O que é uma fatura comercial
A fatura comercial é o registro do vendedor sobre uma venda internacional de mercadorias. As autoridades aduaneiras a usam, junto com a declaração aduaneira e outros documentos da remessa, para identificar as partes, descrever e classificar os produtos, determinar o valor aduaneiro e calcular direitos e impostos de importação.
A transportadora ou o despachante aduaneiro pode pedir cópias em papel, uma cópia eletrônica ou os dados da fatura dentro do sistema de declaração. A fatura comercial costuma ser exigida quando as mercadorias são vendidas internacionalmente, mas a autoridade pode aceitar ou exigir outro documento para movimentações sem venda, remessas de baixo valor ou procedimentos específicos. Serviços puros e fornecimentos digitais não usam uma fatura aduaneira de mercadorias, embora possam ter regras tributárias e declaratórias próprias. Antes do despacho, pergunte ao importador, à transportadora ou ao despachante quais documentos o destino exige.
Qual é a diferença entre fatura comercial, fatura comum e pro forma?
Os três documentos podem ser parecidos, mas suas finalidades e seus conteúdos são diferentes.
A fatura de venda comum registra e cobra uma venda; em uma operação nacional, normalmente não contém dados aduaneiros. A fatura pro forma costuma ser um orçamento no formato de fatura, preparado antes da conclusão da venda. Ela pode ajudar o comprador a obter licença de importação, carta de crédito ou recursos, e alguns procedimentos aduaneiros a aceitam quando não há uma fatura de venda final. A fatura comercial registra a venda de exportação efetiva e inclui os dados exigidos para a remessa. Uma regra prática é apresentar o orçamento em uma pro forma e usar a fatura comercial na venda de exportação concluída, seguindo o procedimento da autoridade de destino para mercadorias sem venda.
| Característica | Fatura de venda nacional | Fatura pro forma | Fatura comercial |
|---|---|---|---|
| Finalidade principal | Registrar e cobrar uma venda nacional | Apresentar uma transação proposta | Registrar uma venda de exportação e apoiar o desembaraço aduaneiro |
| Momento | No momento de faturamento da venda | Antes da conclusão da venda | Quando a venda de exportação é faturada |
| Dados aduaneiros | Normalmente nenhum | Pode incluí-los | Inclui os exigidos para a remessa |
| Uso aduaneiro | Normalmente não é preparada para a alfândega | Aceita em alguns procedimentos | Usada com frequência para mercadorias vendidas |
| Função no pagamento | Registra o valor devido | Normalmente não é a fatura final de pagamento | Registra a venda de exportação efetiva |
Quais campos aduaneiros uma fatura comercial precisa ter?
Além dos dados básicos da fatura, a alfândega precisa de informações suficientes para classificar e valorar as mercadorias. Não existe um formulário global único. A autoridade de destino, a transportadora, o tipo de mercadoria e as condições comerciais combinadas determinam a lista exata, mas os dados abaixo são solicitados com frequência:
- Exportador / remetente
- Nome legal completo, endereço e contato do vendedor que envia as mercadorias, além de qualquer número fiscal, EORI ou registro de exportador.
- Importador / consignatário
- Nome completo e endereço do comprador ou de quem recebe as mercadorias e, quando exigido, seu número fiscal ou registro de importador.
- Descrição completa das mercadorias
- Descreva cada item em linguagem simples: o que é, de que material é feito e para que serve. Termos vagos como "amostras" ou "peças" causam atrasos.
- Código HS / código da mercadoria
- Informe a classificação tarifária solicitada para cada produto. O HS internacional começa com seis dígitos, e as tabelas nacionais acrescentam outros.
- País de origem
- Informe a origem determinada pela regra aplicável de obtenção integral ou produção substancial, não apenas o país de embarque.
- Quantidade e unidade
- Informe a quantidade e a unidade de medida, como peças, quilogramas ou litros, em cada linha.
- Valor unitário e valor total
- Mostre o preço por unidade e o total da linha. A fatura ajuda na valoração, mas a legislação aduaneira determina os acréscimos, as deduções e qualquer método alternativo.
