Hvornår du sender en faktura
Send en faktura, så snart arbejdet eller milepælen er fuldført, eller efter den tidsplan, du har aftalt med kunden. Jo hurtigere fakturaen lander, jo hurtigere starter betalingsuret, så lad den ikke ligge i dagevis. For engangsprojekter fakturerer du ved levering, eller når du når en aftalt milepæl. For løbende arbejde vælger du en rytme og holder fast i den: en fast dag hver måned eller efter et bestemt antal timer.
Hvis et projekt er stort, så aftal et depositum eller etapevise betalinger på forhånd, så du ikke finansierer hele opgaven selv. Et almindeligt mønster er en procentdel ved underskrivelse, en procentdel ved halvvejspunktet og resten ved færdiggørelse. Bekræft altid beløb, omfang og forfaldsdato inden du går i gang, så dokumenterer fakturaen blot det, der allerede var aftalt.
Sådan nummererer du fakturaer fortløbende
Hver faktura skal have et unikt, fortløbende nummer. Dette er ikke valgfrit i de fleste lande: skattemyndigheder forventer en ubrudt rækkefølge uden huller eller dubletter, fordi huller antyder en skjult eller slettet faktura. Den enkleste ordning er et almindeligt løbende nummer, der øges med ét hver gang. Mange freelancere sætter året eller en kundekode foran, for eksempel 2026-001, 2026-002 og så videre.
Vælg én ordning, og hold den konsekvent for hele skatteåret. Nulstil ikke tælleren midt på året, spring ikke numre over, og genbrug ikke et nummer fra en annulleret faktura. Hvis du annullerer en faktura, så lad dens nummer forblive pensioneret, og udsted en kreditnota i stedet for at slette den. En generator, der tildeler det næste nummer automatisk, fjerner den væsentligste risiko: utilsigtede huller og dubletter fra manuel nummerering.
Hvad der skal stå på en freelancerfaktura
En gyldig faktura skal identificere, hvem der fakturerer hvem, for hvad og hvor meget. Den præcise ordlyd varierer fra land til land, men de centrale felter nedenfor forventes næsten overalt. Hvis du er momsregistreret, så tilføj de momsspecifikke punkter, der beskrives i næste afsnit.
- Ordet "Faktura"
- Mærk dokumentet tydeligt, så det ikke forveksles med et tilbud, et overslag eller en proforma.
- Fakturanummer og dato
- Et unikt fortløbende nummer og den dato, fakturaen udstedes.
- Dine oplysninger
- Dit handelsnavn eller juridiske navn, adresse og ethvert relevant virksomheds- eller skatteregistreringsnummer.
- Kundeoplysninger
- Kundens navn (eller firmanavn) og adresse samt deres momsnummer, hvor omvendt betalingspligt gælder.
- Beskrivelse af arbejdet
- En linje for hver tjeneste eller leverance, med mængde eller timer, enhedssatsen og linjetotalen.
- Beløb
- Subtotalen, eventuel afgift, eventuel rabat og det samlede skyldige beløb i den aftalte valuta.
- Betalingsbetingelser og forfaldsdato
- Hvornår betaling forfalder (for eksempel netto 14 eller netto 30) og hvordan der betales, inklusive bank- eller overførselsoplysninger.
- En reference, hvis kunden har brug for en
- En indkøbsordre eller projektreference, der lader kunden sende fakturaen til godkendelse.
Håndtering af moms og skat som freelancer
Om du opkræver afgift afhænger af, om du er registreret. Hvis du ikke er moms- eller salgsafgiftsregistreret, fakturerer du blot dit honorar uden afgiftslinje, og din fakturatotal er det beløb, kunden betaler. Mange freelancere opererer under en national registreringsgrænse og opkræver aldrig moms overhovedet. Du er stadig ansvarlig for at angive denne indkomst som overskud på din egen selvangivelse, så gem hver faktura.
Hvis du er momsregistreret, skal du vise dit momsnummer, nettobeløbet, momssatsen og momsbeløbet samt bruttototalen. For grænseoverskridende business-to-business-arbejde inden for EU gælder omvendt betalingspligt normalt: du fakturerer uden moms, viser begge parters momsnumre og tilføjer en note om „Omvendt betalingspligt“, så kunden redegør for afgiften i deres eget land. Verificér kundens momsnummer, før du nulsætter, og husk, at indkomstskatten af dit overskud er adskilt fra den moms, du opkræver og videregiver.
