Защо полетата имат значение
Фактурата с ДДС помага на клиента да обоснове приспадането на данъчен кредит и дава на данъчната администрация доказателство за сделката. Ако липсва задължителен реквизит, клиентът може да се нуждае от коригирана фактура, преди да приспадне ДДС. Директивата за ДДС определя обща основа за държавите членки, но националните правила за формат, език, отчитане и електронно фактуриране могат да добавят съществени изисквания.
Задължителните полета на пълна фактура с ДДС
Член 226 от Директивата за ДДС определя данните, които една пълна фактура трябва да съдържа. За типичен фрийлансър или едноличен търговец това са тези, които се прилагат:
- Дата на издаване
- Датата, на която се издава фактурата.
- Пореден номер
- Уникален номер, базиран на една или повече серии, който идентифицира фактурата.
- Вашият идентификационен номер по ДДС
- ДДС номерът, под който сте доставили стоките или услугите.
- ДДС номерът на клиента
- Изисква се за доставки с обратно начисляване и вътреобщностни сделки, при които клиентът е задължен за данъка.
- Пълно име и адрес
- Пълното име и адрес както на вас (доставчика), така и на клиента ви.
- Описание на доставката
- Количеството и естеството на стоките, или обхватът и естеството на услугите.
- Дата на доставка
- Датата, на която е извършена или завършена доставката, ако е различна от датата на издаване.
- Облагаема сума по ставка
- Облагаемата сума по ставка на ДДС, единичната цена без ДДС и всякакви отстъпки, които не са включени в единичната цена.
- Приложена ставка на ДДС
- Ставката или ставките на ДДС, приложени към доставката.
- Дължим размер на ДДС
- Дължимият размер на ДДС, показан в националната валута, в която е дължим данъкът.
- Позоваване на освобождаване или обратно начисляване
- Където доставката е освободена или клиентът е задължен, позоваване на съответната разпоредба или бележката „Обратно начисляване“.
Трансгранично B2B: обратното начисляване
Когато предоставяте услуги на регистриран по ДДС бизнес в друга държава членка на ЕС, клиентът обикновено отчита ДДС по механизма обратно начисляване. При сделка, която отговаря на условията, фактурата показва сумата без ДДС, съдържа съответните ДДС номера и бележката “Reverse charge”. Член 196 от Директива 2006/112/ЕО на Съвета е полезна препратка за обхванатите трансгранични B2B услуги. Проверете ДДС статуса на клиента във VIES и запазете резултата. Невалиден или недостъпен резултат от VIES трябва да се проучи, но сам по себе си не определя правилното третиране по ДДС.
Кога е разрешена опростена фактура
За малки суми държавите членки могат да разрешат опростени фактури до 100 EUR, а в някои случаи и над този праг. По-кратък документ може да се издава и за кредитни известия. Опростената фактура все пак трябва да съдържа датата, вашите данни и ДДС номер, описание на доставката и размера на ДДС или информацията за изчисляването му. Тя може да не включва част от данните за клиента, нужни при пълна фактура. Проверете прага в държавата, където се облага доставката, защото той се различава.
Валута, език и съхранение
Можете да издадете фактурата в която и да е валута, но размерът на ДДС трябва също да бъде показан в националната валута на държавата членка, в която е дължим данъкът. Можете да фактурирате на който и да е език, въпреки че данъчен орган може да поиска превод по време на одит. Пазете копие на всяка фактура, която издавате и получавате: срокът за съхранение се определя национално и обикновено е между 6 и 10 години.
Въпроси за фактурите с ДДС в ЕС
Трябва ли да начислявам ДДС на клиент в друга държава от ЕС?
За повечето услуги, предоставяни на регистриран по ДДС бизнес в друга държава членка на ЕС, не - прилага се обратното начисляване и клиентът отчита ДДС. Издавате нетна фактура без ДДС, показвате двата ДДС номера и добавяте бележка „Обратно начисляване“. Ако клиентът не е регистриран по ДДС (потребител), обикновено начислявате ДДС, а специални правила се прилагат за цифрови услуги.
Какво означава „обратно начисляване“ на фактура?
Означава, че купувачът, а не продавачът, е отговорен за отчитането на ДДС в собствената си държава. Продавачът издава фактурата без ДДС и отбелязва, че се прилага обратното начисляване, позовавайки се на член 196 от Директивата за ДДС за трансгранични B2B услуги.
Наистина ли поредният номер на фактурата е задължителен?
Да. Всяка фактура с ДДС трябва да има уникален номер от една или повече поредици. Поддържайте поредицата подредена, не допускайте дублиране и документирайте анулираните номера или пропуските според правилата в държавата, където сте установени.
Мога ли да издам фактурата в щатски долари или друга валута?
Да, можете да фактурирате в която и да е валута. Размерът на ДДС обаче трябва също да бъде изразен в националната валута на държавата членка, в която е дължим ДДС, използвайки приет обменен курс.
Колко дълго трябва да пазя фактурите си?
Срокът за съхранение се определя от всяка държава членка и обикновено е 6 до 10 години. Пазете както фактурите, които издавате, така и тези, които получавате, за този период.