Welche Angaben auf eine Fotografierechnung gehören
Fotografierechnungen lassen sich leichter prüfen, wenn Shooting, Bildbearbeitung, Produkte und Lizenz wie vereinbart getrennt aufgeführt sind. So können Hochzeitskunden das Album von der fotografischen Begleitung und gewerbliche Kunden die Nutzungsrechte vom Tagessatz unterscheiden.
Geben Sie neben dem Rechnungsdatum auch das Datum des Shootings oder der Veranstaltung an. Wenn mit dem Dokument der verbleibende Restbetrag abgerechnet wird, weisen Sie eine bereits gezahlte Anzahlung als Gutschrift aus.
- Shootinghonorar oder fotografische Begleitung
- Ihre eigentliche Arbeitszeit am Aufnahmetag, abgerechnet je Paket, je Stunde oder als Tagessatz.
- Zweiter Fotograf
- Ein zusätzlicher Fotograf für Hochzeiten oder große Veranstaltungen, der als eigene Position aufgeführt wird.
- Bildbearbeitung und Retusche
- Bildauswahl, Farbkorrektur und Retusche, abgerechnet je Stunde oder nach Anzahl der fertiggestellten Bilder.
- Galerie oder Lieferung je Bild
- Bereitgestellte digitale Dateien, entweder als vollständige Galerie oder mit einem Preis je zusätzlichem Bild über den Paketumfang hinaus.
- Abzüge und Album
- Physische Produkte wie Fine-Art-Abzüge, gerahmte Bilder und das Hochzeitsalbum.
- Nutzungs- oder Lizenzgebühr
- Bei kommerziellen Aufträgen das Recht, Bilder in Anzeigen, auf Verpackungen oder online zu verwenden, begrenzt nach Medien und Zeitraum.
Abrechnung nach Paket, Zeit, Lizenz und Projektphase
Auf einer Paketrechnung werden die enthaltene fotografische Begleitung, die vereinbarten Leistungen und der vereinbarte Betrag genannt. Eine Rechnung auf Stunden- oder Tagessatzbasis weist Zeit und Vergütungssatz aus. Sie sollte nicht den Eindruck erwecken, dass Bildbearbeitung, Dateien, Produkte, Reisekosten oder Nutzungsrechte zusätzlich berechnet werden, sofern dies nicht entsprechend vereinbart wurde.
Führen Sie genehmigte Reise- und Übernachtungskosten, zusätzliche fotografische Begleitung, weitere Bilder, Abzüge, Alben oder Lizenzgebühren als eigene Positionen auf, wenn sie nicht im Grundpreis enthalten sind. Verweisen Sie auf das Angebot oder den Änderungsnachweis, der die jeweilige Zusatzleistung belegt.
Ein Projekt kann mit einer Vorauszahlung und anschließenden Teilrechnungen abgerechnet werden. Legen Sie Betrag, Abrechnungszeitpunkt, Stornierungs- oder Erstattungsbedingungen sowie die Voraussetzungen für die endgültige Lieferung im Vertrag fest. Verrechnen Sie auf jeder späteren Rechnung die bisherigen Zahlungen und weisen Sie ausschließlich die aktuell fällige Projektphase oder den verbleibenden Restbetrag aus.
Steuer- und Lizenzhinweise für Fotografen
Die Behandlung von Umsatzsteuer oder GST hängt von der Rechtsordnung, den beteiligten Parteien, der steuerlichen Registrierung und der Art der Leistung ab. Ein Shooting, eine Nutzungslizenz, ein Abzug und ein Album können unterschiedlich behandelt werden. Prüfen Sie daher jeden Bestandteil, bevor Sie die Steuerposition festlegen.
Regeln Sie die Bildrechte in einem schriftlichen Vertrag oder einer schriftlichen Lizenz und bestimmen Sie Medien, Dauer, Gebiet, Exklusivität sowie den Zeitpunkt, zu dem die Rechteübertragung wirksam wird. Die Rechnung kann auf diese Vereinbarung verweisen, doch die Anforderungen an Urheberrechtsinhaberschaft und Rechteübertragung unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Gehen Sie nicht davon aus, dass allein durch die Zahlung sämtliche Rechte übertragen werden.
