Какво е поръчка за покупка и какво е фактура?
Поръчката за покупка е документ, който купувачът изпраща на доставчика, за да поръча стоки или услуги. Тя може да посочва обхвата, количеството, договорената цена, указанията за доставка и условията. Дали става обвързващ договор при издаване, приемане, изпълнение или друго събитие зависи от приложимото право и споразумението между страните. Противоречащите си условия на доставчика и купувача също може да имат значение.
Фактурата обикновено се издава от продавача, за да посочи какво се таксува и кога се дължи плащането. Тя документира вземане по основната поръчка или договор, но сама по себе си не създава непременно задължението. Моментът, номерацията и данъчното съдържание зависят от сделката и местните правила. Финансовите екипи често я сравняват с PO и доказателството за доставка или приемане, преди да одобрят плащането.
Кой издава всеки документ и кога?
Обичайната посока е от купувача към продавача за PO и от продавача към купувача за фактура. Моментът е по-малко строг. Доставчикът може да издаде фактура за аванс преди работата, по етапи по време на проект или след доставката. Самофактурирането и пазарните платформи може да променят кой подготвя фактурата.
Разпознавайте документа по целта и условията му, а не само по оформлението.
| Аспект | Поръчка за покупка (PO) | Фактура |
|---|---|---|
| Обичаен издател | Купувачът | Продавачът, освен при допустимо самофактуриране |
| Обичаен момент | Преди доставката, за да се направи поръчка | В уговорения или законово изискуем момент за фактуриране |
| Цел | Разрешава и описва покупката | Посочва какво се таксува и кога се дължи |
| Основна референция | PO номер, зададен от купувача | Идентификатор на фактурата според приложимите правила |
| Оперативен ефект | Подпомага одобрението и изпълнението | Подпомага одобрението на плащането и счетоводството |
| Данъчен статут | Обикновено не е данъчна фактура | Валидно данъчно доказателство само ако отговаря на приложимите изисквания |
Каква информация съдържат PO и фактурата?
Когато документите се отнасят до една и съща поръчана доставка, полетата им често се припокриват: страните, позициите, количествата, договорените цени и данъчното третиране. Разликите са в идентифициращите референции и намерението. Поръчката за покупка поставя на преден план PO номера и указанията за доставка. Фактурата поставя на преден план номера на фактурата, датата на издаване, падежа и платежните данни. Двата документа умишлено са съставени така, че да могат да се съпоставят. FreeBillGen може да подготви чернова на фактурата, но няма отделно поле за PO номер. Ако купувачът го приема, включете референцията ясно в налично описание на позиция или бележка.
- Заглавие на документа
- Означете PO като “Purchase order”, а фактурата като “Invoice”, за да са ясни ролите им.
- Референтни номера
- PO съдържа референцията на купувача. Фактурата съдържа собствения си изискуем идентификатор и често посочва PO референцията.
- Данни за купувача и продавача
- И двата документа често идентифицират страните, но необходимите имена, адреси и данъчни идентификатори се различават.
- Редове и цени
- Опишете обхвата, количеството и цената достатъчно ясно, за да съответстват на договорените позиции и одобрените промени.
- Дати
- PO може да показва датата на поръчката и исканата дата за доставка. Фактурата може да показва датите на издаване, доставка и падеж.
- Данък
- PO може да съдържа прогнозен данък. Фактурата трябва да използва действителното данъчно третиране и, когато е приложимо, да отговаря на местните данъчни правила.
- Условия и инструкции
- PO често посочва условията за доставка и приемане. Фактурата обикновено посочва условията за плащане и проверения начин на плащане.
Как работи съпоставянето поръчка-фактура?
Съпоставянето на поръчката за покупка с фактурата е контрол при задълженията към доставчици. Преди плащане екипът сравнява фактурата на доставчика с одобрените записи за покупката. Несъответствието може да бъде насочено за преглед, без да се приема като доказателство, че някой от документите е грешен.
При тристранно съпоставяне се сравняват поръчката за покупка, отчетът за получени стоки или приета услуга и фактурата. При двустранно съпоставяне се сравняват PO и фактурата. Системите може да позволяват уговорени отклонения за цена, количество, транспорт, данък или частични доставки, затова невинаги е нужно пълно съвпадение на всеки знак.
Съпоставянето може да открие дублирани фактури, неодобрени количества и ценови разлики. Посочвайте PO номера на купувача, когато указанията му го изискват, и документирайте разрешените промени, вместо да променяте фактура само за да принудите съвпадение.
- Двустранно съпоставяне
- Сравнява поръчката за покупка с фактурата, включително цената и количеството. Често се използва за услуги, при които няма физически стоки за приемане.
- Тристранно съпоставяне
- Сравнява поръчката за покупка, документа за получаване или приемане и фактурата. Обичайно се използва при контролирани покупки.
- Прилагане на допустимите отклонения
- Прегледайте разликите според одобрените правила на купувача за допустими отклонения и изключения, вместо да приемате, че всяко несъответствие блокира плащането.
- Посочете PO номера
- Посочете PO референцията на купувача, когато се изисква, за да може екипът по задълженията да намери одобрената поръчка.
Кога всъщност ви е необходима поръчка за покупка?
Не всяка продажба използва поръчка за покупка. Много малки фирми, фрийлансъри и сделки на дребно работят по приета оферта или договор. По-големите организации често изискват PO, защото тя документира бюджетното одобрение и подкрепя одитната следа.
Ако купувачът използва PO система, когато е практично, поискайте одобрената PO и указанията за фактуриране преди началото. Приетата оферта може да съдържа сходни търговски данни, но не е автоматично равностойна на PO в контролните процедури на купувача или по приложимия договор.
Въпроси за поръчката за покупка и фактурата
Каква е основната разлика между поръчка за покупка и фактура?
Поръчката за покупка обикновено е документираната поръчка на купувача. Фактурата обикновено е документът на продавача за начисленото и дължимото. Те може да се съпоставят, но моментът и правното им действие зависят от договора, данъчните правила и процеса за покупки.
Поръчката за покупка идва преди или след фактурата?
Обикновено преди. Купувачът най-често издава PO преди доставката, а продавачът издава фактура в уговорения или законово изискуем момент. Депозитите, плащанията по етапи, периодичните доставки и самофактурирането може да доведат до различна последователност.
Може ли поръчка за покупка да се използва като фактура?
Обикновено не. PO разрешава или описва покупката, но обикновено не е сметка на продавача или валидно доказателство за ДДС. Договорът все пак може да предвижда плащане без обичайна фактура, а данъчната фактура е валидна само ако отговаря на приложимите изисквания.
Какво е тристранно съпоставяне?
Тристранното съпоставяне сравнява поръчката за покупка, отчета за получени стоки или приета услуга и фактурата преди одобрение. Купувачът може да прилага документирани допустими отклонения и да насочва разликите за преглед. Това е контрол, а не правило, че всеки знак трябва да съвпада.
Трябва ли да поставя PO номера във фактурата си?
Включете го, когато поръчката или указанията на купувача за фактуриране го изискват. Липсваща или грешна референция може да забави одобрението или да доведе до отхвърляне в този процес. Поискайте одобрената референция и не я измисляйте.
Малките бизнеси и фрийлансърите имат ли нужда от поръчки за покупка?
Не непременно. Много от тях използват приета оферта или договор. Използвайте PO, когато процесът на купувача или споразумението я изисква, особено ако са важни одобрението на разхода, периодичните поръчки или официалната одитна следа.