Was eine Handelsrechnung ist
Eine Handelsrechnung ist der Nachweis des Verkäufers über einen grenzüberschreitenden Warenverkauf. Die Zollbehörden verwenden sie zusammen mit der Zollanmeldung und anderen Versandunterlagen, um die beteiligten Parteien festzustellen, die Waren zu beschreiben und einzureihen, den Zollwert zu ermitteln sowie Zölle und Einfuhrsteuern festzusetzen.
Der Frachtführer oder Zollagent kann Papierausfertigungen, eine elektronische Kopie oder Rechnungsdaten in seinem Anmeldesystem verlangen. Beim internationalen Verkauf von Waren ist üblicherweise eine Handelsrechnung erforderlich. Bei Warenbewegungen ohne Verkauf, Sendungen mit geringem Wert oder anderen besonderen Verfahren kann eine Behörde jedoch ein Ersatzdokument akzeptieren oder verlangen. Für reine Dienstleistungen und digitale Leistungen wird keine Warenrechnung für den Zoll verwendet, sie können jedoch eigenen Steuer- und Meldevorschriften unterliegen. Fragen Sie vor dem Versand beim Importeur, Frachtführer oder Zollagenten nach, welche Dokumente am Bestimmungsort erforderlich sind.
Wie unterscheidet sich eine Handelsrechnung von einer Standard- oder Proformarechnung?
Die drei Dokumente können ähnlich aussehen, unterscheiden sich jedoch in ihrem Zweck und Inhalt.
Eine Standard-Verkaufsrechnung dokumentiert einen Verkauf und stellt ihn in Rechnung; bei einem Inlandsgeschäft enthält sie normalerweise keine Zollangaben. Eine Proformarechnung ist in der Regel ein Angebot in Rechnungsform, das erstellt wird, bevor der Verkauf endgültig abgeschlossen ist. Sie kann dem Käufer dabei helfen, eine Einfuhrgenehmigung, ein Akkreditiv oder die Finanzierung zu beschaffen. Einige Zollverfahren akzeptieren sie, wenn keine endgültige Verkaufsrechnung vorliegt. Eine Handelsrechnung dokumentiert den tatsächlichen Exportverkauf und enthält die für die Sendung erforderlichen Angaben. Als praktische Faustregel gilt: Verwenden Sie für ein Angebot eine Proformarechnung und für einen abgeschlossenen Exportverkauf die Handelsrechnung. Befolgen Sie bei Waren ohne Verkauf das Verfahren der zuständigen Behörde am Bestimmungsort.
| Merkmal | Inländische Verkaufsrechnung | Proformarechnung | Handelsrechnung |
|---|---|---|---|
| Hauptzweck | Einen inländischen Verkauf dokumentieren und die Zahlung anfordern | Ein geplantes Geschäft darlegen | Einen Exportverkauf dokumentieren und die Zollabfertigung unterstützen |
| Zeitpunkt | Zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung für den Verkauf | Bevor der Verkauf endgültig abgeschlossen ist | Bei der Rechnungsstellung für den Exportverkauf |
| Zollangaben | Üblicherweise keine | Können enthalten sein | Enthält die für die Sendung erforderlichen Angaben |
| Verwendung durch den Zoll | Wird normalerweise nicht für den Zoll erstellt | Wird in einigen Verfahren akzeptiert | Wird üblicherweise für verkaufte Waren verwendet |
| Zahlungsfunktion | Dokumentiert den fälligen Betrag | Ist üblicherweise nicht die endgültige Zahlungsrechnung | Dokumentiert den tatsächlichen Exportverkauf |
Welche Zollangaben eine Handelsrechnung enthalten muss
Zusätzlich zu den üblichen Rechnungsangaben benötigt der Zoll genügend Einzelheiten, um die Waren einzureihen und ihren Wert zu ermitteln. Es gibt kein einheitliches, weltweit gültiges Formular. Die genaue Liste richtet sich nach der Behörde am Bestimmungsort, dem Frachtführer, der Ware und den vereinbarten Handelsklauseln. Die folgenden Angaben werden jedoch häufig verlangt:
- Exporteur / Versender
- Vollständiger rechtlicher Name, Anschrift und Kontaktdaten des Verkäufers, der die Waren versendet, sowie gegebenenfalls die Steuer-, EORI- oder Exporteurregistrierungsnummer.
