Γιατί έχουν σημασία τα πεδία
Ένα τιμολόγιο ΦΠΑ βοηθά τον πελάτη να τεκμηριώσει την έκπτωση του ΦΠΑ εισροών και παρέχει στη φορολογική αρχή αποδεικτικά στοιχεία για τη συναλλαγή. Αν λείπει ένα υποχρεωτικό στοιχείο, ο πελάτης ενδέχεται να χρειαστεί διορθωμένο τιμολόγιο πριν εκπέσει τον ΦΠΑ. Η Οδηγία ΦΠΑ ορίζει έναν κοινό πυρήνα για όλα τα κράτη μέλη της ΕΕ, αλλά οι εθνικοί κανόνες για τη μορφή, τη γλώσσα, την υποβολή στοιχείων και την ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορούν να προσθέσουν ουσιαστικές απαιτήσεις.
Τα υποχρεωτικά πεδία σε ένα πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ
Το Άρθρο 226 της Οδηγίας ΦΠΑ ορίζει τα στοιχεία που πρέπει να περιέχει ένα πλήρες τιμολόγιο. Για έναν τυπικό ελεύθερο επαγγελματία ή ατομική επιχείρηση, αυτά είναι τα στοιχεία που ισχύουν:
- Ημερομηνία έκδοσης
- Η ημερομηνία κατά την οποία εκδίδεται το τιμολόγιο.
- Αύξων αριθμός
- Ένας μοναδικός αριθμός, βασισμένος σε μία ή περισσότερες σειρές, που προσδιορίζει το τιμολόγιο.
- Ο αριθμός μητρώου ΦΠΑ σας
- Ο αριθμός ΦΠΑ με τον οποίο παρείχατε τα αγαθά ή τις υπηρεσίες.
- Αριθμός ΦΠΑ του πελάτη
- Απαιτείται για παροχές με αντίστροφη επιβάρυνση και για ενδοκοινοτικές συναλλαγές όπου ο πελάτης είναι υπόχρεος για τον φόρο.
- Πλήρες όνομα και διεύθυνση
- Το πλήρες όνομα και η διεύθυνση τόσο εσάς (του προμηθευτή) όσο και του πελάτη σας.
- Περιγραφή της παροχής
- Η ποσότητα και η φύση των αγαθών, ή η έκταση και η φύση των υπηρεσιών.
- Ημερομηνία παροχής
- Η ημερομηνία κατά την οποία πραγματοποιήθηκε ή ολοκληρώθηκε η παροχή, αν διαφέρει από την ημερομηνία έκδοσης.
- Φορολογητέο ποσό ανά συντελεστή
- Το φορολογητέο ποσό ανά συντελεστή ΦΠΑ, η τιμή μονάδας χωρίς ΦΠΑ, και τυχόν εκπτώσεις που δεν περιλαμβάνονται στην τιμή μονάδας.
- Εφαρμοζόμενος συντελεστής ΦΠΑ
- Ο συντελεστής ή οι συντελεστές ΦΠΑ που εφαρμόζονται στην παροχή.
- Οφειλόμενο ποσό ΦΠΑ
- Το οφειλόμενο ποσό ΦΠΑ, εκφρασμένο στο εθνικό νόμισμα όπου οφείλεται ο φόρος.
- Αναφορά απαλλαγής ή αντίστροφης επιβάρυνσης
- Όταν η παροχή απαλλάσσεται ή ο πελάτης είναι υπόχρεος, αναφορά στη σχετική διάταξη ή η σημείωση "Reverse charge".
Διασυνοριακές B2B συναλλαγές: η αντίστροφη επιβάρυνση
Όταν παρέχετε υπηρεσίες σε επιχείρηση εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ σε άλλο κράτος μέλος της ΕΕ, ο πελάτης συνήθως αποδίδει τον ΦΠΑ μέσω του μηχανισμού αντίστροφης επιβάρυνσης. Για συναλλαγή που πληροί τις προϋποθέσεις, το τιμολόγιο εμφανίζει το ποσό χωρίς ΦΠΑ, περιλαμβάνει τους σχετικούς αριθμούς ΦΠΑ και φέρει τη σημείωση “Reverse charge”. Το Άρθρο 196 της Οδηγίας 2006/112/ΕΚ του Συμβουλίου είναι χρήσιμη αναφορά για τις καλυπτόμενες διασυνοριακές υπηρεσίες B2B. Ελέγξτε την κατάσταση ΦΠΑ του πελάτη στο VIES και διατηρήστε το αποτέλεσμα στο αρχείο σας. Ένα μη έγκυρο ή μη διαθέσιμο αποτέλεσμα VIES χρειάζεται διερεύνηση. Δεν καθορίζει από μόνο του τη σωστή μεταχείριση ΦΠΑ.
