Wat is een factuur en wat is een ontvangstbewijs?
Een factuur identificeert een levering, de partijen, bedragen en fiscale behandeling en vermeldt vaak een betalingstermijn. Deze kan worden uitgereikt vóór de betaling, op het moment van betaling of na een vooruitbetaling, afhankelijk van de commerciële en fiscale regels. Het onderliggende contract en de levering creëren de rechten van de partijen; een factuur documenteert en vordert het gevorderde bedrag.
Een ontvangstbewijs bevestigt dat geld is ontvangen. Hierop moeten de betaling, de datum, het bedrag en de reden van betaling worden vermeld. Een ontvangstbewijs kan betrekking hebben op een aanbetaling of een deelbetaling, dus het bewijst niet altijd dat de gehele transactie is afgewikkeld.
Bij een gewone verkoop op krediet wordt de factuur doorgaans vóór de betaling verstuurd, waarna het ontvangstbewijs of de status ‘betaald’ volgt. Bij een transactie aan de kassa kan één fiscaal ontvangstbewijs het enige document zijn dat aan de klant wordt overhandigd.
Factuur versus ontvangstbewijs: vergelijking naast elkaar
Het duidelijkste verschil is het doel: een factuur registreert en factureert de geleverde goederen of diensten, terwijl een ontvangstbewijs een betaling registreert. Het tijdstip is eerder indicatief dan absoluut.
| Aspect | Factuur | Ontvangstbewijs |
|---|---|---|
| Doel | Registreert geleverde goederen of diensten en vraagt doorgaans om betaling | Bevestigt dat de betaling is ontvangen |
| Typisch tijdstip | Op het moment van facturering | Wanneer de betaling is ontvangen of bevestigd |
| Bedrag | Gefactureerd bedrag of nog verschuldigd bedrag | Werkelijk ontvangen bedrag |
| Betalingsstatus | Kan onbetaald, gedeeltelijk betaald of betaald zijn | Geeft de betaling weer die wordt bevestigd |
| Juridische rol | Bewijs van de vordering van de verkoper en, indien van toepassing, belastinggegevens | Bewijs van betaling, mits correct |
| Boekhouding | De verwerking is afhankelijk van de boekhoudkundige en fiscale regels | Ondersteunt de kas- of betalingsboeking |
| Fiscale bewijsstukken | Een geldige fiscale factuur kan een aftrek rechtvaardigen | In sommige systemen kan een in aanmerking komend belastingbewijs hiervoor dienen |
- Richting
- Een factuur is een verzoek om betaling van het bedrag dat de verkoper nog tegoed heeft. Een ontvangstbewijs bevestigt dat de verkoper het geld heeft ontvangen.
- Typische timing
- Een factuur voor verkoop op krediet gaat meestal vooraf aan de betaling; een ontvangstbewijs volgt op de betaling die ermee wordt bevestigd.
- Weergegeven bedrag
- Op een factuur staat het verschuldigde bedrag vermeld. Op een ontvangstbewijs staat het daadwerkelijk betaalde bedrag vermeld; dit kan een aanbetaling of een deelbetaling zijn.
- Juridische functie
- De factuur dient als bewijs van het gevorderde bedrag; het ontvangstbewijs dient als bewijs van een betaling. De onderliggende overeenkomst blijft van belang.
- Boekhouding
- De boekhoudkundige verwerking hangt af van de boekhoudkundige grondslag en de belastingregels; geen van beide labels bepaalt op zichzelf de boekingsdatum.
Wanneer moet u een factuur opstellen?
Stel een factuur op wanneer het contract, het klantproces of de toepasselijke belastingregel dit vereist. Bij verkoop op krediet, mijlpalen en voorschotten wordt doorgaans gebruikgemaakt van facturen, maar de uiterste datum voor de belastingfactuur kan gekoppeld zijn aan de levering, de betaling of een ander belastingmoment.
Een geldige belastingfactuur is in veel btw- of GST-systemen belangrijk bewijs voor de terugvordering van voorbelasting, afhankelijk van de geschiktheid van de koper. Omzetbelastingstelsels werken anders, en belastbare inkomsten worden niet altijd op de factuurdatum erkend. Een gratis factuurgenerator kan het door u gekozen documenttype en de totalen opstellen; deze bepaalt niet het wettelijke tijdstip.
Wanneer moet u een ontvangstbewijs uitgeven?
Verstrek een ontvangstbewijs wanneer de wet, een verzoek van de klant of uw administratieve procedure dit vereist. Bij een verkoop op factuur kan een afzonderlijk ontvangstbewijs of een betaalde factuur dienen als bevestiging van een voldane betaling. Markeer de volledige factuur niet als betaald louter omdat een overschrijving is geïnitieerd of een aanbetaling is ontvangen.
Uit een ontvangstbewijs moet duidelijk blijken wie welk bedrag heeft ontvangen, op welke datum, via welke methode en ter verrekening van welke verkoop of factuur. Vermeld bij gespreide betalingen het ontvangen bedrag en het resterende saldo. De documenten die nodig zijn voor een terugbetaling, garantie, onkostendeclaratie of belastingaftrek variëren, dus een standaard betalingsbewijs is op zichzelf mogelijk niet voldoende.
Wat moet elk document bevatten?
