Che cos'è una fattura commerciale
Una fattura commerciale documenta la vendita transfrontaliera di merci effettuata dal venditore. Le autorità doganali la usano insieme alla dichiarazione doganale e agli altri documenti di spedizione per identificare le parti, descrivere e classificare le merci, determinarne il valore in dogana e calcolare dazi e imposte all'importazione.
Il vettore o lo spedizioniere doganale può richiedere copie cartacee, una copia elettronica o i dati della fattura nel proprio sistema. La fattura commerciale è comunemente richiesta quando le merci vengono vendute all'estero, ma per movimenti senza vendita, spedizioni di modico valore o altre procedure specifiche un'autorità può accettare o imporre un documento sostitutivo. Servizi puri e forniture digitali non usano una fattura doganale per merci, anche se possono seguire regole fiscali e dichiarative distinte. Prima della partenza, chiedi all'importatore, al vettore o allo spedizioniere quali documenti richiede il paese di destinazione.
Come differisce una fattura commerciale da una fattura standard o proforma?
I tre documenti possono sembrare simili, ma hanno scopi e contenuti diversi.
Una fattura di vendita standard documenta e addebita una vendita; per un'operazione nazionale, di norma non contiene dati doganali. Una fattura proforma è solitamente un preventivo in forma di fattura, preparato prima che la vendita sia definitiva. Può aiutare l'acquirente a ottenere una licenza di importazione, aprire una lettera di credito o organizzare i fondi, e alcune procedure doganali la accettano in assenza di una fattura di vendita finale. Una fattura commerciale documenta la vendita effettiva all'esportazione e contiene i dati necessari alla spedizione. In pratica, si può fare un'offerta con una proforma e usare la fattura commerciale per una vendita all'esportazione conclusa, applicando però la procedura prevista dall'autorità di destinazione per le merci non vendute.
| Caratteristica | Fattura di vendita nazionale | Fattura proforma | Fattura commerciale |
|---|---|---|---|
| Scopo principale | Documentare e richiedere il pagamento di una vendita nazionale | Descrivere una transazione proposta | Documentare una vendita all'esportazione e supportare lo sdoganamento |
| Tempistica | Nel momento di fatturazione della vendita | Prima che la vendita sia definitiva | Quando viene fatturata la vendita all'esportazione |
| Dati doganali | Di norma assenti | Possono essere presenti | Contiene quelli richiesti per la spedizione |
| Uso doganale | Di norma non viene preparata per la dogana | Accettata in alcune procedure | Comunemente usata per merci vendute |
| Ruolo nel pagamento | Documenta l'importo dovuto | Di norma non è la fattura di pagamento finale | Documenta la vendita effettiva all'esportazione |
I dati doganali necessari in una fattura commerciale
Oltre ai dati ordinari di una fattura, la dogana deve poter classificare e valutare le merci. Non esiste un unico modulo mondiale. L'elenco esatto dipende dall'autorità di destinazione, dal vettore, dal prodotto e dai termini commerciali concordati, ma i dati seguenti sono richiesti di frequente:
- Esportatore o mittente
- Nome legale completo, indirizzo e contatti del venditore che spedisce le merci, più gli eventuali numeri fiscali, EORI o di registrazione come esportatore.
- Importatore o destinatario
- Nome completo e indirizzo dell'acquirente o del soggetto che riceve le merci, più il numero fiscale o di registrazione all'importazione quando richiesto.
- Descrizione completa delle merci
- Una descrizione chiara di ogni articolo: che cos'è, di cosa è fatto e a cosa serve. Termini vaghi come "campioni" o "parti" possono causare ritardi.
- Codice HS o codice merceologico
- La classificazione tariffaria richiesta per ogni prodotto. Il sistema HS internazionale parte da sei cifre, mentre le tariffe nazionali ne aggiungono altre.
- Paese di origine
- L'origine determinata secondo la regola applicabile sui prodotti interamente ottenuti o sulla trasformazione sostanziale, non semplicemente il paese di spedizione.
- Quantità e unità
- Numero di unità e unità di misura, per esempio pezzi, chilogrammi o litri, per ogni riga.
- Valore unitario e totale
- Prezzo unitario e totale della riga. La fattura supporta la valutazione doganale, ma la legge doganale stabilisce aggiunte, detrazioni o metodi alternativi applicabili.
