Γιατί είναι σημαντικά τα πεδία;
Ένα τιμολόγιο ΦΠΑ βοηθά τον πελάτη να στηρίξει την έκπτωση ΦΠΑ εισροών και παρέχει στη φορολογική αρχή τεκμήρια για τη συναλλαγή. Εάν λείπει κάποιο απαιτούμενο στοιχείο, ο πελάτης ενδέχεται να χρειαστεί διορθωμένο τιμολόγιο πριν εκπέσει τον ΦΠΑ. Η Οδηγία ΦΠΑ θεσπίζει κοινό πυρήνα στα κράτη μέλη της ΕΕ, αλλά οι εθνικοί κανόνες μορφής, γλώσσας, αναφοράς και ηλεκτρονικής τιμολόγησης μπορεί να προσθέτουν ουσιαστικές απαιτήσεις.
Τα υποχρεωτικά πεδία σε πλήρες τιμολόγιο ΦΠΑ
Το άρθρο 226 της Οδηγίας ΦΠΑ ορίζει τα στοιχεία που πρέπει να περιέχει ένα πλήρες τιμολόγιο. Για έναν τυπικό ελεύθερο επαγγελματία ή μια ατομική επιχείρηση, ισχύουν τα εξής:
- Ημερομηνία έκδοσης
- Η ημερομηνία κατά την οποία εκδίδεται το τιμολόγιο.
- Σειριακός αριθμός
- Μοναδικός αριθμός, με βάση μία ή περισσότερες σειρές, που ταυτοποιεί το τιμολόγιο.
- Ο αριθμός αναγνώρισης ΦΠΑ
- Ο αριθμός μητρώου ΦΠΑ με τον οποίο παραδώσατε τα αγαθά ή παρείχατε τις υπηρεσίες.
- Αριθμός μητρώου ΦΠΑ του πελάτη
- Απαιτείται για συναλλαγές με αντίστροφη χρέωση και ενδοενωσιακές συναλλαγές στις οποίες ο πελάτης είναι υπόχρεος για τον φόρο.
- Πλήρες όνομα και διεύθυνση
- Το πλήρες όνομα και η διεύθυνση τόσο του προμηθευτή, δηλαδή τα δικά σας, όσο και του πελάτη σας.
- Περιγραφή της παροχής
- Η ποσότητα και η φύση των αγαθών, ή το εύρος και η φύση των υπηρεσιών.
- Ημερομηνία παροχής
- Η ημερομηνία κατά την οποία η παροχή έγινε ή ολοκληρώθηκε, εάν διαφέρει από την ημερομηνία έκδοσης.
- Φορολογούμενο ποσό ανά συντελεστή
- Το φορολογούμενο ποσό ανά συντελεστή ΦΠΑ, η τιμή μονάδας χωρίς ΦΠΑ και τυχόν εκπτώσεις που δεν περιλαμβάνονται στην τιμή μονάδας.
- Εφαρμοσμένος συντελεστής ΦΠΑ
- Ο συντελεστής ή οι συντελεστές ΦΠΑ που εφαρμόζονται στην παροχή.
- Ποσό ΦΠΑ προς πληρωμή
- Το ποσό ΦΠΑ προς πληρωμή, σε εθνικό νόμισμα όπου οφείλεται ο φόρος.
- Αναφορά απαλλαγής ή αντίστροφης χρέωσης
- Όταν η παροχή είναι απαλλαγμένη ή υπεύθυνος για τον φόρο είναι ο πελάτης, μια αναφορά στην αντίστοιχη διάταξη ή το σημείωμα "Αντίστροφη επιβάρυνση".
Διασυνοριακές συναλλαγές B2B: η αντίστροφη χρέωση
Όταν παρέχετε υπηρεσίες σε επιχείρηση με εγγραφή ΦΠΑ σε άλλο κράτος μέλος της ΕΕ, ο πελάτης γενικά αναλαμβάνει την υποχρέωση απόδοσης του ΦΠΑ σύμφωνα με τον μηχανισμό αντίστροφης επιβάρυνσης. Για μια συναλλαγή που πληροί τις προϋποθέσεις, το τιμολόγιο εμφανίζει το ποσό χωρίς ΦΠΑ, περιλαμβάνει τους σχετικούς αριθμούς ΦΠΑ και φέρει την ένδειξη “Αντίστροφη επιβάρυνση”. Το άρθρο 196 της Οδηγίας 2006/112/EC του Συμβουλίου αποτελεί χρήσιμη αναφορά για τις διασυνοριακές υπηρεσίες B2B που καλύπτονται. Ελέγξτε το καθεστώς ΦΠΑ του πελάτη στο VIES και διατηρήστε το αποτέλεσμα με τις εγγραφές σας. Μη έγκυρο ή μη διαθέσιμο αποτέλεσμα VIES απαιτεί διερεύνηση· δεν καθορίζει από μόνο του τη σωστή μεταχείριση ΦΠΑ.
