Co je objednávka a co je faktura?
Objednávka je dokument, kterým kupující objednává u dodavatele zboží nebo služby. Může uvádět rozsah, množství, dohodnutou cenu, pokyny k dodání a podmínky. Zda se stane závaznou smlouvou při vystavení, přijetí, plnění nebo jiné události, závisí na rozhodném právu a dohodě stran. Význam mohou mít také rozporné podmínky dodavatele a kupujícího.
Fakturu obvykle vystavuje prodávající, aby vyúčtoval plnění a uvedl termín platby. Zachycuje nárok podle příslušné objednávky nebo smlouvy. Samotná faktura tuto povinnost nemusí vytvářet. Okamžik vystavení, číslování a daňový obsah závisejí na transakci a místních pravidlech. Finanční oddělení ji před schválením platby často porovnává s objednávkou a dokladem o dodání nebo převzetí.
Kdo který dokument vystavuje a kdy?
Nákupní objednávku obvykle posílá kupující prodávajícímu a fakturu prodávající kupujícímu. Okamžik vystavení však není tak pevný. Dodavatel může fakturovat zálohu před zahájením práce, jednotlivé etapy projektu nebo dodávku po dokončení. Ujednání o samofakturaci a tržištích mohou změnit i to, kdo fakturu připravuje.
Doklad určujte podle jeho účelu a podmínek, ne jen podle rozvržení.
| Hledisko | Nákupní objednávka (PO) | Faktura |
|---|---|---|
| Obvyklý vystavitel | Kupující | Prodávající, s výhradou povolených ujednání o samofakturaci |
| Obvyklé načasování | Před dodáním, při zadání objednávky | V dohodnutém nebo zákonem stanoveném okamžiku fakturace |
| Účel | Schválit a popsat nákup | Uvést, co se účtuje a kdy je částka splatná |
| Hlavní identifikátor | Číslo PO přidělené kupujícím | Identifikátor faktury vyžadovaný příslušnými pravidly |
| Provozní účinek | Podporuje schválení a plnění | Podporuje schválení platby a účetnictví |
| Daňové postavení | Obvykle nejde o daňovou fakturu | Platným daňovým dokladem je jen při splnění příslušných požadavků |
Jaké údaje obsahuje objednávka a jaké faktura?
Pokud se oba doklady týkají stejného objednaného plnění, jejich údaje se často překrývají: strany, položky, množství, dohodnuté ceny a daňový režim. Liší se identifikátory a účelem. Nákupní objednávka uvádí především číslo PO a pokyny k dodání. Faktura uvádí číslo faktury, datum vystavení a splatnosti a platební údaje. Doklady jsou záměrně sestavené tak, aby je bylo možné spárovat. FreeBillGen umí připravit návrh faktury, ale nemá samostatné pole pro číslo PO. Pokud to kupující přijme, uveďte číslo zřetelně v dostupném popisu položky nebo poznámce.
- Název dokumentu
- Objednávku označte jako „Objednávka“ a fakturu jako „Faktura“, aby byla jejich úloha zřejmá.
- Referenční čísla
- Objednávka nese identifikátor kupujícího. Faktura má vlastní požadovaný identifikátor a často uvádí také identifikátor objednávky.
- Údaje kupujícího a prodávajícího
- Oba doklady běžně označují zúčastněné strany. Požadované názvy, adresy a daňové identifikátory se však liší.
- Jednotlivé položky a ceny
- Rozsah, množství a cenu popište dostatečně jasně, aby je bylo možné spárovat s dohodnutými položkami a schválenými změnami.
- Data
- Objednávka může uvádět datum objednání a požadované datum dodání. Faktura může uvádět datum vystavení, plnění a splatnosti.
- Daň
- Objednávka může daň odhadovat. Faktura musí použít skutečný daňový režim a tam, kde je to relevantní, splnit místní pravidla pro daňovou fakturu.
- Podmínky a pokyny
- Objednávka často uvádí podmínky dodání a převzetí. Faktura obvykle uvádí platební podmínky a ověřenou platební metodu.
Jak funguje párování objednávky a faktury?
