Hvornår skal fakturaen sendes?
Fakturér på det tidspunkt, som kontrakten, afgiftsreglerne og kundens indkøbsproces fastsætter. Ved en enkelt opgave kan det være ved levering eller godkendelse, ved et milepælsprojekt efter hver godkendt fase og ved løbende arbejde på en fast månedlig dato. Hurtig afsendelse hjælper, men den juridiske eller kontraktlige betalingsfrist begynder ikke altid på afsendelsesdatoen. Den kan afhænge af modtagelse, levering eller godkendelse.
Ved et stort projekt kan du overveje et depositum eller etapevise betalinger, der aftales før arbejdets start. Fastlæg beløb, omfang, udløsende begivenhed og forfaldsdato skriftligt. Hvis forudbetalingen ændrer afgiftstidspunktet eller kræver en afgiftsfaktura i din jurisdiktion, skal du følge den regel i stedet for at behandle depositummet uformelt.
Sådan nummererer du fakturaer fortløbende
Brug en unik reference til hver faktura. Nogle systemer, herunder EU's momsregler, kræver et fortløbende nummer baseret på en eller flere serier. Andre jurisdiktioner definerer fakturareferencer anderledes. En almindelig løbende tæller er let at revidere, og et års- eller kundepræfiks kan bruges, hvis hver serie forbliver unik, og lokale regler tillader det.
Dokumentér annulleringer og rettelser i stedet for stille at slette eller genbruge et udstedt nummer. Et hul er ikke bevis på skjult indkomst, men et uforklaret hul gør bilagene sværere at følge. FreeBillGen-gæster angiver selv nummeret. Et arbejdsområde med login kan foreslå det næste nummer ud fra gemte fakturaer og afvise et fuldt nummer, der allerede findes blandt de gemte bilag. Du skal stadig afstemme annullerede numre og fakturaer, der er oprettet andre steder.
Hvad skal stå på en freelancerfaktura?
En nyttig faktura identificerer, hvem der fakturerer hvem, hvad der er leveret, beløbene og betalingsvilkårene. De juridiske oplysninger afhænger af leverandør, kunde, transaktion og jurisdiktion. Brug derfor listen som et praktisk udgangspunkt, ikke som en universel formular. En gratis fakturagenerator opstiller almindelige felter. Du skal stadig tilføje lokale krav.
- Ordet "Faktura"
- Betegn dokumentet tydeligt, så det ikke forveksles med et tilbud, overslag eller en proforma.
- Fakturareference og dato
- Et unikt nummer eller en unik reference efter enhver lokalt krævet serie samt udstedelsesdatoen.
- Dine oplysninger
- Dit handelsnavn eller juridiske navn, adresse og relevante virksomheds- eller afgiftsnumre.
- Kundeoplysninger
- Kundens navn eller virksomhedsnavn og adresse samt momsnummer, hvor omvendt betalingspligt gælder.
- Beskrivelse af arbejdet
- En linje for hver ydelse eller leverance med antal eller timer, enhedssats og linjetotal.
- Beløb
- Delsum, afgift, rabat og samlet skyldigt beløb i den aftalte valuta.
- Betalingsvilkår og forfaldsdato
- Hvornår betalingen forfalder, for eksempel netto 14 eller netto 30, og hvordan der betales, herunder bank- eller overførselsoplysninger.
- Reference, hvis kunden kræver den
- En indkøbsordre- eller projektreference, som kunden bruger til at sende fakturaen til godkendelse.
Skal freelancere opkræve moms?
Afgiftsbehandlingen afhænger af mere end registrering. Hvis du lovligt står uden for det almindelige moms- eller GST-system, må du ikke vise en del af prisen som denne afgift. Hvis du er registreret, skal du anvende behandlingen for den konkrete leverance: en positiv sats, nulsats, fritagelse eller omvendt betalingspligt. Salgsafgiftssystemer kan bruge andre regler om registrering, leveringssted og fakturaer.
For mange ydelser, som en EU-virksomhed leverer til en virksomhed i en anden medlemsstat, afregner kunden momsen efter reglerne om omvendt betalingspligt. Særlige leveringsstedsregler gælder for visse ydelser, så bekræft kundens status og arbejdets art, før du udelader moms. Brug den fakturatekst og de identifikatorer, som de gældende regler kræver. Indkomstskat af virksomhedens overskud er adskilt fra transaktionsafgiften.
