Boekhoudingsfactuursjabloon

Wat moet er op een boekhoudkundige factuur staan?

Een factuur voor boekhouding moet duidelijk maken over welke periode de werkzaamheden gaan en waar de klant voor betaalt. Vermeld de serviceperiode (bijvoorbeeld de afgesloten maand) en zet doorlopend periodiek werk op een aparte regel van extra gefactureerd werk, zodat de klant de factuur direct kan goedkeuren. Voeg een uniek factuurnummer en de factuurdatum toe, zodat beide partijen de betaling aan de juiste periode kunnen koppelen.

Omschrijf de geleverde prestatie helder en concreet in plaats van alleen "boekhouding". Een klant die maandelijkse afstemming, categorisering van transacties en het opstellen van managementrapportages ziet staan, begrijpt het gefactureerde bedrag veel beter dan bij één vage regel. Als u per uur of per transactie factureert, vermeld dan het tarief en het aantal, zodat de berekening transparant is. Als u namens de klant voorschotten heeft betaald, zoals softwareabonnementen of leges, vermeld deze dan op een aparte regel als doorbelaste kosten en bewaar het benodigde bewijsstuk volgens uw afspraken.

Uw gegevens en belastingregistratie

Uw bedrijfsnaam, adres en eventueel belasting- of btw-registratienummer, zodat de klant de factuur correct in zijn eigen administratie kan verwerken.

Klant en dienstperiode

De naam van de klant en de exacte periode waarop het werk betrekking heeft, zoals de maand die wordt afgesloten, zodat de kosten aan de opdracht kunnen worden gekoppeld.

Regel voor een periodiek vast honorarium

De overeengekomen maandelijkse boekhoudkosten op een aparte regel, met een beschrijving van wat hierin is inbegrepen, zodat deze elke maand op dezelfde manier wordt goedgekeurd.

Werk op uurbasis of per transactie

Alle werkzaamheden die op basis van tijd of omvang worden gefactureerd, waarbij het tarief en het aantal uren of transacties worden vermeld, zodat het totaalbedrag voor zich spreekt.

Add-ons en projectwerk

Inhaalkosten, opschoning, voorbereiding op het jaareinde of software-installatie worden apart van het vaste honorarium in rekening gebracht, elk op een eigen regel met een korte beschrijving.

Totalen, voorwaarden en betalingsgegevens

Het subtotaal, eventuele belasting, het te betalen totaalbedrag, de vervaldatum en de betalingswijze (bankoverschrijving of kaart), plus uw referentienummer voor het afstemmen van de ontvangst.

Hoe boekhouders factureren: vast bedrag, per uur, per transactie of per project

Een vast honorarium kan betrekking hebben op een bepaalde reeks terugkerende taken of een vastgesteld transactievolume per factureringsperiode. Leg vast wat er is inbegrepen, hoe extra werk wordt goedgekeurd en wanneer het terugkerende bedrag wordt gefactureerd.

Facturering per uur kan geschikt zijn voor onregelmatig werk of taken waarvan de inspanning niet van tevoren bekend is. Bij prijsstelling per transactie wordt een overeengekomen bedrag gehanteerd voor elk gedefinieerd verwerkt item. Een projectvergoeding kan een afgebakende opdracht voor opschoning, migratie, configuratie of rapportage dekken. Een opdracht kan deze modellen combineren. Vermeld op de factuur elke factureringsgrondslag afzonderlijk en geef de periode, hoeveelheid, tarief of te leveren prestatie aan waarop de kosten zijn gebaseerd.

Veelvoorkomende posten op boekhoudfacturen

Gebruik regelitems die aansluiten bij de opdracht in plaats van een algemene lijst. Een regel voor een vast honorarium moet de periode en de reikwijdte vermelden. Werk dat buiten die reikwijdte wordt gefactureerd, moet apart worden vermeld met de hoeveelheid, het tarief of het te leveren resultaat. Geef bij werk op uurbasis, op basis van volume of per project voldoende details, zodat de klant de kosten kan vergelijken met de overeenkomst en de bijbehorende documentatie.

Maandelijks vast honorarium voor boekhouding

Het vaste periodieke bedrag voor routinematige boekingen, categorisering en afstemming voor de betreffende periode.

Bank- en rekeningafstemming

Afstemming van bank-, kaart- en handelaarsrekeningen, in rekening gebracht binnen het vaste bedrag of als een uurtariefregel voor extra rekeningen.

Loonverwerking

Verwerking van de salarisadministratie of ondersteuning voor de vermelde periode, gefactureerd op basis van de met de klant overeengekomen voorwaarden.

