Che cos'è una fattura commerciale
Una fattura commerciale è il documento principale usato dalla dogana per sdoganare le merci attraverso un confine internazionale. A differenza di una fattura di vendita nazionale, il cui compito principale è richiedere il pagamento, una fattura commerciale ha un secondo destinatario: le autorità doganali sia del paese esportatore sia di quello importatore. Le usano per classificare le merci, confermarne il valore, verificare le parti coinvolte e calcolare i dazi e le imposte all'importazione dovuti.
Accompagna la spedizione fisica, di solito allegata all'esterno del pacco o trasmessa elettronicamente al vettore e allo spedizioniere doganale. Quasi ogni spedizione transfrontaliera di merci ne ha bisogno. Le spedizioni di soli servizi o prodotti digitali di solito no, perché nulla attraversa fisicamente un confine doganale. Se vendi prodotti fisici all'estero, la fattura commerciale è il documento che permette alla tua spedizione di entrare legalmente nel paese di destinazione.
Fattura commerciale, standard e proforma a confronto
I tre documenti sembrano simili ma servono a scopi diversi, e confonderli è una causa comune di problemi doganali.
Una fattura standard (di vendita) è una richiesta di pagamento nazionale dopo una vendita; riporta campi fiscali come l'IVA ma nessun dato doganale. Una fattura proforma è un preventivo o una stima preliminare emessa prima che la vendita sia definitiva: non è una richiesta di pagamento e di norma non è accettata dalla dogana come base per sdoganare una spedizione definitiva. Una fattura commerciale è il documento finale e vincolante della vendita effettiva delle merci esportate, e riporta i campi specifici per la dogana indicati sotto. Come regola pratica: preventiva con una proforma, spedisci e sdogana con una fattura commerciale.
I campi doganali di cui una fattura commerciale ha bisogno
Oltre alle informazioni di base di una fattura (un numero di fattura, la data e i totali), la dogana ha bisogno di dettagli sufficienti a classificare, valutare e instradare le merci. Non esiste un unico modulo globale, ma il paese di destinazione e il vettore si aspettano i seguenti dati su ogni fattura commerciale:
- Esportatore / mittente
- Il nome legale completo, l'indirizzo e i contatti del venditore che spedisce le merci, più qualsiasi numero di registrazione fiscale o EORI/di esportatore.
- Importatore / destinatario
- Il nome completo e l'indirizzo dell'acquirente o della parte che riceve le merci, e il suo numero di registrazione fiscale o all'importazione ove richiesto.
- Descrizione completa delle merci
- Una descrizione in linguaggio chiaro di ciascun articolo: che cos'è, di cosa è fatto e a cosa serve. Termini vaghi come "campioni" o "parti" causano ritardi.
- Codice HS / della merce
- Il codice tariffario del Sistema Armonizzato per ciascun prodotto. La dogana lo usa per stabilire l'aliquota del dazio, quindi un codice accurato è essenziale.
- Paese di origine
- Dove ciascun articolo è stato fabbricato o prodotto, non da dove viene spedito. Determina le aliquote dei dazi e l'idoneità agli accordi commerciali.
- Quantità e unità
- Il numero di unità e l'unità di misura (pezzi, chilogrammi, litri) per ciascuna voce.
- Valore unitario e valore totale
- Il prezzo per unità e il totale di riga. La dogana calcola i dazi sul valore della transazione dichiarato.
- Valuta
- La valuta in cui sono espressi i valori, così la dogana può convertire e calcolare correttamente i dazi.
- Incoterms
- La regola Incoterms 2020 concordata (es. EXW, FOB, DAP, DDP) che definisce chi paga trasporto, assicurazione e dazi e in quale punto si trasferisce il rischio.
- Motivo dell'esportazione
- Perché le merci vengono spedite: vendita, regalo, campione, riparazione o reso. Questo influisce su come la dogana tratta il valore e il dazio.
- Peso
- Il peso netto e lordo della spedizione, che vettori e dogana usano per la gestione e la verifica.