Πότε επιτρέπεται το απλουστευμένο τιμολόγιο;
Για μικρά ποσά (τα κράτη μέλη ενδέχεται να επιτρέπουν απλουστευμένα τιμολόγια έως EUR 100 και, σε ορισμένες περιπτώσεις, για μεγαλύτερα ποσά) ή για πιστωτικά τιμολόγια, μπορείτε να εκδώσετε συντομότερο έγγραφο. Ένα απλουστευμένο τιμολόγιο εξακολουθεί να χρειάζεται την ημερομηνία, τα στοιχεία ταυτότητάς σας και τον αριθμό ΦΠΑ, περιγραφή των αγαθών που παραδόθηκαν ή των υπηρεσιών που παρασχέθηκαν, καθώς και το ποσό ΦΠΑ ή τις πληροφορίες που απαιτούνται για τον υπολογισμό του - αλλά μπορεί να παραλείπει ορισμένα στοιχεία του πελάτη που απαιτούνται σε πλήρες τιμολόγιο. Ελέγξτε το όριο στη χώρα όπου φορολογείται η παράδοση αγαθών ή η παροχή υπηρεσιών, διότι διαφέρει.
Νόμισμα, γλώσσα και φύλαξη
Μπορείτε να εκδώσετε το τιμολόγιο σε οποιοδήποτε νόμισμα, αλλά το ποσό ΦΠΑ πρέπει επίσης να εμφανίζεται στο εθνικό νόμισμα του κράτους μέλους όπου οφείλεται ο φόρος. Μπορείτε να τιμολογήσετε σε οποιαδήποτε γλώσσα, αν και η φορολογική αρχή μπορεί να ζητήσει μετάφραση κατά τη διάρκεια ελέγχου. Διατηρήστε αντίγραφο κάθε τιμολογίου που εκδίδετε και λαμβάνετε· η περίοδος φύλαξης ορίζεται εθνικά και συνήθως είναι μεταξύ 6 και 10 ετών.
Ερωτήσεις για τιμολόγια ΦΠΑ στην ΕΕ
Πρέπει να επιβάλω ΦΠΑ σε πελάτη σε άλλη χώρα της ΕΕ;
Για τις περισσότερες υπηρεσίες που παρέχονται σε επιχείρηση εγγεγραμμένη στο μητρώο ΦΠΑ σε άλλο κράτος μέλος της ΕΕ, όχι - εφαρμόζεται η αντίστροφη χρέωση και ο πελάτης αποδίδει τον ΦΠΑ. Εκδίδετε τιμολόγιο καθαρής αξίας χωρίς ΦΠΑ, αναγράφετε και τους δύο αριθμούς ΦΠΑ και προσθέτετε τη σημείωση «Αντίστροφη χρέωση». Εάν ο πελάτης δεν είναι εγγεγραμμένος στο μητρώο ΦΠΑ (καταναλωτής), συνήθως χρεώνετε ΦΠΑ, ενώ ισχύουν ειδικοί κανόνες για τις ψηφιακές υπηρεσίες.
Τι σημαίνει "αντίστροφη επιβάρυνση" σε ένα τιμολόγιο;
Σημαίνει ότι ο αγοραστής, και όχι ο πωλητής, είναι υπεύθυνος για τη δήλωση και απόδοση του ΦΠΑ στη δική του χώρα. Ο πωλητής εκδίδει το τιμολόγιο χωρίς ΦΠΑ και σημειώνει ότι εφαρμόζεται η αντίστροφη χρέωση, παραπέμποντας στο άρθρο 196 της οδηγίας για τον ΦΠΑ για διασυνοριακές υπηρεσίες B2B.
Είναι πραγματικά υποχρεωτικός ο διαδοχικός αριθμός τιμολογίου;
Ναι. Κάθε τιμολόγιο ΦΠΑ πρέπει να φέρει μοναδικό αριθμό με βάση μία ή περισσότερες σειρές. Τηρήστε τη σειρά σε κανονική ακολουθία, αποφεύγετε τις διπλοεγγραφές και τεκμηριώνετε τους ακυρωμένους αριθμούς ή τα κενά όπως απαιτούν οι κανόνες στον τόπο εγκατάστασής σας.
Μπορώ να εκδώσω τιμολόγιο σε δολάρια ΗΠΑ ή σε άλλο νόμισμα;
Ναι, μπορείτε να τιμολογήσετε σε οποιοδήποτε νόμισμα. Το ποσό του ΦΠΑ, ωστόσο, πρέπει επίσης να εκφράζεται στο εθνικό νόμισμα του κράτους μέλους όπου οφείλεται ο ΦΠΑ, χρησιμοποιώντας αποδεκτή ισοτιμία συναλλάγματος.
Για πόσο χρόνο πρέπει να διατηρώ τα τιμολόγιά μου;
Η περίοδος διατήρησης ορίζεται από κάθε κράτος μέλος και είναι συνήθως από 6 έως 10 έτη. Διατηρήστε τόσο τα τιμολόγια που εκδίδετε όσο και αυτά που λαμβάνετε για αυτή την περίοδο.