Inhaalklussen of opruimwerk

Het bijwerken van onvolledige of inconsistente boekhoudingen, gefactureerd op basis van het overeengekomen uurtarief of projecttarief en gescheiden van een terugkerend vast honorarium.

Eindejaarswerkzaamheden en voorbereiding voor de accountant

Het afsluiten van de boekhouding en het opstellen van het dossier of de rapporten die de accountant of belastingaangifte van de klant nodig heeft, wordt als een projectregel in rekening gebracht.

Software, onkostenvergoedingen en advies

Het instellen van boekhoudsoftware of doorberekening tegen kostprijs, vooruitbetaalde indieningskosten voor de klant en eventuele advies- of rapportagetijd worden elk afzonderlijk weergegeven met bonnen waar van toepassing.

Betalingsvoorwaarden en factuurgegevens

Gebruik het factureringsschema en de betalingsvoorwaarden die met de klant zijn overeengekomen. Vermeld een kalenderdatum waarop de betaling verschuldigd is en een geaccepteerde betaalmethode. Als een betalingsprovider het bedrag via automatische incasso of een opgeslagen kaart int, zorg dan dat u de toestemming hebt die de provider en de lokale regels vereisen en maak het bedrag of de berekening, het tijdstip en de annuleringsprocedure bekend voordat u het bedrag in rekening brengt.

Geef de dienstverleningsperiode aan en specificeer goedgekeurde werkzaamheden die buiten een vast honorarium vallen. Gebruik het factuurnummer en de betalingsreferentie die vereist zijn voor uw administratie en die van de klant. Bewaar de factuur, ondersteunende tijd- of volumeregistraties, vergoedbare bonnen en latere correcties gedurende de geldende bewaartermijn. Neem rente bij te late betaling of een recht om werkzaamheden op te schorten alleen op als de overeenkomst en het toepasselijke recht dit ondersteunen.

Vragen over boekhoudfacturen

Wat moet er op een boekhoudfactuur staan?

Nuttige velden zijn onder meer een factuurnummer en -datum, uw bedrijfs- en belastinggegevens, de gegevens van de klant, de exacte dienstverleningsperiode, een duidelijke beschrijving van wat er is gedaan, apart vermelde kosten op basis van een vast bedrag, uurtarief of per transactie, eventuele vergoedbare kosten met ondersteunende documenten, het totale verschuldigde bedrag, de vervaldatum en de betalingswijze. De dienstverleningsperiode en een duidelijke beschrijving van het geleverde werk maken de factuur gemakkelijker te controleren. Voeg alle bijzonderheden toe die voor de transactie vereist zijn.

Moet ik een maandelijks vast bedrag of een uurtarief in rekening brengen?

Een vast honorarium kan betrekking hebben op een vastgesteld terugkerend werkgebied of transactievolume. Facturering per uur is geschikt voor variabel werk, en een projectvergoeding kan betrekking hebben op een afgebakende opdracht. Kies het model bij het aangaan van de overeenkomst, geef aan wat het omvat en vermeld eventueel afzonderlijk goedgekeurd werk op een aparte regel.

Hoe breng ik opruim- of inhaalwerk in rekening?

Factureer dit apart van eventuele lopende vaste vergoedingen, omdat de benodigde inspanning onvoorspelbaar kan zijn. Facturering per uur kan geschikt zijn voor werk dat niet vooraf kan worden ingeschat, terwijl een vaste projectvergoeding kan worden gehanteerd zodra u de administratie heeft beoordeeld. Geef aan voor welke periode en welke rekeningen de administratie wordt bijgewerkt, zodat de klant het eenmalige werk kan onderscheiden van de maandelijkse dienstverlening.

Moet ik btw of omzetbelasting in rekening brengen voor boekhouddiensten?

Het hangt af van de plaats van levering, uw registratie, de klant en de dienst. De regels voor btw, GST, omzetbelasting, vrijstellingen en verlegging verschillen per rechtsgebied. Controleer welke behandeling en factuurvermelding van toepassing zijn op deze opdracht. Met FreeBillGen kunt u een belastingregel configureren, maar het programma bepaalt niet de juiste behandeling voor u.

Hoe moet ik terugkerende boekhoudwerkzaamheden factureren?

Volg het overeengekomen factureringsschema, vermeld de serviceperiode, geef een kalenderdatum voor de vervaldag aan, specificeer werkzaamheden die buiten de terugkerende omvang vallen en vermeld het vereiste betalingsreferentienummer. Verkrijg de vereiste toestemming voordat u gebruikmaakt van automatische incasso of een opgeslagen kaart, en houd u aan de overeenkomst en de wetgeving voordat u rente in rekening brengt of werkzaamheden opschort.