Co uvést na faktuře za vedení účetnictví
Faktura za vedení účetnictví by měla jasně ukazovat, za jaké období práce proběhla a za co přesně klient platí. Uveďte období poskytování služby (například měsíc, který se uzavírá), a paušální práce oddělte na samostatnou položku od prací účtovaných nad rámec paušálu, aby je klient mohl schválit bez dalšího telefonátu. Přidejte jedinečné číslo faktury a datum vystavení, aby obě strany mohly platbu přiřadit ke správnému období.
Výstup popište srozumitelně, nestačí jen obecné „vedení účetnictví“. Klient, který vidí měsíční odsouhlasení, zařazení transakcí do kategorií a předání manažerských výkazů, pochopí účtovanou částku snadněji než u jedné neurčité položky. Pokud účtujete po hodinách nebo za transakci, uveďte sazbu a počet, aby byl výpočet přehledný. Pokud jste za klienta něco předfinancovali, například předplatné softwaru nebo poplatek za podání, uveďte to jako samostatnou položku k úhradě a uschovejte si příslušný doklad vyžadovaný vaší smlouvou.
- Vaše údaje a daňová registrace
- Váš obchodní název, adresa a případné daňové registrační číslo nebo číslo registrace k DPH, aby klient mohl fakturu správně zaúčtovat do svého účetnictví.
- Klient a období plnění
- Jméno klienta a přesné období, které práce pokrývá, například měsíc, který se uzavírá, aby bylo možné účtovanou částku přiřadit ke konkrétní zakázce.
- Položka s paušální odměnou
- Sjednaná měsíční odměna za vedení účetnictví na samostatné položce, s popisem toho, co zahrnuje, aby ji bylo možné každý měsíc schválit stejným způsobem.
- Práce účtovaná po hodinách nebo za transakci
- Veškeré práce účtované podle času nebo objemu, s uvedenou sazbou a počtem hodin či transakcí, aby byla celková částka srozumitelná na první pohled.
- Doplňkové a projektové práce
- Doúčtování, úprava účetnictví, příprava na roční uzávěrku nebo nastavení softwaru účtované samostatně mimo paušál, každá položka na vlastním řádku s krátkým popisem.
- Součty, platební podmínky a platební údaje
- Mezisoučet, případná daň, celková částka k úhradě, datum splatnosti a způsob platby (bankovní převod nebo karta) spolu s vaším platebním referenčním údajem pro spárování platby.
Jak účetní účtují: paušál, hodinová sazba, cena za transakci, nebo projekt
Pevný paušál může pokrývat stanovený soubor opakujících se úkolů nebo určitý objem transakcí za každé fakturační období. Zapište, co je zahrnuto, jak se schvaluje práce nad rámec a kdy se paušální částka fakturuje.
Hodinová sazba se hodí pro nepravidelné práce nebo úkoly, jejichž náročnost není předem známá. Cena za transakci využívá sjednanou částku za každou vymezenou zpracovanou položku. Projektová odměna může pokrývat jednorázovou úpravu účetnictví, migraci, nastavení systému nebo zpracování výkazů. Jedna zakázka může kombinovat více modelů. Na faktuře oddělte každý základ účtování a uveďte období, množství, sazbu nebo výstup, který danou položku odůvodňuje.
Obvyklé položky na faktuře za vedení účetnictví
Používejte položky odpovídající konkrétní zakázce, nikoli univerzální seznam. Paušální položka by měla uvádět období a rozsah. Práce mimo tento rozsah by se měla objevit samostatně s uvedením množství, sazby nebo výstupu. U prací účtovaných po hodinách, podle objemu nebo jako projekt uveďte dostatek podrobností, aby klient mohl porovnat účtovanou částku se smlouvou a podklady.
- Měsíční paušál za vedení účetnictví
- Pevná opakující se odměna za běžné zaznamenávání, třídění a odsouhlasování za dané období.
- Odsouhlasení bankovních a dalších účtů
- Odsouhlasení bankovních, karetních a platebních účtů, účtované v rámci paušálu nebo jako hodinová položka za další účty.
- Zpracování mezd
- Zpracování mezd nebo podpora při výpočtu mezd za uvedené období, účtované na základě dohodnutém s klientem.