Fastsættelse af betalingsbetingelser
Betalingsbetingelser fortæller kunden præcis, hvornår pengene forfalder. Angiv dem på hver faktura og i din kontrakt. De mest almindelige betingelser er netto 14 og netto 30, hvilket betyder, at betaling forfalder 14 eller 30 dage efter fakturadatoen. Kortere betingelser får dig betalt hurtigere; nogle freelancere bruger betaling ved modtagelse for små opgaver eller nye kunder.
Beskriv også de praktiske detaljer: valutaen, de accepterede betalingsmetoder og ethvert gebyr eller renter for sen betaling, du vil anvende, hvis forfaldsdatoen overskrides. Mange jurisdiktioner giver en juridisk ret til at opkræve renter på forfaldne erhvervsfakturaer, så en klar klausul er både rimelig og håndhævelig. At fastsætte betingelser på forhånd forebygger den akavede samtale senere og giver dig fast grund at rykke fra.
Rykning ved sen betaling og at føre regnskab
Når en faktura bliver forfalden, så følg op hurtigt og professionelt. En kort, høflig påmindelse dagen efter forfaldsdatoen løser de fleste tilfælde: mange sene betalinger er simple forglemmelser. Hvis det ignoreres, så optrap i etaper: en fastere påmindelse, et telefonopkald, derefter en formel varsling med henvisning til dine vilkår for sen betaling og eventuelle skyldige renter. Hold tonen forretningsmæssig; du vil betales og beholde kunden.
Gem en kopi af hver faktura, du udsteder og modtager, sammen med bevis for, hvad der blev leveret, og hvornår betalingen ankom. Opbevaringsperioder fastsættes nationalt og er almindeligvis mellem 5 og 10 år. Et godt regnskab gør din selvangivelse smertefri, bakker dig op i enhver tvist og lader dig med et enkelt blik se, hvilke fakturaer der stadig er udestående.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg være en registreret virksomhed for at sende en faktura?
Nej. I de fleste lande kan en enkeltmandsvirksomhed eller freelancer udstede fakturaer under eget navn uden at stifte et selskab. Du skal dog angive indkomsten på din selvangivelse, og du kan have brug for et skatte- eller virksomhedsregistreringsnummer på fakturaen afhængigt af dit land og din omsætning.
Hvordan nummererer jeg mine fakturaer?
Brug et unikt, fortløbende nummer, der øges med ét for hver faktura, uden huller eller dubletter. Et simpelt løbende nummer virker, og mange freelancere sætter året foran, såsom 2026-001. Hold rækkefølgen konsekvent, og genbrug eller slet aldrig et nummer; annullér med en kreditnota i stedet.
Skal jeg opkræve moms som freelancer?
Kun hvis du er momsregistreret. Mange freelancere holder sig under deres lands registreringsgrænse og fakturerer uden momslinje. Hvis du er registreret, så vis dit momsnummer, satsen og momsbeløbet, og anvend omvendt betalingspligt for grænseoverskridende B2B-arbejde inden for EU. Indkomstskat af dit overskud er adskilt fra moms.
Hvilke betalingsbetingelser bør jeg fastsætte?
Netto 14 eller netto 30 er de mest almindelige, hvilket betyder, at betaling forfalder 14 eller 30 dage efter fakturadatoen. Kortere betingelser, eller betaling ved modtagelse, får dig betalt hurtigere, især hos nye kunder. Angiv betingelsen, valutaen, betalingsmetoden og eventuelle renter for sen betaling tydeligt på hver faktura.
Hvad kan jeg gøre, hvis en kunde betaler for sent?
Send en høflig påmindelse dagen efter forfaldsdatoen, optrap derefter med en fastere påmindelse, et opkald og en formel varsling, der henviser til dine vilkår for sen betaling. Mange jurisdiktioner lader dig opkræve renter på forfaldne erhvervsfakturaer, så henvis til den klausul, hvis du inkluderede en i dine betingelser.
Hvor længe bør jeg opbevare mine fakturaer?
Opbevaringsperioder fastsættes af hvert land og er almindeligvis mellem 5 og 10 år. Gem både de fakturaer, du udsteder, og dem, du modtager, plus bevis for levering og betaling, så dit regnskab understøtter din selvangivelse og enhver tvist.