Bewahren Sie alle für die geplante Nutzung erforderlichen Model- oder Eigentumsfreigaben bei den Auftragsunterlagen auf. Eine Freigabe ist von der Rechnung getrennt und regelt für sich genommen nicht sämtliche Persönlichkeits-, Veröffentlichungs-, Urheber- oder Standortrechte.
Zahlungsbedingungen und Zahlungseingang
Eine Buchungsanzahlung oder sonstige Anzahlung kann den Termin reservieren, es gibt jedoch weder einen allgemeingültigen Prozentsatz noch eine allgemeingültige Erstattungsregel. Halten Sie den Betrag, die Stornierungsbedingungen und etwaige verbraucherrechtliche Grenzen im Vertrag fest. Weisen Sie den gezahlten Betrag bei der Abrechnung des Restbetrags als Gutschrift aus.
Sie können vereinbaren, die endgültigen Dateien, eine Galerie oder ein Album erst nach Zahlung bereitzustellen, sofern diese Bedingung vor dem Shooting offengelegt wird und gesetzlich zulässig ist. Halten Sie keine Materialien zurück, auf deren Erhalt der Kunde bereits zu einem anderen Termin einen gesetzlichen Anspruch hat.
Legen Sie ein eindeutiges Fälligkeitsdatum fest. Nehmen Sie eine Klausel zu Verzugsgebühren oder Zinsen nur auf, wenn die Vereinbarung und das anwendbare Recht dies zulassen.
Fragen zu Fotografierechnungen
Sollte ich die Anzahlung getrennt vom endgültigen Restbetrag in Rechnung stellen?
Richten Sie sich nach dem im Vertrag festgelegten Zahlungsplan. Sie können getrennte Dokumente für eine Vorauszahlung und den späteren Restbetrag ausstellen oder eine andere vereinbarte Abrechnung nach Projektphasen verwenden. Weisen Sie die frühere Zahlung auf jeder späteren Rechnung als Gutschrift aus oder verrechnen Sie sie auf andere Weise eindeutig mit dem aktuell fälligen Betrag.
Wie berechne ich die Bildnutzung oder eine Lizenz?
Führen Sie die Lizenz als eigene Position auf und verweisen Sie auf die schriftliche Rechteeinräumung, in der Medien, Dauer, Gebiet, Exklusivität und Zeitpunkt geregelt sind. Der Preis richtet sich nach dem ausgehandelten Umfang. Die Anforderungen an die Übertragung von Urheberrechten und an Lizenzen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Daher sollte die Rechnung mit dem Vertrag übereinstimmen.
Muss ich Umsatzsteuer oder Verkaufssteuer auf einer Fotografierechnung ausweisen?
Dies hängt von der Rechtsordnung, den beteiligten Parteien, der steuerlichen Registrierung und der Art der Leistung ab. Ein Shooting, eine Lizenz, ein Abzug und ein Album können unterschiedlich behandelt werden. Klären Sie vor der Rechnungskonfiguration, ob sie eine einheitliche Leistung bilden oder unterschiedliche Steuersätze, Beträge, Kennungen oder Formulierungen erfordern.
Was gilt, wenn der Kunde mehr bearbeitete Bilder wünscht, als im Paket enthalten sind?
Wenn der Kunde Leistungen über den Paketumfang hinaus genehmigt, führen Sie diese anhand der vereinbarten Menge und des vereinbarten Vergütungssatzes oder Pauschalbetrags gesondert auf. Gehen Sie bei zusätzlicher fotografischer Begleitung, einem weiteren Fotografen, Produkten oder weiterer Bildbearbeitung ebenso vor. Führen Sie eine Zusatzgebühr nicht erstmals auf der Schlussrechnung ein.
Darf ich die endgültige Galerie bis zur Zahlung der Rechnung zurückhalten?
Sie können vereinbaren, dass die endgültige Lieferung erst nach der Zahlung erfolgt. Legen Sie diese Bedingung jedoch vor dem Shooting offen und prüfen Sie die örtlichen Vertrags- und Verbraucherschutzvorschriften. Die Rechnung sollte auf die Vereinbarung verweisen und darf keine gesetzliche oder vertragliche Lieferpflicht außer Kraft setzen.