkrete dokument. Knyt kvitteringen til fakturaen, hvis der findes en, men opfind ikke en fakturareference til en transaktion på salgsstedet, som ikke havde en.
- Faktura - hvad faktureres
- Identifikator, datoer, parter, specificerede beløb, afgiftsbehandling, samlet skyldig saldo, betingelser og betalingsoplysninger efter behov.
- Kvittering - hvad der blev betalt
- Betalingsdato, modtaget beløb, valuta, metode eller sikker reference, hvad det dækkede og eventuel saldo.
- Fælles detaljer
- Begge bør tydeligt identificere sælgeren og transaktionen. Kravene til køberoplysninger afhænger af sammenhængen og reglerne.
- Forbindelsen mellem dem
- Når der findes en faktura, skal du angive dens identifikator på kvitteringen, så levering og betaling kan matches.
Hvordan fungerer en faktura og en kvittering sammen?
Ved et kreditsalg registrerer fakturaen det fakturerede beløb, betalingerne reducerer restsaldoen, og en kvittering eller betalt-status bekræfter hvert modtaget beløb. Knyt betalingsposten til fakturanummeret, og angiv ikke fuld betaling, før saldoen og eventuelle godkendte reguleringer er afstemt.
Den regnskabsmæssige indregning kan følge periodiseringsprincippet, kontantprincippet eller særlige skatteregler. Fakturadatoen og betalingsdatoen har derfor ikke samme virkning for alle virksomheder. Gem den udstedte faktura, rettelserne og betalingsdokumentationen som særskilte, sammenknyttede poster.
Spørgsmål om faktura og kvittering
Er en faktura det samme som en kvittering?
Nej. En faktura registrerer, hvad der faktureres og kræver ofte betaling. En kvittering kvitterer for et modtaget beløb. En faktura kan udstedes før, under eller efter levering, mens en kvittering følger den særlige betaling, den registrerer. Et dokument kan kombinere begge funktioner, hvor de gældende regler tillader det.
Hvad kommer først, fakturaen eller kvitteringen?
Ved et almindeligt kreditsalg kommer fakturaen som regel først, og kvitteringen følger efter betalingen. Forskudsbetalinger, transaktioner på salgsstedet og regler om det skattemæssige tidspunkt kan ændre rækkefølgen eller samle funktionerne i ét betalt dokument.
Kan en kvittering bruges som en faktura?
En betalingskvittering fakturerer ikke et ubetalt beløb. En kombineret skattekvittering eller betalt faktura kan registrere både salget og betalingen, hvis den indeholder de nødvendige oplysninger. Hvis en saldo forbliver forfalden, skal du bruge den faktura eller andet faktureringsdokument, der kræves for den pågældende transaktion.
Skal jeg udstede både en faktura og en kvittering?
Ikke altid. Et kreditsalg kan bruge en faktura plus betalingsbevis eller en kvittering, mens et detailsalg kan bruge én kvalificerende kvittering. Følg kunde-, skatte- og forbrugerreglerne, der gælder, og behold tilstrækkelig dokumentation til at forbinde levering og betaling.
Kan jeg tilbagesøge moms eller skat med en kvittering?
Fradrag for indgående afgift kræver normalt gyldig dokumentation og et berettiget køb. En fuld skattefaktura kan være påkrævet, mens nogle systemer accepterer en forenklet skattefaktura eller en kvalificeret kvittering ved bestemte transaktioner. En almindelig betalingskvittering er ikke automatisk tilstrækkelig.
Hvad er en betalt faktura kontra en kvittering?
En betalt faktura er den oprindelige faktura med en registreret betalt-status. En kvittering er en særskilt bekræftelse af betalingen. Begge kan dokumentere betalingsforløbet, hvis oplysningerne er korrekte, men ingen af dem tilsidesætter bankdokumentation, faktiske delbetalinger eller et lokalt krav om kvittering.