- Doúčtování nebo úprava účetnictví
- Doplnění neúplného nebo nesrovnalého účetnictví do aktuálního stavu, účtované podle sjednané hodinové sazby nebo projektové odměny a odděleně od opakujícího se paušálu.
- Roční uzávěrka a příprava podkladů pro účetního
- Uzávěrka účetnictví a příprava podkladů či výkazů, které vyžaduje účetní klienta nebo daňové přiznání, účtovaná jako projektová položka.
- Software, náhrady nákladů a poradenství
- Účetní software zřízený nebo přefakturovaný v pořizovací ceně, poplatky za podání uhrazené předem za klienta a veškerý poradenský nebo výkazní čas, vše uvedeno samostatně a v příslušných případech doloženo doklady.
Platební podmínky a evidence fakturace
Použijte fakturační harmonogram a platební podmínky dohodnuté s klientem. Uveďte kalendářní datum splatnosti a akceptovaný způsob platby. Pokud poskytovatel platebních služeb bude inkasovat prostřednictvím přímého inkasa nebo uložené karty, získejte souhlas, který poskytovatel a místní předpisy vyžadují, a před uskutečněním platby sdělte částku nebo způsob jejího výpočtu, termín a postup zrušení.
Označte období poskytování služby a rozepište schválené práce nad rámec paušálu. Použijte identifikátor faktury a platební referenční údaj, které vyžaduje vaše evidence a klient. Fakturu, podklady o odpracovaném čase či objemu, doklady o náhradách nákladů a případné následné opravy uchovávejte po zákonem stanovenou dobu. Úrok z prodlení nebo právo pozastavit práci uveďte pouze tehdy, pokud to smlouva a rozhodné právo umožňují.
Časté dotazy k faktuře za vedení účetnictví
Co by měla obsahovat faktura za vedení účetnictví?
Mezi užitečné údaje patří identifikátor a datum faktury, vaše obchodní a daňové údaje, údaje klienta, přesné období poskytování služby, jasný popis provedených prací, částky účtované paušálně, po hodinách nebo za transakci, uvedené samostatně, veškeré náhrady nákladů s podklady, celková splatná částka, datum splatnosti a způsob platby. Období poskytování služby a srozumitelný popis výstupu usnadňují kontrolu faktury. Doplňte veškeré náležitosti vyžadované pro danou transakci.
Účtovat měsíční paušál, nebo hodinovou sazbu?
Paušál může pokrýt definovaný opakující se rozsah prací nebo objem transakcí. Hodinové účtování může vyhovovat proměnlivým pracím a projektová odměna může pokrýt vymezený úkol. Model zvolte ve smlouvě o spolupráci, uveďte, co zahrnuje, a samostatně schválené práce vykazujte na vlastní položce.
Jak fakturovat dodatečné doúčtování nebo nápravu účetnictví?
Fakturujte ji odděleně od průběžného paušálu, protože náročnost může být nepředvídatelná. Hodinové účtování může vyhovovat pracím, které nelze předem odhadnout, zatímco fixní projektová odměna může fungovat poté, co posoudíte stav dokladů. Popište období a účty, které se doúčtovávají, aby klient dokázal odlišit jednorázovou práci od měsíční služby.
Účtuje se na služby vedení účetnictví DPH nebo daň z prodeje?
Záleží na místě plnění, vaší registraci, klientovi a charakteru služby. Pravidla pro DPH, GST, daň z prodeje, osvobození a přenesení daňové povinnosti se v jednotlivých jurisdikcích liší. Ověřte, jaké daňové zacházení a poznámka na faktuře platí pro tuto zakázku. FreeBillGen umožňuje nastavit daňový řádek, ale nerozhoduje o správném daňovém režimu za vás.
Jak fakturovat pravidelné vedení účetnictví?
Postupujte podle dohodnutého fakturačního harmonogramu, uveďte období poskytování služby, stanovte kalendářní datum splatnosti, rozepište práce nad rámec opakujícího se rozsahu a uveďte požadovaný platební referenční údaj. Před použitím přímého inkasa nebo uložené karty získejte požadovaný souhlas a před účtováním úroků nebo pozastavením prací postupujte v souladu se smlouvou a právními předpisy.