Co stvrzenka vlastně je
Stvrzenka je dokument, který potvrzuje, že platba proběhla. Vystavuje ji prodávající a předává kupujícímu poté, co peníze změní majitele, jako písemný doklad, že byla za konkrétní zboží či služby přijata určitá částka. Účtenka, kterou dostanete v obchodě, e-mail potvrzující platbu kartou, lístek přiložený k hotovostní transakci - to všechno jsou stvrzenky.
Určujícím rysem stvrzenky je její načasování a její úloha: dívá se zpět na platbu, která už proběhla. Je důkazem kupujícího, že zaplatil, záznamem prodávajícího, že byl zaplacen, a pro obě strany je to dokument, který podpoří vrácení peněz, reklamaci v rámci záruky, výkaz výdajů nebo daňový odpočet. Stvrzenka o nic nežádá - bere na vědomí, že transakce je vyrovnaná.
Stvrzenka vs. faktura: klíčový rozdíl
Stvrzenky a faktury se neustále zaměňují, ale sedí na opačných koncích téže transakce. Faktura je výzvou k platbě, vystavenou před tím, než kupující zaplatí - uvádí, co se dluží a kdy je to splatné. Stvrzenka je dokladem o zaplacení, vystaveným poté, co kupující zaplatí - potvrzuje, že částka byla přijata a účet je vyrovnán.
Nejjednodušší zkouškou je směr peněz a času. Pokud vás dokument žádá, abyste zaplatili, je to faktura. Pokud potvrzuje, že jste už zaplatili, je to stvrzenka. Jeden prodej může vytvořit oba: nejprve odejde faktura, zákazník ji zaplatí a vystaví se stvrzenka, která uzavře kruh.
- Načasování
- Faktura: vystavena před platbou. Stvrzenka: vystavena po provedení platby.
- Účel
- Faktura: vyzývá k platbě a uvádí, co se dluží. Stvrzenka: potvrzuje, že platba byla přijata.
- Kdo se na ni spoléhá
- Kupující používá fakturu, aby věděl, co zaplatit; kupující používá stvrzenku jako doklad, že zaplatil.
- Uvedená částka
- Faktura ukazuje splatnou částku. Stvrzenka ukazuje skutečně zaplacenou částku a použitý způsob.
- Vrácení peněz a záruky
- Stvrzenka je dokument, který kupující předkládá při vrácení zboží nebo reklamaci v rámci záruky - faktura sama o sobě zaplacení nedokládá.
Co by platná stvrzenka měla obsahovat
Stvrzenka potřebuje udělat dobře jen jednu věc: doložit, kdo komu zaplatil, za co, kolik a kdy. Držte ji konkrétní k platbě, která skutečně proběhla - skutečné částky, skutečný způsob platby a skutečné datum. Stvrzenka zaznamenává dokončenou transakci, takže čísla jsou pevná, nikoli odhadovaná. Pole níže jsou to, co by jasná, užitečná stvrzenka měla nést.
- Slovo „Stvrzenka" a číslo stvrzenky
- Označte ji jasně a dejte jí jedinečnou referenci, aby platbu šlo později znovu najít.
- Jméno a údaje prodávajícího
- Kdo peníze přijal - název firmy nebo živnostníka, adresa a kontakt, plus daňové číslo tam, kde je vyžadováno.
- Údaje kupujícího, kde je to relevantní
- U firemních nebo vyšších plateb udržuje jméno kupujícího záznam úplný; malé maloobchodní stvrzenky to často vynechávají.
- Datum platby
- Datum, kdy byly peníze skutečně přijaty, nikoli datum jakékoli dřívější faktury.
- Popis toho, za co bylo zaplaceno
- Řádek pro každou položku či službu, aby bylo jasné, co platba pokryla.
- Zaplacená částka a případná daň
- Přijatá celková částka, s DPH nebo daní z prodeje uvedenou zvlášť tam, kde se uplatňuje.
- Způsob platby
- Jak kupující zaplatil - hotově, kartou, bankovním převodem - což je důležité pro spárování platby a pro vrácení peněz.
