Porque são importantes os campos?
Uma fatura com IVA ajuda o cliente a comprovar o direito à dedução do IVA e fornece à autoridade fiscal uma prova da operação. Se faltar um dado obrigatório, o cliente pode precisar de uma fatura corrigida antes de deduzir o IVA. A Diretiva IVA estabelece uma base comum para os Estados-Membros da UE, mas regras nacionais de formato, idioma, declaração e faturação eletrónica podem acrescentar exigências relevantes.
Campos obrigatórios de uma fatura completa com IVA
O artigo 226 da Diretiva IVA define os dados que uma fatura completa deve conter. Para um profissional autónomo ou empresário individual comum, estes são os campos aplicáveis:
- Data de emissão
- A data em que a fatura é emitida.
- Número sequencial
- Um número único, baseado numa ou mais séries, que identifica a fatura.
- O seu número de identificação de IVA
- O número de IVA usado por si para fornecer os bens ou serviços.
- Número de IVA do cliente
- Obrigatório nas operações com inversão do sujeito passivo e nas operações dentro da UE em que o cliente responde pelo imposto.
- Nome completo e endereço
- O nome completo e o endereço do fornecedor, e do cliente.
- Descrição do fornecimento
- A quantidade e a natureza dos bens ou a extensão e a natureza dos serviços.
- Data do fornecimento
- A data em que o fornecimento ocorreu ou foi concluído, caso seja diferente da data de emissão.
- Valor tributável por taxa
- O valor tributável por taxa de IVA, o preço unitário sem IVA e os descontos não incluídos no preço unitário.
- Taxa de IVA aplicada
- A taxa ou as taxas de IVA aplicadas ao fornecimento.
- Valor do IVA a pagar
- O valor do IVA a pagar, indicado na moeda nacional do país onde o imposto é devido.
- Referência à isenção ou à inversão do sujeito passivo
- Quando o fornecimento é isento ou o cliente responde pelo imposto, uma referência à norma pertinente ou a observação "Inversão do sujeito passivo".
B2B transfronteiriço: inversão do sujeito passivo
Quando presta serviços a uma empresa registada para IVA noutro Estado-Membro da UE, em geral o cliente autoliquida o IVA pelo mecanismo de inversão do sujeito passivo. Numa operação que se enquadre nessa regra, a fatura mostra o valor sem IVA, inclui os números de IVA pertinentes e inclui a menção “Inversão do sujeito passivo”. O artigo 196 da Diretiva 2006/112/CE do Conselho é uma referência útil para os serviços B2B transfronteiriços abrangidos. Consulte a situação do cliente no VIES e guarde o resultado nos seus registos. Um resultado inválido ou indisponível no VIES exige averiguação, mas não determina, por si só, o tratamento correto do IVA.
Quando uma fatura simplificada é permitida?
Para valores baixos (os Estados-Membros podem permitir faturas simplificadas de até EUR 100 e, em alguns casos, valores maiores) ou para notas de crédito, pode emitir um documento mais curto. Uma fatura simplificada ainda precisa de conter a data, a sua identificação e o seu número de IVA, uma descrição do que foi fornecido e o valor do IVA ou as informações necessárias para calculá-lo. Pode, porém, omitir alguns dados do cliente exigidos numa fatura completa. Consulte o limite no país onde o fornecimento é tributado, pois varia.
Moeda, idioma e guarda
Pode emitir a fatura em qualquer moeda, mas o valor do IVA também deve ser indicado na moeda nacional do Estado-Membro onde o imposto é devido. A fatura pode estar em qualquer idioma, embora a autoridade fiscal possa pedir uma tradução durante uma fiscalização. Guarde uma cópia de todas as faturas emitidas e recebidas. O prazo de guarda é definido por cada país e costuma variar de 6 a 10 anos.
Perguntas sobre faturas com IVA na UE
Preciso de cobrar IVA de um cliente noutro país da UE?
Para a maioria dos serviços prestados a uma empresa registada para IVA noutro Estado-Membro da UE, não. A inversão do sujeito passivo aplica-se e o cliente autoliquida o IVA. Emita uma fatura líquida sem IVA, indique os dois números de IVA e acrescente a observação "Inversão do sujeito passivo". Se o cliente não estiver registado para IVA e for um consumidor, em geral cobra IVA, e há regras especiais para serviços digitais.
O que significa "inversão do sujeito passivo" numa fatura?
Significa que o comprador, e não o vendedor, é responsável por autoliquidar o IVA no próprio país. O vendedor emite a fatura sem IVA e indica que a inversão do sujeito passivo se aplica. Para serviços B2B transfronteiriços, pode citar o artigo 196 da Diretiva IVA.
Um número sequencial de fatura é realmente obrigatório?
Sim. Todas as faturas com IVA devem ter um número único baseado numa ou mais sequências. Mantenha a sequência organizada, evite números repetidos e documente números cancelados ou lacunas conforme as regras do local onde está estabelecido.
Posso emitir a fatura em dólares americanos ou noutra moeda?
Sim. Pode faturar em qualquer moeda. O valor do IVA, porém, também deve ser expresso na moeda nacional do Estado-Membro onde o IVA é devido, com uma taxa de câmbio aceita.
Por quanto tempo devo guardar as minhas faturas?
O prazo de guarda é definido por cada Estado-Membro e costuma variar de 6 a 10 anos. Guarde durante esse período tanto as faturas emitidas como as recebidas.