Dlaczego te elementy mają znaczenie
Faktura VAT pomaga klientowi udokumentować prawo do odliczenia podatku naliczonego, a organowi podatkowemu dostarcza dowodu transakcji. Jeśli brakuje wymaganego elementu, klient może potrzebować faktury korygującej przed odliczeniem VAT. Dyrektywa VAT określa wspólny zakres podstawowy dla państw członkowskich UE, jednak krajowe przepisy dotyczące formatu, języka, raportowania i e-fakturowania mogą nakładać istotne dodatkowe wymagania.
Obowiązkowe elementy pełnej faktury VAT
Artykuł 226 dyrektywy VAT określa dane, które musi zawierać pełna faktura. Dla typowego freelancera lub jednoosobowej działalności mają zastosowanie następujące z nich:
- Data wystawienia
- Data wystawienia faktury.
- Numer kolejny
- Unikalny numer, oparty na jednej lub większej liczbie serii, który identyfikuje fakturę.
- Numer identyfikacyjny VAT dostawcy
- Numer VAT, pod którym dostawca sprzedał towary lub usługi.
- Numer VAT klienta
- Wymagany przy dostawach objętych odwrotnym obciążeniem oraz transakcjach wewnątrzunijnych, w których klient jest zobowiązany do rozliczenia podatku.
- Pełna nazwa i adres
- Pełna nazwa i adres dostawcy oraz klienta.
- Opis dostawy
- Ilość i rodzaj towarów lub zakres i rodzaj usług.
- Data dostawy
- Data dokonania lub zakończenia dostawy, jeśli różni się od daty wystawienia.
- Podstawa opodatkowania według stawki
- Podstawa opodatkowania według stawki VAT, cena jednostkowa bez VAT oraz wszelkie rabaty nieujęte w cenie jednostkowej.
- Zastosowana stawka VAT
- Stawka lub stawki VAT zastosowane do dostawy.
- Kwota VAT do zapłaty
- Kwota VAT do zapłaty, wykazana w walucie krajowej, w której podatek jest należny.
- Odniesienie do zwolnienia lub odwrotnego obciążenia
- Gdy dostawa jest zwolniona lub podatek rozlicza klient, należy podać odniesienie do właściwego przepisu albo adnotację „Reverse charge”.
Transgraniczne B2B: odwrotne obciążenie
Przy świadczeniu usług na rzecz firmy zarejestrowanej do VAT w innym państwie członkowskim UE klient zasadniczo rozlicza VAT w mechanizmie odwrotnego obciążenia. Jeżeli transakcja spełnia warunki, faktura pokazuje kwotę bez VAT, zawiera właściwe numery VAT i adnotację „Reverse charge”. Artykuł 196 dyrektywy Rady 2006/112/WE jest przydatnym odniesieniem dla objętych nim transgranicznych usług B2B. Status VAT klienta trzeba sprawdzić w VIES, a wynik zachować w ewidencji. Nieprawidłowy lub niedostępny wynik VIES wymaga wyjaśnienia i sam nie rozstrzyga właściwej kwalifikacji VAT.
Kiedy dopuszczalna jest faktura uproszczona
W przypadku niewielkich kwot (państwa członkowskie mogą dopuścić faktury uproszczone do 100 EUR, a w niektórych przypadkach wyższe) lub faktur korygujących można wystawić krótszy dokument. Faktura uproszczona nadal musi zawierać datę, własną tożsamość i numer VAT, opis tego, co zostało dostarczone, oraz kwotę VAT lub informacje potrzebne do jej obliczenia - może jednak pominąć część danych klienta wymaganych na pełnej fakturze. Sprawdź próg w kraju, w którym dostawa jest opodatkowana, ponieważ jest on różny.
Waluta, język i przechowywanie
Można wystawić fakturę w dowolnej walucie, ale kwota VAT musi być również wykazana w walucie krajowej państwa członkowskiego, w którym podatek jest należny. Można fakturować w dowolnym języku, choć organ podatkowy może podczas kontroli zażądać tłumaczenia. Kopię każdej wystawionej i otrzymanej faktury należy przechowywać przez okres ustalany krajowo, zwykle od 6 do 10 lat.
Pytania o faktury VAT w UE
Czy muszę naliczyć VAT klientowi w innym kraju UE?
W przypadku większości usług świadczonych na rzecz firmy zarejestrowanej do VAT w innym państwie członkowskim UE nie nalicza się VAT, ponieważ stosuje się odwrotne obciążenie i podatek rozlicza klient. Wystawia się fakturę netto bez VAT, podaje oba numery VAT i dodaje adnotację „Reverse charge”. Jeśli klient nie jest zarejestrowany do VAT i jest konsumentem, zwykle nalicza się VAT, a do usług cyfrowych mają zastosowanie zasady szczególne.
Co oznacza „Reverse charge” na fakturze?
Oznacza to, że za rozliczenie VAT we własnym kraju odpowiada nabywca, a nie sprzedawca. Sprzedawca wystawia fakturę bez VAT i zaznacza, że ma zastosowanie odwrotne obciążenie, powołując się na artykuł 196 dyrektywy VAT w przypadku transgranicznych usług B2B.
Czy numer kolejny faktury jest naprawdę obowiązkowy?
Tak. Każda faktura VAT musi mieć unikalny numer oparty na jednej lub kilku sekwencjach. Numerację należy prowadzić w uporządkowany sposób, zapobiegać duplikatom oraz dokumentować anulowane numery lub luki zgodnie z zasadami miejsca prowadzenia działalności.
Czy mogę wystawić fakturę w dolarach amerykańskich lub innej walucie?
Tak, można fakturować w dowolnej walucie. Kwota VAT musi być jednak również wyrażona w walucie krajowej państwa członkowskiego, w którym VAT jest należny, przy zastosowaniu akceptowanego kursu wymiany.
Jak długo muszę przechowywać faktury?
Okres przechowywania ustala każde państwo członkowskie i zwykle wynosi on od 6 do 10 lat. Przez wymagany okres należy przechowywać zarówno faktury wystawione, jak i otrzymane.