Hvad en handelsfaktura er
En handelsfaktura er det primære dokument, told bruger til at fortolde varer over en international grænse. I modsætning til en indenlandsk salgsfaktura, hvis hovedopgave er at anmode om betaling, har en handelsfaktura et andet publikum: toldmyndighederne i både eksport- og importlandet. De bruger den til at klassificere varerne, bekræfte deres værdi, verificere de involverede parter og beregne den importafgift og de skatter, der skal betales.
Den ledsager den fysiske forsendelse - typisk fastgjort på ydersiden af pakken eller indgivet elektronisk til fragtfirmaet og toldspeditøren. Næsten enhver grænseoverskridende forsendelse af varer har brug for en. Forsendelser af rene tjenester eller digitale produkter har normalt ikke, fordi intet fysisk krydser en toldgrænse. Hvis du sælger fysiske produkter til udlandet, er handelsfakturaen det dokument, der lader din forsendelse lovligt komme ind i destinationslandet.
Handels- kontra standard- kontra proformafaktura
De tre dokumenter ligner hinanden, men tjener forskellige formål, og at forveksle dem er en almindelig årsag til toldproblemer.
En standard- (salgs)faktura er et indenlandsk betalingskrav efter et salg; den bærer afgiftsfelter som moms, men ingen tolddata. En proformafaktura er et foreløbigt tilbud eller overslag udstedt inden salget er endeligt - den er ikke et betalingskrav og accepteres normalt ikke af told som grundlag for at fortolde en endelig forsendelse. En handelsfaktura er den endelige, bindende registrering af det faktiske salg af varer, der eksporteres, og den bærer de toldspecifikke felter nedenfor. Som tommelfingerregel: giv tilbud med en proforma, send og fortold med en handelsfaktura.
De toldfelter, en handelsfaktura har brug for
Ud over de sædvanlige fakturagrundlag (et fakturanummer, dato og totaler) har told brug for tilstrækkelige detaljer til at klassificere, værdiansætte og dirigere varerne. Der findes ingen enkelt global formular, men destinationslandet og fragtfirmaet forventer følgende oplysninger på hver handelsfaktura:
- Eksportør/afsender
- Det fulde juridiske navn, adresse og kontaktoplysninger på sælgeren, der sender varerne, plus ethvert skatte- eller EORI-/eksportørregistreringsnummer.
- Importør/modtager
- Det fulde navn og adresse på køberen eller den part, der modtager varerne, og deres skatte- eller importregistreringsnummer, hvor det kræves.
- Fuld varebeskrivelse
- En beskrivelse i klart sprog af hver vare - hvad det er, hvad det er lavet af, og hvad det bruges til. Vage betegnelser som "prøver" eller "dele" forårsager forsinkelser.
- HS-/varekode
- Toldtarifkoden i det harmoniserede system for hvert produkt. Told bruger den til at fastsætte afgiftssatsen, så en nøjagtig kode er afgørende.
- Oprindelsesland
- Hvor hver vare blev fremstillet eller produceret - ikke hvor den sendes fra. Dette styrer afgiftssatser og berettigelse til handelsaftaler.
- Mængde og enhed
- Antallet af enheder og måleenheden (stk., kilogram, liter) for hver linjepost.
- Enhedsværdi og samlet værdi
- Prisen pr. enhed og den udvidede linjetotal. Told værdiansætter afgifter mod den angivne transaktionsværdi.
- Valuta
- Den valuta, værdierne er angivet i, så told kan omregne og vurdere afgifter korrekt.
- Incoterms
- Den aftalte Incoterms 2020-regel (f.eks. EXW, FOB, DAP, DDP), der definerer, hvem der betaler fragt, forsikring og afgifter, og på hvilket tidspunkt risikoen overgår.
- Årsag til eksport
- Hvorfor varerne sendes - salg, gave, prøve, reparation eller returnering. Dette påvirker, hvordan told behandler værdien og afgiften.
