O que incluir numa fatura de serviços contabilísticos
Uma fatura de serviços contabilísticos deve deixar claro o período abrangido pelo trabalho e aquilo por que o cliente está a pagar. Indique o período do serviço, como o mês que está a ser fechado, e mantenha a mensalidade recorrente num item separado dos serviços cobrados à parte. Assim, o cliente pode aprovar a fatura sem precisar de ligar. Acrescente um número de fatura exclusivo e a data de emissão para que os dois lados associem o pagamento ao período correto.
Descreva a entrega em termos claros, em vez de escrever apenas "contabilidade". Um cliente que vê conciliação mensal, transações categorizadas e relatórios de gestão emitidos entende o valor faturado com mais facilidade do que um único item vago. Se cobra por hora ou por transação, mostre o preço e a quantidade para deixar o cálculo visível. Quando adiantar um valor em nome do cliente, como uma subscrição de software ou uma taxa de apresentação de documentos, liste-o num item reembolsável separado e guarde qualquer comprovativo exigido pelo acordo.
- Os seus dados e o seu registo fiscal
- Nome e endereço da sua empresa e qualquer número de registo fiscal ou de IVA, para que o cliente registe a fatura corretamente na própria contabilidade.
- Cliente e período do serviço
- Nome do cliente e período exato coberto pelo trabalho, como o mês que está a ser fechado, para associar o valor faturado à contratação.
- Item da mensalidade recorrente
- A avença mensal acordada para os serviços contabilísticos num item próprio, com a descrição do que inclui, para ser aprovada da mesma forma todos os meses.
- Trabalho por hora ou por transação
- Qualquer trabalho cobrado por tempo ou volume, com o preço e o total de horas ou transações para que o cálculo seja fácil de entender.
- Adicionais e projetos
- Atualização de registos em atraso, regularização, preparação do fecho anual ou configuração de software, cobradas separadamente da mensalidade e apresentadas em itens próprios com uma breve descrição.
- Totais, condições e dados de pagamento
- Subtotal, qualquer imposto, total devido, data de vencimento e forma de pagamento, como transferência bancária ou cartão, além da referência usada para conciliar o pagamento recebido.
Como faturar serviços contabilísticos: avença, hora, transação ou projeto
Uma mensalidade fixa pode cobrir um conjunto definido de tarefas recorrentes ou um volume específico de transações em cada período de faturação. Registe por escrito o que está incluído, como o trabalho adicional será aprovado e quando o valor recorrente será cobrado.
A faturação à hora pode servir para trabalhos irregulares ou tarefas cujo esforço não é conhecido de antemão. O preço por transação usa um valor acordado para cada item definido que for processado. Um preço por projeto pode cobrir uma regularização, migração, configuração ou entrega de relatórios com âmbito limitado. Uma contratação pode combinar esses modelos. Na fatura, separe cada base de faturação e identifique o período, a quantidade, o preço ou a entrega que justifica o valor.
Itens comuns numa fatura de serviços contabilísticos
Use itens que correspondam à contratação, em vez de uma lista genérica. O item da mensalidade deve indicar o período e o âmbito. Qualquer trabalho cobrado fora desse âmbito deve aparecer separadamente, com a sua quantidade, preço ou entrega. Em serviços por hora, por volume ou por projeto, forneça detalhes suficientes para o cliente comparar o valor faturado com o acordo e os registos de apoio.
- Avença mensal de serviços contabilísticos
- O valor fixo recorrente pelo registo, pela categorização e pela conciliação de rotina no período.
- Conciliação bancária e de contas
- Conciliação de contas bancárias, de cartão e de plataformas de pagamento, incluída na mensalidade ou cobrada por hora para contas adicionais.
- Processamento salarial
- Processamento ou apoio ao processamento salarial no período indicado, cobrado conforme a base acordada com o cliente.
- Atualização de registos em atraso ou regularização
- Atualização de registos contabilísticos incompletos ou inconsistentes, cobrada à hora ou por projeto conforme acordado e separada da mensalidade recorrente.
- Fecho anual e preparação para o contabilista
- Fecho das contas e preparação do ficheiro ou dos relatórios necessários ao contabilista ou à declaração fiscal do cliente, cobrados como um item de projeto.
- Software, reembolsos e orientação
- Configuração de software contabilístico ou débito desse custo ao cliente, taxas de apresentação de documentos adiantadas para o cliente e qualquer tempo de orientação ou elaboração de relatórios, cada um mostrado separadamente e com comprovativos quando pertinente.
Condições de pagamento e registos de faturação
Use o calendário de faturação e a condição de pagamento combinados com o cliente. Indique uma data exata de vencimento e uma forma de pagamento aceite. Se um prestador de pagamentos fizer a cobrança por débito automático ou cartão guardado, obtenha a autorização exigida pelo prestador e pelas regras locais. Antes da cobrança, indique o valor ou cálculo, o momento da cobrança e o processo de cancelamento.
Identifique o período do serviço e detalhe os trabalhos aprovados fora da mensalidade. Use o identificador da fatura e a referência de pagamento exigidos pelos seus registos e pelo cliente. Guarde a fatura, os registos de tempo ou volume que a justificam, os comprovativos de despesas reembolsáveis e as correções posteriores pelo período de retenção aplicável. Inclua juros por atraso ou o direito de suspender o trabalho apenas quando o acordo e a legislação aplicável permitirem.
Perguntas sobre faturas de serviços contabilísticos
O que deve incluir uma fatura de serviços contabilísticos?
Campos úteis incluem o identificador e a data da fatura, os seus dados empresariais e fiscais, os dados do cliente, o período exato do serviço, uma descrição clara do trabalho realizado, valores de mensalidade, por hora ou por transação apresentados separadamente, custos reembolsáveis com registos de apoio, o total devido, a data de vencimento e a forma de pagamento. O período do serviço e uma descrição direta da entrega facilitam a conferência. Acrescente qualquer informação específica exigida para a transação.
Devo cobrar uma mensalidade ou por hora?
Uma mensalidade pode cobrir um âmbito recorrente ou volume de transações definido. A faturação à hora pode servir para trabalhos variáveis, e um preço por projeto pode cobrir uma tarefa com limites claros. Escolha o modelo na contratação, indique o que inclui e mostre qualquer trabalho aprovado separadamente no seu próprio item.
Como cobrar pela regularização ou atualização de registos em atraso?
Cobre o serviço separadamente de qualquer mensalidade contínua, pois o esforço pode ser imprevisível. A faturação à hora pode servir quando o trabalho não puder ser estimado de antemão. Um preço fixo por projeto pode funcionar depois de avaliar os registos. Descreva o período e as contas que serão atualizados para que o cliente diferencie o serviço pontual do trabalho mensal.
Devo cobrar IVA ou imposto sobre vendas em serviços contabilísticos?
Depende do local da prestação, do seu registo, do cliente e do serviço. As regras de IVA, GST, imposto sobre vendas, isenção e inversão do sujeito passivo variam conforme a jurisdição. Confirme o tratamento fiscal e a observação da fatura aplicáveis a esse trabalho. O FreeBillGen permite configurar uma linha de imposto, mas não decide o tratamento correto para si.
Como devo faturar serviços contabilísticos recorrentes?
Siga o calendário de faturação acordado, indique o período do serviço, indique uma data exata de vencimento, detalhe o trabalho fora do âmbito recorrente e inclua a referência de pagamento exigida. Obtenha a autorização necessária antes de usar débito automático ou um cartão guardado e siga o acordo e a lei antes de cobrar juros ou suspender o trabalho.