Zašto su polja važna?
Račun s PDV-om pomaže klijentu u potkrepljivanju prava na odbitak pretporeza i pruža poreznom tijelu dokaz o transakciji. Ako nedostaje neki obvezni podatak, klijentu će možda trebati ispravljeni račun prije odbijanja PDV-a. Direktiva o PDV-u postavlja zajedničku osnovu u svim državama članicama EU-a, ali nacionalni propisi o formatu, jeziku, izvješćivanju i e-računima mogu uvesti dodatne materijalne zahtjeve.
Obvezni podaci na potpunom računu s PDV-om
Članak 226. Direktive o PDV-u propisuje obvezne podatke koje mora sadržavati potpuni račun. Za tipičnog slobodnog djelatnika ili obrtnika primjenjuju se sljedeći podaci:
- Datum izdavanja
- Datum kada je račun izdan.
- Redni broj
- Jedinstveni broj, temeljen na jednoj ili više serija, koji identificira račun.
- Vaš PDV identifikacijski broj
- PDV identifikacijski broj pod kojim ste isporučili robu ili usluge.
- PDV broj klijenta
- Obavezno za isporuke s prijenosom porezne obveze i transakcije unutar EU-a u kojima je klijent obveznik plaćanja poreza.
- Puno ime i adresa
- Puno ime i adresa isporučitelja (vaši podaci) te puno ime i adresa vašeg klijenta.
- Opis isporuke
- Količina i vrsta robe, odnosno opseg i vrsta usluga.
- Datum isporuke
- Datum kada je isporuka izvršena ili dovršena, ako se razlikuje od datuma izdavanja.
- Osnovica po stopi
- Osnovica po stopi PDV-a, jedinična cijena bez PDV-a i eventualni popusti koji nisu uključeni u jediničnu cijenu.
- Primijenjena stopa PDV-a
- Stopa ili stope PDV-a primijenjene na isporuku.
- Iznos PDV-a za plaćanje
- Iznos PDV-a za plaćanje, prikazan u nacionalnoj valuti države članice u kojoj se porez plaća.
- Poziv na oslobođenje ili prijenos porezne obveze
- Ako je isporuka oslobođena ili je klijent obveznik plaćanja poreza, navodi se poziv na mjerodavnu odredbu ili napomena "Prijenos porezne obveze".
Prekogranični B2B: prijenos porezne obveze
Kada pružate usluge poslovnom subjektu registriranom za PDV u drugoj državi članici EU-a, kupac u pravilu obračunava PDV prema mehanizmu prijenosa porezne obveze. Za transakciju koja ispunjava uvjete, račun prikazuje iznos bez PDV-a, uključuje odgovarajuće PDV identifikacijske brojeve i sadrži napomenu “Prijenos porezne obveze”. Članak 196. Direktive Vijeća 2006/112/EZ korisna je referenca za obuhvaćene prekogranične B2B usluge. Provjerite PDV status kupca u VIES-u i spremite rezultat uz svoju dokumentaciju. Nevažeći ili nedostupni rezultat iz VIES-a zahtijeva provjeru; on sam po sebi ne određuje ispravno postupanje s PDV-om.
Kada je dopušten pojednostavljeni račun?
Za male iznose (države članice mogu dopustiti pojednostavljene račune do 100 EUR, a u nekim slučajevima i više) ili za knjižna odobrenja, možete izdati kraći dokument. Pojednostavljeni račun i dalje mora sadržavati datum, vaš identitet i PDV identifikacijski broj, opis isporučene robe ili usluge te iznos PDV-a ili podatke potrebne za njegov izračun, ali može izostaviti neke podatke o kupcu koji su potrebni na potpunom računu. Provjerite prag u državi u kojoj se isporuka oporezuje jer on varira.
Valuta, jezik i pohrana
Račun možete izdati u bilo kojoj valuti, ali iznos PDV-a mora biti prikazan i u nacionalnoj valuti države članice u kojoj se porez plaća. Račun možete izdati na bilo kojem jeziku, no porezna uprava može zatražiti prijevod tijekom poreznog nadzora. Čuvajte kopiju svakog računa koji izdate i primite: rok čuvanja određen je na nacionalnoj razini i najčešće iznosi između 6 i 10 godina.
Pitanja o PDV-u na računima u EU-u
Trebam li naplatiti PDV klijentu u drugoj državi EU-a?
Za većinu usluga pruženih poreznom obvezniku registriranom za PDV u drugoj državi članici EU-a, ne - primjenjuje se prijenos porezne obveze i klijent obračunava PDV. Izdajete neto račun bez PDV-a, navodite oba PDV broja i dodajete napomenu "Prijenos porezne obveze". Ako klijent nije registriran za PDV (potrošač), obično naplaćujete PDV, a za digitalne usluge primjenjuju se posebna pravila.
Što znači "prijenos porezne obveze" na računu?
To znači da je kupac, a ne prodavatelj, odgovoran za obračun PDV-a u svojoj državi. Prodavatelj izdaje račun bez PDV-a i napominje da se primjenjuje prijenos porezne obveze, pozivajući se na članak 196. Direktive o PDV-u za prekogranične B2B usluge.
Je li uzastopni broj računa doista obavezan?
Da. Svaki račun za PDV mora imati jedinstveni broj temeljen na jednoj ili više sekvenci. Održavajte redoslijed sekvence, sprječavajte duplikate i dokumentirajte otkazane brojeve ili praznine kako to zahtijevaju propisi u državi u kojoj imate sjedište.
Mogu li izdati račun u američkim dolarima ili drugoj valuti?
Da, možete izdati račun u bilo kojoj valuti. Međutim, iznos PDV-a mora također biti izražen u nacionalnoj valuti države članice u kojoj se PDV plaća, koristeći prihvaćeni tečaj.
Koliko dugo moram čuvati svoje račune?
Rok čuvanja određuje svaka država članica i obično iznosi od 6 do 10 godina. Tijekom tog razdoblja čuvajte i račune koje izdajete i one koje primate.