Czym jest faktura handlowa
Faktura handlowa jest dokumentem sprzedawcy potwierdzającym transgraniczną sprzedaż towarów. Organy celne wykorzystują ją wraz ze zgłoszeniem celnym i innymi dokumentami przesyłki do identyfikacji stron, opisu i klasyfikacji towarów, ustalenia wartości celnej oraz naliczenia ceł i podatków importowych.
Przewoźnik lub agent celny może wymagać kopii papierowych, kopii elektronicznej albo danych faktury w swoim systemie zgłoszeniowym. Faktura handlowa jest powszechnie wymagana przy międzynarodowej sprzedaży towarów, ale organ może zaakceptować lub wymagać dokumentu zastępczego przy przemieszczeniach niebędących sprzedażą, przesyłkach o niskiej wartości albo innej szczególnej procedurze. Czyste usługi i dostawy cyfrowe nie wymagają faktury celnej dotyczącej towarów, choć mogą podlegać odrębnym zasadom podatkowym i sprawozdawczym. Przed wysyłką należy zapytać importera, przewoźnika lub agenta, jakich dokumentów wymaga kraj przeznaczenia.
Faktura handlowa a standardowa a proforma
Te trzy dokumenty mogą wyglądać podobnie, ale różnią się celem i treścią.
Standardowa faktura sprzedaży dokumentuje sprzedaż i żąda za nią zapłaty. Przy transakcji krajowej zwykle nie zawiera danych celnych. Faktura pro forma ma zazwyczaj charakter oferty w formie faktury i jest przygotowywana przed ostatecznym zawarciem sprzedaży. Może pomóc nabywcy uzyskać licencję importową, akredytywę lub finansowanie, a niektóre procedury celne dopuszczają ją, gdy nie ma końcowej faktury sprzedaży. Faktura handlowa dokumentuje rzeczywistą sprzedaż eksportową i zawiera dane wymagane dla przesyłki. W praktyce ofertę można przedstawić w formie pro forma, a fakturę handlową stosować przy zakończonej sprzedaży eksportowej. Przy towarach niebędących przedmiotem sprzedaży należy postępować zgodnie z procedurą organu kraju przeznaczenia.
| Cecha | Krajowa faktura sprzedaży | Faktura pro forma | Faktura handlowa |
|---|---|---|---|
| Główny cel | Dokumentuje sprzedaż krajową i żąda zapłaty | Przedstawia proponowaną transakcję | Dokumentuje sprzedaż eksportową i wspiera odprawę celną |
| Moment wystawienia | W momencie fakturowania sprzedaży | Przed ostatecznym zawarciem sprzedaży | Przy fakturowaniu sprzedaży eksportowej |
| Dane celne | Zwykle brak | Może je zawierać | Zawiera dane wymagane dla przesyłki |
| Zastosowanie celne | Zwykle nie jest przygotowywana dla organów celnych | Akceptowana w niektórych procedurach | Powszechnie stosowana przy sprzedanych towarach |
| Rola płatnicza | Dokumentuje należną kwotę | Zwykle nie jest końcową fakturą do zapłaty | Dokumentuje rzeczywistą sprzedaż eksportową |
Pola celne, których potrzebuje faktura handlowa
Poza typowymi danymi faktury organy celne potrzebują informacji wystarczających do klasyfikacji i wyceny towarów. Nie istnieje jeden formularz światowy. Dokładny zakres określają organ kraju przeznaczenia, przewoźnik, rodzaj towaru i uzgodnione warunki handlowe, ale poniższe dane są często wymagane:
- Eksporter / nadawca
- Pełna nazwa prawna, adres i dane kontaktowe sprzedawcy wysyłającego towary oraz wszelki numer podatkowy lub rejestracyjny EORI/eksportera.
- Importer / odbiorca
- Pełna nazwa i adres kupującego lub strony otrzymującej towary oraz jej numer podatkowy lub rejestracyjny importu tam, gdzie jest wymagany.
- Pełny opis towarów
- Opis każdej pozycji prostym językiem - czym jest, z czego jest wykonana i do czego służy. Niejasne określenia, takie jak „próbki” czy „części”, powodują opóźnienia.
- Kod HS / towarowy
- Klasyfikacja taryfowa wymagana dla danego produktu. Międzynarodowy kod HS zaczyna się od sześciu cyfr, a krajowe taryfy dodają kolejne cyfry.
- Kraj pochodzenia
- Pochodzenie ustalone według właściwej zasady całkowitego uzyskania albo wystarczającego przetworzenia, a nie wyłącznie kraj wysyłki.
- Ilość i jednostka
- Liczba jednostek i jednostka miary (sztuki, kilogramy, litry) dla każdej pozycji.
- Wartość jednostkowa i wartość całkowita
- Cena jednostkowa i łączna wartość pozycji. Faktura wspiera ustalenie wartości celnej, ale prawo celne określa wymagane doliczenia, odliczenia lub metodę zastępczą.
- Waluta
- Waluta, w której podano wartości, aby organy celne mogły poprawnie je przeliczyć i naliczyć cła.
