Was eine Buchhaltungsrechnung enthalten muss
Eine Buchhaltungsrechnung sollte klar erkennen lassen, welchen Zeitraum die Arbeit abdeckt und wofür der Kunde zahlt. Geben Sie den Leistungszeitraum an (z. B. den abgeschlossenen Monat) und listen Sie wiederkehrende Pauschalarbeiten in einer separaten Zeile auf, getrennt von zusätzlich in Rechnung gestellten Arbeiten, damit der Kunde diese ohne Rückfrage freigeben kann. Fügen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum hinzu, damit beide Seiten die Zahlung dem richtigen Zeitraum zuordnen können.
Beschreiben Sie die Leistung in klaren Worten, anstatt nur "Buchhaltung" zu schreiben. Ein Kunde, der monatliche Kontenabstimmung, Kategorisierung von Geschäftsvorfällen und Erstellung von Managementberichten liest, kann die Gebühr leichter nachvollziehen als bei einer einzelnen vagen Zeile. Wenn Sie nach Stunden oder pro Transaktion abrechnen, geben Sie den Satz und die Anzahl an, damit die Berechnung nachvollziehbar ist. Wenn Sie Auslagen für den Kunden getätigt haben, wie z. B. ein Software-Abonnement oder eine Anmeldegebühr, listen Sie diese als separate erstattungsfähige Position auf und bewahren Sie alle laut Vereinbarung erforderlichen Belege auf.
- Ihre Daten und steuerliche Registrierung
- Ihr Firmenname, Ihre Adresse sowie Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, damit der Kunde die Rechnung korrekt in seiner eigenen Buchhaltung erfassen kann.
- Kunde und Leistungszeitraum
- Der Name des Kunden und der genaue Zeitraum, den die Arbeit abdeckt, wie z. B. der abgeschlossene Monat, damit die Gebühr dem entsprechenden Auftrag zugeordnet werden kann.
- Wiederkehrende Pauschale
- Die vereinbarte monatliche Buchhaltungsgebühr in einer eigenen Zeile, beschrieben durch die enthaltenen Leistungen, damit sie jeden Monat auf die gleiche Weise freigegeben wird.
- Stunden- oder transaktionsbasierte Arbeiten
- Alle nach Zeit oder Umfang abgerechneten Arbeiten, wobei der Satz und die Anzahl der Stunden oder Transaktionen angegeben werden, damit der Gesamtbetrag selbsterklärend ist.
- Zusatz- und Projektarbeiten
- Nachholarbeiten, Aufräumarbeiten, Jahresabschlussvorbereitungen oder Software-Einrichtungen, die getrennt von der Pauschale in Rechnung gestellt werden, jeweils in einer eigenen Zeile mit einer kurzen Beschreibung.
- Gesamtbeträge, Bedingungen und Zahlungsdetails
- Die Zwischensumme, eventuelle Steuern, der fällige Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsmethode (Banküberweisung oder Karte) sowie Ihre Referenz für die Abstimmung des Zahlungseingangs.
Wie Buchhalter abrechnen: Pauschale, Stundenbasis, pro Transaktion oder Projekt
Eine Festpauschale kann einen definierten Umfang wiederkehrender Aufgaben oder ein festgelegtes Transaktionsvolumen für jeden Abrechnungszeitraum abdecken. Halten Sie fest, was enthalten ist, wie zusätzliche Arbeiten freigegeben werden und wann der wiederkehrende Betrag in Rechnung gestellt wird.
Die Abrechnung auf Stundenbasis eignet sich für unregelmäßige Arbeiten oder Aufgaben, deren Aufwand vorab nicht bekannt ist. Bei der Abrechnung pro Transaktion wird ein vereinbarter Betrag für jeden definierten verarbeiteten Vorgang angesetzt. Ein Projekthonorar kann eine abgegrenzte Bereinigung, Migration, Einrichtung oder einen Berichtsauftrag umfassen. Ein Auftrag kann diese Modelle kombinieren. Auf der Rechnung ist jede Abrechnungsgrundlage separat auszuweisen und der Zeitraum, die Menge, der Satz oder das Leistungsergebnis anzugeben, das die Berechnung stützt.
Übliche Rechnungspositionen in der Buchhaltung
Verwenden Sie Rechnungspositionen, die zum Auftrag passen, statt einer allgemeinen Liste. Eine Retainer-Position sollte den Zeitraum und den Leistungsumfang benennen. Arbeiten außerhalb dieses Umfangs sollten separat mit Menge, Satz oder Leistungsergebnis aufgeführt werden. Bei stundenbasierter, mengenbasierter oder projektbezogener Arbeit geben Sie genügend Details an, damit der Kunde die Berechnung mit der Vereinbarung und den Belegen vergleichen kann.
- Monatliche Buchhaltungspauschale
- Die feste wiederkehrende Gebühr für die laufende Erfassung, Kategorisierung und Abstimmung im Abrechnungszeitraum.
- Bank- und Kontoabstimmung
- Abstimmung von Bank-, Karten- und Händlerkonten, abgerechnet innerhalb der Pauschale oder als Stundenposition für zusätzliche Konten.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Unterstützung für den angegebenen Zeitraum, abgerechnet auf der mit dem Kunden vereinbarten Grundlage.