Πότε επιτρέπεται ένα απλοποιημένο τιμολόγιο
Για μικρά ποσά (τα κράτη μέλη μπορούν να επιτρέπουν απλοποιημένα τιμολόγια έως 100 EUR και σε ορισμένες περιπτώσεις υψηλότερα) ή για πιστωτικά τιμολόγια, μπορείτε να εκδώσετε συντομότερο έγγραφο. Ένα απλοποιημένο τιμολόγιο εξακολουθεί να χρειάζεται την ημερομηνία, τα στοιχεία ταυτότητας και τον αριθμό ΦΠΑ σας, περιγραφή της παροχής και το ποσό ΦΠΑ ή τις πληροφορίες που απαιτούνται για τον υπολογισμό του. Μπορεί όμως να παραλείψει ορισμένα στοιχεία πελάτη που απαιτούνται σε πλήρες τιμολόγιο. Ελέγξτε το όριο στη χώρα όπου φορολογείται η παροχή, επειδή διαφέρει.
Νόμισμα, γλώσσα και αποθήκευση
Μπορείτε να εκδώσετε το τιμολόγιο σε οποιοδήποτε νόμισμα, αλλά το ποσό του ΦΠΑ πρέπει να εμφανίζεται επίσης στο εθνικό νόμισμα του κράτους μέλους όπου οφείλεται ο φόρος. Μπορείτε να τιμολογείτε σε οποιαδήποτε γλώσσα, αν και μια φορολογική αρχή μπορεί να ζητήσει μετάφραση κατά τη διάρκεια ελέγχου. Κρατήστε αντίγραφο κάθε τιμολογίου που εκδίδετε και λαμβάνετε: η περίοδος διατήρησης ορίζεται σε εθνικό επίπεδο και είναι συνήθως μεταξύ 6 και 10 ετών.
Ερωτήσεις για το τιμολόγιο ΦΠΑ της ΕΕ
Πρέπει να χρεώσω ΦΠΑ σε πελάτη σε άλλη χώρα της ΕΕ;
Για τις περισσότερες υπηρεσίες που παρέχονται σε επιχείρηση εγγεγραμμένη στον ΦΠΑ σε άλλο κράτος μέλος της ΕΕ, όχι - εφαρμόζεται η αντίστροφη επιβάρυνση και ο πελάτης αποδίδει τον ΦΠΑ. Εκδίδετε τιμολόγιο καθαρής αξίας χωρίς ΦΠΑ, εμφανίζετε και τους δύο αριθμούς ΦΠΑ, και προσθέτετε μια σημείωση "Reverse charge". Αν ο πελάτης δεν είναι εγγεγραμμένος στον ΦΠΑ (ιδιώτης καταναλωτής), συνήθως χρεώνετε ΦΠΑ, ενώ ειδικοί κανόνες ισχύουν για τις ψηφιακές υπηρεσίες.
Τι σημαίνει η ένδειξη «Reverse charge» σε ένα τιμολόγιο;
Σημαίνει ότι ο αγοραστής, και όχι ο πωλητής, είναι υπεύθυνος για την απόδοση του ΦΠΑ στη δική του χώρα. Ο πωλητής εκδίδει το τιμολόγιο χωρίς ΦΠΑ και σημειώνει ότι εφαρμόζεται η αντίστροφη επιβάρυνση, αναφέροντας το Άρθρο 196 της Οδηγίας ΦΠΑ για διασυνοριακές B2B υπηρεσίες.
Είναι ο αύξων αριθμός τιμολογίου πραγματικά υποχρεωτικός;
Ναι. Κάθε τιμολόγιο ΦΠΑ πρέπει να φέρει μοναδικό αριθμό βάσει μίας ή περισσότερων σειρών. Διατηρήστε τη σειρά τακτική, αποτρέψτε τα διπλότυπα και τεκμηριώστε ακυρωμένους αριθμούς ή κενά όπως απαιτούν οι κανόνες της χώρας εγκατάστασής σας.
Μπορώ να εκδώσω το τιμολόγιο σε δολάρια ΗΠΑ ή σε άλλο νόμισμα;
Ναι, μπορείτε να τιμολογείτε σε οποιοδήποτε νόμισμα. Το ποσό του ΦΠΑ, ωστόσο, πρέπει επίσης να εκφράζεται στο εθνικό νόμισμα του κράτους μέλους όπου οφείλεται ο ΦΠΑ, με τη χρήση αποδεκτής συναλλαγματικής ισοτιμίας.
Για πόσο καιρό πρέπει να φυλάσσω τα τιμολόγιά μου;
Η περίοδος διατήρησης ορίζεται από κάθε κράτος μέλος και είναι συνήθως 6 έως 10 έτη. Φυλάξτε τόσο τα τιμολόγια που εκδίδετε όσο και αυτά που λαμβάνετε για αυτή την περίοδο.