Wat is een handelsfactuur?
Een handelsfactuur is het document van de verkoper met betrekking tot een grensoverschrijdende verkoop van goederen. Douaneautoriteiten gebruiken deze, samen met de douaneaangifte en andere verzenddocumenten, om de partijen te identificeren, de goederen te beschrijven en in te delen, de douanewaarde vast te stellen en invoerrechten en -belastingen te berekenen.
De vervoerder of douane-expediteur kan vragen om papieren exemplaren, een elektronisch exemplaar of factuurgegevens in zijn archiefsysteem. Een handelsfactuur is doorgaans vereist wanneer goederen internationaal worden verkocht, maar een autoriteit kan een vervangend document accepteren of vereisen voor niet-verkoopgerelateerde verplaatsingen, zendingen met een lage waarde of een andere specifieke procedure. Voor zuivere diensten en digitale leveringen wordt geen douanefactuur voor goederen gebruikt, hoewel hiervoor afzonderlijke belasting- en rapportageregels kunnen gelden. Vraag de importeur, vervoerder of expediteur welke documenten de bestemming vereist voordat u de zending verstuurt.
Waarin verschilt een handelsfactuur van een standaard- of proforma-factuur?
De drie documenten kunnen op elkaar lijken, maar hun doel en inhoud verschillen.
Een standaardverkoopfactuur registreert en factureert een verkoop; bij een binnenlandse transactie bevat deze doorgaans geen douanegegevens. Een proforma-factuur is meestal een offerte in de vorm van een factuur, opgesteld voordat de verkoop definitief is. Deze kan een koper helpen bij het regelen van een invoervergunning, een kredietbrief of financiering, en bij sommige douaneprocedures wordt deze geaccepteerd wanneer er geen definitieve verkoopfactuur is. Een handelsfactuur registreert de daadwerkelijke exportverkoop en bevat de gegevens die nodig zijn voor de verzending. Een handige vuistregel is om een offerte te maken met een proforma-factuur en de handelsfactuur te gebruiken voor een afgeronde exportverkoop, terwijl u voor goederen die niet bestemd zijn voor verkoop de procedure van de autoriteiten van de bestemming volgt.
| Functie | Factuur voor binnenlandse verkoop | Proformafactuur | Handelsfactuur |
|---|---|---|---|
| Hoofddoel | Een binnenlandse verkoop registreren en betaling daarvoor aanvragen | Een voorgenomen transactie vastleggen | Een exportverkoop vastleggen en de douaneafhandeling ondersteunen |
| Tijdstip | Op het moment van facturering van de verkoop | Voordat de verkoop definitief is | Wanneer de exportverkoop wordt gefactureerd |
| Douanegegevens | Meestal geen | Mogen worden opgenomen | Omvat de gegevens die nodig zijn voor de verzending |
| Gebruik voor douanedoeleinden | Wordt doorgaans niet voorbereid voor de douane | Wordt bij sommige procedures geaccepteerd | Wordt vaak gebruikt voor verkochte goederen |
| Betalingsrol | Registreert het verschuldigde bedrag | Meestal niet de definitieve betalingsfactuur | Registreert de daadwerkelijke exportverkoop |
De douanevelden die op een handelsfactuur moeten staan
Naast de gebruikelijke basisgegevens op een factuur heeft de douane voldoende details nodig om de goederen in te delen en te waarderen. Er bestaat geen wereldwijd uniform formulier. De autoriteit van bestemming, de vervoerder, het product en de overeengekomen handelsvoorwaarden bepalen de exacte lijst, maar de volgende gegevens worden doorgaans gevraagd:
- Exporteur / verzender
- De volledige officiële naam, het adres en de contactgegevens van de verkoper die de goederen verzendt, plus eventueel een belastingnummer of EORI-nummer/exporteursregistratienummer.
- Importeur / geadresseerde
- De volledige naam en het adres van de koper of de partij die de goederen ontvangt, en hun belasting- of invoernummer, indien vereist.
- Volledige goederenbeschrijving
- Een beschrijving in gewone taal van elk artikel - wat het is, waaruit het bestaat en waarvoor het wordt gebruikt. Vage termen zoals „monsters“ of „onderdelen“ leiden tot vertragingen.
- HS-code / goederencode
- De tariefindeling die voor elk product wordt aangevraagd. De internationale HS-code begint met zes cijfers, terwijl nationale tariefschema’s meer cijfers toevoegen.
- Land van herkomst
- De herkomst wordt bepaald op basis van de toepasselijke regel inzake ‘volledig verkregen’ of ‘substantiële productie’, niet louter op basis van het land van verzending.
- Hoeveelheid en eenheid
- Het aantal eenheden en de meeteenheid (stuks, kilogram, liter) voor elke regel.
- Eenheidswaarde en totale waarde
- De prijs per eenheid en het regeltotaal. De factuur ondersteunt de douanewaardebepaling, maar de douanewetgeving bepaalt welke toevoegingen, aftrekposten of alternatieve methoden van toepassing zijn.
- Valuta
- De valuta waarin de waarden zijn uitgedrukt, zodat de douane deze correct kan omrekenen en de invoerrechten kan vaststellen.
