Co je faktura a co je účtenka?
Faktura označuje plnění, strany, částky a daňový režim a často uvádí lhůtu k úhradě. Podle obchodních a daňových pravidel může být vystavena před platbou, při platbě nebo po přijetí zálohy. Práva stran vycházejí ze smlouvy a plnění. Faktura požadovanou částku zachycuje a žádá její úhradu.
Účtenka nebo potvrzení o platbě dokládá přijetí peněz. Má označit platbu, datum, částku a závazek, který vyrovnala. Může se týkat zálohy nebo částečné platby, a proto nemusí dokazovat vyrovnání celé transakce.
U běžného prodeje na úvěr zpravidla nejprve vznikne faktura a po platbě účtenka, potvrzení o platbě nebo stav „uhrazeno“. U prodeje na místě může být jediným dokumentem pro zákazníka jeden daňový doklad.
Faktura a účtenka: přímé srovnání
Nejjasnější rozdíl spočívá v účelu: faktura zachycuje a vyúčtovává dodávku, zatímco účtenka potvrzuje platbu. Uvedené načasování je obvyklé, ne bezvýjimečné.
| Aspekt | Faktura | Účtenka |
|---|---|---|
| Účel | Zachycuje dodávku a obvykle žádá o platbu | Potvrzuje přijatou platbu |
| Obvyklé načasování | V příslušném okamžiku fakturace | Po přijetí nebo potvrzení platby |
| Částka | Vyúčtovaná nebo dosud splatná částka | Skutečně přijatá částka |
| Stav platby | Může být neuhrazená, částečně uhrazená nebo uhrazená | Dokládá platbu, kterou potvrzuje |
| Právní role | Doklad o nároku prodávajícího a případně daňový záznam | Doklad o zaplacení, pokud jsou údaje správné |
| Účetnictví | Zaúčtování závisí na účetních a daňových pravidlech | Dokládá přijetí hotovosti nebo jiné platby |
| Daňové doklady | Platná daňová faktura může podpořit nárok na odpočet | V některých systémech může stejnou roli splnit způsobilý daňový doklad |
- Kdo doklad vystavuje komu
- Faktura žádá o peníze, které prodávajícímu náleží. Účtenka potvrzuje peníze, které byly prodávajícímu zaplaceny.
- Obvyklé načasování
- Faktura při prodeji na úvěr obvykle předchází platbě. Účtenka následuje po platbě, kterou potvrzuje.
- Zobrazená částka
- Faktura zobrazuje splatnou částku. Účtenka zobrazuje skutečně zaplacenou částku, kterou může být záloha nebo částečná platba.
- Právní role
- Faktura dokládá požadovanou částku a účtenka provedenou platbu. Nadále záleží také na podkladové dohodě.
- Účetnictví
- Okamžik zaúčtování závisí na účetní metodě a daňových pravidlech. Samotný název dokladu datum zápisu neurčuje.
Kdy byste měli vystavit fakturu?
Fakturu vystavte tehdy, když ji vyžaduje smlouva, proces zákazníka nebo příslušné daňové pravidlo. Faktury se běžně používají u prodejů na úvěr, milníků a paušálních služeb, lhůta pro vystavení daňové faktury však může být vázána na dodání, platbu nebo jiný daňový okamžik.
V mnoha systémech DPH nebo GST je platná daňová faktura důležitým dokladem pro odpočet daně na vstupu, pokud kupující splní podmínky. Systémy daně z prodeje fungují jinak a zdanitelný příjem se všude nevykazuje k datu faktury. Bezplatný generátor faktur může připravit zvolený typ dokladu a součty, právní okamžik vystavení však neurčuje.
Kdy byste měli vystavit účtenku?
Účtenku poskytněte, pokud ji vyžaduje zákon, zákazník nebo váš evidenční postup. U fakturovaného prodeje může přijatou platbu potvrdit samostatná účtenka nebo uhrazená faktura. Neoznačujte celou fakturu jako uhrazenou jen proto, že byl zahájen převod nebo dorazila záloha.
Z účtenky má být zřejmé, kdo přijal jakou částku, kterého dne, jakou metodou a za který prodej či fakturu. U postupných plateb uveďte přijatou částku a zbývající zůstatek. Doklady potřebné k vrácení peněz, záruce, vykázání výdaje nebo daňovému odpočtu se liší, proto samotné jednoduché potvrzení platby nemusí stačit.
Co má každý doklad obsahovat?