- Nachhol- oder Bereinigungsarbeiten
- Aktualisierung unvollständiger oder inkonsistenter Bücher, abgerechnet auf der vereinbarten Stunden- oder Projektbasis und getrennt von einer wiederkehrenden Pauschale.
- Jahresabschluss und Vorbereitung für den Steuerberater
- Buchabschluss und Vorbereitung der Unterlagen oder Berichte, die der Steuerberater des Kunden oder die Steuererklärung erfordert, abgerechnet als Projektposition.
- Software, Auslagenersatz und Beratung
- Einrichtung der Buchhaltungssoftware oder Weiterberechnung zum Selbstkostenpreis, für den Kunden vorgestreckte Gebühren sowie Beratungs- oder Berichterstattungszeiten, jeweils separat ausgewiesen und gegebenenfalls mit Belegen.
Zahlungsbedingungen und Abrechnungsunterlagen
Verwenden Sie den mit dem Kunden vereinbarten Abrechnungsrhythmus und das vereinbarte Zahlungsziel. Geben Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum und eine akzeptierte Zahlungsmethode an. Wenn ein Zahlungsdienstleister per Lastschrift oder gespeicherter Karte einzieht, holen Sie die erforderliche Ermächtigung ein, die der Anbieter und die lokalen Vorschriften verlangen, und legen Sie den Betrag oder die Berechnung, den Zeitpunkt und den Kündigungsprozess vor der Belastung offen.
Geben Sie den Leistungszeitraum an und listen Sie genehmigte Arbeiten außerhalb einer Pauschale einzeln auf. Verwenden Sie die Rechnungsnummer und den Verwendungszweck, die für Ihre Unterlagen und den Kunden erforderlich sind. Bewahren Sie die Rechnung, die zugehörigen Zeit- oder Mengenaufzeichnungen, erstattungsfähige Belege und spätere Korrekturen für die geltende Aufbewahrungsfrist auf. Nehmen Sie Verzugszinsen oder ein Recht zur Aussetzung der Arbeiten nur dann auf, wenn die Vereinbarung und das anwendbare Recht dies vorsehen.
Fragen zur Buchhaltungsrechnung
Was sollte eine Buchhaltungsrechnung enthalten?
Hilfreiche Angaben sind unter anderem eine Rechnungsnummer und ein Rechnungsdatum, Ihre Unternehmens- und Steuerdaten, die Angaben zum Kunden, der genaue Leistungszeitraum, eine klare Beschreibung der erbrachten Leistung, separat ausgewiesene Pauschal-, Stunden- oder Transaktionsentgelte, erstattungsfähige Kosten mit Belegen, der fällige Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsmethode. Der Leistungszeitraum und eine verständliche Beschreibung des Leistungsergebnisses erleichtern die Prüfung der Rechnung. Ergänzen Sie alle für den Vorgang erforderlichen Angaben.
Sollte ich eine Monatspauschale oder auf Stundenbasis abrechnen?
Eine Pauschale kann einen definierten wiederkehrenden Leistungsumfang oder ein bestimmtes Transaktionsvolumen abdecken. Eine Abrechnung nach Stundensätzen eignet sich für variable Arbeiten, und ein Projekthonorar kann einen klar abgegrenzten Auftrag abdecken. Legen Sie das Abrechnungsmodell im Auftrag fest, geben Sie an, was es umfasst, und führen Sie separat genehmigte Arbeiten als eigene Position auf.
Wie stelle ich Bereinigungs- oder Nachholarbeiten in Rechnung?
Stellen Sie diese separat von einer laufenden Pauschale in Rechnung, da der Aufwand schwer vorhersehbar sein kann. Eine Abrechnung nach Stundensätzen eignet sich für Arbeiten, die vorab nicht geschätzt werden können, während ein festes Projekthonorar infrage kommt, sobald Sie die Unterlagen geprüft haben. Beschreiben Sie den Zeitraum und die Konten, die auf den aktuellen Stand gebracht werden, damit der Kunde die einmalige Arbeit vom laufenden Service unterscheiden kann.
Berechne ich Umsatzsteuer auf Buchhaltungsleistungen?
Das hängt vom Leistungsort, Ihrer Registrierung, dem Kunden und der Art der Leistung ab. Die Bestimmungen zu Umsatzsteuer, GST, Verkaufssteuer, Steuerbefreiung und Reverse-Charge-Verfahren unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Prüfen Sie, welche steuerliche Behandlung und welcher Rechnungshinweis für diesen Auftrag gelten. Mit FreeBillGen können Sie eine Steuerzeile konfigurieren, das Tool bestimmt jedoch nicht die korrekte steuerliche Behandlung für Sie.
Wie stelle ich wiederkehrende Buchhaltungsarbeiten in Rechnung?
Halten Sie den vereinbarten Abrechnungsrhythmus ein, benennen Sie den Leistungszeitraum, geben Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum an, listen Sie Arbeiten außerhalb des wiederkehrenden Leistungsumfangs gesondert auf und geben Sie den erforderlichen Zahlungszweck an. Holen Sie die erforderliche Ermächtigung ein, bevor Sie ein Lastschriftverfahren oder eine gespeicherte Karte nutzen, und beachten Sie die Vereinbarung und die gesetzlichen Vorgaben, bevor Sie Zinsen berechnen oder die Arbeit aussetzen.