Was ist eine Beraterrechnung?
Eine Beraterrechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die ein unabhängiger Berater oder ein Beratungsunternehmen für professionelle Leistungen ausstellt. Sie sollte das Mandat, den Abrechnungszeitraum und die Berechnungsgrundlage eindeutig ausweisen, damit der Kunde die Rechnung mit der Vereinbarung und dem Freigabeprozess abgleichen kann.
Dieser Ratgeber richtet sich an Anbieter professioneller Dienstleistungen und Beratungsleistungen, die auf Basis eines Tagessatzes, Retainers oder Meilensteins abrechnen. Wenn Sie als selbstständiger Kreativer tätig sind, etwa als Texter oder Designer, eignet sich die Rechnungsvorlage für Freelancer besser. Wenn Sie handwerklich oder im Baugewerbe arbeiten, behandelt die Rechnungsvorlage für Auftragnehmer Bestellungen sowie die Abrechnung nach Stunden und Sätzen ausführlicher.
Die Vorlage lässt sich an verschiedene Abrechnungsmodelle anpassen. Mit einem Retainer wird regelmäßig ein fester Betrag für die fortlaufende Verfügbarkeit oder einen festgelegten Leistungsumfang berechnet. Bei einer Abrechnung nach Stunden oder Tagessätzen wird die erfasste Arbeitszeit in Rechnung gestellt. Bei einem Meilenstein oder einem Projekt zum Festpreis werden vereinbarte Beträge abgerechnet, sobald der Vertrag dies zulässt. Die Rechnung sollte den Bedingungen des Mandats und allen Vorgaben des Kunden entsprechen.
Was sollte eine Beraterrechnung enthalten?
Eine Beraterrechnung sollte dem Kunden genügend Informationen bieten, um das Mandat zuzuordnen, die Forderung zu prüfen und sie gemäß dem vereinbarten Ablauf zu bearbeiten. Eine fehlende Kennung, Leistungsbeschreibung oder Abrechnungsgrundlage kann zu Rückfragen oder Verzögerungen führen. Sie können diese Angaben mit unserem kostenlosen Rechnungsgenerator zusammenstellen. Prüfen Sie außerdem, welche zusätzlichen Angaben der Kunde und die für Sie geltenden Rechtsvorschriften verlangen.
- Rechnungsbezeichnung und Kennung
- Kennzeichnen Sie das Dokument als Rechnung und verwenden Sie die eindeutige oder fortlaufende Kennung, die Ihre Unterlagen, die Abläufe des Kunden und die örtlichen Vorschriften verlangen.
- Ihre Angaben
- Name Ihrer Beratungspraxis oder Geschäftsname, Anschrift, Kontakt-E-Mail-Adresse sowie alle für Sie geltenden Unternehmens- oder Steuerregistrierungsnummern.
- Kundendaten
- Rechtlicher Name und Rechnungsanschrift des Kunden sowie ein namentlich genannter Ansprechpartner oder die E-Mail-Adresse der Kreditorenbuchhaltung, an die die Rechnung gesendet werden soll.
- Rechnungs- und Fälligkeitsdatum
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung und das aus den vereinbarten Zahlungsbedingungen abgeleitete Fälligkeitsdatum.
- Mandats- oder Projektreferenz
- Die Bezeichnung des Mandats, die Leistungsbeschreibung oder eine vom Kunden verlangte Bestellnummer, damit die Finanzabteilung die Rechnung dem freigegebenen Budget zuordnen kann.
- Abrechnungsgrundlage
- Ein eindeutiger Hinweis darauf, wie die Leistung berechnet wird - als monatlicher Retainer, nach Stunden- oder Tagessatz oder als feste Meilensteinvergütung.
- Leistungsbeschreibung
- Eine Position für jeden Retainer-Zeitraum, Stundenblock oder Meilenstein einschließlich der zugehörigen Daten oder des abgedeckten Leistungsumfangs.
- Menge und Satz oder Festbetrag
- Bei Stundenarbeit die Anzahl der Stunden und Ihr Stundensatz, bei Retainern und Meilensteinen der vereinbarte Betrag als eigene Position.
