Co je faktura a co je účtenka?
Faktura identifikuje plnění, smluvní strany, částky a daňové zacházení a často uvádí lhůtu splatnosti. Může být vystavena před platbou, v okamžiku platby nebo po zálohové platbě, v závislosti na obchodních a daňových pravidlech. Podkladová smlouva a plnění zakládají práva smluvních stran; faktura dokladuje a požaduje uplatňovanou částku.
Účtenka potvrzuje přijetí peněžních prostředků. Měla by identifikovat platbu, datum, částku a co bylo uhrazeno. Účtenka může pokrývat zálohu nebo částečnou platbu, takže ne vždy prokazuje, že celá transakce je vyrovnaná.
Při běžném prodeji na úvěr faktura obvykle předchází platbě a účtenka nebo stav uhrazeno následuje poté. Při transakci v místě prodeje může být jeden daňový doklad jediným dokladem určeným zákazníkovi.
Faktura vs. účtenka: srovnání vedle sebe
Nejzřetelnějším rozdílem je účel: faktura eviduje a fakturuje plnění, zatímco účtenka eviduje platbu. Načasování je typické, nikoli absolutní.
| Aspekt | Faktura | Účtenka |
|---|---|---|
| Účel | Eviduje plnění a obvykle požaduje platbu | Potvrzuje přijatou platbu |
| Obvyklé načasování | K příslušnému okamžiku fakturace | Při přijetí nebo potvrzení platby |
| Částka | Fakturovaná nebo dosud splatná částka | Skutečně přijatá částka |
| Stav platby | Může být neuhrazená, částečně uhrazená nebo uhrazená | Uvádí platbu, kterou potvrzuje |
| Právní úloha | Důkaz pohledávky prodávajícího a daňový doklad, je-li to relevantní | Důkaz platby, s výhradou správnosti |
| Účetnictví | Zacházení závisí na účetních a daňových pravidlech | Podkládá hotovostní nebo platební záznam |
| Daňový důkaz | Platný daňový doklad může podpořit odpočet daně | Účtenka splňující příslušné daňové podmínky tak může učinit v některých systémech |
- Směr
- Faktura požaduje peníze, které jsou prodávajícímu dluženy. Účtenka potvrzuje peníze, které prodávající obdržel.
- Obvyklé načasování
- Faktura při prodeji na úvěr obvykle předchází platbě; účtenka následuje po platbě, kterou potvrzuje.
- Zobrazená částka
- Faktura uvádí splatnou částku. Účtenka uvádí skutečně zaplacenou částku, která může být zálohou nebo částečnou platbou.
- Právní úloha
- Faktura dokládá požadovanou částku; účtenka dokládá platbu. Podkladová dohoda je stále rozhodující.
- Účetnictví
- Účtování závisí na účetním základě a daňových pravidlech; samotný název dokladu neurčuje datum zaúčtování.
Kdy máte vystavit fakturu?
Fakturu vystavte tehdy, kdy to vyžaduje smlouva, proces zákazníka nebo příslušné daňové pravidlo. Při prodeji na úvěr, při dílčích plněních a u paušálních odměn za sjednané služby nebo dostupnost (retainerů) se běžně používají faktury, avšak lhůta pro vystavení daňového dokladu může být vázána na dodání, platbu nebo jiný okamžik vzniku daňové povinnosti.
Platný daňový doklad je důležitým podkladem pro uplatnění odpočtu daně na vstupu v mnoha systémech DPH či GST, pokud má kupující na odpočet nárok. Systémy daně z prodeje fungují odlišně a zdanitelný příjem není ve všech jurisdikcích uznáván k datu vystavení faktury. Bezplatný generátor faktur připraví typ dokladu a součty podle vašeho výběru; o zákonném časovém určení nerozhoduje.
Kdy vystavit doklad o zaplacení?
Potvrzení o platbě vystavte tehdy, když to vyžaduje zákon, žádost zákazníka nebo váš evidenční proces. U prodeje na fakturu může uhrazenou platbu potvrdit samostatný doklad nebo faktura označená jako zaplacená. Neoznačujte celou fakturu jako zaplacenou pouze proto, že byl zahájen převod nebo přišla záloha.
Potvrzení by mělo jasně uvádět, kdo jakou částku přijal, ke kterému datu, jakým způsobem a k jakému prodeji či faktuře. U plateb ve splátkách uveďte přijatou částku a zbývající zůstatek. Doklady potřebné pro vrácení peněz, uplatnění záruky, vyúčtování výdajů nebo daňový odpočet se liší, takže samotné základní potvrzení o platbě nemusí stačit.
Co by měl každý doklad obsahovat?