- Warunki dostawy
- Uzgodniona reguła Incoterms 2020 i wskazane miejsce, jeśli strony jej używają. Reguła rozdziela określone koszty, obowiązki dostawy i ryzyko, lecz nie zastępuje umowy sprzedaży.
- Powód wywozu
- Dlaczego towary są wysyłane - sprzedaż, prezent, próbka, naprawa lub zwrot. Wpływa to na sposób, w jaki organy celne traktują wartość i cło.
- Waga
- Waga netto i brutto przesyłki, której przewoźnicy i organy celne używają do obsługi i weryfikacji.
Jak uniknąć opóźnień celnych
Brakujące lub niespójne informacje mogą zatrzymać przesyłkę. Towary trzeba opisać szczegółowo: „męskie koszulki bawełniane” są bardziej użytecznym opisem niż „odzież”. Klasyfikację taryfową należy potwierdzić w wykazie kraju przeznaczenia, ponieważ państwa rozszerzają sześciocyfrowy kod HS, a błędny kod może zmienić cło lub wywołać pytanie urzędu. Wartość trzeba zadeklarować metodą wymaganą dla danego przemieszczenia. Bezpłatne próbki, zamienniki i prezenty mogą nadal wymagać uzasadnionej wartości celnej, nawet gdy nie ma płatności. Nie należy wpisywać wartości symbolicznej bez podstawy.
Faktura powinna być zgodna z listą pakową, dokumentem przewozowym i zgłoszeniem celnym. Jeżeli umowa używa Incoterms, trzeba podać pełną regułę i nazwane miejsce. Na przykład przy DDP sprzedawca odpowiada za odprawę importową i cła, choć prawo miejscowe może uczynić to niepraktycznym lub niemożliwym dla zagranicznego sprzedawcy. Numery rejestracyjne i oświadczenia należy dodawać tylko wtedy, gdy są wymagane. Trzeba też sprawdzić wymóg podpisu, zezwolenia lub formularza krajowego. FreeBillGen może przygotować ogólny projekt faktury z pozycjami, ale nie ma osobnego procesu dla kodu HS, pochodzenia, Incoterms, EORI ani odprawy celnej. Te dane trzeba uzupełnić i zweryfikować przed wysyłką.
Pytania o faktury handlowe
Do czego służy faktura handlowa?
Faktura handlowa dokumentuje sprzedaż eksportową i jest jednym z głównych dokumentów używanych przez organy celne przy odprawie sprzedanych towarów. Identyfikuje strony, opisuje i wycenia towary oraz wspiera ich klasyfikację i naliczenie ceł oraz podatków importowych. Mogą być wymagane również inne dokumenty przesyłki i odprawy.
Jaka jest różnica między fakturą handlową a fakturą proforma?
Faktura pro forma jest zwykle ofertą w formie faktury przygotowaną przed ostatecznym zawarciem sprzedaży. Faktura handlowa dokumentuje rzeczywistą sprzedaż eksportową i często wspiera odprawę celną. Pro forma może jednak służyć do formalności importowych albo zostać zaakceptowana w niektórych procedurach dotyczących przemieszczeń niebędących sprzedażą, dlatego należy stosować zasady kraju przeznaczenia.
Czy potrzebuję kodu HS na fakturze handlowej?
Kod taryfowy należy podać, jeśli wymaga go kraj przeznaczenia, przewoźnik albo procedura zgłoszeniowa. Pierwsze sześć cyfr pochodzi z międzynarodowego Systemu Zharmonizowanego, a taryfy krajowe mogą dodawać kolejne. Klasyfikację trzeba potwierdzić dla kraju przeznaczenia, zamiast zakładać, że pełny kod jednego kraju działa wszędzie.
Czym są Incoterms i dlaczego pojawiają się na fakturze?
Incoterms to reguły handlowe ICC, takie jak EXW, FOB, DAP i DDP. Rozdzielają zadania dostawy, określone koszty i ryzyko, a poszczególne reguły odmiennie regulują ubezpieczenie i odprawę importową. Jeżeli umowa używa Incoterms, trzeba podać wybraną regułę, wersję i wskazane miejsce. Reguła nie zastępuje umowy sprzedaży.
Czy faktura handlowa potrzebuje VAT lub podatku od sprzedaży?
Zależy to od systemu podatkowego sprzedawcy, kraju przeznaczenia, dowodów eksportu i rodzaju transakcji. Eksport może kwalifikować się do stawki zerowej, a VAT importowy i cło mogą powstać w kraju przeznaczenia, lecz żaden z tych sposobów rozliczenia nie jest uniwersalny. Trzeba sprawdzić zarówno zasady podatkowe eksportu, jak i zasady importu w kraju przeznaczenia.
Czy mogę użyć szablonu faktury handlowej?
Szablon jest przydatnym punktem wyjścia, ale żaden pojedynczy formularz nie gwarantuje akceptacji na całym świecie. Trzeba dodać pola wymagane przez kraj przeznaczenia, przewoźnika, rodzaj towaru i procedurę celną oraz sprawdzić, czy obowiązuje wskazany formularz, język, oświadczenie, zezwolenie albo liczba kopii.