O que são fatura e recibo?
Uma fatura identifica o fornecimento, as partes, os valores e o tratamento fiscal, e muitas vezes indica um prazo de pagamento. Pode ser emitida antes do pagamento, no momento do pagamento ou após um adiantamento, conforme as regras comerciais e fiscais. O contrato e o fornecimento criam os direitos das partes. A fatura documenta e solicita o pagamento do valor reclamado.
Um recibo confirma a receção de dinheiro. Deve identificar o pagamento, a data, o valor e o que foi liquidado. Um recibo pode cobrir um sinal ou pagamento parcial, portanto nem sempre comprova a liquidação integral de toda a operação.
Numa venda comum a prazo, a fatura costuma vir antes do pagamento, e o recibo ou a marcação como paga vem depois. Numa venda no ponto de venda, um recibo fiscal pode ser o único documento apresentado ao cliente.
Fatura e recibo: comparação direta
A diferença mais clara está na finalidade: a fatura regista o fornecimento e indica o valor faturado, enquanto o recibo regista um pagamento. Estes momentos são típicos, não absolutos.
| Aspeto | Fatura | Recibo |
|---|---|---|
| Finalidade | Regista um fornecimento e normalmente solicita pagamento | Confirma a receção do pagamento |
| Momento comum | No momento de faturação aplicável | Quando o pagamento é recebido ou confirmado |
| Valor | Valor faturado ou ainda devido | Valor efetivamente recebido |
| Estado do pagamento | Pode estar em aberto, parcialmente pago ou pago | Mostra o pagamento que confirma |
| Função jurídica | Prova do valor reclamado pelo vendedor e registo fiscal, quando aplicável | Prova do pagamento, se os dados estiverem corretos |
| Contabilidade | O tratamento depende das regras contabilísticas e fiscais | Serve de apoio ao lançamento de caixa ou pagamento |
| Prova fiscal | Uma fatura fiscal válida pode servir para uma dedução | Um recibo fiscal válido pode servir em alguns sistemas |
- Direção
- A fatura solicita o pagamento do valor devido ao vendedor. O recibo confirma o valor que o vendedor recebeu.
- Momento comum
- A fatura de uma venda a prazo normalmente vem antes do pagamento. O recibo vem após o pagamento que confirma.
- Valor exibido
- A fatura mostra o valor devido. O recibo mostra o valor efetivamente pago, que pode ser um sinal ou pagamento parcial.
- Função jurídica
- A fatura comprova o valor reclamado. O recibo comprova um pagamento. O acordo que originou a operação continua relevante.
- Contabilidade
- O reconhecimento depende do regime contabilístico e das regras fiscais. O nome do documento, por si só, não determina a data do lançamento.
Quando emitir uma fatura?
Emita uma fatura quando o contrato, o processo do cliente ou a regra fiscal aplicável exigir. Vendas a prazo, etapas de projeto e mensalidades costumam usar faturas, mas o prazo para emitir a fatura para efeitos fiscais pode estar ligado ao fornecimento, ao pagamento ou a outro momento fiscal.
Uma fatura fiscal válida é uma prova importante para deduzir o imposto suportado em muitos sistemas de IVA ou GST, desde que o comprador seja elegível. Os sistemas de imposto sobre vendas funcionam de forma diferente, e o rendimento tributável não é reconhecido universalmente na data da fatura. Um gerador de faturas gratuito prepara o tipo de documento e os totais escolhidos por si, mas não define o momento jurídico.
Quando emitir um recibo?
Forneça um recibo quando a lei, o pedido do cliente ou o seu processo de registos exigir. Numa venda faturada, um recibo separado ou uma fatura marcada como paga pode confirmar um pagamento compensado. Não marque toda a fatura como paga apenas porque a transferência foi iniciada ou um sinal chegou.
O recibo deve deixar claro quem recebeu, que valor recebeu, em que data e por que meio, bem como a venda ou fatura a que diz respeito. Em pagamentos por etapas, indique o valor recebido e o saldo restante. Os documentos necessários para reembolso, garantia, pedido de reembolso de despesas ou dedução fiscal variam, pelo que um recibo básico de pagamento pode não ser suficiente.