- Leveringsvoorwaarden
- De overeengekomen Incoterms 2020-regel en de genoemde plaats, indien van toepassing. Deze regeling verdeelt gespecificeerde kosten, leveringsverplichtingen en risico’s, maar vervangt het verkoopcontract niet.
- Reden voor export
- Waarom de goederen worden verzonden - verkoop, geschenk, monster, reparatie of retourzending. Dit is van invloed op hoe de douane de waarde en de invoerrechten behandelt.
- Gewicht
- Het netto- en brutogewicht van de zending, dat vervoerders en de douane gebruiken voor afhandeling en controle.
Hoe u vertragingen bij de douane kunt voorkomen
Ontbrekende of inconsistente informatie kan een zending vertragen. Beschrijf goederen specifiek: “katoenen T-shirts voor heren” is nuttiger dan “kleding”. Controleer de tariefindeling aan de hand van het bestemmingsschema, omdat landen het zescijferige HS-systeem uitbreiden en een verkeerde code het invoerrecht kan wijzigen of een navraag kan uitlokken. Geef de waarde aan volgens de methode die voor dat transport vereist is. Gratis monsters, vervangende artikelen en geschenken kunnen nog steeds een aantoonbare douanewaarde vereisen, zelfs als er geen betaling verschuldigd is; verzin dus geen symbolische waarde.
Zorg ervoor dat de factuur overeenkomt met de paklijst, het vervoersdocument en de douaneaangifte. Vermeld de volledige Incoterms-regel en de plaats van levering wanneer deze in het contract is vastgelegd. Bij DDP bijvoorbeeld neemt de verkoper de verantwoordelijkheid voor de invoeraangifte en invoerrechten op zich, hoewel lokale wetgeving dit voor een buitenlandse verkoper onpraktisch of onmogelijk kan maken. Voeg registratienummers en verklaringen alleen toe waar dit vereist is, en controleer of een handtekening, vergunning of landspecifiek formulier nodig is. FreeBillGen kan een algemeen concept van een gespecificeerde factuur opstellen, maar beschikt niet over een specifieke workflow voor HS-codes, herkomst, Incoterms, EORI of douane-inklaring; vul deze gegevens aan en controleer ze voordat u de goederen verzendt.
Vragen over de handelsfactuur
Waarvoor wordt een handelsfactuur gebruikt?
Een handelsfactuur documenteert een exportverkoop en is een van de belangrijkste documenten die de douane gebruikt om verkochte goederen in te klaren. Hierin worden de partijen geïdentificeerd, worden de goederen beschreven en gewaardeerd, en wordt ondersteuning geboden bij de indeling en de vaststelling van invoerrechten en invoerbelastingen. Mogelijk zijn ook andere verzend- en douanedocumenten vereist.
Wat is het verschil tussen een handelsfactuur en een proformafactuur?
Een proforma-factuur is doorgaans een offerte in de vorm van een factuur die wordt opgesteld voordat een verkoop definitief is. Een handelsfactuur legt de daadwerkelijke exportverkoop vast en dient doorgaans ter ondersteuning van de douane-inklaring. Een proforma-factuur kan nog steeds worden gebruikt voor importregelingen of worden geaccepteerd bij bepaalde niet-verkoopgerelateerde procedures; volg daarom de regels van het land van bestemming.
Moet ik een HS-code vermelden op een handelsfactuur?
Vermeld de tariefcode wanneer de bestemming, de vervoerder of de aangifteprocedure dit vereist. De eerste zes cijfers zijn afkomstig uit het internationale Geharmoniseerde Systeem, terwijl nationale lijsten extra cijfers kunnen toevoegen. Controleer de classificatie van de bestemming in plaats van ervan uit te gaan dat de volledige code van één land overal geldt.
Wat zijn Incoterms en waarom staan ze op de factuur?
Incoterms zijn handelsregels van de ICC, zoals EXW, FOB, DAP en DDP. Ze verdelen leveringstaken, gespecificeerde kosten en risico’s, terwijl specifieke regels verzekering en invoeraangifte op verschillende manieren behandelen. Vermeld de gekozen regel, versie en de genoemde plaats wanneer het contract er een gebruikt; dit vervangt het verkoopcontract niet.
Moet op een handelsfactuur btw of omzetbelasting worden vermeld?
Dit hangt af van het belastingstelsel van de verkoper, de bestemming, het bewijs van uitvoer en de transactie. Een uitvoer kan in aanmerking komen voor een nultarief, terwijl er op de bestemming invoer-btw en invoerrechten kunnen ontstaan, maar geen van beide behandelingen is universeel. Controleer zowel de belastingregels voor uitvoer als de invoerregels van de bestemming.
Kan ik een sjabloon voor een handelsfactuur gebruiken?
Een sjabloon is een handig uitgangspunt, maar er bestaat geen enkel formulier dat wereldwijd acceptatie garandeert. Voeg de velden toe die vereist zijn voor de bestemming, de vervoerder, de goederen en de douaneprocedure, en controleer of er een voorgeschreven formulier, taal, aangifte, vergunning of aantal exemplaren van toepassing is.