Czym jest faktura handlowa
Faktura handlowa to podstawowy dokument używany przez organy celne do odprawy towarów przekraczających granicę międzynarodową. W odróżnieniu od krajowej faktury sprzedaży, której głównym zadaniem jest żądanie zapłaty, faktura handlowa ma drugiego odbiorcę: organy celne zarówno w kraju eksportu, jak i importu. Używają jej do klasyfikacji towarów, potwierdzenia ich wartości, weryfikacji zaangażowanych stron oraz obliczenia należnego cła i podatków importowych.
Towarzyszy fizycznej przesyłce - zwykle przymocowana na zewnątrz paczki albo złożona elektronicznie u przewoźnika i agenta celnego. Niemal każda transgraniczna przesyłka towarów jej potrzebuje. Przesyłki czystych usług lub produktów cyfrowych zwykle nie, ponieważ nic fizycznie nie przekracza granicy celnej. Jeśli sprzedajesz produkty fizyczne za granicę, faktura handlowa to dokument, który pozwala Twojej przesyłce legalnie wjechać do kraju przeznaczenia.
Faktura handlowa a standardowa a proforma
Te trzy dokumenty wyglądają podobnie, ale służą różnym celom, a ich mylenie jest częstą przyczyną problemów celnych.
Standardowa faktura (sprzedaży) to krajowe wezwanie do zapłaty po sprzedaży; zawiera pola podatkowe takie jak VAT, ale nie zawiera danych celnych. Faktura proforma to wstępna oferta lub kosztorys wystawiany przed sfinalizowaniem sprzedaży - nie jest wezwaniem do zapłaty i zwykle nie jest akceptowana przez organy celne jako podstawa odprawy ostatecznej przesyłki. Faktura handlowa to ostateczny, wiążący zapis rzeczywistej sprzedaży eksportowanych towarów i zawiera specyficzne pola celne wymienione poniżej. Reguła kciuka: wyceniaj proformą, wysyłaj i odprawiaj towar fakturą handlową.
Pola celne, których potrzebuje faktura handlowa
Poza zwykłymi podstawami faktury (numer faktury, data i sumy) organy celne potrzebują wystarczających szczegółów, by sklasyfikować, wycenić i skierować towary. Nie istnieje jeden globalny formularz, ale kraj przeznaczenia i przewoźnik oczekują na każdej fakturze handlowej następujących danych:
- Eksporter / nadawca
- Pełna nazwa prawna, adres i dane kontaktowe sprzedawcy wysyłającego towary oraz wszelki numer podatkowy lub rejestracyjny EORI/eksportera.
- Importer / odbiorca
- Pełna nazwa i adres kupującego lub strony otrzymującej towary oraz jej numer podatkowy lub rejestracyjny importu tam, gdzie jest wymagany.
- Pełny opis towarów
- Opis każdej pozycji prostym językiem - czym jest, z czego jest wykonana i do czego służy. Niejasne określenia, takie jak „próbki” czy „części”, powodują opóźnienia.
- Kod HS / towarowy
- Kod taryfowy Systemu Zharmonizowanego dla każdego produktu. Organy celne używają go do ustalenia stawki cła, więc dokładny kod jest niezbędny.
- Kraj pochodzenia
- Gdzie każda pozycja została wyprodukowana lub wytworzona - a nie skąd jest wysyłana. To decyduje o stawkach cła i kwalifikowalności do umów handlowych.
- Ilość i jednostka
- Liczba jednostek i jednostka miary (sztuki, kilogramy, litry) dla każdej pozycji.
- Wartość jednostkowa i wartość całkowita
- Cena za jednostkę i suma pozycji. Organy celne ustalają cła na podstawie zadeklarowanej wartości transakcyjnej.
- Waluta
- Waluta, w której podano wartości, aby organy celne mogły poprawnie je przeliczyć i naliczyć cła.
- Incoterms
- Uzgodniona reguła Incoterms 2020 (np. EXW, FOB, DAP, DDP), która określa, kto płaci za fracht, ubezpieczenie i cła oraz w którym momencie przechodzi ryzyko.
- Powód wywozu
- Dlaczego towary są wysyłane - sprzedaż, prezent, próbka, naprawa lub zwrot. Wpływa to na sposób, w jaki organy celne traktują wartość i cło.