Faktura se zaměřuje na to, co se účtuje, zatímco účtenka na to, co bylo zaplaceno. Přesné právní a daňové údaje se liší. Běžná faktura označuje strany, identifikátor faktury, datum vystavení a plnění, položky, měnu, daňový režim, celkovou částku a podmínky. Běžná účtenka označuje vystavitele, datum platby, přijatou částku, měnu, způsob nebo bezpečný identifikátor platby, její účel a případný zbývající zůstatek.
Použijte číslování, údaje o kupujícím, rozpis daně a předepsané znění vyžadované pro konkrétní doklad. Pokud existuje faktura, propojte s ní účtenku. U prodeje v místě prodeje bez faktury si však žádný identifikátor faktury nevymýšlejte.
- Faktura - co se účtuje
- Podle příslušných pravidel identifikátor, data, strany, rozepsané částky, daňový režim, celková splatná částka, podmínky a platební pokyny.
- Účtenka - co bylo zaplaceno
- Datum platby, přijatá částka, měna, metoda nebo bezpečný identifikátor, účel platby a případný zůstatek.
- Sdílené údaje
- Oba doklady mají jednoznačně určit prodávajícího a transakci. Údaje kupujícího závisí na okolnostech a příslušných pravidlech.
- Propojení mezi nimi
- Pokud existuje faktura, uveďte na účtence její identifikátor, aby bylo možné plnění spárovat s platbou.
Jak faktura a účtenka fungují společně?
Při prodeji na úvěr faktura zaznamenává vyúčtovanou částku, platby snižují neuhrazený zůstatek a účtenka nebo stav „uhrazeno“ potvrzuje každou přijatou částku. Záznam o platbě propojte s identifikátorem faktury a úplné vypořádání potvrďte až tehdy, když zůstatek odpovídá všem schváleným úpravám.
Účtování se může řídit akruálními, hotovostními nebo zvláštními daňovými pravidly, takže datum faktury a datum platby nemají stejný účinek pro každý podnik. Uchovávejte vystavenou fakturu, opravy a doklady o platbě jako samostatné propojené záznamy.
Otázky k faktuře a účtence
Je faktura totéž co účtenka?
Ne. Faktura zaznamenává účtovanou částku a často žádá o platbu. Účtenka potvrzuje přijatou částku. Faktura může být vystavena před plněním, během něj nebo po něm, zatímco účtenka následuje po konkrétní platbě, kterou zaznamenává. Pokud to příslušná pravidla dovolují, může jeden doklad spojovat obě funkce.
Co přichází jako první, faktura, nebo účtenka?
U běžného prodeje na úvěr obvykle vznikne nejprve faktura a po platbě následuje účtenka. Zálohy, prodeje v místě nákupu a pravidla daňového okamžiku mohou toto pořadí změnit nebo spojit obě funkce v jednom uhrazeném dokladu.
Lze účtenku použít jako fakturu?
Potvrzení o platbě neúčtuje neuhrazenou částku. Kombinovaný daňový doklad nebo uhrazená faktura může zaznamenat prodej i platbu, pokud obsahuje požadované údaje. Pokud zbývá částka k úhradě, použijte fakturu nebo jiný doklad požadovaný pro danou transakci.
Musím vystavit fakturu i účtenku?
Ne vždy. Prodej na úvěr může používat fakturu spolu s důkazem platby nebo účtenkou, zatímco maloobchodní prodej může vystačit s jednou vyhovující účtenkou. Dodržujte pravidla pro zákazníka, daně a ochranu spotřebitele, která se na vás vztahují, a uchovejte dostatek důkazů k propojení plnění s platbou.
Mohu si nárokovat DPH nebo daň zpět s účtenkou?
Odpočet daně na vstupu obvykle vyžaduje platný doklad a způsobilý nákup. Může být nutná úplná daňová faktura, některé systémy však u určitých transakcí přijímají zjednodušenou daňovou fakturu nebo vyhovující účtenku. Obecné potvrzení platby samo o sobě automaticky nestačí.
Jaký je rozdíl mezi zaplacenou fakturou a účtenkou?
Uhrazená faktura je faktura se zaznamenaným stavem úhrady. Účtenka je samostatné potvrzení platby. Oba doklady mohou podpořit platební stopu, pokud jsou přesné, žádný z nich však nemění údaje banky, skutečnosti o částečné platbě ani požadavek konkrétní jurisdikce na účtenku.