Een factuur richt zich op wat er in rekening wordt gebracht, terwijl een ontvangstbewijs zich richt op wat er is betaald. De exacte juridische en fiscale velden kunnen variëren. Een praktische factuur vermeldt de partijen, het factuurnummer, de uitgifte- en leveringsdata, de afzonderlijke posten, de valuta, de fiscale behandeling, het totaalbedrag en de betalingsvoorwaarden. Een praktisch ontvangstbewijs vermeldt de uitgever, de betalingsdatum, het ontvangen bedrag, de valuta, de betaalmethode of een veilig referentienummer, waarvoor het bedrag is bestemd en het eventuele resterende saldo.
Gebruik de nummering, de gegevens van de koper, de belastinguitsplitsing en de voorgeschreven bewoordingen die vereist zijn voor het daadwerkelijke document. Koppel een betalingsbewijs aan de factuur indien deze bestaat, maar verzin geen factuurnummer voor een transactie aan het verkooppunt waarvoor geen factuurnummer bestond.
- Factuur - wat wordt er gefactureerd
- Identificatiecode, datums, partijen, gespecificeerde bedragen, fiscale behandeling, totaalbedrag, voorwaarden en betalingsinstructies zoals vereist.
- Ontvangstbewijs - wat er is betaald
- Betalingsdatum, ontvangen bedrag, valuta, betaalmethode of veilige referentie, waarvoor het bedrag was bestemd, en eventueel een openstaand saldo.
- Gedeelde details
- Beide moeten de verkoper en de transactie duidelijk identificeren; de gegevens van de koper zijn afhankelijk van de context en de regels.
- Het verband tussen beide
- Als er een factuur bestaat, vermeld dan het identificatienummer daarvan op het ontvangstbewijs, zodat de levering en de betaling aan elkaar kunnen worden gekoppeld.
Hoe werken een factuur en een ontvangstbewijs samen?
In een workflow voor verkoop op krediet wordt het gefactureerde bedrag op de factuur vastgelegd, verlagen betalingen het openstaande saldo en wordt elk ontvangen bedrag bevestigd door een ontvangstbewijs of de status ‘betaald’. Koppel het betalingsrecord aan de factuur-ID en beschouw de transactie pas als volledig afgewikkeld wanneer het saldo en eventuele geautoriseerde aanpassingen met elkaar in overeenstemming zijn.
De boekhoudkundige verwerking kan plaatsvinden volgens het toerekeningsbeginsel, het kasstelsel of speciale belastingregels, waardoor de factuurdatum en de betalingsdatum niet voor elk bedrijf hetzelfde effect hebben. Bewaar de uitgegeven factuur, correcties en betalingsbewijzen als afzonderlijke, aan elkaar gekoppelde records.
Vragen over facturen en ontvangstbewijzen
Is een factuur hetzelfde als een ontvangstbewijs?
Nee. Een factuur legt vast wat er in rekening wordt gebracht en bevat vaak een betalingsverzoek. Een ontvangstbewijs bevestigt een ontvangen bedrag. Een factuur kan vóór, tijdens of na de levering worden uitgegeven, terwijl een ontvangstbewijs volgt op de specifieke betaling die het vastlegt. Eén document kan beide functies combineren, mits de toepasselijke regels dit toestaan.
Wat komt eerst, de factuur of het ontvangstbewijs?
Bij een normale verkoop op krediet komt de factuur doorgaans eerst en volgt het ontvangstbewijs na de betaling. Vooruitbetalingen, transacties aan de kassa en regels inzake het belastingmoment kunnen die volgorde wijzigen of de functies combineren in één betaald document.
Kan een ontvangstbewijs als factuur worden gebruikt?
Een betalingsbewijs dient niet ter facturering van een openstaand bedrag. Een gecombineerd belastingbewijs of een betaalde factuur kan zowel de verkoop als de betaling vastleggen, mits het de vereiste informatie bevat. Als er nog een openstaand saldo is, gebruik dan de factuur of een ander facturatiedocument dat voor die transactie vereist is.
Moet ik zowel een factuur als een ontvangstbewijs uitgeven?
Niet altijd. Bij een verkoop op krediet kan een factuur plus betalingsbewijs of een ontvangstbewijs worden gebruikt, terwijl bij een detailhandelsverkoop één geldige kassabon kan volstaan. Volg de geldende regels voor klanten, belastingen en consumenten en bewaar voldoende bewijs om de levering en de betaling aan elkaar te koppelen.
Kan ik btw of belasting terugvorderen met een ontvangstbewijs?
Voor de terugvordering van voorbelasting zijn doorgaans geldig bewijs en een in aanmerking komende aankoop vereist. Een volledige belastingfactuur kan vereist zijn, terwijl sommige systemen voor bepaalde transacties een vereenvoudigde belastingfactuur of een in aanmerking komend aankoopbewijs accepteren. Een algemeen betalingsbewijs is niet automatisch voldoende.
Wat is het verschil tussen een betaalde factuur en een ontvangstbewijs?
Een betaalde factuur is de factuur plus een geregistreerde betaalstatus; een ontvangstbewijs is een afzonderlijke bevestiging van betaling. Beide kunnen het betalingstraject ondersteunen indien ze correct zijn, maar geen van beide heeft voorrang boven bankbewijzen, feiten over gedeeltelijke betalingen of een jurisdictiespecifieke vereiste voor een ontvangstbewijs.