Hvad en bogføringsfaktura skal indeholde
En bogføringsfaktura skal gøre det tydeligt, hvilken periode arbejdet dækker, og hvad kunden betaler for. Angiv tjenesteperioden (f.eks. den måned, der afsluttes), og hold løbende arbejde på en fast aftale adskilt fra ekstra arbejde, så kunden kan godkende fakturaen uden at skulle spørge. Tilføj et entydigt fakturanummer og udstedelsesdatoen, så begge parter kan knytte betalingen til den rigtige periode.
Beskriv leverancen konkret i stedet for blot at skrive "bogføring". En kunde, der ser månedlig afstemning, kategorisering af transaktioner og udarbejdelse af ledelsesrapporter, kan lettere forstå beløbet end ud fra én vag linje. Hvis du fakturerer pr. time eller transaktion, skal du vise satsen og antallet, så beregningen er synlig. Har du lagt ud for noget på kundens vegne, f.eks. et softwareabonnement eller et indberetningsgebyr, skal du anføre det som en særskilt udlægslinje og opbevare den dokumentation, aftalen kræver.
- Dine oplysninger og skatteregistrering
- Din virksomheds navn, adresse og eventuelt skatte- eller momsregistreringsnummer, så kunden kan bogføre fakturaen korrekt i deres eget regnskab.
- Kunde og ydelsesperiode
- Kundens navn og den præcise periode, arbejdet dækker, for eksempel den måned, der afsluttes, så beløbet kan sammenholdes med aftalen.
- Linje for tilbagevendende honorar
- Det aftalte månedlige bogføringshonorar på sin egen linje, beskrevet ved hvad det omfatter, så det godkendes på samme måde hver måned.
- Arbejde pr. time eller pr. transaktion
- Alt arbejde faktureret efter tid eller mængde, med satsen og timerne eller transaktionsantallet vist, så totalen er selvforklarende.
- Tillægs- og projektarbejde
- Indhentning, oprydning, årsafslutning eller softwareopsætning faktureret separat fra honoraret, hver på sin egen linje med en kort beskrivelse.
- Totaler, betingelser og betalingsoplysninger
- Delsummen, eventuel moms, det samlede beløb, forfaldsdatoen og betalingsmåden (bankoverførsel eller kort) samt din reference til afstemning af indbetalingen.
Sådan fakturerer bogholdere: honorar, pr. time, pr. transaktion eller projekt
Et fast løbende honorar kan dække et afgrænset sæt tilbagevendende opgaver eller en aftalt mængde transaktioner i hver faktureringsperiode. Skriv ned, hvad honoraret omfatter, hvordan ekstraarbejde godkendes, og hvornår det faste beløb faktureres.
Timebetaling kan passe til uregelmæssigt arbejde eller opgaver, hvor omfanget ikke kendes på forhånd. Ved betaling pr. transaktion bruges et aftalt beløb for hver defineret post, der behandles. Et projekthonorar kan dække en afgrænset oprydning, migrering, opsætning eller rapportering. En opgave kan kombinere flere modeller. Hold hvert faktureringsgrundlag adskilt på fakturaen, og angiv den periode, mængde, sats eller leverance, der ligger bag beløbet.
Almindelige linjeposter på en bogføringsfaktura
Brug fakturalinjer, der svarer til den aftalte opgave, i stedet for en generisk liste. En linje med fast honorar bør angive periode og omfang. Arbejde uden for dette omfang skal vises særskilt med antal, pris eller leverance. Ved time-, mængde- eller projektbaseret arbejde skal kunden have oplysninger nok til at sammenligne beløbet med aftalen og den tilhørende dokumentation.
- Månedligt bogføringshonorar
- Det faste tilbagevendende honorar for rutinemæssig registrering, kategorisering og afstemning for perioden.
- Bank- og kontoafstemning
- Afstemning af bank-, kort- og indløserkonti, faktureret inden for honoraret eller som en timelinje for ekstra konti.
- Lønbehandling
- Lønbehandling eller support i den angivne periode, faktureret på det grundlag, der er aftalt med kunden.
