Hvad en bogføringsfaktura skal indeholde
En bogføringsfaktura skal gøre klart, hvilken periode arbejdet dækker, og hvad kunden betaler for. Angiv serviceperioden (fx den måned, der afsluttes), og hold gentagne faste ydelser på en separat linje fra tillægsarbejde, så kunden kan godkende det uden et opkald. Tilføj et unikt fakturanummer og udstedelsesdatoen, så begge parter kan knytte betalingen til den rigtige periode.
Beskriv leverancen med klare ord i stedet for blot "bogføring". En kunde, der ser månedlig afstemning, kategorisering af transaktioner og udarbejdelse af ledelsesrapporter, kan lettere forstå opkrævningen end en enkelt vag linje. Hvis du fakturerer pr. time eller pr. transaktion, skal du vise taksten og antallet, så beregningen er synlig. Hvis du har lagt noget ud for kunden, f.eks. et softwareabonnement eller et indsendelsesgebyr, skal du føre det som en separat refunderbar linje og gemme den kvittering, som jeres aftale kræver.
- Dine oplysninger og skatteregistrering
- Dit firmanavn, adresse og eventuelt skatte- eller momsregistreringsnummer, så kunden kan bogføre fakturaen korrekt i sine egne regnskaber.
- Kunde og serviceperiode
- Kundens navn og den præcise periode, som arbejdet dækker, f.eks. den måned, der afsluttes, så opkrævningen kan knyttes til opgaven.
- Linje med gentagen fast ydelse
- Det aftalte månedlige bogføringshonorar på sin egen linje, beskrevet med, hvad det omfatter, så det godkendes på samme måde hver måned.
- Arbejde pr. time eller pr. transaktion
- Alt arbejde, der faktureres efter tid eller volumen, med taksten og antal timer eller transaktioner vist, så totalen er selvforklarende.
- Tillægs- og projektarbejde
- Indhentnings-, oprydnings-, årsslutningsarbejde eller opsætning af software, faktureret separat fra det faste honorar, hver for sig på egen linje med en kort beskrivelse.
- Totaler, vilkår og betalingsoplysninger
- Subtotalen, eventuel skat, det samlede beløb, der skal betales, forfaldsdatoen og hvordan der betales (bankoverførsel eller kort), samt dit referencenummer til afstemning af indbetalingen.
Sådan fakturerer bogholdere: fast abonnement, timepris, pr. transaktion eller projekt
Et fast abonnement (retainer) kan dække et fastlagt omfang af tilbagevendende opgaver eller et bestemt transaktionsvolumen for hver afregningsperiode. Beskriv præcist, hvad der er inkluderet, hvordan ekstraarbejde godkendes, og hvornår det faste beløb faktureres.
Afregning efter timepris er velegnet til uregelmæssigt arbejde eller opgaver, hvor tidsforbruget ikke kendes på forhånd. Afregning pr. transaktion anvender den aftalte pris for hver nærmere defineret post, der behandles. En fast projektpris kan dække en afgrænset oprydning, migrering, opsætning eller rapporteringsopgave. En aftale kan også kombinere disse modeller. På fakturaen bør du adskille hver afregningsform og angive den periode, mængde, takst eller leverance, der ligger til grund for beløbet.
Almindelige fakturalinjer på en bogholderfaktura
Brug fakturalinjer, der passer til den konkrete opgaveaftale, frem for en standardliste. En linje med fast abonnement bør angive periode og omfang. Arbejde udført ud over aftalen bør fremgå særskilt med angivelse af antal, takst eller leverance. Ved time-, mængde- eller projektbaseret arbejde skal der gives tilstrækkelige oplysninger, så kunden kan sammenholde beløbet med aftalen og det tilhørende bilagsmateriale.
- Månedligt bogføringsabonnement
- Det faste, tilbagevendende honorar for løbende bogføring, kontering og afstemning i perioden.
- Bank- og kontoafstemning
- Afstemning af bankkonti, betalingskort og indløsningskonti, faktureret inden for det faste abonnement eller på timebasis for ekstra konti.
- Lønbehandling
- Lønkørsel eller bistand til lønadministration for den angivne periode, faktureret efter den aftalte model.
