Éléments à inclure sur une facture de tenue de comptabilité
Une facture de tenue de comptabilité doit indiquer clairement la période couverte par les travaux et ce que le client paie. Précisez la période de prestation (par exemple, le mois en cours de clôture) et séparez le forfait récurrent des prestations facturées en sus, afin que le client puisse les valider sans avoir à vous contacter. Ajoutez un numéro de facture unique et une date d'émission pour que chaque partie puisse rapprocher le paiement de la bonne période.
Décrivez la prestation en termes concrets plutôt que d'indiquer simplement « tenue de comptabilité ». Un client qui lit rapprochement mensuel, opérations catégorisées et états de gestion produits comprend plus facilement la facturation qu'une ligne unique et vague. Si vous facturez à l'heure ou à l'opération, indiquez le taux et le nombre d'heures ou d'opérations afin que le calcul soit transparent. Si vous avez avancé des frais pour le compte du client, comme un abonnement logiciel ou des frais de dépôt, mentionnez-les sur une ligne distincte de frais remboursables et conservez tout justificatif requis par votre contrat.
- Vos coordonnées et votre immatriculation fiscale
- Votre raison sociale, votre adresse et tout numéro d'immatriculation fiscale ou de TVA, afin que le client puisse enregistrer correctement la facture dans sa propre comptabilité.
- Client et période de prestation
- Le nom du client et la période exacte couverte par les travaux, par exemple le mois en cours de clôture, afin que la facturation puisse être rapprochée de la mission.
- Ligne de forfait récurrent
- Le forfait mensuel de tenue de comptabilité convenu, sur une ligne distincte, décrit par les prestations qu'il inclut, afin qu'il soit validé de la même manière chaque mois.
- Prestations facturées à l'heure ou à l'opération
- Toute prestation facturée au temps passé ou au volume, avec le taux et le nombre d'heures ou d'opérations indiqués afin que le total soit explicite.
- Prestations complémentaires et travaux ponctuels
- Rattrapage, régularisation, préparation de la clôture annuelle ou mise en place d'un logiciel, facturés séparément du forfait, chacun sur une ligne distincte avec une brève description.
- Totaux, conditions et modalités de paiement
- Le sous-total, les taxes éventuelles, le montant total dû, la date d'échéance et les modalités de paiement (virement bancaire ou carte), ainsi que votre référence pour le rapprochement du règlement.
Comment les teneurs de livres facturent : forfait, taux horaire, à la transaction ou au projet
Un forfait fixe peut couvrir un ensemble défini de tâches récurrentes ou un volume de transactions déclaré pour chaque période de facturation. Précisez ce qui est inclus, la manière dont les travaux supplémentaires sont approuvés et la date à laquelle le montant récurrent est facturé.
La facturation au taux horaire peut convenir aux travaux irréguliers ou aux tâches dont l'effort n'est pas connu à l'avance. La tarification à la transaction utilise un montant convenu pour chaque élément défini traité. Un forfait de projet peut couvrir une remise en ordre des comptes, une migration, une mise en place ou une mission de reporting délimitées. Une mission peut combiner ces modèles. Sur la facture, séparez chaque base de facturation et identifiez la période, la quantité, le taux ou le livrable qui justifie le montant facturé.
Postes courants sur une facture de tenue de comptabilité
Utilisez des postes adaptés à la mission plutôt qu'une liste générique. La ligne de forfait devrait indiquer sa période et son périmètre. Les travaux facturés en dehors de ce périmètre devraient figurer séparément avec leur quantité, leur taux ou leur livrable. Pour les travaux facturés à l'heure, au volume ou au projet, fournissez suffisamment de détails pour que le client puisse comparer le montant facturé avec la convention et les pièces justificatives.
- Forfait mensuel de tenue de comptabilité
- Le montant fixe récurrent pour l'enregistrement, la catégorisation et le rapprochement courants de la période.
- Rapprochement bancaire et des comptes
- Le rapprochement des comptes bancaires, de cartes et de plateformes de paiement, facturé dans le forfait ou en ligne horaire pour les comptes supplémentaires.