Sådan fastsætter du betalingsvilkår
Betalingsvilkår angiver, hvornår pengene forfalder. Aftal dem i kontrakten eller det accepterede tilbud, og gentag den præcise kalenderdato på fakturaen. Hvis du bruger en forkortelse som netto 14 eller netto 30, skal du angive, hvilken begivenhed der starter perioden. Betaling ved modtagelse angiver, at du ikke tilbyder en kreditperiode, men en faktisk dato er tydeligere.
| Vilkår | Betydning | Mulig anvendelse |
|---|---|---|
| Betaling ved modtagelse | Ingen aftalt kreditperiode | Små opgaver eller på forhånd aftalt øjeblikkelig fakturering |
| Netto 14 | Hele beløbet forfalder 14 dage efter den angivne startdato | Kort aftalt kredit |
| Netto 30 | Hele beløbet forfalder 30 dage efter den angivne startdato | Kunder med en 30-dages proces |
Angiv også valuta, betalingsmetode og reference. Kontraktlige eller lovbestemte rettigheder ved forsinket betaling varierer efter jurisdiktion og transaktionstype. En skriftlig klausul viser, hvad der blev aftalt, men gør ikke et ulovligt gebyr gyldigt.
Opfølgning på forsinket betaling og opbevaring af bilag
Når en faktura bliver forfalden, skal du først kontrollere, at den nåede den rette faktureringskontakt og indeholder enhver påkrævet indkøbsordrereference. Send en nøgtern påmindelse med fakturanummer, beløb og forfaldsdato. Gå videre efter de trin, som kontrakten og lokal lov tillader, og registrer hver kontakt og beregning.
Opbevar udstedte og modtagne fakturaer, den underliggende aftale, dokumentation for levering, rettelser og betalingsbilag i den periode, som hver gældende skatte- og selskabslov kræver. Opbevaringsperioder og den begivenhed, de regnes fra, er forskellige. Brug derfor den relevante myndigheds aktuelle tidsplan i stedet for en global tommelfingerregel.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg have en registreret virksomhed for at sende en faktura?
Det er ikke altid nødvendigt at stifte et selskab, men regler om virksomhedsregistrering, licenser, skat og fakturaer varierer. En enkeltmandsvirksomhed kan fakturere under et personligt eller registreret handelsnavn og stadig have brug for bestemte identifikatorer, indberetninger og indkomstbilag. Kontrollér reglerne dér, hvor virksomheden arbejder.
Hvordan nummererer jeg mine fakturaer?
Brug en unik reference, og følg enhver lokal regel om fortløbende serier. Et løbende nummer som 2026-001 er let at revidere. Bevar annullerede eller rettede bilag i stedet for stille at genbruge et udstedt nummer, og brug det rettelsesdokument, som din jurisdiktion kræver.
Skal jeg opkræve moms som freelancer?
Registrering er én del af svaret. Anvend reglen for leveringsstedet og leverancetypen, herunder enhver fritagelse, nulsats eller omvendt betalingspligt. Mange grænseoverskridende B2B-ydelser i EU bruger omvendt betalingspligt, men der findes vigtige undtagelser. Indkomstskat af overskud er adskilt fra moms.
Hvilke betalingsvilkår bør jeg fastsætte?
Vælg vilkår, som kunden accepterer, og som din likviditet kan bære. Hvis du bruger netto 14 eller netto 30, skal du identificere startbegivenheden og vise kalenderdatoen for forfald. Angiv valuta, betalingsmetode og enhver lovlig klausul om forsinket betaling, før arbejdet begynder.
Hvad kan jeg gøre, hvis en kunde betaler for sent?
Bekræft modtagelsen og enhver reel tvist, send derefter en nøgtern påmindelse, og gå videre efter kontrakten og den lokale procedure. Renter eller inddrivelsesomkostninger kan følge af en aftalt klausul eller lov for kvalificerede krav. Kontrollér debitors type, sats, varsel og håndhævelsesregler, før du tilføjer et beløb.
Hvor længe bør jeg opbevare mine fakturaer?
Brug de aktuelle opbevaringsregler for hver relevant afgift, enhed og jurisdiktion. Bevar udstedte og modtagne fakturaer, rettelser, aftalen, leveringsbevis og betalingsbilag i en form, der forbliver læsbar i hele den krævede periode.