Dlaczego te elementy mają znaczenie
Faktura VAT to dokument, którego klient używa do odliczenia naliczonego podatku VAT, a organ podatkowy do weryfikacji transakcji. Jeśli brakuje obowiązkowego elementu, faktura może zostać odrzucona, klient może nie być w stanie odliczyć VAT, a Ty możesz zostać poproszony o jej ponowne wystawienie. Przepisy są ujednolicone we wszystkich państwach członkowskich UE przez dyrektywę VAT, więc podstawowa lista poniżej obowiązuje niezależnie od tego, czy wystawiasz fakturę klientowi w Niemczech, Francji, Irlandii czy innym państwie członkowskim - poszczególne kraje dodają jedynie drobne wymogi dotyczące formatu lub języka.
Obowiązkowe elementy pełnej faktury VAT
Artykuł 226 dyrektywy VAT określa dane, które musi zawierać pełna faktura. Dla typowego freelancera lub jednoosobowej działalności mają zastosowanie następujące z nich:
- Data wystawienia
- Data wystawienia faktury.
- Numer kolejny
- Unikalny numer, oparty na jednej lub większej liczbie serii, który identyfikuje fakturę.
- Twój numer identyfikacyjny VAT
- Numer VAT, pod którym dostarczyłeś towary lub usługi.
- Numer VAT klienta
- Wymagany przy dostawach objętych odwrotnym obciążeniem oraz transakcjach wewnątrzunijnych, w których klient jest zobowiązany do rozliczenia podatku.
- Pełna nazwa i adres
- Pełna nazwa i adres zarówno Twój (dostawcy), jak i Twojego klienta.
- Opis dostawy
- Ilość i rodzaj towarów lub zakres i rodzaj usług.
- Data dostawy
- Data dokonania lub zakończenia dostawy, jeśli różni się od daty wystawienia.
- Podstawa opodatkowania według stawki
- Podstawa opodatkowania według stawki VAT, cena jednostkowa bez VAT oraz wszelkie rabaty nieujęte w cenie jednostkowej.
- Zastosowana stawka VAT
- Stawka lub stawki VAT zastosowane do dostawy.
- Kwota VAT do zapłaty
- Kwota VAT do zapłaty, wykazana w walucie krajowej, w której podatek jest należny.
- Odniesienie do zwolnienia lub odwrotnego obciążenia
- Gdy dostawa jest zwolniona lub klient jest zobowiązany do rozliczenia podatku, odniesienie do odpowiedniego przepisu lub adnotacja „Odwrotne obciążenie".
Transgraniczne B2B: odwrotne obciążenie
Gdy świadczysz usługi na rzecz firmy zarejestrowanej jako podatnik VAT w innym państwie członkowskim UE, zazwyczaj nie naliczasz VAT. Zamiast tego klient rozlicza go we własnym kraju w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia. W takim przypadku Twoja faktura wykazuje kwotę netto bez pozycji VAT, zawiera zarówno Twój numer VAT, jak i ważny numer VAT klienta oraz wyraźną adnotację - sformułowanie zalecane przez dyrektywę to po prostu „Odwrotne obciążenie”, najlepiej z odniesieniem „artykuł 196 dyrektywy Rady 2006/112/WE”. Zawsze potwierdzaj ważność numeru VAT klienta w unijnym systemie VIES, zanim zastosujesz zerową stawkę dla dostawy; jeśli numer nie jest ważny, zwykle musisz naliczyć krajowy VAT.
Kiedy dopuszczalna jest faktura uproszczona
W przypadku niewielkich kwot (państwa członkowskie mogą dopuścić faktury uproszczone do 100 EUR, a w niektórych przypadkach wyższe) lub faktur korygujących możesz wystawić krótszy dokument. Faktura uproszczona nadal musi zawierać datę, Twoją tożsamość i numer VAT, opis tego, co zostało dostarczone, oraz kwotę VAT lub informacje potrzebne do jej obliczenia - może jednak pominąć część danych klienta wymaganych na pełnej fakturze. Sprawdź próg w kraju, w którym dostawa jest opodatkowana, ponieważ jest on różny.
Waluta, język i przechowywanie
Możesz wystawić fakturę w dowolnej walucie, ale kwota VAT musi być również wykazana w walucie krajowej państwa członkowskiego, w którym podatek jest należny. Możesz fakturować w dowolnym języku, choć organ podatkowy może podczas kontroli zażądać tłumaczenia. Przechowuj kopię każdej wystawionej i otrzymanej faktury: okres przechowywania jest ustalany krajowo i zwykle wynosi od 6 do 10 lat.
Pytania o faktury VAT w UE
Czy muszę naliczyć VAT klientowi w innym kraju UE?
W przypadku większości usług świadczonych na rzecz firmy zarejestrowanej jako podatnik VAT w innym państwie członkowskim UE - nie - stosuje się odwrotne obciążenie i klient rozlicza VAT. Wystawiasz fakturę netto bez VAT, wykazujesz oba numery VAT i dodajesz adnotację „Odwrotne obciążenie". Jeśli klient nie jest zarejestrowany jako podatnik VAT (konsument), zwykle naliczasz VAT, a do usług cyfrowych mają zastosowanie szczególne przepisy.
Co oznacza „odwrotne obciążenie" na fakturze?
Oznacza to, że za rozliczenie VAT we własnym kraju odpowiada nabywca, a nie sprzedawca. Sprzedawca wystawia fakturę bez VAT i zaznacza, że ma zastosowanie odwrotne obciążenie, powołując się na artykuł 196 dyrektywy VAT w przypadku transgranicznych usług B2B.
Czy numer kolejny faktury jest naprawdę obowiązkowy?
Tak. Każda faktura VAT musi zawierać unikalny numer oparty na jednej lub większej liczbie serii. Luki lub duplikaty są częstym sygnałem ostrzegawczym podczas kontroli, dlatego generator, który automatycznie przypisuje kolejny numer w danej serii, jest bezpieczniejszy niż numerowanie ręczne.
Czy mogę wystawić fakturę w dolarach amerykańskich lub innej walucie?
Tak, możesz fakturować w dowolnej walucie. Kwota VAT musi być jednak również wyrażona w walucie krajowej państwa członkowskiego, w którym VAT jest należny, przy zastosowaniu akceptowanego kursu wymiany.
Jak długo muszę przechowywać faktury?
Okres przechowywania jest ustalany przez każde państwo członkowskie i zwykle wynosi od 6 do 10 lat. Przez ten okres przechowuj zarówno faktury, które wystawiasz, jak i te, które otrzymujesz.