O que é uma fatura comercial
Uma fatura comercial é o documento principal usado pela alfândega para desalfandegar bens através de uma fronteira internacional. Ao contrário de uma fatura de venda nacional, cuja principal função é pedir o pagamento, uma fatura comercial tem um segundo destinatário: as autoridades aduaneiras tanto do país de exportação como do de importação. Usam-na para classificar os bens, confirmar o seu valor, verificar as partes envolvidas, e calcular os direitos de importação e os impostos devidos.
Acompanha o envio físico - normalmente afixada no exterior da embalagem ou apresentada eletronicamente junto da transportadora e do despachante. Quase todos os envios transfronteiriços de bens precisam de uma. Os envios de serviços puros ou produtos digitais normalmente não, porque nada atravessa fisicamente uma fronteira aduaneira. Se vende produtos físicos para o estrangeiro, a fatura comercial é o documento que permite ao seu envio entrar legalmente no país de destino.
Fatura comercial vs. normal vs. proforma
Os três documentos parecem semelhantes mas servem propósitos diferentes, e confundi-los é uma causa comum de problemas alfandegários.
Uma fatura (de venda) normal é um pedido de pagamento nacional após uma venda; contém campos de imposto como o IVA, mas nenhuns dados alfandegários. Uma fatura proforma é um orçamento ou estimativa preliminar emitido antes de a venda estar fechada - não é um pedido de pagamento e normalmente não é aceite pela alfândega como base para desalfandegar um envio definitivo. Uma fatura comercial é o registo final e vinculativo da venda efetiva dos bens exportados, e contém os campos específicos da alfândega abaixo. Como regra prática: orçamente com uma proforma, expeça e desalfandegue com uma fatura comercial.
Os campos alfandegários de que uma fatura comercial precisa
Para além dos elementos habituais de uma fatura (um número de fatura, a data e os totais), a alfândega precisa de detalhe suficiente para classificar, valorar e encaminhar os bens. Não existe um único formulário global, mas o país de destino e a transportadora esperam os seguintes elementos em todas as faturas comerciais:
- Exportador / expedidor
- O nome legal completo, a morada e os contactos do vendedor que envia os bens, mais qualquer número fiscal ou de registo EORI/de exportador.
- Importador / destinatário
- O nome completo e a morada do comprador ou da parte que recebe os bens, e o seu número fiscal ou de importador, quando exigido.
- Descrição completa dos bens
- Uma descrição em linguagem simples de cada artigo - o que é, de que é feito, e para que serve. Termos vagos como "amostras" ou "peças" causam atrasos.
- Código SH / pautal
- O código pautal do Sistema Harmonizado para cada produto. A alfândega usa-o para definir a taxa do direito, por isso um código exato é essencial.
- País de origem
- Onde cada artigo foi fabricado ou produzido - não de onde está a ser expedido. Isto determina as taxas dos direitos e a elegibilidade para acordos comerciais.
- Quantidade e unidade
- O número de unidades e a unidade de medida (peças, quilogramas, litros) para cada linha.
- Valor unitário e valor total
- O preço por unidade e o total da linha. A alfândega calcula os direitos sobre o valor de transação declarado.
- Moeda
- A moeda em que os valores são indicados, para que a alfândega possa converter e calcular os direitos corretamente.
- Incoterms
- A regra Incoterms 2020 acordada (por exemplo, EXW, FOB, DAP, DDP) que define quem paga o frete, o seguro e os direitos, e em que ponto o risco se transfere.
- Motivo da exportação
- Porque é que os bens estão a ser enviados - venda, oferta, amostra, reparação ou devolução. Isto afeta a forma como a alfândega trata o valor e os direitos.
- Peso
- O peso líquido e bruto do envio, que as transportadoras e a alfândega usam para manuseamento e verificação.
Como evitar atrasos na alfândega
A maioria dos atrasos no desalfandegamento resulta de informação em falta ou inconsistente, e não dos próprios bens. Descreva os bens de forma específica - "t-shirts de algodão para homem" é melhor do que "vestuário", e "facas de cozinha em aço inoxidável" é melhor do que "utensílios de cozinha". Acerte no código SH: um código incorreto pode significar a taxa de direito errada, um envio retido ou uma penalização. Indique o valor de transação verdadeiro, mesmo para amostras gratuitas ou substituições, porque subdeclarar o valor é uma infração grave; marque os artigos genuinamente gratuitos com um valor nominal e a menção „valor apenas para fins aduaneiros“.
Certifique-se de que a fatura comercial corresponde aos restantes documentos de envio - a lista de embalagem, a guia aérea ou o conhecimento de embarque, e qualquer declaração de exportação - porque a alfândega compara-os. Inclua os Incoterms corretos para que fique claro quem é responsável pelos direitos; escolher DDP, por exemplo, significa que é você (o vendedor) a pagar os direitos e impostos de importação. Por fim, indique os números fiscais e de registo das partes (como o EORI na UE) e assine e date a fatura, uma vez que alguns regimes aduaneiros exigem uma declaração assinada.
Perguntas sobre a fatura comercial
Para que serve uma fatura comercial?
Uma fatura comercial é o documento que as autoridades aduaneiras usam para desalfandegar um envio internacional de bens. Identifica o comprador e o vendedor, descreve os bens, e indica o seu valor para que a alfândega possa calcular os direitos e impostos de importação. Serve também de registo da venda efetiva entre exportador e importador.
Qual é a diferença entre uma fatura comercial e uma fatura proforma?
Uma fatura proforma é um orçamento preliminar emitido antes de uma venda estar fechada e não é um pedido de pagamento. Uma fatura comercial é o registo final e vinculativo da venda concluída de bens, e é o documento que a alfândega usa para desalfandegar o envio e calcular os direitos. Orçamenta com uma proforma e expede com uma fatura comercial.
Preciso de um código SH numa fatura comercial?
Sim, em praticamente todos os casos. O código do Sistema Harmonizado (SH) classifica cada produto para que a alfândega possa aplicar a pauta e a taxa de direito corretas. Um código exato acelera o desalfandegamento, ao passo que um código em falta ou errado é uma causa comum de envios retidos e de direitos cobrados incorretamente.
O que são os Incoterms e porque constam da fatura?
Os Incoterms são termos comerciais normalizados (como EXW, FOB, DAP e DDP) que definem quem é responsável pelo frete, pelo seguro e pelos direitos de importação, e o ponto em que o risco passa do vendedor para o comprador. Indicar o Incoterm acordado na fatura comercial diz à alfândega e à transportadora quem suporta os custos e as obrigações do envio.
Uma fatura comercial precisa de IVA ou imposto sobre vendas?
Na maioria das exportações transfronteiriças de bens, o fornecimento está isento (taxa zero) ou fora do âmbito do seu IVA nacional, pelo que a fatura comercial não apresenta linha de IVA. Em vez disso, o IVA ou imposto sobre vendas de importação e os direitos são cobrados no país de destino, à entrada. Confirme sempre as regras do seu país e do destino, pois variam.
Posso usar um modelo de fatura comercial?
Sim. Não existe um único formulário global obrigatório, por isso um modelo que recolha os dados do exportador e do importador, uma descrição completa dos bens, os códigos SH, o país de origem, as quantidades, os valores unitários e totais, a moeda, os Incoterms e o motivo da exportação é amplamente aceite. Usar um modelo ajuda a garantir que nenhum campo alfandegário exigido fica de fora.