Co je obchodní faktura
Obchodní faktura je primární doklad, který celní úřady používají k odbavení zboží přes mezinárodní hranici. Na rozdíl od tuzemské prodejní faktury, jejímž hlavním úkolem je vyžádat platbu, má obchodní faktura druhého adresáta: celní orgány ve vyvážející i dovážející zemi. Používají ji ke klasifikaci zboží, potvrzení jeho hodnoty, ověření zúčastněných stran a výpočtu splatného dovozního cla a daní.
Doprovází fyzickou zásilku - typicky připevněná zvnějšku k balíku nebo podaná elektronicky u dopravce a celního zástupce. Téměř každá přeshraniční zásilka zboží ji potřebuje. Zásilky čistých služeb nebo digitálních produktů ji obvykle nepotřebují, protože nic fyzicky nepřekračuje celní hranici. Pokud prodáváte fyzické produkty do zahraničí, obchodní faktura je dokladem, který vaší zásilce umožní legálně vstoupit do cílové země.
Obchodní vs. běžná vs. proforma faktura
Tyto tři doklady vypadají podobně, ale slouží různým účelům, a jejich záměna je častou příčinou celních problémů.
Běžná (prodejní) faktura je tuzemská výzva k platbě po prodeji; nese daňová pole jako DPH, ale žádná celní data. Proforma faktura je předběžná cenová nabídka nebo odhad vystavený před uzavřením prodeje - není výzvou k platbě a celní úřady ji obvykle nepřijímají jako podklad pro odbavení definitivní zásilky. Obchodní faktura je konečný, závazný záznam skutečného prodeje vyváženého zboží a nese níže uvedená pole specifická pro clo. Jako pravidlo: nabízejte proforma fakturou, odesílejte a odbavujte clo obchodní fakturou.
Celní pole, která obchodní faktura potřebuje
Kromě obvyklých základů faktury (číslo faktury, datum a součty) potřebuje celní úřad dostatek údajů ke klasifikaci, ocenění a směrování zboží. Neexistuje jediný globální formulář, ale cílová země a dopravce očekávají na každé obchodní faktuře následující náležitosti:
- Vývozce / odesílatel
- Celý právní název, adresa a kontaktní údaje prodejce odesílajícího zboží, plus jakékoli daňové nebo registrační číslo vývozce/EORI.
- Dovozce / příjemce
- Celé jméno a adresa kupujícího nebo strany přijímající zboží a jejich daňové nebo dovozní registrační číslo tam, kde se vyžaduje.
- Úplný popis zboží
- Srozumitelný popis každé položky - co to je, z čeho je vyrobeno a k čemu slouží. Vágní výrazy jako "vzorky" nebo "díly" způsobují zdržení.
- Kód HS / komoditní kód
- Celní sazební kód harmonizovaného systému pro každý produkt. Celní úřad ho používá ke stanovení sazby cla, takže přesný kód je nezbytný.
- Země původu
- Kde byla každá položka vyrobena nebo zhotovena - nikoli odkud je odesílána. Toto určuje sazby cla a způsobilost k obchodním dohodám.
- Množství a jednotka
- Počet jednotek a měrná jednotka (kusy, kilogramy, litry) pro každou položku.
- Jednotková hodnota a celková hodnota
- Cena za jednotku a řádkový součet. Celní úřad vyměřuje clo z deklarované hodnoty transakce.
- Měna
- Měna, v níž jsou hodnoty uvedeny, aby celní úřad mohl správně přepočítat a vyměřit clo.
- Incoterms
- Dohodnuté pravidlo Incoterms 2020 (např. EXW, FOB, DAP, DDP), které určuje, kdo platí dopravu, pojištění, clo a v jakém okamžiku přechází riziko.
- Důvod vývozu
- Proč se zboží přepravuje - prodej, dar, vzorek, oprava nebo vrácení. To ovlivňuje, jak celní úřad zachází s hodnotou a clem.