- Importeur / Empfänger
- Vollständiger Name und Anschrift des Käufers oder der Partei, welche die Waren erhält, sowie deren Steuer- oder Einfuhrregistrierungsnummer, sofern erforderlich.
- Vollständige Warenbeschreibung
- Eine allgemein verständliche Beschreibung jedes Artikels - was er ist, woraus er besteht und wofür er verwendet wird. Unklare Begriffe wie "Muster" oder "Teile" führen zu Verzögerungen.
- HS-/Warencode
- Die für jedes Produkt verlangte zolltarifliche Einreihung. Das internationale HS beginnt mit sechs Ziffern, während nationale Zolltarife weitere Ziffern hinzufügen.
- Ursprungsland
- Der nach der anwendbaren Regel für vollständig gewonnene oder hergestellte Waren beziehungsweise nach der Regel der wesentlichen Be- oder Verarbeitung ermittelte Ursprung, nicht lediglich das Versandland.
- Menge und Einheit
- Die Stückzahl und die Maßeinheit (Stück, Kilogramm, Liter) für jede Rechnungsposition.
- Stückwert und Gesamtwert
- Der Preis je Einheit und der daraus berechnete Gesamtbetrag der Position. Die Rechnung dient als Grundlage für die Zollwertermittlung, doch das Zollrecht bestimmt, welche Hinzurechnungen, Abzüge oder alternativen Methoden anzuwenden sind.
- Währung
- Die Währung, in der die Werte angegeben sind, damit der Zoll sie korrekt umrechnen und die Abgaben festsetzen kann.
- Lieferbedingungen
- Sofern verwendet, die vereinbarte Incoterms 2020-Regel und der benannte Ort. Sie regelt bestimmte Kosten, Lieferpflichten und Risiken, ersetzt jedoch nicht den Kaufvertrag.
- Ausfuhrgrund
- Der Grund für den Versand der Waren - Verkauf, Geschenk, Muster, Reparatur oder Rücksendung. Dies beeinflusst, wie der Zoll den Wert und die Abgaben behandelt.
- Gewicht
- Das Netto- und Bruttogewicht der Sendung, das Frachtführer und Zoll für die Abwicklung und Prüfung verwenden.
So vermeiden Sie Verzögerungen beim Zoll
Fehlende oder widersprüchliche Angaben können dazu führen, dass eine Sendung zurückgehalten wird. Beschreiben Sie die Waren genau: “Herren-T-Shirts aus Baumwolle” ist aussagekräftiger als “Bekleidung”. Prüfen Sie die zolltarifliche Einreihung anhand des Zolltarifs am Bestimmungsort, da Länder das sechsstellige HS erweitern und ein falscher Code die Höhe der Abgaben verändern oder eine Rückfrage auslösen kann. Geben Sie den Wert nach der für diese Warenbewegung vorgeschriebenen Methode an. Auch kostenlose Muster, Ersatzlieferungen und Geschenke können einen belegbaren Zollwert benötigen, obwohl keine Zahlung fällig ist. Erfinden Sie daher keinen symbolischen Wert.
