Hvornår skal man sende en faktura?
Fakturér på det tidspunkt, der er fastsat i kontrakten, skattereglerne og kundens eventuelle indkøbsprocesser. For engangsopgaver kan det være levering eller godkendelse; for et projekt med delmål kan det være hver godkendt fase; for løbende arbejde kan det være en fast månedlig dato. Det hjælper at sende fakturaen straks, men den lovmæssige eller kontraktmæssige betalingsfrist begynder ikke altid på afsendelsesdatoen. Den kan afhænge af modtagelse, levering eller godkendelse.
Ved et stort projekt bør du overveje et forskud eller trinvis betaling, der aftales inden arbejdet påbegyndes. Fastlæg beløb, omfang, udløsende begivenhed og forfaldsdato skriftligt. Hvis forskuddet ændrer beskatningstidspunktet eller kræver en skattefaktura i din jurisdiktion, skal du følge denne regel i stedet for at behandle forskuddet som uformelt.
Sådan nummereres fakturaer fortløbende
Brug en unik reference for hver faktura. Nogle systemer, herunder EU’s momsregler, kræver et løbenummer baseret på en eller flere serier; andre jurisdiktioner definerer fakturaidentifikatorer anderledes. En simpel løbende tæller er nem at revidere, og et årstal eller et kundepræfiks kan fungere, når hver serie forbliver unik, og lokale regler tillader det.
Dokumentér annulleringer og rettelser i stedet for at slette eller genbruge et udstedt nummer uden at angive årsagen. Et hul i nummerrækken er ikke bevis på skjulte indtægter, men et uforklarligt hul gør det sværere at følge med i regnskabet. Gæster hos FreeBillGen angiver deres eget nummer. Et arbejdsområde, hvor man er logget ind, kan foreslå det næste nummer ud fra gemte fakturaer og afvise gemte fulde numre, der er dubletter, men du skal selv afstemme annullerede fakturaer og fakturaer, der er oprettet andetsteds.
Hvad skal der stå på en freelancer-faktura?
En god faktura angiver, hvem der fakturerer hvem, hvad der er leveret, beløbene og betalingsbetingelserne. De juridiske oplysninger afhænger af leverandøren, kunden, transaktionen og den gældende lovgivning, så betragt listen nedenfor som en praktisk vejledning snarere end en universel skabelon. En gratis fakturagenerator viser de almindelige felter; du skal stadig tilføje eventuelle lokale krav.
- Ordet »Faktura«
- Mærk dokumentet tydeligt, så det ikke forveksles med et tilbud, et overslag eller en proforma-faktura.
- Faktura-id og dato
- Et unikt nummer eller en reference, der følger en lokal rækkefølge eller serienummerering, samt udstedelsesdatoen.
- Dine oplysninger
- Dit firmanavn eller juridiske navn, adresse og eventuelt virksomheds- eller skatteregistreringsnummer.
- Kundeoplysninger
- Kundens navn (eller virksomhedsnavn) og adresse samt kundens momsnummer, hvis der gælder omvendt betalingspligt.
- Beskrivelse af arbejdet
- En linje for hver ydelse eller leverance med antal eller timer, enhedspris og linjetotal.
- Beløb
- Subtotal, eventuel moms/afgift, eventuel rabat og det samlede skyldige beløb i den aftalte valuta.
- Betalingsbetingelser og forfaldsdato
- Hvornår betalingen forfalder (f.eks. netto 14 eller netto 30), og hvordan der betales, herunder bank- eller overførselsoplysninger.
- En reference, hvis kunden har brug for det
- Et ordrenummer eller en projektreference, som gør det muligt for kunden at sende fakturaen til godkendelse.
Skal freelancere opkræve moms?
Den skattemæssige behandling afhænger af mere end blot registrering. Hvis du med rette står uden for det almindelige moms- eller GST-system, må du ikke angive en del af prisen som den pågældende afgift. Hvis du er registreret, skal du anvende den korrekte behandling for den specifikke leverance: en positiv sats, nulsats, momsfritagelse eller omvendt betalingspligt (reverse charge). Andre former for omsætningsafgifter kan have andre regler for registrering, leveringssted og fakturering.
For mange ydelser leveret af en EU-virksomhed til en virksomhed i et andet EU-land er det kunden, der afregner moms efter reglerne om omvendt betalingspligt. Der gælder særlige regler for leveringssted for visse ydelser, så kontrollér kundens status og arbejdets art, før du undlader at pålægge moms. Brug de fakturaformuleringer og identifikatorer, som de gældende regler foreskriver. Indkomstskat af virksomhedsoverskud er adskilt fra transaktionsskatter og moms.
