O que é uma nota fiscal no Brasil?
Uma nota fiscal é um documento fiscal oficial brasileiro para a venda de mercadorias ou serviços. O modelo exato e a autoridade emissora dependem da operação. Para uma NF-e, o emitente cria um XML estruturado, assina-o com o certificado exigido e envia-o à SEFAZ para autorização. A emissão da NFS-e segue o sistema municipal ou nacional de nota de serviço aplicável ao emitente.
Uma NF-e autorizada recebe uma chave de acesso exclusiva e um protocolo. O seu documento auxiliar legível, o DANFE, pode acompanhar a mercadoria ou ser partilhado com o cliente, mas não substitui o XML autorizado. Os sistemas de NFS-e também geram uma representação para o cliente após a emissão. Portanto, um PDF criado por conta própria que nunca passou pelo sistema oficial aplicável não substitui o documento fiscal exigido.
NF-e para mercadorias e NFS-e para serviços: qual é a diferença?
O Brasil divide a faturação de acordo com o que está a ser vendido e com o nível de governo que o tributa. A venda de mercadorias é tributada principalmente em âmbito estadual, pelo ICMS, e usa a NF-e, emitida pela autoridade fiscal estadual, a SEFAZ. A venda de serviços é tributada principalmente em âmbito municipal, pelo ISS, e usa a NFS-e, emitida pelo município ou pela plataforma nacional de NFS-e que muitos municípios já usam. Há também a NFC-e, um comprovativo eletrónico destinado ao consumidor e usado em vendas de retalho ao público.
Escolher o documento correto é importante porque o canal de emissão, os impostos e os campos de dados são diferentes. A tabela abaixo resume os principais tipos.
| Documento | Usado para | Principal âmbito fiscal | Emitido para |
|---|---|---|---|
| NF-e | Venda ou movimentação de mercadorias entre empresas | Estadual (ICMS) | SEFAZ (autoridade fiscal estadual) |
| NFC-e | Venda de retalho de mercadorias ao consumidor | Estadual (ICMS) | SEFAZ (autoridade fiscal estadual) |
| NFS-e | Prestação de serviços | Municipal (ISS) | Município / plataforma nacional de NFS-e |
| CT-e | Serviços de transporte de mercadorias | Estadual (ICMS) | SEFAZ (autoridade fiscal estadual) |
- NF-e (mercadorias)
- A nota fiscal eletrónica para a venda ou movimentação de mercadorias físicas. É autorizada pela SEFAZ estadual e associada ao ICMS.
- NFS-e (serviços)
- A nota fiscal eletrónica para serviços. É emitida pelo município ou pelo portal nacional de NFS-e e associada ao ISS.
- NFC-e (consumidor)
- O comprovativo eletrónico ao consumidor para vendas de retalho ao público, que substitui o antigo cupom de venda em papel.
CNPJ e CPF: quem pode emitir uma nota fiscal?
Os documentos fiscais brasileiros identificam as partes com os números de contribuinte aplicáveis. Empresas e negócios registados usam um CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), um número de contribuinte empresarial com 14 caracteres. As primeiras 12 posições podem conter dígitos ou letras maiúsculas, enquanto as duas posições finais são dígitos verificadores numéricos. Os CNPJs numéricos existentes continuam válidos. A Receita Federal emitiu o primeiro CNPJ alfanumérico em 31 de julho de 2026. Pessoas singulares usam um CPF (Cadastro de Pessoas Físicas), um número de contribuinte pessoal com 11 dígitos.
O registo necessário para emitir um documento fiscal depende da atividade, do modelo do documento, do estado ou município e da situação fiscal do emitente. Uma empresa que emite NF-e geralmente precisa de CNPJ, da inscrição estadual pertinente e de um certificado digital compatível. Prestadores de serviços seguem as regras de registo e autenticação da NFS-e do emissor municipal ou nacional. Muitos pequenos operadores usam o MEI (Microempreendedor Individual), que fornece um CNPJ e obrigações simplificadas. O CNPJ ou CPF do comprador também é registado quando as regras da operação o exigem.
Porque é que uma fatura comum em PDF geralmente não basta no Brasil?
Fornecimentos tributáveis no Brasil podem exigir um documento fiscal oficial emitido pelo sistema de NF-e ou NFS-e pertinente. Para a NF-e, isso inclui XML estruturado, assinatura digital e autorização eletrónica. A NFS-e segue o processo de autenticação e emissão da plataforma municipal ou nacional aplicável. Um PDF criado fora desses sistemas não concluiu esse processo, por isso não pode substituir um documento fiscal obrigatório.
