Was ist eine Beraterrechnung?
Eine Beraterrechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die ein selbstständiger Berater oder ein Beratungsunternehmen für professionelle Leistungen sendet. Sie sollte den Auftrag, den Abrechnungszeitraum und die Grundlage der Berechnung angeben, damit der Kunde sie mit der Vereinbarung und dem Freigabeverfahren abgleichen kann.
Dieser Ratgeber ist für professionelle Dienstleistungen und Beratungsleistungen geschrieben, die nach Tagessatz, Retainer oder Meilenstein abgerechnet werden. Wenn Sie ein einzelner Kreativer sind, etwa Autor oder Designer, ist die Vorlage für Freiberuflerrechnungen besser geeignet; wenn Sie im Handwerk oder im Bauwesen tätig sind, behandelt die Vorlage für Auftragnehmerrechnungen Bestellungen und die Abrechnung nach Stunden und Stundensatz genauer.
Die Vorlage kann mehreren Abrechnungsmodellen angepasst werden. Bei einem Retainer wird ein fester, wiederkehrender Betrag für die fortlaufende Verfügbarkeit oder einen definierten Umfang abgerechnet. Bei einer Stunden- oder Tagessatzvereinbarung wird die erfasste Zeit abgerechnet. Bei einem Meilenstein- oder Festpreisprojekt werden die vereinbarten Beträge abgerechnet, sofern der Vertrag dies zulässt. Die Rechnung sollte den Auftragsbedingungen und etwaigen Anweisungen des Kunden entsprechen.
Was sollte eine Beraterrechnung enthalten?
Eine Beraterrechnung sollte dem Kunden genügend Informationen geben, um den Auftrag zu identifizieren, die Berechnung zu prüfen und sie im vereinbarten Arbeitsablauf zu verarbeiten. Eine fehlende Kennung, Auftragsbeschreibung oder Abrechnungsgrundlage kann zu Rückfragen oder Verzögerungen führen. Sie können diese Felder in unserem kostenlosen Rechnungsgenerator zusammensetzen; bestätigen Sie etwaige weitere Angaben, die Ihr Kunde und Ihre Rechtsordnung erfordern.
- Rechnungstitel und Kennung
- Kennzeichnen Sie das Dokument als Rechnung und verwenden Sie die eindeutige oder fortlaufende Kennung, die Ihre Unterlagen, der Prozess des Kunden und die örtlichen Vorschriften erfordern.
- Ihre Angaben
- Ihr Beratungsunternehmen oder Ihr Firmenname, Ihre Anschrift, Ihre Kontakt-E-Mail-Adresse sowie eine etwaige Unternehmens- oder Steuernummer, die für Sie gilt.
- Angaben zum Kunden
- Der offizielle Firmenname des Kunden, die Rechnungsanschrift und ein benannter Ansprechpartner oder die E-Mail-Adresse der Buchhaltung, an die die Rechnung gesendet werden soll.
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
- Das Datum, an dem Sie die Rechnung ausstellen, und das Datum, an dem die Zahlung fällig ist, abgeleitet aus Ihren vereinbarten Zahlungsbedingungen.
- Auftrags- oder Projektreferenz
- Der Name des Mandats oder der Leistungsbeschreibung beziehungsweise eine Bestellnummer, die der Kunde als Referenz angegeben haben möchte, damit die Buchhaltung die Rechnung dem genehmigten Budget zuordnen kann.
- Abrechnungsgrundlage
- Eine klare Angabe, wie die Leistung berechnet wird - ein monatlicher Retainer, ein Stunden- oder Tagessatz oder eine feste Meilensteinvergütung.
- Beschreibung der Leistungen
- Eine Position für jeden Retainer-Zeitraum, jeden Stundenblock oder jeden Meilenstein, einschließlich der abgedeckten Daten oder des Leistungsumfangs.
- Menge und Satz oder fester Betrag
- Bei Stundenhonoraren die Stunden und Ihr Stundensatz; bei Retainern und Meilensteinen der vereinbarte Betrag auf einer eigenen Zeile.
