Qu’est-ce qu’un CFDI et pourquoi est-il obligatoire ?
Le CFDI est le justificatif fiscal numérique structuré utilisé au Mexique. Les contribuables tenus d’émettre une facture fiscale créent un fichier XML conforme à la version CFDI 4.0 et obtiennent son timbre fiscal numérique selon le processus SAT. Le type de CFDI et les compléments requis varient selon l’opération.
Un CFDI correctement émis fait partie des pièces nécessaires pour justifier certains traitements fiscaux, comme la déduction d’une charge admissible ou l’imputation de l’IVA. Le destinataire doit aussi respecter les conditions fiscales de fond. Un reçu, un PDF créé librement ou une feuille de calcul ne remplace pas le CFDI.
Quels sont les rôles du SAT et du PAC ?
Deux acteurs interviennent dans chaque CFDI valide. Le SAT (Servicio de Administración Tributaria) est l’administration fiscale fédérale du Mexique. Il définit la norme CFDI, publie les schémas techniques et les catalogues, puis assure la validation finale des factures. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación, prestataire de certification agréé) est une entreprise privée habilitée par le SAT à certifier les factures pour son compte.
Le processus se déroule ainsi : vous préparez les données de la facture, les signez avec votre certificat numérique, puis envoyez le XML à un PAC. Celui-ci contrôle la structure, appose le timbre fiscal officiel et renvoie un CFDI portant un UUID unique, appelé folio fiscal, qui prouve son enregistrement auprès du SAT. La facture n’est valide qu’après cette étape. Le SAT propose également un outil d’émission gratuit sur le portail Factura Electrónica pour les émetteurs occasionnels. La plupart des entreprises passent toutefois par un PAC ou par un logiciel de facturation qui y est connecté.
- SAT
- L’administration fiscale qui définit la norme CFDI 4.0, tient les catalogues à jour, puis valide et conserve chaque facture timbrée.
- PAC
- Un prestataire agréé par le SAT qui certifie votre XML, appose le timbre fiscal et renvoie le folio UUID rendant le CFDI valide.
- CSD (certificat de sceau numérique)
- Votre Certificado de Sello Digital, délivré par le SAT, sert à signer chaque facture pour que le PAC puisse en vérifier l’origine.
- UUID (folio fiscal)
- L’identifiant unique de 36 caractères attribué par le SAT à chaque CFDI timbré. Il prouve que la facture figure dans les registres du SAT.
Que sont le RFC et l’Uso del CFDI ?
Le CFDI 4.0 contrôle les champs prescrits pour l’émetteur et le destinataire selon les règles en vigueur du SAT. Le RFC (Registro Federal de Contribuyentes) est le code fédéral d’immatriculation fiscale. Les données du destinataire comprennent normalement son nom enregistré, son RFC, son code postal fiscal et son régime fiscal. Des règles particulières prévoient des RFC génériques pour certains cas, notamment les ventes au grand public et les destinataires étrangers.
L’Uso del CFDI est le code du catalogue SAT qui décrit l’usage fiscal déclaré par le destinataire. Il doit être compatible avec le régime fiscal de celui-ci. Le client peut retrouver ses données dans les registres du SAT, notamment sur la Constancia de Situación Fiscal. L’émetteur a besoin des données exactes, mais pas nécessairement d’une copie papier de cette attestation.
- RFC de l’émetteur
- Votre propre code d’immatriculation fiscale, lié au certificat de sceau numérique utilisé pour signer la facture.
- RFC, nom et code postal du destinataire
- Utilisez les données exigées par le CFDI 4.0 et, le cas échéant, la règle applicable au destinataire générique.
- Régimen Fiscal
- Le code du régime fiscal de chaque partie. Il doit correspondre aux renseignements enregistrés auprès du SAT.
- Uso del CFDI
- Un code de catalogue choisi par l’acheteur, par exemple G03 pour les frais généraux, qui décrit l’usage prévu de la facture.
En quoi un CFDI diffère-t-il d’une facture ordinaire ?
Il faut distinguer le document de facturation que le fournisseur et son client peuvent lire du document fiscal validé par le SAT. Dans de nombreux pays, un seul PDF remplit les deux fonctions. Au Mexique, le document fiscal est le XML timbré. Le PDF n’en est qu’une représentation lisible. Le tableau ci-dessous résume la différence.