- Hmotnost
- Čistá a hrubá hmotnost zásilky, kterou dopravci a celní úřady používají pro manipulaci a ověření.
Jak se vyhnout celním zdržením
Většina zdržení při odbavení pochází z chybějících nebo nekonzistentních informací, nikoli ze samotného zboží. Popisujte zboží konkrétně - "pánská bavlněná trička" je lepší než "oblečení" a "kuchyňské nože z nerezové oceli" je lepší než "kuchyňské potřeby". Mějte kód HS správně: nesprávný kód může znamenat chybnou sazbu cla, zadrženou zásilku nebo pokutu. Uveďte skutečnou hodnotu transakce, i u bezplatných vzorků nebo náhrad, protože podhodnocování je závažné provinění; skutečně bezplatné položky označte symbolickou hodnotou a poznámkou „hodnota pouze pro celní účely“.
Zajistěte, aby obchodní faktura odpovídala ostatním přepravním dokladům - balicímu listu, leteckému nákladnímu listu nebo nákladnímu listu a jakémukoli vývoznímu prohlášení - protože celní úřad je porovnává. Uveďte správné Incoterms, aby bylo jasné, kdo odpovídá za clo; volba DDP například znamená, že dovozní clo a daně platíte vy (prodejce). Nakonec uveďte daňová a registrační čísla stran (například EORI v EU) a fakturu podepište a opatřete datem, protože některé celní režimy vyžadují podepsané prohlášení.
Otázky k obchodní faktuře
K čemu se obchodní faktura používá?
Obchodní faktura je doklad, který celní úřady používají k odbavení mezinárodní zásilky zboží. Identifikuje kupujícího a prodávajícího, popisuje zboží a uvádí jeho hodnotu, aby celní úřad mohl vyměřit dovozní clo a daně. Slouží také jako záznam skutečného prodeje mezi vývozcem a dovozcem.
Jaký je rozdíl mezi obchodní fakturou a proforma fakturou?
Proforma faktura je předběžná cenová nabídka vystavená před uzavřením prodeje a není výzvou k platbě. Obchodní faktura je konečný, závazný záznam dokončeného prodeje zboží a je dokladem, který celní úřad používá k odbavení zásilky a výpočtu cla. Nabídku děláte proforma fakturou a odesíláte s obchodní fakturou.
Potřebuji na obchodní faktuře kód HS?
Ano, téměř ve všech případech. Kód harmonizovaného systému (HS) klasifikuje každý produkt, aby celní úřad mohl uplatnit správnou sazbu cla. Přesný kód urychluje odbavení, zatímco chybějící nebo nesprávný kód je častou příčinou zadržených zásilek a chybného vyměření cla.
Co jsou Incoterms a proč se na faktuře objevují?
Incoterms jsou standardizované obchodní podmínky (jako EXW, FOB, DAP a DDP), které určují, kdo odpovídá za dopravu, pojištění, dovozní clo a v jakém okamžiku přechází riziko z prodejce na kupujícího. Uvedení dohodnutého Incotermu na obchodní faktuře sděluje celnímu úřadu a dopravci, kdo nese náklady a povinnosti zásilky.
Potřebuje obchodní faktura DPH nebo daň z prodeje?
U většiny přeshraničních vývozů zboží je dodání osvobozeno nebo mimo rozsah vaší tuzemské DPH, takže obchodní faktura žádný řádek DPH neuvádí. Místo toho se dovozní DPH nebo daň z prodeje a clo účtují v cílové zemi při vstupu. Vždy si ověřte pravidla pro svou zemi a cílovou zemi, protože se liší.
Mohu použít šablonu obchodní faktury?
Ano. Neexistuje jediný povinný globální formulář, takže šablona, která zachycuje údaje vývozce a dovozce, úplný popis zboží, kódy HS, zemi původu, množství, jednotkové a celkové hodnoty, měnu, Incoterms a důvod vývozu, je široce přijímána. Použití šablony pomáhá zajistit, aby žádné povinné celní pole nebylo vynecháno.