Perché i campi sono importanti?
Una fattura con IVA aiuta il cliente a richiedere la detrazione dell’IVA a credito e fornisce all’autorità fiscale la prova della transazione. Se manca un dettaglio richiesto, il cliente potrebbe aver bisogno di una fattura rettificata prima di poter detrarre l’IVA. La direttiva IVA stabilisce un quadro comune per tutti gli Stati membri dell’UE, ma le norme nazionali in materia di formato, lingua, rendicontazione e fatturazione elettronica possono aggiungere ulteriori requisiti sostanziali.
I campi obbligatori su una fattura con IVA completa
L’articolo 226 della Direttiva IVA stabilisce le informazioni che una fattura completa deve contenere. Per un tipico libero professionista o imprenditore individuale, valgono le seguenti:
- Data di emissione
- La data di emissione della fattura.
- Numero progressivo
- Un numero univoco, basato su una o più serie, che identifica la fattura.
- Il tuo numero di partita IVA
- Il numero di partita IVA con cui hai fornito i beni o i servizi.
- Partita IVA del cliente
- Obbligatorio per le forniture in regime di inversione contabile e per le operazioni intracomunitarie in cui il cliente è responsabile del pagamento dell’imposta.
- Nome completo e indirizzo
- Il nome completo e l’indirizzo sia del fornitore (tu) che del cliente.
- Descrizione della fornitura
- La quantità e la natura dei beni, oppure l’entità e la natura dei servizi.
- Data di fornitura
- La data in cui la fornitura è stata effettuata o completata, se diversa dalla data di emissione.
- Imponibile per aliquota
- L’importo imponibile per aliquota IVA, il prezzo unitario al netto dell’IVA ed eventuali sconti non inclusi nel prezzo unitario.
- Aliquota IVA applicata
- L’aliquota o le aliquote IVA applicate alla fornitura.
- Importo IVA da pagare
- L’importo dell’IVA da versare, indicato nella valuta nazionale del paese in cui l’imposta è dovuta.
- Riferimento all’esenzione o all’inversione contabile
- Qualora la fornitura sia esente o il cliente sia tenuto a versare l'IVA, è necessario inserire un riferimento alla disposizione pertinente o la nota "Inversione contabile".
B2B transfrontaliero: l’inversione contabile
Quando si forniscono servizi a un’azienda registrata ai fini IVA in un altro Stato membro dell’UE, il cliente è generalmente tenuto a contabilizzare l’IVA in base al meccanismo di inversione contabile. Per una transazione che rientra nel regime, la fattura riporta l’importo al netto dell’IVA, include i relativi numeri di partita IVA e reca la dicitura “Inversione contabile”. L’articolo 196 della Direttiva 2006/112/CE del Consiglio costituisce un utile riferimento per i servizi B2B transfrontalieri cui si applica il regime. Verifica la partita IVA del cliente nel VIES e conserva il risultato nei tuoi documenti. Un risultato VIES non valido o non disponibile richiede un’ulteriore verifica; di per sé non determina il corretto trattamento IVA.
Quando è consentita una fattura semplificata?
Per importi di modesta entità (gli Stati membri possono consentire fatture semplificate fino a EUR 100 e, in alcuni casi, anche oltre) o per le note di credito, è possibile emettere un documento più breve. Una fattura semplificata deve comunque riportare la data, i propri dati identificativi e il numero di partita IVA, una descrizione di quanto fornito e l’importo dell’IVA o le informazioni necessarie per calcolarla, ma può omettere alcuni dei dettagli relativi al cliente richiesti in una fattura completa. Verificare la soglia nel paese in cui la fornitura è soggetta a imposta, poiché varia da paese a paese.
Valuta, lingua e conservazione
È possibile emettere la fattura in qualsiasi valuta, ma l’importo dell’IVA deve essere indicato anche nella valuta nazionale dello Stato membro in cui l’imposta è dovuta. È possibile fatturare in qualsiasi lingua, anche se un’autorità fiscale può richiedere una traduzione durante una verifica. Conservare una copia di ogni fattura emessa e ricevuta: il periodo di conservazione è stabilito a livello nazionale e varia solitamente tra i 6 e i 10 anni.
Domande sulla fattura IVA UE
Devo applicare l’IVA a un cliente in un altro paese dell’UE?
Per la maggior parte dei servizi forniti a un’azienda registrata ai fini IVA in un altro Stato membro dell’UE, no: si applica l’inversione contabile e il cliente contabilizza l’IVA. Si emette una fattura al netto senza IVA, si indicano entrambi i numeri di partita IVA e si aggiunge la nota “Inversione contabile”. Se il cliente non è registrato ai fini IVA (un consumatore), di solito si applica l’IVA, mentre per i servizi digitali si applicano regole speciali.
Cosa significa “inversione contabile” su una fattura?
Ciò significa che è l’acquirente, e non il venditore, a essere responsabile della contabilizzazione dell’IVA nel proprio paese. Il venditore emette la fattura senza IVA e indica che si applica l’inversione contabile, citando l’articolo 196 della Direttiva IVA per i servizi B2B transfrontalieri.
Il numero progressivo della fattura è davvero obbligatorio?
Sì. Ogni fattura IVA deve recare un numero univoco basato su una o più sequenze. Mantieni l’ordine delle sequenze, evita i duplicati e documenta i numeri annullati o le lacune come previsto dalle norme vigenti nel luogo in cui hai sede.
Posso emettere la fattura in dollari statunitensi o in un’altra valuta?
Sì, è possibile emettere fatture in qualsiasi valuta. L’importo dell’IVA, tuttavia, deve essere espresso anche nella valuta nazionale dello Stato membro in cui l’IVA è dovuta, utilizzando un tasso di cambio riconosciuto.
Per quanto tempo devo conservare le mie fatture?
Il periodo di conservazione è stabilito da ciascuno Stato membro ed è solitamente compreso tra 6 e 10 anni. Conserva sia le fatture emesse che quelle ricevute per tale periodo.