Que faire figurer sur une facture de tenue comptable ?
La facture doit indiquer clairement la période couverte et les services payés par le client. Précisez la période de prestation, par exemple le mois clôturé, et séparez le forfait récurrent des travaux supplémentaires. Le client pourra ainsi valider la facture sans demander de détail. Ajoutez un numéro unique et la date d'émission pour que chacun puisse rattacher le paiement à la bonne période.
Décrivez le livrable avec des termes concrets plutôt qu'avec la seule mention « tenue comptable ». Une ligne comme rapprochement mensuel, classement des opérations et édition des rapports de gestion explique mieux le montant. Pour une facturation à l'heure ou à l'opération, affichez le tarif et la quantité afin que le calcul soit vérifiable. Si vous avez avancé une dépense pour le client, par exemple un abonnement logiciel ou des frais de dépôt de dossier, présentez-la sur une ligne remboursable distincte et conservez le justificatif exigé par votre accord.
- Vos coordonnées et votre immatriculation fiscale
- Votre raison sociale, votre adresse et tout numéro fiscal ou de TVA requis, afin que le client comptabilise correctement la facture.
- Client et période de prestation
- Le nom du client et la période exacte couverte, par exemple le mois clôturé, pour rattacher la facturation à la mission.
- Ligne du forfait récurrent
- Le montant mensuel convenu sur une ligne séparée, accompagné des prestations incluses, pour simplifier sa validation chaque mois.
- Travail facturé à l'heure ou à l'opération
- Le tarif et le nombre d'heures ou d'opérations, afin que le total soit immédiatement compréhensible.
- Services complémentaires et projets
- Rattrapage, régularisation, préparation de clôture ou paramétrage d'un logiciel, séparés du forfait et décrits sur leur propre ligne.
- Totaux, conditions et paiement
- Le sous-total, les taxes, le total dû, la date d'échéance, le moyen de paiement accepté et la référence utile au rapprochement du règlement.
Forfait, tarif horaire, prix par opération ou projet
Un forfait fixe peut couvrir un ensemble défini de tâches récurrentes ou un volume précis d'opérations pour chaque période. Notez ce qu'il comprend, comment les travaux supplémentaires sont approuvés et à quel moment le montant récurrent est facturé.
La facturation à l'heure convient aux tâches irrégulières ou dont la charge ne peut pas être connue à l'avance. Le prix par opération applique un montant convenu à chaque élément traité et défini. Un prix au projet peut couvrir une régularisation limitée, une migration, un paramétrage ou un rapport précis. Une mission peut combiner plusieurs méthodes. Sur la facture, séparez-les et indiquez pour chacune la période, la quantité, le tarif ou le livrable qui justifie le montant.
Lignes courantes d'une facture de tenue comptable
Utilisez des lignes qui correspondent à la mission, pas une liste générique. Un forfait doit préciser sa période et son périmètre. Les travaux qui dépassent ce périmètre figurent séparément avec leur quantité, leur tarif ou leur livrable. Pour une facturation horaire, au volume ou au projet, donnez assez de détails pour que le client compare le montant à l'accord et aux justificatifs.
- Forfait mensuel de tenue comptable
- Montant récurrent fixe pour la saisie, le classement et le rapprochement habituels de la période.
- Rapprochement bancaire et des comptes
- Rapprochement des comptes bancaires, des cartes et des prestataires de paiement, compris dans le forfait ou facturé à l'heure pour les comptes supplémentaires.
- Traitement de la paie
- Traitement ou assistance à la paie pour la période indiquée, selon la méthode convenue avec le client.
- Rattrapage ou régularisation
- Mise à jour d'une comptabilité incomplète ou incohérente, facturée à l'heure ou au projet selon l'accord et séparée du forfait récurrent.
- Clôture et préparation pour le comptable
- Clôture des comptes et préparation du dossier ou des rapports nécessaires au comptable du client ou à sa déclaration fiscale, facturées comme un projet.
- Logiciels, remboursements et conseil
- Paramétrage ou refacturation au coût d'un logiciel comptable, frais avancés pour le client et temps de conseil ou de rapport, présentés séparément avec leurs justificatifs si nécessaire.
Conditions de paiement et justificatifs de facturation
Respectez le calendrier de facturation et le délai de paiement convenus avec le client. Indiquez une date d'échéance précise et un moyen de paiement accepté. Si un prestataire doit prélever par domiciliation ou débiter une carte enregistrée, obtenez l'autorisation exigée par ce prestataire et par les règles locales. Avant le débit, communiquez le montant ou son mode de calcul, la date et la procédure d'annulation.
Indiquez la période de prestation et détaillez les travaux approuvés qui dépassent le forfait. Utilisez les références de facture et de paiement nécessaires à vos registres et à ceux du client. Conservez la facture, les relevés d'heures ou de volume, les justificatifs de frais remboursables et les corrections ultérieures pendant la durée requise. Ne prévoyez des intérêts de retard ou un droit de suspendre le travail que si le contrat et le droit applicable l'autorisent.
Questions sur les factures de tenue comptable
Que doit contenir une facture de tenue comptable ?
Indiquez notamment le numéro et la date de la facture, vos coordonnées professionnelles et fiscales, celles du client, la période exacte de prestation, une description claire du travail, les forfaits et montants horaires ou par opération sur des lignes séparées, les frais remboursables avec leurs justificatifs, le total dû, la date d'échéance et le moyen de paiement. La période et une description concrète du livrable facilitent le contrôle. Ajoutez toute mention exigée pour l'opération.
Vaut-il mieux facturer un forfait mensuel ou des heures ?
Un forfait peut couvrir un périmètre récurrent défini ou un certain volume d'opérations. Le tarif horaire convient à une charge variable, et un prix au projet à une mission limitée. Choisissez la méthode prévue dans la lettre de mission, précisez ce qu'elle comprend et placez tout travail supplémentaire approuvé sur une ligne distincte.
Comment facturer un rattrapage ou une régularisation ?
Séparez ce travail du forfait courant, car sa charge peut être difficile à prévoir. Le tarif horaire convient lorsqu'elle ne peut pas être estimée en amont. Un prix fixe au projet peut être adapté après l'examen des pièces. Indiquez la période et les comptes remis à jour pour distinguer ce travail ponctuel du service mensuel.
Dois-je appliquer la TVA ou une taxe sur les ventes aux services de tenue comptable ?
Cela dépend du lieu d'imposition, de votre immatriculation, du client et du service. Les règles de TVA, de GST, de taxe sur les ventes, d'exonération et d'autoliquidation varient selon le pays. Confirmez le traitement et la mention applicables à la mission. FreeBillGen permet de configurer une ligne de taxe, mais ne détermine pas le traitement correct à votre place.
Comment facturer un service récurrent de tenue comptable ?
Suivez le calendrier convenu, indiquez la période de prestation et une date d'échéance précise, détaillez le travail hors forfait et ajoutez la référence de paiement requise. Obtenez l'autorisation nécessaire avant tout prélèvement ou débit de carte enregistrée. Vérifiez le contrat et le droit applicable avant de facturer des intérêts ou de suspendre la mission.