- Vægt
- Forsendelsens netto- og bruttovægt, som fragtfirmaer og told bruger til håndtering og verifikation.
Sådan undgår du toldforsinkelser
De fleste forsinkelser i fortoldningen kommer fra manglende eller uoverensstemmende oplysninger, ikke fra varerne selv. Beskriv varer specifikt - "herre-T-shirts i bomuld" slår "tøj", og "køkkenknive i rustfrit stål" slår "køkkenudstyr". Få HS-koden rigtig: en forkert kode kan betyde den forkerte afgiftssats, en tilbageholdt forsendelse eller en bøde. Angiv den sande transaktionsværdi, selv for gratis prøver eller erstatninger, fordi at angive en for lav værdi er en alvorlig overtrædelse; mærk genuint gratis varer med en nominel værdi og noten „værdi udelukkende til toldformål“.
Sørg for, at handelsfakturaen stemmer overens med de øvrige forsendelsesdokumenter - pakkelisten, luftfragtbrevet eller konnossementet og enhver eksportangivelse - fordi told sammenligner dem. Medtag de korrekte Incoterms, så det er klart, hvem der er ansvarlig for afgifter; at vælge DDP betyder for eksempel, at du (sælgeren) betaler importafgifter og -skatter. Endelig skal du oplyse parternes skatte- og registreringsnumre (såsom EORI i EU) og underskrive og datere fakturaen, da nogle toldordninger kræver en underskrevet angivelse.
Spørgsmål om handelsfaktura
Hvad bruges en handelsfaktura til?
En handelsfaktura er det dokument, toldmyndigheder bruger til at fortolde en international vareforsendelse. Den identificerer køber og sælger, beskriver varerne og angiver deres værdi, så told kan vurdere importafgifter og -skatter. Den fungerer også som registrering af det faktiske salg mellem eksportør og importør.
Hvad er forskellen mellem en handelsfaktura og en proformafaktura?
En proformafaktura er et foreløbigt tilbud udstedt, inden et salg er endeligt, og er ikke et betalingskrav. En handelsfaktura er den endelige, bindende registrering af det gennemførte salg af varer, og den er det dokument, told bruger til at fortolde forsendelsen og beregne afgifter. Du giver tilbud med en proforma og sender med en handelsfaktura.
Har jeg brug for en HS-kode på en handelsfaktura?
Ja, i næsten alle tilfælde. HS-koden (det harmoniserede system) klassificerer hvert produkt, så told kan anvende den korrekte tarif og afgiftssats. En nøjagtig kode fremskynder fortoldningen, mens en manglende eller forkert kode er en almindelig årsag til tilbageholdte forsendelser og forkerte afgifter.
Hvad er Incoterms, og hvorfor optræder de på fakturaen?
Incoterms er standardiserede handelsvilkår (såsom EXW, FOB, DAP og DDP), der definerer, hvem der er ansvarlig for fragt, forsikring, importafgifter og det punkt, hvor risikoen overgår fra sælger til køber. At angive det aftalte Incoterm på handelsfakturaen fortæller told og fragtfirmaet, hvem der bærer forsendelsens omkostninger og forpligtelser.
Skal en handelsfaktura have moms eller salgsafgift?
For de fleste grænseoverskridende eksporter af varer er leveringen nulsats-belagt eller uden for din indenlandske moms, så handelsfakturaen viser ingen momslinje. I stedet opkræves importmoms eller salgsafgift og afgifter i destinationslandet ved indførsel. Bekræft altid reglerne for dit land og destinationen, da de varierer.
Kan jeg bruge en handelsfakturaskabelon?
Ja. Der findes ingen enkelt obligatorisk global formular, så en skabelon, der indfanger eksportørens og importørens oplysninger, en fuld varebeskrivelse, HS-koder, oprindelsesland, mængder, enheds- og samlede værdier, valuta, Incoterms og årsagen til eksport, accepteres bredt. At bruge en skabelon hjælper med at sikre, at intet påkrævet toldfelt udelades.