- Erstattungsfähige Auslagen
- Reise-, Software- oder sonstige weiterberechnete Kosten, getrennt von Ihren Honoraren aufgeführt und möglichst mit Verweis auf beigefügte Belege.
- Zwischensumme
- Die Summe aller Honorare und Auslagen vor Hinzurechnung von Steuern.
- Steuern
- Jede von Ihnen zu erhebende Umsatzsteuer, GST oder Verkaufssteuer, als separate Position mit dem angewandten Steuersatz sowie, falls erforderlich, Ihrer Steuernummer.
- Fälliger Gesamtbetrag
- Der endgültige Betrag, den der Kunde in der vereinbarten Währung zahlen muss.
- Zahlungsbedingungen und Zahlungsmethode
- Der Zeitpunkt der Fälligkeit, beispielsweise innerhalb von 14 oder 30 Tagen, Ihre Bank- oder Zahlungsdaten und etwaige Regelungen für verspätete Zahlungen.
Abrechnung nach Retainer, Stunden oder Meilensteinen
Bei einem Retainer wird in dem angegebenen Turnus ein fester Betrag für einen vereinbarten Leistungsumfang oder eine vereinbarte Verfügbarkeit berechnet. Die Position kann beispielsweise "Strategie-Retainer - Juni 2026" lauten. Ist für den Retainer eine Stundenobergrenze festgelegt, dürfen zusätzliche Stunden nur gemäß den vereinbarten Freigabe- und Vergütungsbedingungen berechnet werden.
Bei einem Stundensatz oder Tagessatz wird die freigegebene Arbeitszeit abgerechnet, wobei jede Position die mit dem Satz multiplizierte Menge ausweist. Verweisen Sie auf einen Tätigkeitsnachweis, falls dies erforderlich ist. Bei einem Meilenstein oder Festpreismodell wird ein vereinbarter Betrag berechnet, sobald das vertraglich festgelegte Ereignis eingetreten ist oder die Abnahmekriterien erfüllt sind. Stimmen Sie die Rechnung mit der Leistungsbeschreibung, der Bestellung und dem Freigabeprozess ab.
| Abrechnungsmodell | Beispiel für eine Rechnungsposition | Leistungsnachweis |
|---|---|---|
| Retainer | Ein fester Betrag für den angegebenen Turnus, beispielsweise "Strategie-Retainer - Juni 2026" | Festgelegte Verfügbarkeit, Leistungen, Zeitraum und etwaige Obergrenze |
| Stunden-/Tagessatz | Freigegebene Stunden oder Tage, multipliziert mit dem vereinbarten Satz | Zeiterfassung und Leistungsbeschreibung, falls erforderlich |
| Meilenstein / Festpreis | Vereinbarter Betrag für die abgenommene Leistung oder Projektphase | Leistungsumfang, Abrechnungsereignis und Abnahmenachweis |
Auslagen und Steuern
Bei Beratungsleistungen können erstattungsfähige Auslagen wie Reise-, Übernachtungs-, Abonnement- oder Drittkosten entstehen. Führen Sie diese getrennt von Ihren Honoraren auf und legen Sie Nachweise vor, wenn die Vereinbarung dies verlangt. Legen Sie im Voraus fest, ob Auslagen zum Selbstkostenpreis oder mit einem Bearbeitungsaufschlag berechnet werden, und prüfen Sie deren steuerliche Behandlung.
Die Behandlung von Umsatzsteuer, GST und vergleichbaren Verbrauchsteuern hängt vom Leistungsort, von beiden Parteien, der erbrachten Leistung und Ihrer Registrierung ab. Bei einem grenzüberschreitenden B2B-Mandat kann das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommen, dies geschieht jedoch nicht automatisch. Falls es gilt, verwenden Sie die Steuernummern und den Rechnungshinweis, die im betreffenden Rechtsgebiet vorgeschrieben sind. FreeBillGen kann eine konfigurierte Steuerposition oder einen entsprechenden Hinweis anzeigen, bestimmt jedoch nicht die korrekte steuerliche Behandlung.
