Cosa includere in una fattura per la contabilità
Una fattura per la contabilità deve rendere immediatamente chiaro quale periodo copre il lavoro e cosa sta pagando il cliente. Indica il periodo di servizio (ad esempio il mese in chiusura) e mantieni il lavoro a canone ricorrente su una riga separata rispetto al lavoro fatturato in aggiunta, così che il cliente possa approvarlo senza dover telefonare. Aggiungi un numero di fattura univoco e la data di emissione, in modo che entrambe le parti possano associare il pagamento al periodo corretto.
Descrivi la prestazione in termini chiari anziché limitarti a scrivere «contabilità». Un cliente che legge riconciliazione mensile, transazioni classificate e report gestionali emessi comprende l'addebito più facilmente rispetto a una singola riga generica. Se fatturi a ore o per singola operazione, indica la tariffa e il conteggio, così che il calcolo sia trasparente. Se hai anticipato qualcosa per conto del cliente, come un abbonamento software o una tassa di deposito, elencalo come voce rimborsabile separata e conserva la ricevuta di supporto richiesta dal tuo accordo.
- I tuoi dati e l'iscrizione fiscale
- La ragione sociale, l'indirizzo ed eventuali numeri di partita IVA o di iscrizione fiscale, affinché il cliente possa registrare correttamente la fattura nella propria contabilità.
- Cliente e periodo di servizio
- Il nome del cliente e il periodo esatto coperto dal lavoro, ad esempio il mese in chiusura, affinché l'addebito possa essere associato all'incarico.
- Voce per il canone ricorrente
- Il canone mensile concordato per la contabilità su una riga a sé, descritto in base a ciò che include, in modo che venga approvato sempre allo stesso modo ogni mese.
- Lavoro a ore o per singola operazione
- Qualsiasi lavoro fatturato a tempo o a volume, con la tariffa e il numero di ore o di operazioni indicato, così che il totale sia di immediata comprensione.
- Lavori aggiuntivi e progetti
- Recupero, pulizia contabile, preparazione di fine anno o configurazione software fatturati separatamente dal canone, ciascuno su una riga propria con una breve descrizione.
- Totali, condizioni e dettagli di pagamento
- Il subtotale, le eventuali imposte, il totale dovuto, la data di scadenza e le modalità di pagamento (bonifico bancario o carta), oltre al riferimento per la riconciliazione dell'incasso.
Come fatturano i contabili: canone fisso, tariffa oraria, per transazione o a progetto
Un canone fisso può coprire un insieme definito di attività ricorrenti o un volume dichiarato di transazioni per ciascun periodo di fatturazione. Specificare cosa è incluso, come viene approvato il lavoro aggiuntivo e quando viene fatturato l'importo ricorrente.
La fatturazione a ore può essere adatta a lavori irregolari o ad attività il cui impegno non è noto in anticipo. La tariffazione per transazione prevede un importo concordato per ogni elemento definito elaborato. Un compenso a progetto può coprire una regolarizzazione, una migrazione, un'installazione o un incarico di reportistica circoscritti. Un incarico può combinare questi modelli. Nella fattura, separare ciascuna base di fatturazione e indicare il periodo, la quantità, la tariffa o il risultato che giustifica l'addebito.
Voci comuni della fattura di contabilità
Utilizzare voci coerenti con l'incarico anziché un elenco generico. La voce relativa al canone fisso deve indicare il periodo e l'ambito. Il lavoro fatturato al di fuori di tale ambito deve comparire separatamente con la relativa quantità, tariffa o risultato. Per il lavoro a ore, a volume o a progetto, fornire dettagli sufficienti affinché il cliente possa confrontare l'addebito con l'accordo e la documentazione di supporto.
- Canone mensile di contabilità
- Il compenso fisso ricorrente per la registrazione, la classificazione e la riconciliazione ordinaria del periodo.
- Riconciliazione bancaria e dei conti
- Riconciliazione dei conti bancari, delle carte e dei conti dei gestori di pagamento, fatturata nell'ambito del canone fisso o come voce a ore per i conti aggiuntivi.
- Elaborazione delle paghe
- Elaborazione delle paghe o supporto per il periodo indicato, fatturati in base alle condizioni concordate con il cliente.
