Was eine Rechnung für Buchhaltungsleistungen enthalten sollte
Aus einer Rechnung für Buchhaltungsleistungen sollte eindeutig hervorgehen, welchen Zeitraum die Arbeiten abdecken und wofür der Kunde bezahlt. Geben Sie den Leistungszeitraum an, beispielsweise den Monat, für den der Abschluss erstellt wird, und führen Sie wiederkehrende Pauschalleistungen getrennt von zusätzlich abgerechneten Arbeiten auf. So kann der Kunde die Rechnung ohne Rückfrage freigeben. Ergänzen Sie eine eindeutige Rechnungsnummer und das Ausstellungsdatum, damit beide Seiten die Zahlung dem richtigen Zeitraum zuordnen können.
Beschreiben Sie die erbrachte Leistung verständlich, statt lediglich "Buchhaltung" anzugeben. Eine Angabe wie monatliche Abstimmung, Kategorisierung der Transaktionen und Erstellung von Managementberichten macht die Kosten für den Kunden leichter nachvollziehbar als eine einzelne ungenaue Position. Wenn Sie nach Stunden oder Transaktionen abrechnen, weisen Sie den Satz und die Anzahl aus, damit die Berechnung ersichtlich ist. Haben Sie im Namen des Kunden Kosten vorgestreckt, etwa für ein Softwareabonnement oder eine Einreichungsgebühr, führen Sie diese als separate erstattungsfähige Position auf und bewahren Sie alle gemäß Ihrer Vereinbarung erforderlichen Belege auf.
- Ihre Angaben und steuerliche Registrierung
- Ihr Unternehmensname, Ihre Anschrift und gegebenenfalls Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-ID, damit der Kunde die Rechnung ordnungsgemäß in seiner eigenen Buchhaltung erfassen kann.
- Kunde und Leistungszeitraum
- Der Name des Kunden und der genaue Zeitraum, den die Arbeiten abdecken, beispielsweise der Monat, für den der Abschluss erstellt wird, damit die Kosten dem Auftrag zugeordnet werden können.
- Wiederkehrende Pauschalposition
- Die vereinbarte monatliche Buchhaltungsgebühr als eigene Position mit einer Beschreibung der enthaltenen Leistungen, damit sie jeden Monat auf dieselbe Weise freigegeben werden kann.
- Arbeiten nach Stunden oder Transaktionen
- Alle nach Zeit oder Umfang abgerechneten Arbeiten mit Angabe des Satzes und der Stunden- oder Transaktionsanzahl, damit sich der Gesamtbetrag unmittelbar nachvollziehen lässt.
- Zusatz- und Projektarbeiten
- Nachholarbeiten, Aufräumarbeiten, Jahresabschlussvorbereitung oder Softwareeinrichtung, die getrennt von der Pauschale abgerechnet und jeweils mit einer kurzen Beschreibung als eigene Position ausgewiesen werden.
- Summen, Bedingungen und Zahlungsangaben
- Die Zwischensumme, gegebenenfalls anfallende Steuern, der fällige Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsweise (Banküberweisung oder Karte) sowie Ihre Referenz für die Zuordnung des Zahlungseingangs.
Abrechnungsmodelle für Buchhaltungsleistungen: Pauschale, Stunden, Transaktionen oder Projekt
Eine feste Pauschale kann eine definierte Gruppe wiederkehrender Aufgaben oder ein festgelegtes Transaktionsvolumen pro Abrechnungszeitraum abdecken. Halten Sie schriftlich fest, welche Leistungen enthalten sind, wie zusätzliche Arbeiten genehmigt werden und wann der wiederkehrende Betrag abgerechnet wird.
Die Abrechnung nach Stunden eignet sich für unregelmäßige Arbeiten oder Aufgaben, deren Aufwand im Voraus nicht bekannt ist. Bei einer Vergütung pro Transaktion wird für jede verarbeitete, zuvor definierte Position ein vereinbarter Betrag berechnet. Eine Projektpauschale kann klar abgegrenzte Aufräum-, Migrations-, Einrichtungs- oder Berichterstellungsarbeiten abdecken. Ein Auftrag kann mehrere dieser Modelle kombinieren. Trennen Sie auf der Rechnung die einzelnen Abrechnungsgrundlagen und geben Sie jeweils den Zeitraum, die Menge, den Satz oder das Arbeitsergebnis an, auf dem die Kosten beruhen.
Übliche Rechnungspositionen für Buchhaltungsleistungen
Verwenden Sie Positionen, die dem jeweiligen Auftrag entsprechen, statt einer allgemeinen Liste. Eine Pauschalposition sollte den Zeitraum und Leistungsumfang nennen. Außerhalb dieses Umfangs abgerechnete Arbeiten sollten mit der jeweiligen Menge, dem Satz oder dem Arbeitsergebnis separat aufgeführt werden. Geben Sie bei stunden-, mengen- oder projektbasierten Arbeiten genügend Einzelheiten an, damit der Kunde die Kosten mit der Vereinbarung und den zugehörigen Nachweisen abgleichen kann.
- Monatliche Buchhaltungspauschale
- Die feste wiederkehrende Gebühr für die routinemäßige Erfassung, Kategorisierung und Abstimmung im jeweiligen Zeitraum.
- Bank- und Kontenabstimmung
- Die Abstimmung von Bank-, Karten- und Händlerkonten, die entweder in der Pauschale enthalten ist oder für zusätzliche Konten als Stundenposition abgerechnet wird.
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Die Durchführung oder Unterstützung der Lohn- und Gehaltsabrechnung für den angegebenen Zeitraum auf der mit dem Kunden vereinbarten Abrechnungsgrundlage.
