Qu'est-ce qu'une nota fiscal au Brésil ?
Une nota fiscal est un document fiscal officiel brésilien attestant la vente de biens ou de services. Le modèle exact et l'autorité émettrice dépendent de la nature de l'opération. Pour une NF-e, l'émetteur crée un fichier XML structuré, le signe avec le certificat requis et le transmet à la SEFAZ pour autorisation. L'émission de la NFS-e suit le système municipal ou national de facturation des services applicable à l'émetteur.
Une NF-e autorisée reçoit une clé d'accès (chave de acesso) et un protocole uniques. Son document auxiliaire lisible, le DANFE, peut accompagner les biens ou être communiqué au client, mais il ne remplace pas le XML autorisé. Les systèmes NFS-e génèrent également une représentation destinée au client après l'émission. Un PDF créé par soi-même, n'ayant jamais transité par le système officiel applicable, ne constitue donc pas un substitut au document fiscal requis.
NF-e pour les biens et NFS-e pour les services : quelle est la différence ?
Au Brésil, la facturation dépend de ce que vous vendez et du niveau de gouvernement qui le taxe. Les ventes de biens sont principalement imposées au niveau des États (ICMS) et utilisent la NF-e, émise par l’intermédiaire de l’administration fiscale de l’État, la SEFAZ. Les ventes de services sont principalement imposées au niveau municipal (ISS) et utilisent la NFS-e, émise par l’intermédiaire de la municipalité ou de la plateforme nationale NFS-e, désormais utilisée par de nombreuses municipalités. Il existe aussi la NFC-e, un reçu électronique destiné aux consommateurs pour les ventes au détail au public.
Le choix du bon document est important, car le canal d’émission, les taxes et les champs de données diffèrent. Le tableau ci-dessous résume les principaux types.
| Document | Utilisation | Niveau principal d’imposition | Administration / plateforme |
|---|---|---|---|
| NF-e | Vente ou mouvement de biens entre entreprises | État (ICMS) | SEFAZ (administration fiscale de l’État) |
| NFC-e | Vente au détail de biens à un consommateur | État (ICMS) | SEFAZ (administration fiscale de l’État) |
| NFS-e | Prestation de services | Municipalité (ISS) | Municipalité / plateforme nationale NFS-e |
| CT-e | Services de transport / fret | État (ICMS) | SEFAZ (administration fiscale de l’État) |
- NF-e (biens)
- La facture électronique pour la vente ou le mouvement de biens matériels. Autorisée par la SEFAZ de l’État et liée à l’ICMS.
- NFS-e (services)
- La facture électronique pour les services. Émise via le système de la municipalité (ou le portail national NFS-e) et liée à l'impôt ISS.
- NFC-e (consommateur)
- Le reçu électronique destiné à la vente au détail au public, remplaçant l'ancien coupon de vente papier.
CNPJ et CPF : qui peut émettre une facture ?
Les documents fiscaux brésiliens identifient les parties à l'aide des numéros de contribuable applicables. Les sociétés et les entreprises enregistrées utilisent un CNPJ (Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica), un numéro de contribuable d'entreprise à 14 caractères. Ses 12 premières positions peuvent contenir des chiffres ou des lettres majuscules, tandis que les deux dernières sont des chiffres de contrôle numériques. Les CNPJ numériques existants restent valides. La Receita Federal a émis le premier CNPJ alphanumérique le 31 juillet 2026. Les particuliers utilisent un CPF (Cadastro de Pessoas Físicas), un numéro de contribuable personnel à 11 chiffres.
L'enregistrement nécessaire pour émettre un document fiscal dépend de l'activité, du modèle de document, de l'État ou de la municipalité, et du statut fiscal de l'émetteur. Une entreprise émettant une NF-e a généralement besoin d'un CNPJ, de l'enregistrement d'État pertinent et d'un certificat numérique compatible. Les prestataires de services suivent les règles d'enregistrement et d'authentification NFS-e de leur émetteur municipal ou national. De nombreux petits opérateurs utilisent le statut de MEI (Microempreendedor Individual), qui fournit un CNPJ et des obligations simplifiées. Le CNPJ ou le CPF de l'acheteur est également enregistré lorsque les règles de la transaction l'exigent.
Pourquoi une simple facture au format PDF ne suffit-elle généralement pas au Brésil ?
Les fournitures de biens ou de services imposables au Brésil peuvent nécessiter un document fiscal officiel émis par le système NF-e ou NFS-e correspondant. Pour la NF-e, cela inclut un XML structuré, une signature numérique et une autorisation électronique. La NFS-e suit le processus d'authentification et d'émission de la plateforme municipale ou nationale applicable. Un PDF créé en dehors de ces systèmes n'a pas suivi ce processus et ne peut donc pas remplacer un document fiscal requis.
Sans le document autorisé requis, un client professionnel peut ne pas disposer de l'enregistrement fiscal nécessaire pour sa comptabilité ou son traitement fiscal, et les marchandises peuvent ne pas avoir le DANFE utilisé pour le transit. Une facture classique peut tout de même servir de récapitulatif de facturation, de devis ou de facture proforma, mais elle doit accompagner le document fiscal officiel lorsque celui-ci est exigé.