- Waga
- Waga netto i brutto przesyłki, której przewoźnicy i organy celne używają do obsługi i weryfikacji.
Jak uniknąć opóźnień celnych
Większość opóźnień w odprawie wynika z brakujących lub niespójnych informacji, a nie z samych towarów. Opisuj towary konkretnie - „męskie bawełniane t-shirty” jest lepsze niż „odzież”, a „noże kuchenne ze stali nierdzewnej” lepsze niż „artykuły kuchenne”. Podaj poprawny kod HS: błędny kod może oznaczać niewłaściwą stawkę cła, zatrzymaną przesyłkę lub karę. Podaj prawdziwą wartość transakcyjną, nawet dla darmowych próbek czy wymian, ponieważ zaniżanie wartości jest poważnym wykroczeniem; oznacz faktycznie bezpłatne pozycje wartością symboliczną i adnotacją „wartość wyłącznie dla celów celnych”.
Upewnij się, że faktura handlowa zgadza się z pozostałymi dokumentami przewozowymi - listą zawartości, lotniczym listem przewozowym lub konosamentem oraz wszelką deklaracją wywozową - ponieważ organy celne je porównują. Uwzględnij właściwe Incoterms, aby było jasne, kto odpowiada za cła; wybór np. DDP oznacza, że to Ty (sprzedawca) płacisz cła i podatki importowe. Na koniec podaj numery podatkowe i rejestracyjne stron (takie jak EORI w UE) oraz podpisz i opatrz fakturę datą, ponieważ niektóre reżimy celne wymagają podpisanej deklaracji.
Pytania o faktury handlowe
Do czego służy faktura handlowa?
Faktura handlowa to dokument, którego organy celne używają do odprawy międzynarodowej przesyłki towarów. Identyfikuje kupującego i sprzedawcę, opisuje towary i podaje ich wartość, aby organy celne mogły naliczyć cła i podatki importowe. Służy również jako zapis rzeczywistej sprzedaży między eksporterem a importerem.
Jaka jest różnica między fakturą handlową a fakturą proforma?
Faktura proforma to wstępna oferta wystawiana przed sfinalizowaniem sprzedaży i nie jest wezwaniem do zapłaty. Faktura handlowa to ostateczny, wiążący zapis zakończonej sprzedaży towarów i jest dokumentem, którego organy celne używają do odprawy przesyłki i obliczenia ceł. Wyceniasz proformą, a wysyłasz fakturą handlową.
Czy potrzebuję kodu HS na fakturze handlowej?
Tak, niemal we wszystkich przypadkach. Kod Systemu Zharmonizowanego (HS) klasyfikuje każdy produkt, aby organy celne mogły zastosować właściwą taryfę i stawkę cła. Dokładny kod przyspiesza odprawę, natomiast brakujący lub błędny kod jest częstą przyczyną zatrzymanych przesyłek i niewłaściwych naliczeń cła.
Czym są Incoterms i dlaczego pojawiają się na fakturze?
Incoterms to ujednolicone reguły handlowe (takie jak EXW, FOB, DAP i DDP), które określają, kto odpowiada za fracht, ubezpieczenie i cła importowe oraz w którym momencie ryzyko przechodzi ze sprzedawcy na kupującego. Podanie uzgodnionej reguły Incoterms na fakturze handlowej mówi organom celnym i przewoźnikowi, kto ponosi koszty i obowiązki związane z przesyłką.
Czy faktura handlowa potrzebuje VAT lub podatku od sprzedaży?
W przypadku większości transgranicznego eksportu towarów dostawa jest objęta stawką zerową lub poza zakresem Twojego krajowego VAT, więc faktura handlowa nie zawiera wiersza VAT. Zamiast tego VAT importowy lub podatek od sprzedaży i cła są naliczane w kraju przeznaczenia przy wjeździe. Zawsze potwierdzaj przepisy dla swojego kraju i kraju przeznaczenia, ponieważ są różne.
Czy mogę użyć szablonu faktury handlowej?
Tak. Nie istnieje jeden obowiązkowy globalny formularz, więc szablon obejmujący dane eksportera i importera, pełny opis towarów, kody HS, kraj pochodzenia, ilości, wartości jednostkowe i całkowite, walutę, Incoterms oraz powód wywozu jest powszechnie akceptowany. Korzystanie z szablonu pomaga zapewnić, że żadne wymagane pole celne nie zostanie pominięte.