Faktura se zaměřuje na to, co je účtováno, zatímco potvrzení o platbě se zaměřuje na to, co bylo zaplaceno. Přesné právní a daňové náležitosti se liší. Praktická faktura uvádí smluvní strany, číslo faktury, datum vystavení a datum plnění, jednotlivé položky, měnu, daňový režim, celkovou částku a podmínky. Praktické potvrzení o platbě uvádí vystavitele, datum platby, přijatou částku, měnu, způsob platby nebo bezpečnou referenci platby, co bylo uhrazeno a případný zbývající zůstatek.
Použijte číslování, údaje o kupujícím, rozpis daně a předepsané znění vyžadované pro daný doklad. Potvrzení o platbě propojte s fakturou, pokud existuje, ale nevymýšlejte číslo faktury pro maloobchodní transakci, která ji neměla.
- Faktura - co je účtováno
- Identifikátor, data, smluvní strany, položkové částky, daňový režim, celková částka k úhradě, podmínky a platební pokyny podle potřeby.
- Potvrzení o platbě - co bylo zaplaceno
- Datum platby, přijatá částka, měna, způsob platby nebo bezpečná reference platby, co bylo uhrazeno a případný zůstatek.
- Společné náležitosti
- Oba doklady by měly jasně identifikovat prodávajícího a transakci; údaje o kupujícím závisí na kontextu a pravidlech.
- Propojení mezi nimi
- Pokud faktura existuje, uveďte na potvrzení o platbě její číslo, aby bylo možné plnění a platbu přiřadit k sobě.
Jak faktura a potvrzení o platbě spolupracují?
V procesu prodeje na fakturu faktura eviduje účtovanou částku, platby snižují nesplacený zůstatek a potvrzení o platbě nebo stav zaplaceno stvrzuje každou přijatou částku. Platební záznam propojte s číslem faktury a nevykazujte plné vyrovnání, dokud se zůstatek a případná oprávněná úprava nesrovnají.
Účetní zachycení se může řídit akruálním principem, principem účtování podle příjmů a výdajů nebo zvláštními daňovými pravidly, takže datum faktury a datum platby nemají pro každou firmu stejný dopad. Uchovávejte vystavenou fakturu, opravy a doklady o platbě jako samostatné propojené záznamy.
Otázky k faktuře a potvrzení o platbě
Je faktura totéž co potvrzení o platbě?
Ne. Faktura eviduje, co je účtováno, a často vyžaduje platbu. Potvrzení o platbě stvrzuje přijatou částku. Fakturu lze vystavit před plněním, během něj i po něm, zatímco potvrzení o platbě navazuje na konkrétní platbu, kterou zaznamenává. Jeden doklad může obě funkce sloučit, pokud to příslušná pravidla umožňují.
Co je první - faktura, nebo potvrzení o platbě?
U běžného prodeje na fakturu obvykle přichází nejprve faktura a potvrzení o platbě následuje po zaplacení. Zálohové platby, maloobchodní transakce a pravidla pro určení okamžiku vzniku daňové povinnosti mohou toto pořadí změnit nebo obě funkce sloučit do jednoho zaplaceného dokladu.
Lze potvrzení o platbě použít jako fakturu?
Potvrzení o platbě neúčtuje nezaplacenou částku. Kombinovaný daňový doklad nebo faktura označená jako zaplacená může evidovat prodej i platbu, pokud obsahuje všechny požadované údaje. Pokud zbývá částka k úhradě, použijte fakturu nebo jiný fakturační doklad vyžadovaný pro danou transakci.
Musím vystavit fakturu i potvrzení o platbě?
Ne vždy. Prodej na fakturu může využívat fakturu spolu s dokladem o platbě nebo potvrzením o platbě, zatímco maloobchodní prodej může používat jediný řádný pokladní doklad. Řiďte se pravidly pro zákazníka, daňovými předpisy a pravidly ochrany spotřebitele, která se na vás vztahují, a uchovávejte dostatečné důkazy pro propojení plnění a platby.
Mohu si na základě potvrzení o zaplacení nárokovat vrácení DPH nebo daně?
Pro uplatnění nároku na odpočet daně na vstupu je obvykle vyžadován platný doklad a způsobilé plnění. Může být vyžadován řádný daňový doklad, zatímco některé systémy pro určité transakce akceptují zjednodušený daňový doklad nebo potvrzení o zaplacení splňující stanovené podmínky. Běžné potvrzení o platbě není automaticky dostačující.
Jaký je rozdíl mezi zaplacenou fakturou a potvrzením o zaplacení?
Zaplacená faktura je faktura se zaznamenaným stavem zaplaceno; potvrzení o zaplacení je samostatný doklad potvrzující přijetí platby. Oba typy dokladů mohou sloužit jako podklad pro platební historii, pokud jsou správné, ale žádný z nich nenahrazuje bankovní doklady, skutečnosti o částečných platbách ani požadavky na potvrzení o zaplacení specifické pro danou jurisdikci.