Perché gli elementi sono importanti
Una fattura IVA è il documento che il tuo cliente usa per recuperare l'IVA a credito e che un'autorità fiscale usa per verificare l'operazione. Se manca un dettaglio obbligatorio, la fattura può essere rifiutata, il tuo cliente potrebbe non essere in grado di detrarre l'IVA e potresti dover riemetterla. Le regole sono armonizzate in tutti gli Stati membri dell'UE dalla direttiva IVA, quindi l'elenco fondamentale qui sotto si applica sia che tu fatturi a un cliente in Germania, Francia, Irlanda o in qualsiasi altro Stato membro: i singoli Paesi aggiungono soltanto requisiti minori di formato o di lingua.
Gli elementi obbligatori di una fattura IVA completa
L'articolo 226 della direttiva IVA stabilisce gli elementi che una fattura completa deve contenere. Per un tipico libero professionista o una ditta individuale, questi sono quelli che si applicano:
- Data di emissione
- La data in cui la fattura è emessa.
- Numero progressivo
- Un numero univoco, basato su una o più serie, che identifica la fattura.
- La tua partita IVA
- Il numero di partita IVA con cui hai fornito i beni o i servizi.
- Partita IVA del cliente
- Richiesta per le forniture in inversione contabile e le operazioni intra-UE in cui il cliente è debitore dell'imposta.
- Nome completo e indirizzo
- Il nome completo e l'indirizzo sia tuoi (il fornitore) sia del tuo cliente.
- Descrizione della fornitura
- La quantità e la natura dei beni, oppure l'entità e la natura dei servizi.
- Data della fornitura
- La data in cui la fornitura è stata effettuata o completata, se diversa dalla data di emissione.
- Imponibile per aliquota
- L'imponibile per ciascuna aliquota IVA, il prezzo unitario al netto dell'IVA e gli eventuali sconti non inclusi nel prezzo unitario.
- Aliquota IVA applicata
- L'aliquota o le aliquote IVA applicate alla fornitura.
- Importo dell'IVA dovuta
- L'importo dell'IVA dovuta, indicato nella valuta nazionale in cui l'imposta è dovuta.
- Riferimento all'esenzione o all'inversione contabile
- Quando la fornitura è esente o il cliente è debitore dell'imposta, un riferimento alla disposizione pertinente o la nota «Inversione contabile».
B2B transfrontaliero: l'inversione contabile
Quando fornisci servizi a un'impresa registrata ai fini IVA in un altro Stato membro dell'UE, di norma non applichi l'IVA. È invece il cliente a contabilizzarla nel proprio Paese con il meccanismo dell'inversione contabile. In tal caso la tua fattura mostra un importo netto senza riga IVA, include sia la tua partita IVA sia la valida partita IVA del cliente e riporta una nota esplicita: la dicitura raccomandata dalla direttiva è semplicemente «Inversione contabile», idealmente con il riferimento «articolo 196 della direttiva 2006/112/CE del Consiglio». Verifica sempre che la partita IVA del cliente sia valida nel sistema VIES dell'UE prima di applicare l'aliquota zero alla fornitura; se non è valida, di norma devi applicare la tua IVA nazionale.
Quando è ammessa una fattura semplificata
Per importi modesti (gli Stati membri possono ammettere fatture semplificate fino a 100 EUR e, in alcuni casi, oltre) o per le note di credito, puoi emettere un documento più breve. Una fattura semplificata richiede comunque la data, la tua identità e partita IVA, una descrizione di ciò che è stato fornito e l'importo dell'IVA o le informazioni necessarie per calcolarlo, ma può omettere alcuni dei dati del cliente richiesti su una fattura completa. Verifica la soglia nel Paese in cui la fornitura è tassata, perché varia.
Valuta, lingua e conservazione
Puoi emettere la fattura in qualsiasi valuta, ma l'importo dell'IVA deve essere indicato anche nella valuta nazionale dello Stato membro in cui l'imposta è dovuta. Puoi fatturare in qualsiasi lingua, anche se un'autorità fiscale può richiedere una traduzione durante una verifica. Conserva una copia di ogni fattura che emetti e ricevi: il periodo di conservazione è stabilito a livello nazionale ed è comunemente compreso tra 6 e 10 anni.
Domande sulla fattura IVA UE
Devo applicare l'IVA a un cliente in un altro Paese dell'UE?
Per la maggior parte dei servizi forniti a un'impresa registrata ai fini IVA in un altro Stato membro dell'UE, no: si applica l'inversione contabile ed è il cliente a contabilizzare l'IVA. Emetti una fattura netta senza IVA, indichi entrambe le partite IVA e aggiungi una nota «Inversione contabile». Se il cliente non è registrato ai fini IVA (un consumatore), di norma applichi l'IVA e per i servizi digitali valgono regole speciali.
Cosa significa «inversione contabile» su una fattura?
Significa che è l'acquirente, non il venditore, a essere responsabile della contabilizzazione dell'IVA nel proprio Paese. Il venditore emette la fattura senza IVA e annota che si applica l'inversione contabile, citando l'articolo 196 della direttiva IVA per i servizi B2B transfrontalieri.
Il numero progressivo della fattura è davvero obbligatorio?
Sì. Ogni fattura IVA deve riportare un numero univoco basato su una o più serie. Salti o duplicati sono un segnale frequente nelle verifiche, ed è per questo che un generatore che assegna automaticamente il numero successivo per serie è più sicuro della numerazione a mano.
Posso emettere la fattura in dollari USA o in un'altra valuta?
Sì, puoi fatturare in qualsiasi valuta. L'importo dell'IVA, però, deve essere espresso anche nella valuta nazionale dello Stato membro in cui l'IVA è dovuta, utilizzando un tasso di cambio accettato.
Per quanto tempo devo conservare le mie fatture?
Il periodo di conservazione è stabilito da ciascuno Stato membro ed è comunemente di 6-10 anni. Conserva per quel periodo sia le fatture che emetti sia quelle che ricevi.