Hvad er en handelsfaktura?
En handelsfaktura er sælgerens registrering af et grænseoverskridende varesalg. Toldmyndigheder bruger den sammen med toldangivelsen og andre forsendelsesbilag til at identificere parterne, beskrive og klassificere varerne, fastsætte toldværdien og beregne told og importafgifter.
Transportøren eller toldspeditøren kan bede om papirkopier, en elektronisk kopi eller fakturaoplysninger i sit indberetningssystem. En handelsfaktura kræves ofte, når varer sælges internationalt, men en myndighed kan acceptere eller kræve et andet dokument ved bevægelser uden salg, forsendelser af lav værdi eller en bestemt procedure. Rene ydelser og digitale leverancer bruger ikke en toldfaktura til varer, men kan have separate afgifts- og indberetningsregler. Spørg importøren, transportøren eller speditøren, hvilke dokumenter destinationen kræver før afsendelse.
Hvordan adskiller en handelsfaktura sig fra en almindelig faktura eller proformafaktura?
De tre dokumenter kan ligne hinanden, men deres formål og indhold er forskelligt.
En almindelig salgsfaktura registrerer og fakturerer et salg. Ved en indenlandsk transaktion indeholder den normalt ingen toldoplysninger. En proformafaktura er sædvanligvis et tilbud i fakturaform, som udarbejdes, før salget er endeligt. Den kan hjælpe køberen med en importlicens, en remburs eller finansiering, og nogle toldprocedurer accepterer den, når der ikke findes en endelig salgsfaktura. En handelsfaktura registrerer det faktiske eksportsalg og indeholder de oplysninger, som forsendelsen kræver. Som tommelfingerregel kan du afgive tilbud med en proforma og bruge handelsfakturaen til et gennemført eksportsalg, mens du følger destinationsmyndighedens procedure for varer uden salg.
| Egenskab | Indenlandsk salgsfaktura | Proformafaktura | Handelsfaktura |
|---|---|---|---|
| Hovedformål | Registrere og anmode om betaling for et indenlandsk salg | Beskrive en foreslået transaktion | Registrere et eksportsalg og understøtte fortoldning |
| Tidspunkt | På faktureringstidspunktet for salget | Før salget er endeligt | Når eksportsalget faktureres |
| Toldoplysninger | Normalt ingen | Kan medtages | Indeholder de oplysninger, som forsendelsen kræver |
| Anvendelse ved told | Udarbejdes normalt ikke til tolden | Accepteres i visse procedurer | Bruges ofte til solgte varer |
| Betalingsrolle | Registrerer det skyldige beløb | Er normalt ikke den endelige betalingsfaktura | Registrerer det faktiske eksportsalg |
Toldoplysninger på en handelsfaktura
Ud over de almindelige fakturaoplysninger skal tolden have tilstrækkelige oplysninger til at klassificere og værdiansætte varerne. Der findes ikke én global formular. Destinationsmyndigheden, transportøren, varetypen og de aftalte handelsvilkår afgør den præcise liste, men følgende oplysninger efterspørges ofte:
- Eksportør eller afsender
- Fuldt juridisk navn, adresse og kontaktoplysninger for sælgeren, der sender varerne, samt relevante skatte-, EORI- eller eksportørnumre.
- Importør eller modtager
- Fuldt navn og adresse for køberen eller den part, der modtager varerne, samt skatte- eller importnummer, hvor det kræves.
- Fuld varebeskrivelse
- En beskrivelse i almindeligt sprog af hver vare: hvad den er, hvad den består af, og hvad den bruges til. Vage betegnelser som "prøver" eller "dele" kan give forsinkelser.
- HS- eller varekode
- Den tarifklassifikation, der efterspørges for hvert produkt. Det internationale HS begynder med seks cifre, mens nationale tariffer tilføjer flere cifre.
- Oprindelsesland
- Oprindelsen efter den gældende regel om fuldt fremstillede varer eller væsentlig forarbejdning, ikke blot afsendelseslandet.
- Antal og enhed
- Antal enheder og måleenhed, for eksempel styk, kilogram eller liter, for hver linje.
- Enhedsværdi og samlet værdi
- Pris pr. enhed og linjens samlede værdi. Fakturaen understøtter toldværdiansættelsen, men toldreglerne afgør, hvilke tillæg, fradrag eller alternative metoder der gælder.