O que deve conter cada documento?
A fatura centra-se no que é faturado, enquanto o recibo centra-se no que foi pago. Os campos jurídicos e fiscais exatos variam. Uma fatura prática identifica as partes, a referência, as datas de emissão e fornecimento, os itens, a moeda, o tratamento fiscal, o total e as condições. Um recibo prático identifica o emissor, a data do pagamento, o valor recebido, a moeda, o meio ou uma referência segura, o que foi liquidado e qualquer saldo restante.
Use a numeração, os dados do comprador, a discriminação dos impostos e o texto obrigatório para o documento real. Associe o recibo à fatura quando existir, mas não invente uma referência de fatura para uma venda no ponto de venda que não teve uma.
- Fatura: o que é faturado
- Identificador, datas, partes, valores discriminados, tratamento fiscal, total devido, condições e instruções de pagamento, conforme exigido.
- Recibo: o que foi pago
- Data do pagamento, valor recebido, moeda, meio ou referência segura, o que liquidou e eventual saldo.
- Dados partilhados
- Ambos devem identificar claramente o vendedor e a operação. Os dados do comprador dependem do contexto e das regras.
- Relação entre os documentos
- Quando houver fatura, cite o seu identificador no recibo para associar o fornecimento ao pagamento.
Como funcionam em conjunto a fatura e o recibo?
Numa venda a prazo, a fatura regista o valor faturado, os pagamentos reduzem o saldo aberto e um recibo ou estado de pagamento confirma cada valor recebido. Associe o registo de pagamento ao identificador da fatura e não declare a liquidação integral até reconciliar o saldo e qualquer ajuste autorizado.
O reconhecimento contabilístico pode seguir o regime de acréscimo, o regime de caixa ou regras fiscais especiais. Por isso, a data da fatura e a data do pagamento não têm o mesmo efeito para todas as empresas. Preserve a fatura emitida, as correções e os comprovativos de pagamento como registos separados e associados.
Perguntas sobre faturas e recibos
Fatura é a mesma coisa que recibo?
Não. A fatura regista o que é faturado e normalmente solicita pagamento. O recibo confirma um valor recebido. A fatura pode ser emitida antes, durante ou depois do fornecimento, enquanto o recibo vem após o pagamento específico que regista. Um documento pode reunir as duas funções quando as regras aplicáveis permitirem.
O que vem primeiro, a fatura ou o recibo?
Numa venda normal a prazo, a fatura costuma vir primeiro, e o recibo vem após o pagamento. Adiantamentos, vendas no ponto de venda e regras sobre o facto gerador podem mudar essa ordem ou reunir as funções num único documento pago.
Um recibo pode ser usado como fatura?
Um recibo de pagamento não serve para faturar um valor em aberto. Um recibo fiscal combinado ou uma fatura paga pode registar tanto a venda como o pagamento se trouxer as informações exigidas. Se ainda houver saldo devido, use a fatura ou outro documento de faturação exigido para a operação.
Preciso de emitir fatura e recibo?
Nem sempre. Uma venda a prazo pode usar fatura e comprovativo de pagamento ou recibo, enquanto uma venda no retalho pode usar um único recibo válido. Siga as regras aplicáveis ao cliente, à fiscalidade e à defesa do consumidor e preserve provas suficientes para relacionar o fornecimento e o pagamento.
Posso recuperar IVA ou outro imposto com um recibo?
A dedução do imposto suportado exige normalmente um comprovativo válido e uma compra elegível. Pode ser necessária uma fatura fiscal completa, embora alguns sistemas aceitem uma fatura simplificada ou um recibo fiscal válido em determinadas operações. Um recibo de pagamento genérico não é automaticamente suficiente.
Qual é a diferença entre fatura paga e recibo?
Uma fatura paga é a fatura com a marcação de pagamento registada. O recibo é uma confirmação separada do pagamento. Ambos podem apoiar o histórico quando os dados estão corretos, mas nenhum substitui o comprovativo bancário, os factos de um pagamento parcial ou uma exigência local de recibo.