Sem VAT federal: aplica-se o sales tax
Os Estados Unidos não têm VAT federal nem imposto nacional sobre vendas. Governos estaduais e locais definem as regras de sales tax e use tax. Por isso, não há alíquota, limite ou definição nacional única de venda tributável.
O sales tax costuma se aplicar a vendas no varejo de bens pessoais tangíveis, mas o tratamento de serviços, software e produtos digitais varia. Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon não têm imposto estadual geral sobre vendas, embora localidades do Alasca possam cobrá-lo e outros impostos estaduais ainda possam se aplicar. O resultado fiscal pode depender do registro, das regras de origem, das normas para facilitadores de marketplace, da classificação do produto e da documentação de isenção, não apenas do endereço de entrega.
O que uma fatura dos EUA deve conter?
Como não há uma obrigação federal que determine o formato da fatura, as empresas dos EUA têm flexibilidade. Ainda assim, uma fatura clara e profissional deve usar um conjunto consistente de campos. Eles facilitam o pagamento e a conciliação e ajudam a fundamentar o documento se um cliente ou uma autoridade fiscal fizer perguntas. Você pode organizar tudo manualmente ou usar um gerador de faturas gratuito para estruturar os campos e totais:
- Dados do vendedor
- Nome, endereço e dados de contato da empresa, além de uma licença ou número de registro de sales tax quando uma regra o exigir. Não publique um TIN apenas como campo genérico da fatura.
- Dados do comprador
- Nome do cliente, endereço de cobrança e endereço de entrega ou prestação do serviço, que pode determinar a alíquota correta de sales tax.
- Número da fatura
- Um identificador único e sequencial para que as duas partes possam consultar e acompanhar o documento.
- Data da fatura e vencimento
- A data de emissão e as condições de pagamento, como Net 30, que definem quando o pagamento é esperado.
- Itens
- Descrição clara de cada produto ou serviço, quantidade, preço unitário e total da linha.
- Subtotal
- O total de todos os itens antes da aplicação de qualquer imposto.
- Sales tax
- O sales tax estadual e local aplicável em uma linha separada, cobrado somente quando você tem nexo e a venda é tributável.
- Valor total devido
- O valor final devido pelo cliente, incluindo impostos e descontando depósitos ou descontos.
- Instruções de pagamento
- Como pagar: métodos aceitos, dados bancários ou ACH ou um link de pagamento.
Como funcionam o sales tax e o nexo econômico após Wayfair?
Nexo é a conexão que permite a um estado impor a obrigação de cobrança. Atividade física, pessoas, estoque, instalações ou outras condutas dentro do estado podem criar nexo. Em South Dakota v. Wayfair, a Suprema Corte eliminou a barreira federal de presença física e confirmou o regime de nexo econômico da Dakota do Sul. A decisão não criou um limite único para todos os estados.
Hoje, os estados usam valores de vendas, testes de transações, exclusões, períodos de medição e datas de vigência diferentes, e vários removeram os testes baseados no número de transações. Regras para facilitadores de marketplace também podem atribuir ao marketplace a cobrança das vendas cobertas sem eliminar todas as obrigações do vendedor. Consulte a legislação e as orientações atuais de cada estado antes de se registrar ou cobrar o imposto.
| Pergunta | O que verificar | Por que importa |
|---|---|---|
| Você tem nexo? | Atividades físicas e econômicas segundo as regras atuais do estado | Define as obrigações de registro e cobrança |
| A venda é tributável? | Regras do produto, serviço, cliente e isenção | Define se o imposto será cobrado |
| Qual alíquota se aplica? | Regras estaduais de origem e jurisdições locais | Define a alíquota combinada correta |
| Quem cobra? | Vendedor direto ou facilitador de marketplace | Evita cobrança duplicada ou ausente |
Vendas isentas, revenda e certificados de isenção
Nem toda venda é tributável, e muitas transações B2B não são. Duas situações comuns removem o sales tax da fatura. A primeira é a revenda: quando você vende bens a um comprador que vai revendê-los, em vez de consumi-los, ele fornece um certificado de revenda. Você não cobra sales tax porque o imposto será cobrado na venda final no varejo. Isso evita a cobrança em todas as etapas da cadeia.
