O que são uma ordem de compra e uma fatura?
Uma ordem de compra é um documento que o comprador envia ao fornecedor para pedir bens ou serviços. Pode indicar o âmbito, a quantidade, o preço acordado, as instruções de entrega e as condições. A formação de um contrato vinculante na emissão, aceitação, execução ou noutro evento depende da lei aplicável e do acordo entre as partes. Condições conflitantes do fornecedor e do comprador também podem ser relevantes.
Uma fatura normalmente é emitida pelo vendedor para indicar o que foi faturado e quando o pagamento vence. Regista o valor reclamado ao abrigo da encomenda ou do contrato subjacente, mas não cria necessariamente essa obrigação. O momento de emissão, a numeração e o conteúdo fiscal dependem da transação e das regras locais. Antes de aprovar o pagamento, a equipa financeira costuma compará-la com a PO e com o registo de entrega ou aceitação.
Quem emite cada documento e em que momento?
Normalmente, a PO vai do comprador para o vendedor e a fatura vai do vendedor para o comprador. O momento é menos rígido. O fornecedor pode faturar um sinal antes do trabalho, faturar por etapas durante um projeto ou emitir a fatura depois da entrega. A autofaturação e os acordos com marketplaces podem mudar quem prepara a fatura.
Identifique o documento pela finalidade e pelas condições, não apenas pela apresentação.
| Aspeto | Ordem de compra (PO) | Fatura |
|---|---|---|
| Emissor habitual | Comprador | Vendedor, salvo acordos permitidos de autofaturação |
| Momento habitual | Antes do fornecimento, para fazer um pedido | No momento combinado ou exigido por lei para faturar |
| Finalidade | Autorizar e descrever uma compra | Indicar o que foi faturado e quando vence |
| Referência principal | Número da PO atribuído pelo comprador | Identificador da fatura exigido pelas regras aplicáveis |
| Efeito operacional | Apoiar aprovação e execução do pedido | Apoiar aprovação do pagamento e contabilidade |
| Situação fiscal | Normalmente não é uma fatura para efeitos fiscais | Só serve como comprovativo fiscal válido quando cumpre os requisitos aplicáveis |
Quais dados entram na PO e quais entram na fatura?
Quando os documentos tratam do mesmo fornecimento solicitado, muitos campos coincidem: as partes, os itens, as quantidades, os preços combinados e o tratamento fiscal. As diferenças estão nas referências de identificação e na finalidade. A ordem de compra destaca o número da PO e as instruções de entrega. A fatura destaca o número da fatura, a data de emissão, o vencimento e os dados de pagamento. Os dois documentos são feitos para se corresponder e permitir a conferência. O FreeBillGen pode preparar o rascunho da fatura, mas não tem um campo específico para o número da PO. Se o comprador aceitar, indique a referência com clareza numa descrição de item disponível ou nas observações.
- Título do documento
- Identifique a PO como "Ordem de compra" e a fatura como "Fatura" para deixar claras as funções.
- Números de referência
- A PO inclui a referência do comprador. A fatura inclui o seu próprio identificador obrigatório e costuma citar a referência da PO.
- Dados do comprador e do vendedor
- Os dois documentos costumam identificar as partes, mas nomes, endereços e números fiscais obrigatórios variam.
- Itens e preços
- Descreva âmbito, quantidade e preço com clareza suficiente para verificar os itens combinados e as alterações aprovadas.
- Datas
- A PO pode mostrar as datas do pedido e da entrega solicitada. A fatura pode mostrar as datas de emissão, fornecimento e vencimento.
- Impostos
- A PO pode estimar o imposto. A fatura deve usar o tratamento fiscal real e cumprir as regras locais aplicáveis às faturas para efeitos fiscais, quando pertinente.
- Condições e instruções
- A PO indica normalmente as condições de entrega e aceitação. A fatura indica normalmente as condições de pagamento e um meio de pagamento verificado.
Como funciona a conferência entre PO e fatura?