Gestaltung und Einreichung
Gestalten Sie die Rechnung übersichtlich, damit die Mandatsreferenz, der Gesamtbetrag und das Fälligkeitsdatum leicht zu finden sind. Beschreiben Sie die Leistung in der Sprache des Kunden statt mit internen Abkürzungen. "Markteinführungsberatung für Q2" ist für eine freigebende Person verständlicher als ein Projektcode allein.
Geben Sie das Fälligkeitsdatum ausdrücklich an, statt nur "nach Erhalt" zu schreiben, verwenden Sie die mit dem Kunden vereinbarten Bedingungen und fügen Sie die Zahlungsdaten hinzu. Nutzen Sie ein einheitliches System zur Rechnungsnummerierung und versenden Sie das Dokument zeitnah nach Abschluss des Zeitraums oder Meilensteins. Eine PDF bewahrt das vorgesehene Layout. Nehmen Sie Verzugszinsen nur auf, wenn die Vereinbarung und das geltende Recht dies zulassen.
Fragen zu Beraterrechnungen
Was sollte eine Beraterrechnung enthalten?
Zu den üblichen Angaben gehören eine Rechnungskennung, die Daten des Leistungserbringers und des Kunden, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, die Mandatsreferenz, Leistungsbeschreibungen, die Abrechnungsgrundlage, freigegebene Auslagen, anwendbare Steuern, der Gesamtbetrag und Zahlungsanweisungen. Ergänzen oder ändern Sie die Angaben entsprechend den Anforderungen des Kunden und den geltenden Vorschriften.
Wie stelle ich einen monatlichen Retainer in Rechnung?
Berechnen Sie den Festbetrag in dem in der Vereinbarung festgelegten Turnus und benennen Sie den abgedeckten Zeitraum, beispielsweise "Beratungs-Retainer - Juni 2026". Ist für den Retainer eine Stundenobergrenze festgelegt, erfassen Sie die Inanspruchnahme und weisen Sie zusätzliche Stunden nur gemäß den vereinbarten Freigabe- und Vergütungsbedingungen aus.
Wie rechne ich Auslagen auf einer Beraterrechnung ab?
Führen Sie erstattungsfähige Auslagen wie Reise- oder Abonnementkosten in separaten Positionen und getrennt von Ihren Beratungshonoraren auf. Verweisen Sie auf Belege oder fügen Sie diese bei, wenn Ihre Vereinbarung dies verlangt. Vereinbaren Sie im Voraus, ob Auslagen zum Selbstkostenpreis oder mit einem Aufschlag berechnet werden und ob Steuern anfallen, da dies je nach Mandat und Land unterschiedlich ist.
Müssen Berater auf Rechnungen Steuern berechnen?
Dies hängt von Ihrer Registrierung, dem Leistungsort, dem Kunden und der erbrachten Leistung ab. Bei grenzüberschreitender B2B-Beratung kann das Reverse-Charge-Verfahren zur Anwendung kommen, die erforderlichen Steuernummern und Formulierungen unterscheiden sich jedoch. Prüfen Sie die steuerliche Behandlung des Mandats, bevor Sie die Steuerposition oder den Hinweis konfigurieren.
Sollte ich einen Retainer, einen Stundensatz oder einen Festpreis berechnen?
Verwenden Sie das für das Mandat vereinbarte Modell. Ein Retainer deckt den angegebenen Zeitraum und Leistungsumfang ab, bei einem Stunden- oder Tagessatz wird die freigegebene Arbeitszeit berechnet und bei einem Festpreis oder einer Meilensteinvergütung wird ein vereinbarter Betrag fällig, sobald das zugehörige Abrechnungsereignis eintritt. Halten Sie die Grundlage und das Verfahren für Änderungen in der Leistungsbeschreibung oder im Vertrag fest.
Welche Zahlungsbedingungen sollte ein Berater verwenden?
Verwenden Sie die mit dem Kunden vereinbarte oder in der Leistungsbeschreibung beziehungsweise Bestellung vorgeschriebene Zahlungsfrist. Zahlungsziele von 14 oder 30 Tagen sind Beispiele und keine allgemeingültigen Vorgaben. Geben Sie das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsdaten an und erwähnen Sie Verzugsgebühren nur, wenn die Vereinbarung und das geltende Recht dies zulassen.