A segunda envolve certificados de isenção: alguns compradores, como órgãos públicos, organizações sem fins lucrativos elegíveis, fabricantes que compram insumos de produção ou agricultores, e certas categorias de produto, muitas vezes alimentos, medicamentos sob prescrição ou alguns serviços, são isentos pelas regras de determinado estado. Quando o comprador solicita a isenção, você obtém e guarda um certificado de isenção válido e emite a fatura sem imposto. O certificado comprova em uma auditoria que a venda sem imposto era legítima. Por isso, mantenha-o arquivado.
Muitos serviços profissionais não estão sujeitos a sales tax em vários estados, embora isso esteja mudando à medida que estados ampliam a tributação de serviços específicos e produtos digitais. A opção segura é confirmar, em cada estado onde você tem nexo, se os bens ou serviços específicos são tributáveis antes de omitir o imposto da fatura.
Prestadores de serviços, W-9 e formulários 1099
Um pagador pode solicitar o Form W-9 para obter o nome correto de um beneficiário dos EUA, sua classificação fiscal federal e o Taxpayer Identification Number. O beneficiário entrega o W-9 ao solicitante, não rotineiramente ao IRS, e deve transmiti-lo de forma segura, em vez de anexá-lo a todas as faturas.
Para pagamentos feitos em 2026, uma empresa geralmente apresenta o Form 1099-NEC quando a remuneração declarada de um prestador não empregado a um beneficiário abrangido atinge US$ 2.000. O limite era de US$ 600 para pagamentos anteriores a 2026 e será corrigido pela inflação depois de 2026. Há exceções para empresas e tipos de pagamento, enquanto a backup withholding pode gerar a obrigação de declaração independentemente do valor. Consulte as instruções do IRS referentes ao ano do pagamento.
Perguntas sobre faturamento nos EUA
Os Estados Unidos têm VAT nas faturas?
Não. Os Estados Unidos não têm VAT federal nem imposto nacional sobre vendas. O imposto sobre o consumo assume a forma de sales taxes estaduais e locais definidos de maneira independente por estados, condados e cidades. A fatura inclui sales tax somente quando o vendedor tem nexo no estado do comprador e a venda é tributável. Por isso, muitas faturas não têm uma linha de imposto.
O que uma fatura dos EUA precisa incluir?
Não há um formato de fatura exigido pelo governo federal nos EUA. Uma fatura clara deve incluir nome e dados de contato da empresa, dados do cliente, número único, datas de emissão e vencimento, bens ou serviços discriminados com quantidades e preços, subtotal, sales tax aplicável em uma linha separada, total devido e instruções de pagamento.
Quando devo cobrar sales tax?
A cobrança normalmente depende do nexo, do registro, da tributação da venda, das regras de origem, das isenções e de eventual regra para facilitadores de marketplace. Os limites econômicos e os períodos de medição variam por estado e mudam com o tempo. Não use o limite da Dakota do Sul confirmado em Wayfair como teste nacional.
O que é nexo econômico após a decisão Wayfair?
O nexo econômico permite que um estado imponha obrigações de cobrança com base na atividade econômica, sem presença física. Wayfair eliminou a regra federal de presença física e confirmou o regime da Dakota do Sul. Cada estado define o próprio limite, as exclusões, o período e a data de vigência.
O que é um certificado de revenda ou de isenção?
O certificado de revenda é fornecido por um comprador que vai revender os bens. Com ele, você emite a fatura sem sales tax, pois o imposto será aplicado na venda final no varejo. O certificado de isenção é fornecido por um comprador isento, como um órgão público ou uma organização sem fins lucrativos elegível, ou para uma categoria de produto isenta. Nos dois casos, você guarda o certificado como prova e emite a fatura sem imposto.
Como os formulários W-9 e 1099 se relacionam com as faturas?
Eles são separados da fatura. Um pagador pode solicitar o Form W-9 com o nome, a classificação e o TIN do beneficiário. Para pagamentos feitos em 2026, o limite geral do Form 1099-NEC para remuneração abrangida de prestadores não empregados é de US$ 2.000, sujeito a exceções e regras de backup withholding. Consulte as instruções do ano do pagamento.