Comment émettre une nota fiscal eletrônica ?
Commencez par les enregistrements requis pour votre activité. Cela peut inclure un CNPJ, une inscription d'État (inscrição estadual) pour les marchandises, ou une inscription municipale (inscrição municipal) pour les services. Pour la NF-e, obtenez le certificat numérique compatible et émettez via un logiciel ou un portail connecté à la SEFAZ. Pour la NFS-e, utilisez l'émetteur municipal ou national qui vous correspond ; l'émetteur web national prend en charge ses propres méthodes de connexion, tandis que l'intégration via API a des exigences techniques distinctes.
À partir du 1er novembre 2026, les micro et petites entreprises relevant du Simples Nacional qui sont tenues d'émettre des NFS-e doivent utiliser l'émetteur national de NFS-e, via son application web ou son API. La résolution d'août 2026 a remplacé la date précédente du 1er septembre. Vérifiez les règles officielles en vigueur avant de modifier votre flux de travail.
Si vous avez uniquement besoin d'un récapitulatif de facturation, d'un devis ou d'une proforma, vous pouvez en préparer un avec un générateur de factures gratuit. Gardez-le séparé du document fiscal officiel émis par le système gouvernemental applicable.
- Enregistrer l'entreprise (CNPJ)
- Obtenez un CNPJ auprès de la Receita Federal ; le statut MEI est une démarche simplifiée pour les petits opérateurs.
- Inscription d'État ou municipale
- Inscrição estadual pour les marchandises ou inscrição municipal pour les services, lorsque requis.
- Utiliser l'authentification requise
- La NF-e nécessite généralement un certificat numérique compatible. L'authentification web et API de la NFS-e dépend de l'émetteur applicable et de la méthode d'accès.
- Émettre via un canal officiel
- Utilisez le portail d'État, municipal ou national applicable, ou un logiciel compatible qui se connecte à l'autorité.
- Autorisation et clé d'accès
- L'autorité fiscale valide le fichier et renvoie la chave de acesso et le protocole qui le rendent valide.
- Remettre le DANFE / la version imprimée
- Remettez au client la version imprimée lisible par l'humain ; le XML autorisé demeure le document légal.
Questions sur la facturation au Brésil
Puis-je simplement envoyer une facture PDF à un client brésilien ?
Vous pouvez envoyer un PDF à titre de récapitulatif de facturation, de devis ou de proforma, mais il ne remplace pas un document fiscal officiel lorsque celui-ci est requis. La NF-e utilise un XML signé et une autorisation électronique. La NFS-e doit être émise par le système municipal ou national applicable. Un simple PDF créé en dehors de ces systèmes ne constitue pas le document fiscal requis.
Quelle est la différence entre la NF-e et la NFS-e ?
La NF-e est la facture électronique pour les biens, autorisée par l'autorité fiscale de l'État (SEFAZ) et liée à la taxe d'État ICMS. La NFS-e est la facture électronique pour les services, émise par la municipalité (ou la plateforme nationale NFS-e) et liée à la taxe municipale ISS. Celle que vous émettez dépend de la nature de votre vente : biens ou services.
Ai-je besoin d'un CNPJ pour émettre une nota fiscal ?
Une entreprise émettant une NF-e a généralement besoin d'un CNPJ, d'un enregistrement auprès de l'État concerné et d'un certificat numérique compatible. L'inscription et l'authentification pour la NFS-e dépendent du statut du prestataire de services et de l'émetteur municipal ou national. Le MEI est une formule simplifiée d'entreprise. Vérifiez les règles applicables à votre activité au lieu de supposer que le même ensemble d'inscriptions s'applique à chaque document.
Qu'est-ce que la SEFAZ ?
La SEFAZ (Secretaria da Fazenda) est l'autorité fiscale au niveau de l'État au Brésil. Pour les biens, la NF-e est transmise à la SEFAZ de l'État concerné, qui la valide et l'autorise avant que le document ne devienne juridiquement valide. Les services relèvent du niveau municipal et non de la SEFAZ.
Qu'est-ce qu'un DANFE ?
Le DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletronica) est la représentation imprimée ou PDF simplifiée d'une NF-e. Il accompagne les marchandises en transit et est remis au client, mais il ne s'agit que d'un résumé lisible par l'humain. Le document juridiquement contraignant est le fichier XML autorisé muni de sa clé d'accès, et non le DANFE lui-même.
FreeBillGen peut-il émettre une nota fiscal à ma place ?
Non. FreeBillGen produit un document de facturation clair, un devis ou une facture pro forma que vous pouvez envoyer à un client, mais il ne se connecte ni à la SEFAZ ni aux systèmes municipaux, et ne peut donc pas émettre ni autoriser une NF-e ou une NFS-e officielle. L'émission d'une nota fiscal brésilienne doit passer par les canaux gouvernementaux agréés ou un logiciel émetteur (emissor) certifié.