- Nachhol- oder Aufräumarbeiten
- Die Aktualisierung unvollständiger oder uneinheitlicher Bücher, die auf der vereinbarten Stunden- oder Projektbasis und getrennt von einer wiederkehrenden Pauschale abgerechnet wird.
- Jahresabschluss und Vorbereitung für den Steuerberater
- Der Abschluss der Bücher und die Vorbereitung der Unterlagen oder Berichte, die der Steuerberater des Kunden oder dessen Steuererklärung erfordert, abgerechnet als Projektposition.
- Software, Auslagenerstattungen und Beratung
- Die Einrichtung von Buchhaltungssoftware oder deren Weiterberechnung zum Selbstkostenpreis, für den Kunden vorgestreckte Einreichungsgebühren sowie Beratungs- oder Berichtszeiten, jeweils separat und gegebenenfalls mit Belegen ausgewiesen.
Zahlungsbedingungen und Abrechnungsunterlagen
Verwenden Sie den mit dem Kunden vereinbarten Abrechnungsplan und das vereinbarte Zahlungsziel. Geben Sie ein konkretes kalendarisches Fälligkeitsdatum und eine akzeptierte Zahlungsmethode an. Wenn ein Zahlungsdienstleister den Betrag per Lastschrift oder über eine gespeicherte Karte einzieht, holen Sie die vom Dienstleister und nach den örtlichen Vorschriften verlangte Zustimmung ein und informieren Sie vor der Belastung über den Betrag oder dessen Berechnung, den Zeitpunkt und das Stornierungsverfahren.
Geben Sie den Leistungszeitraum an und schlüsseln Sie genehmigte Arbeiten außerhalb einer Pauschale einzeln auf. Verwenden Sie die Rechnungskennung und den Zahlungsreferenztext, die für Ihre Unterlagen und die des Kunden erforderlich sind. Bewahren Sie die Rechnung, die zugehörigen Zeit- oder Mengennachweise, Belege für erstattungsfähige Kosten und spätere Korrekturen für die geltende Aufbewahrungsfrist auf. Nehmen Sie Verzugszinsen oder ein Recht zur Aussetzung der Arbeiten nur auf, wenn dies durch die Vereinbarung und das anwendbare Recht gedeckt ist.
Fragen zu Rechnungen für Buchhaltungsleistungen
Was sollte eine Rechnung für Buchhaltungsleistungen enthalten?
Sinnvolle Angaben sind eine Rechnungskennung und das Rechnungsdatum, Ihre Unternehmens- und Steuerangaben, die Kundendaten, der genaue Leistungszeitraum, eine klare Beschreibung der ausgeführten Arbeiten, getrennt ausgewiesene Pauschal-, Stunden- oder Transaktionskosten, erstattungsfähige Kosten mit den zugehörigen Nachweisen, der fällige Gesamtbetrag, das Fälligkeitsdatum und die Zahlungsweise. Der Leistungszeitraum und eine verständliche Beschreibung des Arbeitsergebnisses erleichtern die Prüfung der Rechnung. Ergänzen Sie alle weiteren für die Transaktion vorgeschriebenen Angaben.
Sollte ich eine monatliche Pauschale oder nach Stunden abrechnen?
Eine Pauschale kann einen definierten wiederkehrenden Leistungsumfang oder ein bestimmtes Transaktionsvolumen abdecken. Die Stundenabrechnung eignet sich für Arbeiten mit variablem Umfang, während eine Projektpauschale einen klar abgegrenzten Auftrag abdecken kann. Legen Sie das Modell in der Auftragsvereinbarung fest, beschreiben Sie die enthaltenen Leistungen und weisen Sie alle separat genehmigten Arbeiten als eigene Position aus.
Wie rechne ich Aufräum- oder Nachholarbeiten ab?
Rechnen Sie diese getrennt von einer laufenden Pauschale ab, da der Aufwand schwer vorhersehbar sein kann. Eine Stundenabrechnung eignet sich für Arbeiten, die sich im Voraus nicht verlässlich schätzen lassen. Eine feste Projektpauschale kann dagegen sinnvoll sein, sobald Sie die Unterlagen geprüft haben. Beschreiben Sie den Zeitraum und die Konten, die auf den aktuellen Stand gebracht werden, damit der Kunde die einmaligen Arbeiten von der monatlichen Leistung unterscheiden kann.
Muss ich Umsatzsteuer oder Verkaufssteuer auf Buchhaltungsleistungen berechnen?
Das hängt vom Leistungsort, Ihrer Registrierung, dem Kunden und der jeweiligen Leistung ab. Die Vorschriften zu Umsatzsteuer, GST, Verkaufssteuer, Steuerbefreiungen und Reverse-Charge-Verfahren unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Prüfen Sie, welche Behandlung und welcher Rechnungshinweis für diesen Auftrag gelten. Mit FreeBillGen können Sie eine Steuerposition konfigurieren, die korrekte steuerliche Behandlung wird jedoch nicht für Sie bestimmt.
Wie sollte ich wiederkehrende Buchhaltungsleistungen in Rechnung stellen?
Halten Sie den vereinbarten Abrechnungsplan ein, nennen Sie den Leistungszeitraum, geben Sie ein konkretes kalendarisches Fälligkeitsdatum an, schlüsseln Sie Arbeiten außerhalb des wiederkehrenden Leistungsumfangs einzeln auf und führen Sie die erforderliche Zahlungsreferenz an. Holen Sie die notwendige Zustimmung ein, bevor Sie per Lastschrift oder über eine gespeicherte Karte abrechnen, und beachten Sie die Vereinbarung und das geltende Recht, bevor Sie Zinsen berechnen oder Arbeiten aussetzen.