- Valuta
- Den valuta, som værdierne er angivet i, så tolden kan omregne og beregne afgifter korrekt.
- Leveringsvilkår
- Den aftalte Incoterms 2020-regel og navngivne placering, hvis en sådan regel bruges. Den fordeler bestemte omkostninger, leveringspligter og risici, men erstatter ikke salgskontrakten.
- Årsag til eksport
- Hvorfor varerne sendes, for eksempel salg, gave, prøve, reparation eller returnering. Det påvirker, hvordan tolden behandler værdi og afgift.
- Vægt
- Forsendelsens netto- og bruttovægt, som transportører og toldmyndigheder bruger til håndtering og kontrol.
Sådan begrænser du toldforsinkelser
Manglende eller modstridende oplysninger kan forsinke eller standse en forsendelse. Beskriv varerne præcist: “T-shirts til mænd i bomuld” er mere nyttigt end “tøj”. Kontrollér tarifklassifikationen i destinationens tarif, fordi lande udvider den sekscifrede HS-kode, og en forkert kode kan ændre toldsatsen eller udløse spørgsmål. Angiv værdien efter den metode, som forsendelsen kræver. Gratis prøver, erstatningsvarer og gaver kan stadig kræve en dokumenterbar toldværdi, selv om der ikke skal betales, så opfind ikke en symbolsk værdi.
Sørg for, at fakturaen stemmer med pakkelisten, transportdokumentet og toldangivelsen. Angiv hele Incoterms-reglen og det navngivne sted, når kontrakten bruger en sådan regel. Ved DDP påtager sælgeren sig for eksempel ansvaret for importfortoldning og afgifter, selv om lokal lovgivning kan gøre det upraktisk eller umuligt for en udenlandsk sælger. Tilføj kun registreringsnumre og erklæringer, hvor de kræves, og kontrollér, om en underskrift, licens eller landespecifik formular er nødvendig. FreeBillGen kan udarbejde en almindelig specificeret fakturakladde, men har ingen særlig arbejdsgang til HS-koder, oprindelse, Incoterms, EORI eller toldbehandling. Udfyld og kontrollér disse oplysninger før afsendelse.
Spørgsmål om handelsfakturaer
Hvad bruges en handelsfaktura til?
En handelsfaktura registrerer et eksportsalg og er et af de vigtigste dokumenter, som toldmyndigheder bruger til at frigive solgte varer. Den identificerer parterne, beskriver og værdiansætter varerne og understøtter klassifikation og beregning af told og importafgifter. Andre forsendelses- og toldbilag kan også kræves.
Hvad er forskellen på en handelsfaktura og en proformafaktura?
En proformafaktura er normalt et tilbud i fakturaform, der udarbejdes, før et salg er endeligt. En handelsfaktura registrerer det faktiske eksportsalg og bruges ofte ved fortoldning. En proforma kan stadig bruges til importforberedelse eller accepteres i visse procedurer uden salg, så følg destinationens regler.
Skal en handelsfaktura have en HS-kode?
Medtag tarifkoden, når destinationen, transportøren eller indberetningsproceduren kræver det. De første seks cifre kommer fra det internationale harmoniserede system, mens nationale tariffer kan tilføje cifre. Bekræft klassifikationen i destinationen i stedet for at gå ud fra, at ét lands fulde kode virker overalt.
Hvad er Incoterms, og hvorfor står de på fakturaen?
Incoterms er ICC-handelsregler som EXW, FOB, DAP og DDP. De fordeler leveringsopgaver, bestemte omkostninger og risici, mens de enkelte regler behandler forsikring og importfortoldning forskelligt. Angiv den valgte regel, version og navngivne placering, når kontrakten bruger den. Reglen erstatter ikke salgskontrakten.
Skal en handelsfaktura have moms eller salgsafgift?
Det afhænger af sælgerens afgiftssystem, destinationen, dokumentationen for eksport og transaktionen. En eksport kan opfylde kravene til nulsats, mens importmoms og told kan opstå i destinationen, men ingen af behandlingerne gælder universelt. Bekræft både eksportreglerne og destinationens importregler.
Kan jeg bruge en skabelon til en handelsfaktura?
En skabelon er et nyttigt udgangspunkt, men ingen enkelt formular garanterer godkendelse i hele verden. Tilføj de felter, som destination, transportør, varer og toldprocedure kræver, og kontrollér, om en bestemt formular, et sprog, en erklæring, en licens eller et antal kopier gælder.