- Moeda
- Identifique a moeda dos valores para que a alfândega possa convertê-los e calcular os direitos corretamente.
- Condições de entrega
- Quando usado, informe a regra Incoterms 2020 combinada e o local designado. Ela distribui custos específicos, obrigações de entrega e risco, mas não substitui o contrato de venda.
- Motivo da exportação
- Explique por que as mercadorias estão sendo enviadas, como venda, presente, amostra, reparo ou devolução. Isso afeta o tratamento aduaneiro do valor e dos direitos.
- Peso
- Informe os pesos líquido e bruto da remessa, usados pela transportadora e pela alfândega no manuseio e na conferência.
Como evitar atrasos na alfândega
Informações ausentes ou inconsistentes podem reter uma remessa. Descreva as mercadorias com precisão: “camisetas masculinas de algodão” é mais útil do que “roupas”. Confirme a classificação tarifária na tabela do destino, pois os países ampliam o HS de seis dígitos, e um código errado pode mudar o direito aplicável ou provocar uma consulta. Declare o valor pelo método exigido para aquela movimentação. Amostras grátis, reposições e presentes ainda podem precisar de um valor aduaneiro justificável, mesmo sem pagamento, portanto não invente um valor simbólico.
Mantenha a fatura coerente com a lista de volumes, o documento de transporte e a declaração aduaneira. Quando o contrato usar Incoterms, informe a regra completa e o local designado. No DDP, por exemplo, o vendedor assume o desembaraço de importação e os direitos, embora a legislação local possa tornar isso inviável ou impossível para um vendedor estrangeiro. Acrescente números de registro e declarações somente quando exigidos e confira se é necessária assinatura, licença ou formulário específico do país. O FreeBillGen pode preparar um rascunho geral de fatura com itens detalhados, mas não tem um fluxo próprio para código HS, origem, Incoterms, EORI ou desembaraço aduaneiro. Complete e confira esses dados antes do envio.
Perguntas sobre fatura comercial
Para que serve uma fatura comercial?
A fatura comercial registra uma venda de exportação e é um dos principais documentos usados pela alfândega para liberar mercadorias vendidas. Ela identifica as partes, descreve e valora os produtos e ajuda na classificação e no cálculo de direitos e impostos de importação. Outros documentos de remessa e aduaneiros também podem ser exigidos.
Qual é a diferença entre fatura comercial e fatura pro forma?
A pro forma costuma ser um orçamento no formato de fatura, preparado antes da conclusão da venda. A fatura comercial registra a venda de exportação efetiva e normalmente apoia o desembaraço aduaneiro. A pro forma ainda pode ser usada em providências de importação ou aceita em alguns procedimentos sem venda, por isso siga as regras do destino.
Preciso incluir o código HS em uma fatura comercial?
Inclua o código tarifário quando o destino, a transportadora ou o procedimento de declaração exigir. Os primeiros seis dígitos vêm do Sistema Harmonizado internacional, e as tabelas nacionais podem acrescentar outros. Confirme a classificação do destino em vez de presumir que o código completo de um país funciona em todos.
O que são Incoterms e por que aparecem na fatura?
Incoterms são regras comerciais da ICC, como EXW, FOB, DAP e DDP. Elas distribuem tarefas de entrega, custos específicos e risco, e cada regra trata seguro e desembaraço de importação de forma diferente. Quando o contrato usar uma delas, informe a regra, a versão e o local designado. Ela não substitui o contrato de venda.
Uma fatura comercial precisa de IVA ou imposto sobre vendas?
Depende do sistema tributário do vendedor, do destino, da prova de exportação e da transação. Uma exportação pode ter alíquota zero, enquanto o IVA de importação e os direitos podem surgir no destino, mas nenhum desses tratamentos é universal. Confirme as regras tributárias da exportação e as regras de importação do destino.
Posso usar um modelo de fatura comercial?
O modelo é um bom ponto de partida, mas nenhum formulário único garante aceitação mundial. Acrescente os campos exigidos pelo destino, pela transportadora, pelas mercadorias e pelo procedimento aduaneiro. Confira também se há formulário, idioma, declaração, licença ou quantidade de cópias obrigatórios.