A conferência entre PO e fatura é um controlo de contas a pagar. A equipa compara a fatura do fornecedor com os registos de compra aprovados antes do pagamento. Uma diferença pode ser encaminhada para análise, em vez de ser tratada como prova de que um dos documentos está errado.
A conferência em três vias compara a ordem de compra, o registo de receção dos bens ou aceitação do serviço e a fatura. A conferência em duas vias compara a PO com a fatura. Os sistemas podem admitir tolerâncias combinadas para preço, quantidade, transporte, imposto ou entregas parciais, por isso nem sempre é necessária uma correspondência exata caráter por caráter.
A conferência pode detetar faturas duplicadas, quantidades não aprovadas e diferenças de preço. Cite a referência da PO quando as instruções do comprador exigirem e documente as alterações autorizadas em vez de modificar a fatura apenas para forçar uma correspondência.
- Conferência em duas vias
- Compara a ordem de compra com a fatura, incluindo preço e quantidade. É comum nos serviços em que não há receção de bens.
- Conferência em três vias
- Compara a ordem de compra, um registo de receção ou aceitação e a fatura. É comum em compras controladas.
- Aplicação de tolerâncias
- Analise as diferenças conforme as regras de tolerância e exceção aprovadas pelo comprador, sem presumir que todas as divergências bloqueiam o pagamento.
- Referência ao número da PO
- Cite a PO do comprador quando exigido, para que a equipa de contas a pagar encontre a ordem aprovada.
Quando uma ordem de compra é realmente necessária?
Nem todas as vendas usam uma ordem de compra. Muitas pequenas empresas e profissionais autónomos trabalham com um orçamento ou contrato aceite, tal como acontece em muitas vendas a retalho. Organizações maiores costumam exigir uma PO porque esta regista a aprovação da despesa e sustenta uma pista de auditoria.
Se o comprador usa um sistema de PO, sempre que possível obtenha a ordem aprovada e as instruções de faturação antes de começar. Um orçamento aceite pode registar dados comerciais semelhantes, mas não equivale automaticamente a uma PO nos controlos do comprador nem ao abrigo do contrato aplicável.
Dúvidas sobre ordem de compra e fatura
Qual é a principal diferença entre uma ordem de compra e uma fatura?
A ordem de compra costuma ser o pedido documentado pelo comprador. A fatura costuma ser o documento do vendedor que indica o que foi faturado e o que está por pagar. Podem ser conferidas entre si, mas o momento e o efeito jurídico dependem do contrato, das regras fiscais e do processo de compras.
A ordem de compra vem antes ou depois da fatura?
Normalmente, antes. O comprador costuma emitir a PO antes do fornecimento, depois o vendedor fatura no momento combinado ou exigido por lei. Sinais, faturação por marcos, fornecimentos recorrentes e autofaturação podem criar outra sequência.
Uma ordem de compra pode ser usada como fatura?
Em geral, não. Uma PO autoriza ou descreve a compra. Normalmente, não é a fatura do vendedor nem um comprovativo válido de IVA. O acordo ainda pode tornar o pagamento devido sem uma fatura convencional, enquanto uma fatura para efeitos fiscais só é válida se cumprir os requisitos aplicáveis.
O que é conferência em três vias?
A conferência em três vias compara a ordem de compra, um registo de receção dos bens ou aceitação do serviço e a fatura antes da aprovação. O comprador pode aplicar tolerâncias documentadas e encaminhar diferenças para análise. É um controlo, não uma regra de que todos os carateres devam ser idênticos.
Preciso de colocar o número da PO na fatura?
Inclua-o quando o contrato ou as instruções de faturação do comprador exigirem. Referências ausentes ou incorretas podem atrasar a aprovação ou causar rejeição nesse processo. Peça a referência aprovada e não invente uma.
Pequenas empresas e autónomos precisam de ordens de compra?
Não necessariamente. Muitos usam um orçamento ou contrato aceite. Use uma PO quando o processo do comprador ou o acordo exigir, especialmente quando forem importantes a aprovação da despesa, os pedidos recorrentes ou uma pista de auditoria formal.