- Traitement de la paie
- Le traitement ou l'assistance en matière de paie pour la période indiquée, facturé selon la base convenue avec le client.
- Travaux de rattrapage ou de remise en ordre des comptes
- La mise à jour de comptabilités incomplètes ou incohérentes, facturée selon la base horaire ou au projet convenue et distincte du forfait récurrent.
- Clôture d'exercice et préparation pour le comptable
- La clôture des comptes et la préparation du dossier ou des rapports nécessaires au comptable ou à la déclaration fiscale du client, facturées en ligne de projet.
- Logiciels, remboursements et conseil
- La mise en place de logiciels comptables ou leur refacturation au coût, les frais de dépôt avancés pour le client et tout temps consacré au conseil ou au reporting, chacun présenté séparément avec les justificatifs le cas échéant.
Conditions de paiement et justificatifs de facturation
Utilisez l'échéancier de facturation et les conditions de paiement convenus avec le client. Indiquez une date d'échéance calendaire et un mode de paiement accepté. Si un prestataire de paiement prélève par débit direct ou carte enregistrée, obtenez l'autorisation requise par le prestataire et les règles locales, et communiquez le montant ou le mode de calcul, le calendrier de prélèvement et la procédure d'annulation avant tout prélèvement.
Identifiez la période de prestation et détaillez les travaux approuvés en dehors du forfait. Utilisez le numéro de facture et la référence de paiement requis par vos registres et le client. Conservez la facture, les relevés de temps ou de volume, les justificatifs des frais remboursables et les corrections ultérieures pendant la durée de conservation applicable. N'incluez des intérêts de retard ou un droit de suspendre les travaux que si la convention et le droit applicable le permettent.
Questions sur la facture de tenue de comptabilité
Que doit contenir une facture de tenue de comptabilité ?
Les champs utiles comprennent un numéro de facture et une date, vos coordonnées professionnelles et fiscales, les coordonnées du client, la période de prestation exacte, une description claire des travaux réalisés, les prestations au forfait, au taux horaire ou à la transaction présentées séparément, les éventuels frais remboursables avec pièces justificatives, le total dû, la date d'échéance et le mode de paiement. La période de prestation et une description simple du livrable facilitent la vérification de la facture. Ajoutez toute mention particulière requise pour la transaction.
Dois-je facturer un forfait mensuel ou à l'heure ?
Un forfait mensuel peut couvrir un périmètre récurrent défini ou un volume de transactions. La facturation horaire peut convenir à un travail variable, et des honoraires forfaitaires peuvent couvrir une mission délimitée. Choisissez le modèle dans la lettre de mission, précisez ce qu'il inclut et présentez tout travail approuvé séparément sur sa propre ligne.
Comment facturer les travaux de mise à jour ou de rattrapage ?
Facturez-les séparément de tout forfait mensuel en cours, car la charge de travail peut être imprévisible. La facturation horaire peut convenir à des travaux difficilement estimables au préalable, tandis qu'un forfait de projet peut fonctionner une fois les comptes évalués. Décrivez la période et les comptes mis à jour afin que le client puisse distinguer ce travail ponctuel du service mensuel.
Dois-je appliquer la TVA ou une taxe sur les ventes aux prestations de tenue comptable ?
Cela dépend du lieu de la prestation, de votre immatriculation, du client et du service. Les règles relatives à la TVA, à la TPS (GST), à la taxe sur les ventes, à l'exonération et à l'autoliquidation varient selon la juridiction. Confirmez le traitement applicable et la mention à porter sur la facture pour cette mission. FreeBillGen vous permet de configurer une ligne de taxe, mais ne détermine pas le traitement approprié à votre place.
Comment facturer les travaux récurrents de tenue comptable ?
Respectez le calendrier de facturation convenu, indiquez la période de prestation, mentionnez une date d'échéance calendaire, détaillez les travaux hors du périmètre récurrent et reprenez la référence de paiement requise. Obtenez l'autorisation nécessaire avant d'utiliser un prélèvement automatique ou une carte enregistrée, et conformez-vous à la convention et à la loi avant de facturer des intérêts ou de suspendre les travaux.