| Aspect | Facture PDF simple | CFDI 4.0 (Mexique) |
|---|---|---|
| Format | PDF ou document papier conçu librement | XML structuré selon le schéma 4.0 du SAT |
| Validation | Aucune validation requise | Timbrage par un PAC et validation par le SAT |
| Identifiant unique | Votre propre numéro de facture | UUID attribué par le SAT (folio fiscal) |
| Déduction fiscale | Ne suffit pas à lui seul | Nécessaire à l’acheteur pour déduire la charge et imputer l’IVA |
| Signature | Aucune | Signature au moyen du certificat numérique CSD |
| Annulation | Procédure informelle | Règles et autorisations d’annulation du SAT |
Un outil général ne peut donc jouer qu’un rôle d’appoint. Un générateur de factures gratuit comme FreeBillGen prépare un document de facturation clair et détaillé avec les lignes, les montants et l’IVA nécessaires. Vous pouvez le transmettre au client ou vous en servir pour préparer les données. Le timbrage officiel du CFDI doit toujours passer par un PAC ou le SAT, car eux seuls peuvent apposer le sceau fiscal et attribuer le folio.
Comment émettre une facture conforme au Mexique ?
Vous pouvez émettre la facture au moyen du service du SAT ou d’un logiciel compatible relié à un prestataire de certification agréé. Inscrivez-vous auprès du SAT et obtenez les identifiants et le certificat de sceau numérique nécessaires. Recueillez les données prescrites du destinataire, classez les concepts, sélectionnez les codes de taxe et d’Uso del CFDI, puis soumettez le XML à la certification. Remettez le CFDI certifié sous la forme électronique requise. Le PDF reste une représentation lisible facultative.
Le Code fiscal fédéral prévoit généralement une conservation de cinq ans pour les pièces fiscales, mais des durées différentes ou plus longues peuvent s’appliquer. Gardez le XML certifié et les pièces associées pendant la durée applicable au contribuable et à l’opération.
- Inscrivez-vous et obtenez vos certificats
- Obtenez votre e.firma et votre CSD auprès du SAT afin de signer les factures en votre nom.
- Saisissez les données fiscales exactes de l’acheteur
- Le nom, le RFC, le code postal et le régime fiscal doivent correspondre aux registres du SAT pour la version 4.0.
- Préparez le contenu de la facture
- Indiquez les lignes, les montants, l’IVA et les éventuelles retenues, ainsi que le bon code Uso del CFDI.
- Faites certifier le document par un PAC
- Envoyez le XML signé pour validation. Le PAC renvoie le CFDI et son folio SAT, ou UUID.
- Remettez et conservez les pièces
- Fournissez le CFDI certifié selon les règles et gardez le XML et ses justificatifs pendant la durée applicable.
Questions sur la facturation au Mexique
Qu’est-ce qu’un CFDI au Mexique ?
Le CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) est la facture électronique obligatoire au Mexique. Ce document XML, actuellement en version 4.0, est signé avec le certificat de sceau numérique de l’émetteur, timbré par un PAC agréé et validé par l’administration fiscale SAT. Seul un CFDI timbré portant son folio SAT, ou UUID, constitue une facture fiscale valide au Mexique.
Une facture PDF est-elle valide au Mexique ?
Pas à elle seule. Le PDF est seulement une représentation lisible de la facture. Le document fiscal valide est le fichier XML CFDI 4.0 timbré, puis validé par le SAT par l’intermédiaire d’un PAC. L’acheteur ne peut pas justifier une déduction ou imputer l’IVA avec un simple PDF. Il lui faut le CFDI et son folio SAT unique.
Qu’est-ce qu’un RFC ?
Le RFC (Registro Federal de Contribuyentes) est le code fédéral d’immatriculation fiscale au Mexique. Le CFDI 4.0 exige normalement le RFC du destinataire, son nom enregistré, son code postal fiscal et son régime fiscal. Des règles de RFC générique s’appliquent dans certains cas, notamment pour les ventes au grand public ou à des destinataires étrangers.
Qu’est-ce que l’Uso del CFDI ?
L’Uso del CFDI est un code du catalogue SAT qui décrit l’usage fiscal déclaré par le destinataire, par exemple G03 pour les frais généraux. Il doit être compatible avec le régime fiscal enregistré du destinataire. Demandez-lui le code exact en vigueur.
Ai-je besoin d’un PAC pour émettre une facture ?
Pour la plupart des entreprises, oui. Un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) est un prestataire agréé par le SAT qui timbre le CFDI et renvoie le folio officiel, ou UUID. Le SAT propose aussi un outil d’émission gratuit sur son portail Factura Electrónica pour les émetteurs occasionnels. Dans les deux cas, le timbrage et la validation SAT rendent la facture valide.
Combien de temps dois-je conserver les CFDI au Mexique ?
Le Code fiscal fédéral prévoit une durée générale de cinq ans, mais la date de départ et les exceptions comptent, et certaines pièces doivent être conservées plus longtemps. Gardez le XML certifié et les justificatifs pendant la durée applicable. Un PDF est une représentation lisible, pas un substitut du XML.