Stellen Sie sicher, dass die Rechnung mit der Packliste, dem Beförderungsdokument und der Zollanmeldung übereinstimmt. Geben Sie die vollständige Incoterms-Regel und den benannten Ort an, wenn im Vertrag eine solche Regel verwendet wird. Bei DDP übernimmt beispielsweise der Verkäufer die Verantwortung für die Einfuhrabfertigung und die Abgaben, wobei das lokale Recht dies für einen ausländischen Verkäufer unpraktikabel oder unmöglich machen kann. Fügen Sie Registrierungsnummern und Erklärungen nur hinzu, wenn sie vorgeschrieben sind, und prüfen Sie, ob eine Unterschrift, Genehmigung oder ein länderspezifisches Formular erforderlich ist. Mit FreeBillGen können Sie einen allgemeinen, nach Positionen aufgeschlüsselten Rechnungsentwurf erstellen. FreeBillGen bietet jedoch keinen speziellen Arbeitsablauf für HS-Codes, Ursprung, Incoterms, EORI oder die Zollabfertigung. Ergänzen und prüfen Sie diese Angaben vor dem Versand.
Fragen zur Handelsrechnung
Wofür wird eine Handelsrechnung verwendet?
Eine Handelsrechnung dokumentiert einen Exportverkauf und gehört zu den wichtigsten Dokumenten, die der Zoll zur Abfertigung verkaufter Waren verwendet. Sie bezeichnet die beteiligten Parteien, beschreibt und bewertet die Waren und unterstützt deren Einreihung sowie die Festsetzung von Zöllen und Einfuhrsteuern. Zusätzlich können weitere Versand- und Zollunterlagen erforderlich sein.
Was ist der Unterschied zwischen einer Handelsrechnung und einer Proformarechnung?
Eine Proformarechnung ist üblicherweise ein Angebot in Rechnungsform, das erstellt wird, bevor ein Verkauf endgültig abgeschlossen ist. Eine Handelsrechnung dokumentiert den tatsächlichen Exportverkauf und dient häufig der Zollabfertigung. Eine Proformarechnung kann dennoch für Einfuhrformalitäten verwendet oder bei bestimmten Verfahren ohne Verkauf akzeptiert werden. Beachten Sie daher die Vorschriften am Bestimmungsort.
Benötige ich einen HS-Code auf einer Handelsrechnung?
Geben Sie den Zolltarifcode an, wenn der Bestimmungsort, der Frachtführer oder das Anmeldeverfahren dies verlangt. Die ersten sechs Ziffern stammen aus dem internationalen Harmonisierten System, während nationale Zolltarife weitere Ziffern hinzufügen können. Prüfen Sie die Einreihung am Bestimmungsort, statt davon auszugehen, dass der vollständige Code eines Landes überall gültig ist.
Was sind Incoterms und warum stehen sie auf der Rechnung?
Incoterms sind Handelsregeln der ICC wie EXW, FOB, DAP und DDP. Sie verteilen Lieferaufgaben, bestimmte Kosten und Risiken, wobei einzelne Regeln Versicherung und Einfuhrabfertigung unterschiedlich behandeln. Geben Sie die gewählte Regel, die Version und den benannten Ort an, wenn der Vertrag eine solche Regel verwendet. Sie ersetzt den Kaufvertrag nicht.
Muss eine Handelsrechnung Umsatzsteuer oder Verkaufssteuer ausweisen?
Dies hängt vom Steuersystem des Verkäufers, vom Bestimmungsort, vom Ausfuhrnachweis und vom jeweiligen Geschäft ab. Eine Ausfuhr kann für einen Nullsteuersatz infrage kommen, während am Bestimmungsort Einfuhrumsatzsteuer und Zölle anfallen können. Keine dieser Behandlungen gilt jedoch ausnahmslos. Prüfen Sie sowohl die Steuervorschriften für die Ausfuhr als auch die Einfuhrvorschriften am Bestimmungsort.
Kann ich eine Vorlage für Handelsrechnungen verwenden?
Eine Vorlage ist ein sinnvoller Ausgangspunkt, es gibt jedoch kein einzelnes Formular, das weltweit eine Annahme garantiert. Ergänzen Sie die Felder, die aufgrund des Bestimmungsorts, des Frachtführers, der Waren und des Zollverfahrens erforderlich sind, und prüfen Sie, ob ein vorgeschriebenes Formular, eine bestimmte Sprache, eine Erklärung, eine Genehmigung oder eine bestimmte Anzahl von Ausfertigungen verlangt wird.