Come evitare ritardi doganali
La maggior parte dei ritardi nello sdoganamento deriva da informazioni mancanti o incoerenti, non dalle merci in sé. Descrivi le merci in modo specifico: "t-shirt da uomo in cotone" è meglio di "abbigliamento", e "coltelli da cucina in acciaio inox" è meglio di "articoli da cucina". Indica il codice HS corretto: un codice errato può significare l'aliquota del dazio sbagliata, una spedizione bloccata o una sanzione. Dichiara il valore reale della transazione, anche per campioni o sostituzioni gratuiti, perché sottodichiarare il valore è un reato grave; contrassegna gli articoli realmente gratuiti con un valore nominale e la dicitura «valore ai soli fini doganali».
Assicurati che la fattura commerciale corrisponda agli altri documenti di spedizione, ovvero la distinta di carico, la lettera di vettura aerea o la polizza di carico e qualsiasi dichiarazione di esportazione, perché la dogana li confronta. Includi gli Incoterms corretti così è chiaro chi è responsabile dei dazi; scegliere DDP, per esempio, significa che tu (il venditore) paghi dazi e imposte all'importazione. Infine, fornisci i numeri di registrazione fiscale e doganale delle parti (come l'EORI nell'UE) e firma e data la fattura, dato che alcuni regimi doganali richiedono una dichiarazione firmata.
Domande sulla fattura commerciale
A cosa serve una fattura commerciale?
Una fattura commerciale è il documento che le autorità doganali usano per sdoganare una spedizione internazionale di merci. Identifica l'acquirente e il venditore, descrive le merci e ne dichiara il valore così la dogana può calcolare i dazi e le imposte all'importazione. Funge anche da registro della vendita effettiva tra esportatore e importatore.
Qual è la differenza tra una fattura commerciale e una proforma?
Una fattura proforma è un preventivo preliminare emesso prima che una vendita sia definitiva e non è una richiesta di pagamento. Una fattura commerciale è il documento finale e vincolante della vendita di merci completata, ed è il documento che la dogana usa per sdoganare la spedizione e calcolare i dazi. Si preventiva con una proforma e si spedisce con una fattura commerciale.
Mi serve un codice HS su una fattura commerciale?
Sì, in quasi tutti i casi. Il codice del Sistema Armonizzato (HS) classifica ciascun prodotto così la dogana può applicare la tariffa e l'aliquota di dazio corrette. Un codice accurato velocizza lo sdoganamento, mentre un codice mancante o errato è una causa comune di spedizioni bloccate e dazi calcolati in modo scorretto.
Cosa sono gli Incoterms e perché compaiono sulla fattura?
Gli Incoterms sono termini commerciali standardizzati (come EXW, FOB, DAP e DDP) che definiscono chi è responsabile di trasporto, assicurazione e dazi all'importazione e il punto in cui il rischio passa dal venditore all'acquirente. Indicare l'Incoterm concordato sulla fattura commerciale dice alla dogana e al vettore chi sostiene i costi e gli obblighi della spedizione.
Una fattura commerciale ha bisogno di IVA o imposta sulle vendite?
Per la maggior parte delle esportazioni transfrontaliere di merci, la fornitura è ad aliquota zero o fuori dal campo di applicazione della tua IVA nazionale, quindi la fattura commerciale non mostra alcuna riga IVA. L'IVA o l'imposta sulle vendite all'importazione e i dazi vengono invece addebitati nel paese di destinazione all'ingresso. Verifica sempre le regole per il tuo paese e per la destinazione, perché variano.
Posso usare un modello di fattura commerciale?
Sì. Non esiste un unico modulo globale obbligatorio, quindi un modello che raccoglie i dati di esportatore e importatore, una descrizione completa delle merci, i codici HS, il paese di origine, le quantità, i valori unitari e totali, la valuta, gli Incoterms e il motivo dell'esportazione è ampiamente accettato. Usare un modello aiuta a non tralasciare alcun campo doganale richiesto.