- Ajourførings- eller oprydningsarbejde
- Ajourføring af ufuldstændige eller inkonsekvente regnskaber, faktureret efter den aftalte time- eller projektmodel og adskilt fra et fast løbende honorar.
- Årsafslutning og revisorforberedelse
- At lukke regnskabet og forberede den fil eller de rapporter, kundens revisor eller selvangivelse har brug for, faktureret som en projektlinje.
- Software, refusioner og rådgivning
- Regnskabssoftware opsat eller viderefaktureret til kostpris, indberetningsgebyrer lagt ud for kunden og eventuel rådgivnings- eller rapporteringstid, hver vist separat med kvitteringer, hvor det er relevant.
Betalingsbetingelser og faktureringsoplysninger
Brug den faktureringsplan og betalingsfrist, der er aftalt med kunden. Angiv en konkret forfaldsdato og en accepteret betalingsmetode. Hvis en betalingsudbyder opkræver via direkte debitering eller et gemt kort, skal du indhente den godkendelse, som udbyderen og de lokale regler kræver. Oplys beløbet eller beregningen, tidspunktet og processen for annullering før opkrævningen.
Angiv serviceperioden, og specificér godkendt arbejde uden for det faste honorar. Brug den fakturaidentifikator og betalingsreference, som dine bilag og kunden kræver. Gem fakturaen, tilhørende tids- eller mængderegistreringer, bilag for udlæg og senere rettelser i den gældende opbevaringsperiode. Medtag kun morarenter eller en ret til at sætte arbejdet på pause, hvis aftalen og den gældende lov giver grundlag for det.
Spørgsmål om bogføringsfaktura
Hvad skal en bogføringsfaktura indeholde?
Nyttige felter omfatter faktura-id og dato, dine virksomheds- og afgiftsoplysninger, kundeoplysninger, den præcise ydelsesperiode, en tydelig beskrivelse af arbejdet, særskilte linjer til fast honorar, timebetaling eller betaling pr. transaktion, eventuelle udlæg med den underliggende dokumentation, det samlede skyldige beløb, forfaldsdatoen og betalingsmåden. Ydelsesperioden og en enkel beskrivelse af leverancen gør fakturaen nemmere at kontrollere. Tilføj de øvrige oplysninger, som transaktionen kræver.
Skal jeg opkræve et månedligt honorar eller pr. time?
Et fast løbende honorar kan dække et afgrænset tilbagevendende omfang eller en aftalt mængde transaktioner. Timebetaling kan passe til varierende arbejde, og et projekthonorar kan dække en afgrænset opgave. Vælg modellen i aftalen, beskriv hvad den omfatter, og vis eventuelt godkendt ekstraarbejde på sin egen linje.
Hvordan fakturerer jeg for oprydnings- eller indhentningsarbejde?
Fakturér det særskilt fra et eventuelt løbende honorar, fordi arbejdsindsatsen kan være svær at forudsige. Timeafregning kan passe til arbejde, der ikke kan vurderes på forhånd, mens et fast projekthonorar kan bruges, når du har gennemgået bilagene. Beskriv perioden og de konti, der ajourføres, så kunden kan skelne engangsarbejdet fra den månedlige ydelse.
Skal jeg opkræve moms eller salgsskat på bogføringsydelser?
Det afhænger af leveringsstedet, din registrering, kunden og ydelsen. Reglerne for moms, GST, salgsskat, fritagelse og omvendt betalingspligt varierer efter jurisdiktion. Kontroller, hvilken behandling og fakturabemærkning der gælder for opgaven. FreeBillGen lader dig konfigurere en afgiftslinje, men afgør ikke den korrekte behandling for dig.
Hvordan skal jeg fakturere tilbagevendende bogføringsarbejde?
Følg den aftalte faktureringsplan, angiv serviceperioden og en konkret forfaldsdato, specificér arbejde uden for det tilbagevendende omfang, og medtag den påkrævede betalingsreference. Indhent den nødvendige bemyndigelse, før du bruger direkte debitering eller et gemt betalingskort, og følg aftalen og lovgivningen, før du opkræver renter eller sætter arbejdet på pause.