Sem o documento autorizado exigido, um cliente empresarial pode não ter o registo fiscal necessário para a sua contabilidade ou tratamento fiscal, e as mercadorias podem não ter o DANFE usado no transporte. Uma fatura geral ainda pode servir como resumo de faturação, orçamento ou pro forma, mas deve acompanhar o documento fiscal oficial quando for exigido.
Como emitir uma nota fiscal eletrónica?
Comece pelos registos exigidos para a sua atividade. Isto pode incluir um CNPJ, uma inscrição estadual para mercadorias ou uma inscrição municipal para serviços. Para a NF-e, obtenha um certificado digital compatível e faça a emissão por um software ou portal ligado à SEFAZ. Para a NFS-e, use o emissor municipal ou nacional aplicável a si. O emissor nacional na Web oferece os seus próprios métodos de início de sessão, enquanto a integração por API tem requisitos técnicos separados.
A partir de 1 de novembro de 2026, as microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional obrigadas a emitir NFS-e devem usar o emissor nacional de NFS-e, pela aplicação Web ou pela API. A resolução de agosto de 2026 substituiu a data anterior de 1 de setembro. Consulte as regras oficiais atuais antes de mudar o seu processo.
Se só precisar de um resumo de faturação, orçamento ou pro forma, poderá prepará-lo com um gerador de faturas gratuito. Mantenha-o separado do documento fiscal oficial emitido pelo sistema governamental aplicável.
- Registe a empresa (CNPJ)
- Obtenha um CNPJ na Receita Federal. O MEI é uma opção simplificada para pequenos operadores.
- Inscrição estadual ou municipal
- Inscrição estadual para mercadorias ou inscrição municipal para serviços, quando exigida.
- Use a autenticação exigida
- A NF-e geralmente exige um certificado digital compatível. A autenticação da NFS-e pela Web ou API depende da entidade emissora competente e do método de acesso.
- Emita por um canal oficial
- Use o portal estadual, municipal ou nacional aplicável ou um software compatível que comunique com a autoridade.
- Autorização e chave de acesso
- A autoridade fiscal valida o ficheiro e devolve a chave de acesso e o protocolo que o tornam válido.
- Entregue o DANFE / documento impresso
- Entregue ao cliente a representação legível. O XML autorizado continua a ser o documento legal.
Perguntas sobre faturação no Brasil
Posso enviar apenas uma fatura em PDF a um cliente brasileiro?
Pode enviar um PDF como resumo de faturação, orçamento ou pro forma, mas não substitui um documento fiscal oficial quando um for exigido. A NF-e usa XML assinado e autorização eletrónica. A NFS-e deve ser emitida pelo sistema municipal ou nacional aplicável. Um PDF comum criado fora desses sistemas não é o documento fiscal exigido.
Qual é a diferença entre NF-e e NFS-e?
A NF-e é a nota fiscal eletrónica para mercadorias, autorizada pela autoridade fiscal estadual, a SEFAZ, e associada ao ICMS estadual. A NFS-e é a nota fiscal eletrónica para serviços, emitida pelo município ou pela plataforma nacional de NFS-e e associada ao ISS municipal. O documento que emite depende de vender mercadorias ou prestar serviços.
Preciso de CNPJ para emitir uma nota fiscal?
Uma empresa que emite NF-e geralmente precisa de CNPJ, da inscrição estadual pertinente e de um certificado digital compatível. O registo e a autenticação da NFS-e dependem da situação do prestador e do emissor municipal ou nacional. O MEI é uma das opções empresariais simplificadas. Consulte as regras da sua atividade em vez de supor que o mesmo conjunto de registos se aplica a todos os documentos.
O que é a SEFAZ?
A SEFAZ (Secretaria da Fazenda) é a autoridade fiscal estadual no Brasil. No caso de mercadorias, a NF-e é transmitida à SEFAZ do estado pertinente, que a valida e autoriza antes de o documento se tornar legalmente válido. Os serviços são tratados a nível municipal, e não pela SEFAZ.
O que é um DANFE?
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrónica) é a representação simplificada, impressa ou em PDF, de uma NF-e. Acompanha as mercadorias em trânsito e é entregue ao cliente, mas serve apenas como resumo legível. O documento legalmente vinculante é o ficheiro XML autorizado com a sua chave de acesso, não o próprio DANFE.
O FreeBillGen pode emitir uma nota fiscal para mim?
Não. O FreeBillGen produz um documento claro de faturação, orçamento ou pro forma que pode enviar a um cliente, mas não se liga à SEFAZ nem aos sistemas municipais. Por isso, não pode emitir nem autorizar uma NF-e ou NFS-e oficial. A emissão da nota fiscal brasileira precisa de passar pelos canais governamentais aprovados ou por um software emissor certificado.