Wat een handelsfactuur is
Een handelsfactuur is het belangrijkste document dat de douane gebruikt om goederen over een internationale grens in te klaren. Anders dan een binnenlandse verkoopfactuur, waarvan de hoofdtaak het verzoeken om betaling is, heeft een handelsfactuur een tweede doelpubliek: de douaneautoriteiten in zowel het uitvoer- als het invoerland. Zij gebruiken die om de goederen te classificeren, de waarde te bevestigen, de betrokken partijen te verifiëren, en de verschuldigde invoerrechten en belastingen te berekenen.
Zij vergezelt de fysieke zending - meestal aan de buitenkant van het pakket bevestigd of elektronisch ingediend bij de vervoerder en de douaneagent. Vrijwel elke grensoverschrijdende zending van goederen heeft er een nodig. Zendingen van louter diensten of digitale producten meestal niet, want er steekt niets fysiek een douanegrens over. Verkoopt u fysieke producten in het buitenland, dan is de handelsfactuur het document dat uw zending wettelijk het land van bestemming laat binnenkomen.
Handelsfactuur versus gewone versus proformafactuur
De drie documenten lijken op elkaar maar dienen verschillende doelen, en ze verwarren is een veelvoorkomende oorzaak van douaneproblemen.
Een gewone (verkoop)factuur is een binnenlands betalingsverzoek na een verkoop; ze bevat belastingvelden zoals btw maar geen douanegegevens. Een proformafactuur is een voorlopige offerte of schatting die wordt opgemaakt voordat de verkoop definitief is - het is geen betalingsverzoek en wordt door de douane normaal gesproken niet aanvaard als basis voor het inklaren van een definitieve zending. Een handelsfactuur is het definitieve, bindende verslag van de werkelijke verkoop van uitgevoerde goederen, en zij bevat de onderstaande douanespecifieke velden. Als vuistregel: offreer met een proformafactuur, verzend en klaar in met een handelsfactuur.
De douanevelden die een handelsfactuur nodig heeft
Naast de gebruikelijke factuurbasis (een factuurnummer, datum, en totalen) heeft de douane voldoende detail nodig om de goederen te classificeren, te waarderen en te routeren. Er is geen enkel wereldwijd formulier, maar het land van bestemming en de vervoerder verwachten de volgende gegevens op elke handelsfactuur:
- Exporteur / verzender
- De volledige wettelijke naam, het adres en de contactgegevens van de verkoper die de goederen verzendt, plus een fiscaal of EORI-/exporteursregistratienummer.
- Importeur / geadresseerde
- De volledige naam en het adres van de koper of de partij die de goederen ontvangt, en zijn fiscaal of invoerregistratienummer waar vereist.
- Volledige goederenomschrijving
- Een omschrijving in gewone taal van elke post - wat het is, waarvan het is gemaakt, en waarvoor het wordt gebruikt. Vage termen als "stalen" of "onderdelen" veroorzaken vertragingen.
- GS-/goederencode
- De tariefcode van het geharmoniseerd systeem voor elk product. De douane gebruikt die om het tarief van de rechten te bepalen, dus een juiste code is essentieel.
- Land van oorsprong
- Waar elke post is vervaardigd of geproduceerd - niet van waaruit ze wordt verzonden. Dit bepaalt de tarieven van de rechten en de geschiktheid voor handelsovereenkomsten.
- Hoeveelheid en eenheid
- Het aantal eenheden en de meeteenheid (stuks, kilogram, liter) voor elke factuurregel.
- Eenheidswaarde en totale waarde
- De prijs per eenheid en het uitgebreide regeltotaal. De douane waardeert de rechten op basis van de aangegeven transactiewaarde.
- Valuta
- De valuta waarin de waarden zijn uitgedrukt, zodat de douane correct kan omrekenen en rechten kan bepalen.
- Incoterms
- De afgesproken Incoterms 2020-regel (bijv. EXW, FOB, DAP, DDP) die bepaalt wie vracht, verzekering en rechten betaalt en op welk punt het risico overgaat.
- Reden van uitvoer
- Waarom de goederen worden verzonden - verkoop, geschenk, staal, herstelling, of retour. Dit beïnvloedt hoe de douane de waarde en de rechten behandelt.