- Erstattungsfähige Spesen
- Reise-, Software- oder andere weitergegebene Kosten, getrennt von Ihren Honoraren ausgewiesen, idealerweise mit Verweis auf Belege oder mit beigefügten Belegen.
- Zwischensumme
- Die Summe aller Honorare und Auslagen, bevor Steuern hinzugefügt werden.
- Steuer
- Jede Umsatzsteuer, GST oder Verkaufssteuer, die Sie erheben müssen, als eigene Zeile mit dem angewendeten Steuersatz, plus Ihre Steuernummer, soweit erforderlich.
- Fälliger Gesamtbetrag
- Der endgültige Betrag, den der Kunde zahlen muss, in der vereinbarten Währung.
- Zahlungsbedingungen und Zahlungsart
- Wann die Zahlung fällig ist (z. B. netto 14 oder netto 30), Ihre Bank- oder Zahlungsdaten sowie etwaige Bedingungen für den Zahlungsverzug.
Retainer-, Stunden- oder Meilensteinabrechnung
Bei einem Retainer wird im angegebenen Abrechnungsrhythmus ein fester Betrag für einen vereinbarten Leistungsumfang oder die Verfügbarkeit abgerechnet. Die Position kann „Strategie-Retainer - Juni 2026“ lauten. Wenn der Retainer ein Stundenlimit hat, berechnen Sie den Mehrumfang nur nach den vereinbarten Genehmigungs- und Satzbedingungen.
Bei einem Stunden- oder Tagessatz wird genehmigte Zeit abgerechnet, wobei jede Zeile Menge mal Satz ausweist. Verweisen Sie erforderlichenfalls auf eine Zeitaufzeichnung. Bei einem Meilenstein- oder Pauschalmodell wird der vereinbarte Betrag abgerechnet, wenn das vertragliche Ereignis eintritt oder die Abnahmekriterien erfüllt sind. Sorgen Sie dafür, dass die Rechnung zur Leistungsbeschreibung, zur Bestellung und zum Genehmigungsverfahren passt.
| Abrechnungsmodell | Beispiel für eine Position | Umfangsnachweis |
|---|---|---|
| Retainer | Ein fester Betrag für den angegebenen Abrechnungsrhythmus, z. B. „Strategie-Retainer - Juni 2026“ | Definierte Verfügbarkeit, Leistungen, Zeitraum und ggf. Limit |
| Stunden-/Tagessatz | Genehmigte Stunden oder Tage multipliziert mit dem vereinbarten Satz | Zeitaufzeichnung und Leistungsbeschreibung, soweit erforderlich |
| Meilenstein/feste Pauschale | Vereinbarter Betrag für das abgenommene Ergebnis oder die abgenommene Phase | Umfang, Abrechnungsereignis und Abnahmenachweis |
Spesen und Steuern
Bei Beratungsleistungen können erstattungsfähige Spesen wie Reisen, Übernachtungen, Abonnements oder Kosten Dritter anfallen. Weisen Sie diese getrennt von Ihren Honoraren aus und legen Sie die erforderlichen Belege bei, soweit die Vereinbarung dies verlangt. Entscheiden Sie im Voraus, ob Spesen zu Einstandskosten oder mit Verrechnungsaufschlag abgerechnet werden, und prüfen Sie deren steuerliche Behandlung.
Die Behandlung von Umsatzsteuer, GST und Verkaufssteuer hängt vom Leistungsort, den beiden Parteien, der Leistung und Ihrer Registrierung ab. Ein grenzüberschreitendes B2B-Mandat kann das Reverse-Charge-Verfahren anwenden, dies erfolgt jedoch nicht automatisch. Wo es gilt, verwenden Sie die Steuernummern und den Rechnungshinweis, die diese Rechtsordnung verlangt. FreeBillGen kann eine konfigurierte Steuerzeile oder einen Hinweis anzeigen; es bestimmt nicht die korrekte Behandlung.