- Lavori di recupero o regolarizzazione
- Aggiornamento della contabilità incompleta o incoerente, fatturato in base alla tariffa oraria o al progetto concordati e separato dal canone ricorrente.
- Chiusura di fine anno e preparazione per il commercialista
- Chiusura dei conti e preparazione del file o dei report necessari al commercialista o alla dichiarazione fiscale del cliente, fatturati come voce a progetto.
- Software, rimborsi e consulenza
- Software di contabilità installato o rifatturato al costo, spese di presentazione anticipate per conto del cliente ed eventuali ore di consulenza o reportistica, ciascuno indicato separatamente con le relative ricevute ove pertinente.
Condizioni di pagamento e documentazione di fatturazione
Utilizzare il piano di fatturazione e le condizioni di pagamento concordate con il cliente. Indicare una data di scadenza precisa e un metodo di pagamento accettato. Se un prestatore di servizi di pagamento effettuerà l'addebito tramite addebito diretto o carta salvata, ottenere l'autorizzazione richiesta dal prestatore e dalla normativa locale e comunicare l'importo o il criterio di calcolo, la tempistica e la procedura di annullamento prima dell'addebito.
Identificare il periodo di servizio e dettagliare il lavoro approvato al di fuori del canone fisso. Utilizzare l'identificativo della fattura e il riferimento di pagamento richiesti dai propri registri e dal cliente. Conservare la fattura, i registri di supporto relativi a tempi o volumi, le ricevute delle spese rimborsabili e le successive rettifiche per il periodo di conservazione previsto. Includere interessi di mora o il diritto di sospendere il lavoro solo se l'accordo e la legge applicabile lo consentono.
Domande sulla fattura di contabilità
Cosa deve contenere una fattura di contabilità?
Tra i campi utili figurano un identificativo e una data della fattura, i dati aziendali e fiscali del prestatore, i dati del cliente, il periodo di servizio esatto, una descrizione chiara delle attività svolte, i compensi a canone fisso, a ore o per transazione indicati separatamente, eventuali costi rimborsabili con la relativa documentazione di supporto, l'importo totale dovuto, la data di scadenza e le modalità di pagamento. Il periodo di servizio e una descrizione chiara della prestazione rendono la fattura più facile da verificare. Aggiungere eventuali dati specifici richiesti per la transazione.
Conviene fatturare a canone mensile o a ore?
Un canone ricorrente può coprire un ambito di attività definito o un volume di transazioni. La fatturazione oraria può adattarsi a lavori variabili, mentre un compenso a progetto può coprire un incarico circoscritto. Scegli il modello nell'incarico, specifica cosa include e riporta eventuali lavori approvati separatamente su una riga dedicata.
Come fatturo i lavori di regolarizzazione o di recupero contabile?
Fatturali separatamente da eventuali canoni ricorrenti, perché l'impegno può essere imprevedibile. La fatturazione oraria può essere adatta a lavori che non si possono stimare in anticipo, mentre un compenso fisso a progetto può funzionare una volta valutata la documentazione contabile. Descrivi il periodo e i conti da aggiornare, così il cliente potrà distinguere il lavoro una tantum dal servizio mensile.
Devo applicare l'IVA o l'imposta sulle vendite ai servizi di contabilità?
Dipende dal luogo di fornitura, dalla tua registrazione, dal cliente e dal servizio. Le norme su IVA, GST, imposta sulle vendite, esenzioni e reverse charge variano in base alla giurisdizione. Verifica quale trattamento e quale annotazione in fattura si applicano a questo incarico. FreeBillGen consente di configurare una riga d'imposta, ma non stabilisce il trattamento corretto al posto tuo.
Come fatturo i servizi di contabilità ricorrenti?
Segui il piano di fatturazione concordato, indica il periodo di servizio, specifica una data di scadenza precisa, dettaglia i lavori estranei all'ambito ricorrente e riporta il riferimento di pagamento richiesto. Ottieni l'autorizzazione necessaria prima di utilizzare l'addebito diretto o una carta salvata e rispetta il contratto e la normativa vigente prima di addebitare interessi o sospendere il lavoro.