- Gewicht
- Het netto- en brutogewicht van de zending, dat vervoerders en de douane gebruiken voor afhandeling en verificatie.
Hoe u douanevertragingen vermijdt
De meeste inklaringsvertragingen komen voort uit ontbrekende of inconsistente informatie, niet uit de goederen zelf. Omschrijf goederen specifiek - "katoenen herenshirts" is beter dan "kleding", en "roestvrijstalen keukenmessen" is beter dan "keukengerei". Kies de juiste GS-code: een onjuiste code kan het verkeerde tarief van de rechten betekenen, een tegengehouden zending, of een boete. Geef de werkelijke transactiewaarde op, zelfs voor gratis stalen of vervangingen, want de waarde te laag aangeven is een ernstig vergrijp; markeer werkelijk gratis posten met een nominale waarde en de vermelding „waarde uitsluitend voor douanedoeleinden“.
Zorg dat de handelsfactuur overeenstemt met de andere verzenddocumenten - de paklijst, de luchtvrachtbrief of cognossement, en elke uitvoeraangifte - want de douane vergelijkt ze. Vermeld de juiste Incoterms zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor de rechten; DDP kiezen betekent bijvoorbeeld dat u (de verkoper) de invoerrechten en belastingen betaalt. Geef ten slotte de fiscale en registratienummers van de partijen op (zoals EORI in de EU) en onderteken en dateer de factuur, want sommige douaneregimes vereisen een ondertekende aangifte.
Vragen over handelsfacturen
Waarvoor wordt een handelsfactuur gebruikt?
Een handelsfactuur is het document dat douaneautoriteiten gebruiken om een internationale goederenzending in te klaren. Het identificeert de koper en verkoper, omschrijft de goederen, en vermeldt hun waarde zodat de douane invoerrechten en belastingen kan bepalen. Het dient ook als verslag van de werkelijke verkoop tussen exporteur en importeur.
Wat is het verschil tussen een handelsfactuur en een proformafactuur?
Een proformafactuur is een voorlopige offerte die wordt opgemaakt voordat een verkoop definitief is en is geen betalingsverzoek. Een handelsfactuur is het definitieve, bindende verslag van de voltooide goederenverkoop, en is het document dat de douane gebruikt om de zending in te klaren en de rechten te berekenen. U offreert met een proformafactuur en verzendt met een handelsfactuur.
Heb ik een GS-code nodig op een handelsfactuur?
Ja, in vrijwel alle gevallen. De code van het geharmoniseerd systeem (GS) classificeert elk product zodat de douane het juiste tarief en de juiste rechten kan toepassen. Een juiste code versnelt de inklaring, terwijl een ontbrekende of verkeerde code een veelvoorkomende oorzaak is van tegengehouden zendingen en onjuiste rechten.
Wat zijn Incoterms en waarom staan ze op de factuur?
Incoterms zijn gestandaardiseerde handelsvoorwaarden (zoals EXW, FOB, DAP en DDP) die bepalen wie verantwoordelijk is voor vracht, verzekering, invoerrechten en het punt waarop het risico van verkoper naar koper overgaat. De afgesproken Incoterm op de handelsfactuur vermelden, vertelt de douane en de vervoerder wie de kosten en verplichtingen van de zending draagt.
Heeft een handelsfactuur btw of omzetbelasting nodig?
Voor de meeste grensoverschrijdende uitvoer van goederen valt de levering onder het nultarief of buiten het toepassingsgebied van uw binnenlandse btw, dus de handelsfactuur toont geen btw-regel. In plaats daarvan worden invoer-btw of omzetbelasting en rechten bij binnenkomst in het land van bestemming aangerekend. Bevestig altijd de regels voor uw land en het land van bestemming, want die verschillen.
Kan ik een sjabloon voor een handelsfactuur gebruiken?
Ja. Er is geen enkel verplicht wereldwijd formulier, dus een sjabloon dat de gegevens van exporteur en importeur, een volledige goederenomschrijving, GS-codes, het land van oorsprong, hoeveelheden, eenheids- en totale waarden, valuta, Incoterms en de reden van uitvoer bevat, wordt ruim aanvaard. Een sjabloon gebruiken helpt ervoor te zorgen dat geen enkel vereist douaneveld wordt weggelaten.