Miért fontosak a számla adatai?
Az áfaszámla segíti a vevőt az előzetesen felszámított áfa levonásának alátámasztásában, és az adóhatóság számára a tranzakció bizonyítékául szolgál. Ha egy kötelező adat hiányzik, a vevőnek szüksége lehet egy javított számlára az áfa levonása előtt. Az áfairányelv közös alapot biztosít az EU tagállamaiban, de a nemzeti formátumra, nyelvre, adatszolgáltatásra és elektronikus számlázásra vonatkozó szabályok lényeges további követelményeket írhatnak elő.
A teljes áfaszámla kötelező adatai
A héairányelv 226. cikke rögzíti azokat az adatokat, amelyeket egy teljes számlának tartalmaznia kell. Egy tipikus szabadúszó vagy egyéni vállalkozó számára a következők alkalmazandók:
- Kiállítás dátuma
- A számla kiállításának dátuma.
- Sorszám
- Egy egyedi szám, amely egy vagy több sorozaton alapul, és a számlát azonosítja.
- Az Ön adószáma
- Az adószám, amely alatt a termékeket vagy szolgáltatásokat értékesítette.
- A vevő adószáma
- Fordított adózású ügyletek és EU-n belüli tranzakciók esetén kötelező, ha az adó megfizetésére a vevő kötelezett.
- Teljes név és cím
- Az Ön (az eladó) és a vevő teljes neve és címe.
- A teljesítés leírása
- A termékek mennyisége és jellege, vagy a szolgáltatások terjedelme és jellege.
- Teljesítés dátuma
- A teljesítés dátuma vagy befejezésének napja, ha az eltér a kiállítás dátumától.
- Adóalap áfakulcsonként
- Az adóalap áfakulcsonként, az áfa nélküli egységár, valamint az egységárban nem szereplő kedvezmények.
- Alkalmazott áfakulcs
- A teljesítésre alkalmazott áfakulcs vagy áfakulcsok.
- Fizetendő áfa
- A fizetendő áfa összege, az adó esedékessége szerinti tagállam nemzeti pénznemében feltüntetve.
- Mentességre vagy fordított adózásra vonatkozó hivatkozás
- Ha a teljesítés adómentes, vagy az adó megfizetésére a vevő kötelezett, hivatkozás a vonatkozó jogszabályi rendelkezésre vagy a „Fordított adózás” megjegyzés.
Határokon átnyúló B2B: a fordított adózás
Ha egy másik EU-tagállamban áfaregisztrált vállalkozásnak nyújt szolgáltatást, az áfát általában a vevő vallja be a fordított adózás mechanizmusa szerint. A feltételeknek megfelelő ügyletre kiállított számlán az összeg áfa nélkül szerepel, tartalmazza a vonatkozó adószámokat, és fel kell tüntetni rajta a “Fordított adózás” megjegyzést. Az érintett határon átnyúló B2B szolgáltatásokra vonatkozóan hasznos hivatkozás a 2006/112/EK tanácsi irányelv 196. cikke. Ellenőrizze az ügyfél áfastátuszát a VIES rendszerben, és az eredményt őrizze meg a nyilvántartásaiban. Az érvénytelen vagy nem elérhető VIES-eredmény további vizsgálatot igényel; önmagában nem határozza meg a helyes áfakezelést.
Mikor engedélyezett az egyszerűsített számla?
Kis összegek esetén (a tagállamok akár 100 EUR-ig, egyes esetekben ennél magasabb értékhatárig is engedélyezhetik az egyszerűsített számlát), illetve jóváíró számlák esetén rövidebb dokumentum is kiállítható. Az egyszerűsített számlának továbbra is tartalmaznia kell a dátumot, az Ön azonosító adatait és adószámát, a nyújtott termék vagy szolgáltatás megnevezését, valamint az áfa összegét vagy annak kiszámításához szükséges adatokat - azonban mellőzheti a teljes számlánál előírt egyes vevői adatokat. Az értékhatárt abban az országban ellenőrizze, ahol az értékesítés adóköteles, mert országonként eltérő lehet.
Pénznem, nyelv és megőrzés
A számlát bármilyen pénznemben kiállíthatja, de az áfa összegét annak a tagállamnak a nemzeti pénznemében is fel kell tüntetni, ahol az adó esedékes. Bármilyen nyelven számlázhat, azonban az adóhatóság ellenőrzés során fordítást kérhet. Őrizze meg minden kiállított és kapott számla másolatát: a megőrzési időtartamot nemzeti szinten határozzák meg, és általában 6-10 év közötti.
EU-s áfaszámlázási kérdések
Kell-e áfát felszámítanom egy másik EU-tagállambeli ügyfélnek?
A más uniós tagállamban áfaalanyként nyilvántartásba vett vállalkozásnak nyújtott legtöbb szolgáltatás esetén nem - a fordított adózás szabályai alkalmazandók, és az áfát a vevő vallja be. Nettó számlát kell kiállítani áfa felszámítása nélkül, fel kell tüntetni mindkét fél adószámát, és a „Fordított adózás” megjegyzést kell alkalmazni. Ha a vevő nem áfaalany (fogyasztó), általában fel kell számítani az áfát, a digitális szolgáltatásokra pedig külön szabályok vonatkoznak.
Mit jelent a „fordított adózás” egy számlán?
Ez azt jelenti, hogy a vevő, nem pedig az eladó felelős az áfa bevallásáért a saját országában. Az eladó áfa nélkül állítja ki a számlát, és feltünteti, hogy a fordított adózás alkalmazandó, a határon átnyúló B2B szolgáltatások esetén az áfairányelv 196. cikkére hivatkozva.
Valóban kötelező a folyamatos számlaszámozás?
Igen. Minden áfás számlának egyedi sorszámmal kell rendelkeznie, amely egy vagy több számozási sorozaton alapul. Tartsa a sorrendet szabályosan, akadályozza meg a duplikátumokat, és dokumentálja a sztornózott számokat vagy hézagokat a székhelye szerinti ország szabályainak megfelelően.
Kiállíthatom a számlát amerikai dollárban vagy más pénznemben?
Igen, bármilyen pénznemben számlázhat. Az áfa összegét azonban fel kell tüntetni annak a tagállamnak a nemzeti pénznemében is, ahol az áfa esedékes, egy elfogadott árfolyam alapján.
Meddig kell megőriznem a számláimat?
A megőrzési időtartamot az egyes tagállamok határozzák meg, és jellemzően 6-10 év. Az Ön által kiállított és a beérkezett számlákat egyaránt őrizze meg erre az időszakra.