- Oprydning eller efterslæb i bogholderiet
- Opdatering af ufuldstændigt eller fejlbehæftet bogholderi, faktureret efter den aftalte time- eller projektpris og adskilt fra det løbende abonnement.
- Årsafslutning og klargøring til revisor
- Afslutning af regnskabsåret samt klargøring af data eller rapporter til kundens revisor eller skatteangivelse, faktureret som en særskilt projektlinje.
- Software, udlæg og rådgivning
- Regnskabsprogrammer opsat eller viderefaktureret til kostpris, indberetningsgebyrer udlagt for kunden samt rådgivnings- eller rapporteringstid, hver især specificeret særskilt med dokumentation, hvor det er relevant.
Betalingsbetingelser og bogføringsdokumentation
Anvend den faktureringsplan og de betalingsbetingelser, der er aftalt med kunden. Angiv en specifik forfaldsdato og en accepteret betalingsmetode. Hvis en betalingsudbyder opkræver via automatisk betaling, Betalingsservice eller et gemt betalingskort, skal du sikre den nødvendige bemyndigelse i henhold til udbyderens krav og gældende regler, samt tydeligt oplyse beløb eller beregningsgrundlag, trækdato og opsigelsesvilkår forud for opkrævningen.
Angiv ydelsesperioden, og specificer godkendt ekstraarbejde ud over det faste abonnement. Brug det fakturanummer og den betalingsreference, som kræves af dit eget regnskab og af kunden. Gem fakturaen, timesedler, mængdeopgørelser, udlægsbilag og eventuelle rettelser i hele den lovpligtige opbevaringsperiode. Tilføj kun morarenter eller ret til at indstille arbejdet, såfremt aftalen og den relevante lovgivning giver hjemmel til det.
Ofte stillede spørgsmål om bogholderfakturaer
Hvad skal en faktura for bogføringsarbejde indeholde?
Relevante oplysninger omfatter et unikt fakturanummer og fakturadato, dine virksomheds- og skatteoplysninger (f.eks. CVR-nummer), kundens oplysninger, den præcise ydelsesperiode, en klar beskrivelse af det udførte arbejde, særskilt opdeling af abonnements-, time- eller transaktionspriser, eventuelle udlæg med tilhørende bilag, det samlede skyldige beløb, forfaldsdato samt betalingsoplysninger. En tydelig angivelse af ydelsesperioden og en klar opgavebeskrivelse gør fakturaen nem at kontrollere. Tilføj eventuelle yderligere oplysninger, som loven eller handlen kræver.
Bør jeg fakturere et fast månedligt beløb eller efter timepris?
En retainer kan dække et defineret tilbagevendende omfang eller et transaktionsvolumen. Fakturering på timebasis passer til variable opgaver, mens en projektpris kan dække en afgrænset opgave. Vælg modellen i aftalen, angiv, hvad den omfatter, og vis eventuelt særskilt godkendt arbejde på sin egen linje.
Hvordan fakturerer jeg for oprydnings- eller indhentningsarbejde?
Fakturér det særskilt fra en eventuel løbende retainer-aftale, fordi arbejdsindsatsen kan være uforudsigelig. Fakturering på timebasis kan passe til arbejde, der ikke kan estimeres på forhånd, mens en fast projektpris kan fungere, når du har vurderet posterne. Beskriv perioden og de konti, der bringes à jour, så kunden kan skelne det engangsarbejde fra den månedlige ydelse.
Skal jeg opkræve moms eller omsætningsafgift for bogføringsydelser?
Det afhænger af leveringsstedet, din registrering, kunden og ydelsen. Regler om moms, GST, omsætningsafgift, fritagelse og omvendt betalingspligt varierer fra jurisdiktion til jurisdiktion. Bekræft, hvilken behandling og hvilket fakturanotat der gælder for denne aftale. FreeBillGen giver dig mulighed for at konfigurere en skattelinje, men den afgør ikke den korrekte behandling for dig.
Hvordan skal jeg fakturere løbende bogføringsarbejde?
Følg den aftalte faktureringsplan, angiv ydelsesperioden og en konkret forfaldsdato, specificér arbejde uden for det løbende omfang, og medtag den krævede betalingsreference. Indhent den krævede tilladelse, før du bruger direkte debitering eller et gemt kort, og følg aftalen og loven, før du opkræver renter eller standser arbejdet.