Layout und Versand
Halten Sie das Layout übersichtlich, damit die Auftragsreferenz, der Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum leicht zu finden sind. Beschreiben Sie die Arbeit in der Sprache des Kunden statt in interner Kurzform. „Q2-Go-to-Market-Beratung“ ist für eine genehmigende Person klarer als allein ein Projektcode.
Nennen Sie das Fälligkeitsdatum ausdrücklich und nicht nur „bei Erhalt“, verwenden Sie die mit dem Kunden vereinbarten Begriffe und geben Sie Zahlungsdaten an. Verwenden Sie ein konsistentes Rechnungsnummernsystem und senden Sie das Dokument unverzüglich nach Abschluss des Zeitraums oder Meilensteins. Ein PDF bewahrt das vorgesehene Layout. Fügen Sie Verzugszinsen nur hinzu, wenn Vertrag und anwendbares Recht dies zulassen.
Häufige Fragen zu Beraterrechnungen
Was sollte eine Beraterrechnung enthalten?
Typische Felder sind eine Rechnungsnummer, Angaben zu Lieferant und Kunde, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, die Auftragsreferenz, Leistungsbeschreibungen, die Abrechnungsgrundlage, genehmigte Spesen, die anwendbare Steuer, der Gesamtbetrag und Zahlungsanweisungen. Ergänzen oder passen Sie die Einzelheiten an, die der Kunde und die geltenden Vorschriften erfordern.
Wie berechne ich einen monatlichen Retainer?
Rechnen Sie den Festbetrag im vereinbarten Rhythmus ab und nennen Sie den abgedeckten Zeitraum, zum Beispiel „Beratungsretainer - Juni 2026“. Wenn der Retainer ein Stundenlimit hat, erfassen Sie die Nutzung und weisen Sie eine Überschreitung nur gemäß den vereinbarten Freigabe- und Satzbedingungen aus.
Wie weise ich Spesen auf einer Beraterrechnung aus?
Weisen Sie erstattungsfähige Spesen wie Reisen oder Abonnements auf eigenen Positionen getrennt von Ihren Honoraren aus und verweisen Sie auf Belege oder hängen Sie diese bei, soweit Ihr Vertrag dies vorsieht. Vereinbaren Sie im Voraus, ob Spesen zum Einkaufspreis oder mit Aufschlag abgerechnet werden und ob Steuer anfällt, da dies je nach Mandat und Land variiert.
Erheben Berater Steuern auf Rechnungen?
Das hängt von Ihrer Registrierung, dem Ort der Leistungserbringung, dem Kunden und der Leistung ab. Grenzüberschreitende B2B-Beratung kann die Reverse-Charge-Regelung verwenden, doch die erforderlichen Steuernummern und Formulierungen variieren. Prüfen Sie die Behandlung für das Mandat, bevor Sie die Steuerzeile oder den Steuerhinweis konfigurieren.
Soll ich einen Retainer, einen Stundensatz oder einen Festpreis berechnen?
Verwenden Sie das für das Mandat vereinbarte Modell. Bei einem Retainer werden der genannte Zeitraum und Leistungsumfang abgerechnet; bei einem Stunden- oder Tagessatz wird genehmigte Zeit abgerechnet, und bei einem Festpreis- oder Meilensteinhonorar wird der vereinbarte Betrag abgerechnet, sobald das Abrechnungsereignis eintritt. Dokumentieren Sie die Grundlage und den Änderungsprozess im Leistungsverzeichnis oder Vertrag.
Welche Zahlungsbedingungen sollte ein Berater verwenden?
Verwenden Sie die mit dem Kunden vereinbarte oder im Leistungsverzeichnis oder in der Bestellung vorgeschriebene Zahlungsbedingung. „14 Tage netto“ und „30 Tage netto“ sind Beispiele, keine allgemeingültigen Standardwerte. Nennen Sie das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsdaten und erwähnen Sie Mahngebühren nur, wenn Vertrag und geltendes Recht dies zulassen.