Párování objednávky s fakturou je součástí kontroly závazků. Před úhradou se faktura dodavatele porovná se schválenými záznamy o nákupu. Nesoulad lze předat ke kontrole a nepovažovat jej automaticky za důkaz, že je některý doklad chybný.
Třícestné párování porovnává objednávku, záznam o přijetí zboží nebo převzetí služby a fakturu. Dvoucestné párování porovnává objednávku a fakturu. Systémy mohou povolit sjednané odchylky v ceně, množství, dopravě, dani nebo částečných dodávkách, takže se doklady nemusejí vždy shodovat znak po znaku.
Párování může odhalit duplicitní faktury, neschválená množství a cenové rozdíly. Pokud to pokyny kupujícího vyžadují, uveďte jeho číslo PO. Schválené změny zdokumentujte. Fakturu neupravujte jen proto, abyste ji bez vysvětlení přizpůsobili objednávce.
- Dvoucestné párování
- Porovnává objednávku s fakturou (cena a množství). Běžné pro služby bez fyzického zboží k převzetí.
- Třícestné párování
- Porovnává objednávku, doklad o převzetí či akceptaci a fakturu. Běžně se používá u kontrolovaných nákupů.
- Použijte povolené odchylky
- Rozdíly posuzujte podle schválených tolerancí a pravidel kupujícího pro výjimky. Nepředpokládejte, že každá neshoda automaticky zablokuje platbu.
- Uveďte číslo PO
- V případě potřeby uveďte číslo PO kupujícího, aby oddělení závazků mohlo dohledat schválenou objednávku.
Kdy vlastně objednávku potřebujete?
Objednávka se nepoužívá při každém prodeji. Mnoho malých podniků, freelancerů a maloobchodních transakcí vychází z přijaté nabídky nebo smlouvy. Větší organizace objednávku často vyžadují, protože zaznamenává schválení rozpočtu a podporuje auditní stopu.
Pokud kupující používá systém objednávek, vyžádejte si před zahájením práce schválenou objednávku a fakturační pokyny, kdykoli je to praktické. Přijatá nabídka může zaznamenat podobné obchodní údaje, v kontrolních postupech kupujícího ani podle rozhodného smluvního vztahu však není automaticky rovnocenná objednávce.
Otázky k objednávce a faktuře
Jaký je hlavní rozdíl mezi objednávkou a fakturou?
Objednávka je obvykle zdokumentovanou objednávkou kupujícího. Faktura je obvykle vyúčtováním prodávajícího za účtovanou a splatnou částku. Doklady lze spárovat, jejich načasování a právní účinek však závisí na smlouvě, daňových pravidlech a nákupním procesu.
Přichází objednávka před fakturou, nebo po ní?
Obvykle před fakturou. Kupující běžně vystaví objednávku před plněním a prodávající poté fakturuje v dohodnutém nebo zákonem stanoveném okamžiku. Zálohy, fakturace podle milníků, opakovaná plnění a samofakturace mohou vést k jinému pořadí.
Lze objednávku použít jako fakturu?
Obecně ne. Objednávka nákup schvaluje nebo popisuje, obvykle však není vyúčtováním prodávajícího ani platným dokladem pro DPH. Podle dohody může platba vzniknout i bez běžné faktury, zatímco daňová faktura je platná pouze tehdy, splňuje-li příslušné požadavky.
Co je třícestné párování?
Třícestné párování před schválením porovnává objednávku, doklad o převzetí zboží nebo akceptaci služby a fakturu. Kupující může použít zdokumentované tolerance a rozdíly předat ke kontrole. Jde o kontrolní postup, nikoli pravidlo, že se musí shodovat každý znak.
Musím na svou fakturu uvést číslo PO?
Uveďte jej, pokud to vyžaduje smlouva nebo fakturační pokyny kupujícího. Chybějící či nesprávný identifikátor může v tomto procesu zpozdit schválení nebo vést k odmítnutí. Vyžádejte si schválený identifikátor a nevymýšlejte si jej.
Potřebují malé podniky a freelanceři objednávky?
Ne nutně. Mnoho malých podniků místo ní používá přijatou nabídku nebo smlouvu. Objednávku použijte, pokud ji vyžaduje proces kupujícího nebo dohoda, zejména když záleží na schválení výdajů, opakovaných objednávkách nebo formální auditní stopě.