Kdy je třeba stvrzenku vystavit
Obecným pravidlem je vystavit stvrzenku vždy, když vám zákazník zaplatí - je to nejčistší důkaz, že transakce je dokončena, a chrání obě strany, pokud by někdy došlo ke sporu. Na mnoha místech se stvrzenka také očekává nebo vyžaduje pro konkrétní situace: hotovostní platby, kde není bankovní záznam, na který by se dalo spolehnout; platby nad určitou hodnotu; a kdykoli o ni kupující požádá, na což má obvykle nárok.
Stvrzenky jsou nejdůležitější tehdy, když někdo potřebuje platbu později doložit. Kupující uplatňující odpočet DPH, zaměstnanec podávající výkaz výdajů, zákazník vracející vadný produkt nebo kdokoli uplatňující záruku se všichni spoléhají na stvrzenku jako důkaz. Vystavovat ji ze zvyku znamená, že ani vy, ani váš zákazník nebudete zaskočeni, když je tento doklad potřeba - a v oborech založených na hotovosti jde často o zákonnou povinnost, takže si ověřte pravidla pro svou zemi.
Jak vytvořit stvrzenku zdarma
K vytvoření řádné stvrzenky nepotřebujete účetní software. Začněte z jasné šablony, vyplňte výše uvedená pole a ujistěte se, že čísla přesně odpovídají platbě - tatáž celková částka, totéž datum, tentýž způsob, který zákazník skutečně použil. Každou stvrzenku očíslujte, abyste ji znovu našli, a kopii si nechte pro vlastní evidenci kromě té, kterou dáte kupujícímu.
S generátorem jako FreeBillGen můžete proměnit zaplacenou fakturu v odpovídající stvrzenku, aniž byste cokoli přepisovali: ponechte tytéž položky a údaje prodávajícího, označte dokument jako zaplacený, přidejte způsob platby a datum a stáhněte čisté PDF během vteřin. To udrží vaši fakturu a stvrzenku konzistentní, dá zákazníkovi doklad, který potřebuje, a vám zanechá uspořádaný záznam o každé přijaté platbě - zdarma a bez nutnosti karty.
Otázky ke stvrzence
Jaký je rozdíl mezi stvrzenkou a fakturou?
Faktura je výzvou k platbě, odeslanou předtím, než kupující zaplatí, uvádějící, co se dluží a kdy. Stvrzenka je dokladem o zaplacení, vydaným poté, co kupující zaplatí, potvrzujícím přijatou částku. Stručně: faktura žádá o peníze a stvrzenka bere na vědomí, že peníze byly přijaty.
Je stvrzenka dokladem o zaplacení?
Ano. Stvrzenka je standardním dokladem, že platba byla provedena a přijata. Proto si kupující stvrzenky uchovávají pro vrácení zboží, reklamace v rámci záruky, výkazy výdajů a daňové odpočty - to stvrzenka, nikoli faktura, ukazuje, že účet byl skutečně vyrovnán.
Co by platná stvrzenka měla obsahovat?
Jasná stvrzenka uvádí slovo „Stvrzenka" a jedinečné číslo, jméno a údaje prodávajícího, datum platby, popis toho, za co bylo zaplaceno, zaplacenou částku s případnou daní uvedenou zvlášť a použitý způsob platby. U firemních nebo vyšších plateb by měla také uvést kupujícího.
Musím vystavit stvrzenku za každou platbu?
Osvědčeným postupem je vystavit stvrzenku za každou platbu a kupující o ni obvykle může kdykoli požádat. Mnohé země výslovně vyžadují stvrzenky za hotovostní platby nebo za částky nad stanovenou hranicí. Přesná povinnost se liší, takže si ověřte pravidla platná ve vaší jurisdikci.
Mohu použít fakturu jako stvrzenku?
Ne samu o sobě. Faktura ukazuje, co se dluží, nikoli že bylo zaplaceno. Fakturu můžete proměnit ve stvrzenku tím, že ji označíte jako zaplacenou a přidáte datum a způsob platby, ale neoznačená faktura zaplacení nedokládá a není náhradou za stvrzenku.
Jak vytvořím stvrzenku zdarma?
Použijte šablonu nebo generátor stvrzenek zdarma: vyplňte údaje prodávajícího a kupujícího, datum, za co bylo zaplaceno, částku a způsob platby, dejte jí číslo a uložte ji jako PDF. S FreeBillGenem můžete převést zaplacenou fakturu rovnou do odpovídající stvrzenky bez opětovného zadávání údajů.