Fastsættelse af betalingsbetingelser
Betalingsbetingelser angiver, hvornår pengene forfalder. Aftal dem i kontrakten eller det accepterede tilbud, og gentag den præcise kalenderfrist på fakturaen. Hvis du bruger forkortelser som netto 14 eller netto 30, skal du angive, hvilken begivenhed der starter fristen. Forfalder ved modtagelse signalerer, at du ikke yder kredit, men en specifik dato er altid tydeligere.
| Betingelse | Betydning | Mulig anvendelse |
|---|---|---|
| Forfalder ved modtagelse | Ingen aftalt kreditperiode | Mindre opgaver eller forud aftalt øjeblikkelig fakturering |
| Netto 14 | Hele beløbet forfalder 14 dage efter den angivne startdato | Kort aftalt kredit |
| Netto 30 | Hele beløbet forfalder 30 dage efter den angivne startdato | Kunder med en fast 30-dages betalingsproces |
Angiv også valuta, betalingsmetode og reference. Aftalemæssige eller lovbestemte rettigheder ved forsinket betaling varierer efter jurisdiktion og transaktionstype. En skriftlig klausul hjælper med at dokumentere det aftalte, men gør ikke et ulovligt gebyr retsgyldigt.
Rykkerprocedurer og opbevaring af regnskabsmateriale
Når en faktura forfalder uden betaling, skal du først kontrollere, om den er sendt til den rigtige faktureringskontakt og indeholder en eventuel påkrævet indkøbsordre- eller projektreference. Send en saglig betalingspåmindelse med fakturanummer, beløb og forfaldsdato. Følg de rykkerprocedurer, som kontrakten og den gældende lovgivning tillader, og gem dokumentation for enhver henvendelse og beregning.
Opbevar udstedte og modtagne fakturaer, den underliggende aftale, leveringsbeviser, korrektioner og betalingsdokumentation i den periode, som de relevante skatte- og bogføringslove kræver. Opbevaringsperioder og skæringsdatoen for deres start varierer, så følg den relevante myndigheds gældende retningslinjer frem for en generel tommelfingerregel.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg være en registreret virksomhed for at sende en faktura?
Det er ikke altid nødvendigt at oprette et selskab, men reglerne for virksomhedsregistrering, autorisationer, skat og fakturering varierer. En enkeltmandsvirksomhed eller personligt ejet virksomhed kan fakturere under eget navn eller et registreret firmanavn og kan stadig have brug for specifikke identifikatorer, indberetninger og indkomstregistrering. Undersøg de regler, der gælder der, hvor virksomheden drives.
Hvordan nummererer jeg mine fakturaer?
Brug en unik reference, og følg eventuelle lokale regler om fortløbende nummerserier. En fortløbende nummerserie som fx 2026-001 gør revision og bogføring enkel. Behold annullerede eller korrigerede bilag i stedet for i det skjulte at genbruge et allerede udstedt nummer, og brug det korrektionsdokument (f.eks. en kreditnota), som din jurisdiktion foreskriver.
Skal jeg opkræve moms som freelancer?
Momsregistrering er kun en del af svaret. Anvend reglerne for leveringssted og ydelsestype, herunder eventuelle fritagelser, nulmoms eller omvendt betalingspligt (reverse charge). Mange grænseoverskridende B2B-ydelser i EU anvender omvendt betalingspligt, men der findes vigtige undtagelser. Indkomstskat af overskud er adskilt fra moms.
Hvilke betalingsbetingelser bør jeg fastsætte?
Vælg betingelser, som kunden accepterer, og som dit likviditetsbehov kan bære. Hvis du anvender netto 14 eller netto 30, skal du præcisere starttidspunktet og angive den konkrete forfaldsdato i kalenderen. Oplys valuta, betalingsmetode og eventuelle lovlige morarente- eller gebyrvilkår, før arbejdet påbegyndes.
Hvad kan jeg gøre, hvis en kunde betaler for sent?
Bekræft modtagelsen og afklar, om der er en reel tvist, send derefter en saglig rykkerskrivelse, og eskaler sagen i henhold til kontrakten og gældende regler. Renter eller inkassoomkostninger kan opkræves på baggrund af en aftalt klausul eller lovgivningen for kvalificerede fordringer. Tjek debitortype, rentesats, varslingskrav og inddrivelsesregler, før du tilføjer et gebyr.
Hvor længe skal jeg gemme mine fakturaer?
Følg de gældende opbevaringsregler for den enkelte skatte- og selskabsform samt jurisdiktion, der er relevant. Gem udstedte og modtagne fakturaer, rettelser, aftalegrundlag, leveringsbeviser og betalingsdokumentation i en form, der forbliver læsbar i hele den påkrævede periode.