- Valuta
- La valuta in cui sono espressi i valori, così la dogana può convertirli e calcolare correttamente i dazi.
- Termini di consegna
- La regola Incoterms 2020 concordata e il luogo indicato, quando utilizzati. Ripartisce costi specifici, obblighi di consegna e rischio, ma non sostituisce il contratto di vendita.
- Motivo dell'esportazione
- Perché le merci vengono spedite: vendita, regalo, campione, riparazione o reso. Il motivo incide sul trattamento del valore e dei dazi.
- Peso
- Peso netto e lordo della spedizione, usati da vettori e dogana per movimentazione e controlli.
Come evitare ritardi doganali
Dati mancanti o incoerenti possono bloccare una spedizione. Descrivi le merci in modo specifico: “T-shirt da uomo in cotone” è più utile di “abbigliamento”. Verifica la classificazione nella tariffa del paese di destinazione, perché i paesi estendono il codice HS a sei cifre e un codice errato può modificare il dazio o causare una richiesta di chiarimenti. Dichiara il valore secondo il metodo previsto per quel movimento. Anche campioni gratuiti, sostituzioni e regali possono richiedere un valore doganale dimostrabile quando non è previsto un pagamento, quindi non inventare un valore simbolico.
Rendi la fattura coerente con distinta di imballaggio, documento di trasporto e dichiarazione doganale. Se il contratto usa un Incoterm, indica la regola completa e il luogo convenuto. Con DDP, per esempio, il venditore assume la responsabilità dello sdoganamento all'importazione e dei dazi, anche se la legge locale può rendere questo assetto difficile o impossibile per un venditore estero. Inserisci numeri di registrazione e dichiarazioni solo quando richiesti e verifica se servono una firma, una licenza o un modulo nazionale. FreeBillGen può preparare una bozza generale con righe dettagliate, ma non dispone di campi o procedure specifiche per codici HS, origine, Incoterms, EORI o sdoganamento. Completa e verifica questi dati prima di spedire.
Domande sulla fattura commerciale
A cosa serve una fattura commerciale?
Documenta una vendita all'esportazione ed è uno dei principali documenti usati dalla dogana per sdoganare merci vendute. Identifica le parti, descrive e valorizza le merci e supporta classificazione, dazi e imposte all'importazione. Possono servire anche altri documenti doganali e di spedizione.
Qual è la differenza tra una fattura commerciale e una proforma?
La proforma è di solito un preventivo in forma di fattura preparato prima che la vendita sia definitiva. La fattura commerciale documenta la vendita effettiva all'esportazione e viene comunemente usata per lo sdoganamento. Una proforma può comunque supportare pratiche di importazione o alcune procedure senza vendita, quindi applica le regole di destinazione.
Serve un codice HS sulla fattura commerciale?
Inserisci il codice tariffario quando lo richiede la destinazione, il vettore o la procedura di presentazione. Le prime sei cifre provengono dal Sistema armonizzato internazionale, mentre le tariffe nazionali possono aggiungerne altre. Verifica la classificazione di destinazione invece di presumere che il codice completo di un paese valga ovunque.
Cosa sono gli Incoterms e perché compaiono sulla fattura?
Gli Incoterms sono regole commerciali ICC come EXW, FOB, DAP e DDP. Ripartiscono compiti di consegna, costi specifici e rischio, mentre singole regole trattano in modo diverso assicurazione e sdoganamento all'importazione. Se il contratto ne usa uno, indica regola, versione e luogo convenuto. Non sostituisce il contratto di vendita.
La fattura commerciale deve riportare IVA o imposta sulle vendite?
Dipende dal sistema fiscale del venditore, dalla destinazione, dalle prove di esportazione e dall'operazione. Un'esportazione può beneficiare dell'aliquota zero, mentre alla destinazione possono sorgere IVA all'importazione e dazi, ma nessuno di questi trattamenti è universale. Verifica sia le regole fiscali sull'esportazione sia quelle sull'importazione.
Posso usare un modello di fattura commerciale?
Un modello è un buon punto di partenza, ma nessun modulo garantisce l'accettazione in tutto il mondo. Aggiungi i campi richiesti da destinazione, vettore, merci e procedura doganale, e verifica se servono un modulo prescritto, una lingua, una dichiarazione, una licenza o un certo numero di copie.