Co uvést na faktuře za účetnictví
Faktura za vedení účetnictví má jasně uvádět období práce a účtované služby. Uveďte období služby, například uzavíraný měsíc, a opakovanou paušální práci oddělte od práce účtované navíc, aby ji klient mohl zkontrolovat. Přidejte jedinečné číslo faktury a datum vystavení, aby obě strany dokázaly přiřadit platbu ke správnému období.
Výstup popište konkrétně, ne pouze jako „účetnictví“. Formulace měsíční odsouhlasení, kategorizace transakcí a vydání manažerských výkazů vysvětluje účtovanou službu lépe než jeden obecný řádek. Při hodinové nebo transakční fakturaci uveďte sazbu a počet. Pokud jste za klienta uhradili například předplatné softwaru nebo poplatek za podání, uveďte jej jako samostatný náklad k proplacení a uchovejte podpůrný doklad požadovaný dohodou.
- Vaše údaje a daňová registrace
- Název vaší firmy, adresa a případné daňové identifikační číslo nebo číslo registrace k DPH, aby klient mohl fakturu správně zaznamenat do svého účetnictví.
- Klient a období služby
- Jméno klienta a přesné období, které práce pokrývá, například uzavíraný měsíc, aby bylo možné účtovanou částku přiřadit k zakázce.
- Řádek opakovaného paušálu
- Sjednaný měsíční poplatek za účetnictví na samostatném řádku, popsaný podle toho, co zahrnuje, aby byl schválen stejným způsobem každý měsíc.
- Hodinová práce nebo práce za transakci
- Jakákoli práce účtovaná podle času nebo objemu, se sazbou a počtem hodin nebo transakcí, aby byl součet samovysvětlující.
- Doplňková a projektová práce
- Doplnění nebo oprava účetních záznamů, příprava roční závěrky nebo nastavení softwaru účtované odděleně od paušálu, každé na samostatném řádku s krátkým popisem.
- Součty, podmínky a platební údaje
- Mezisoučet, případná daň, celková částka k úhradě, datum splatnosti a jak zaplatit (bankovní převod nebo karta), plus vaše reference pro odsouhlasení platby.
Jak účetní fakturují: paušál, hodinově, za transakci nebo projekt
Pevný paušál může za každé fakturační období pokrývat stanovenou sadu opakovaných úkolů nebo určitý objem transakcí. Písemně uveďte, co zahrnuje, jak se schvaluje práce navíc a kdy se opakovaná částka účtuje.
Hodinová fakturace se hodí pro nepravidelnou práci nebo úkoly, jejichž náročnost není předem známá. Cena za transakci používá dohodnutou částku za každou zpracovanou položku daného typu. Projektová cena může pokrýt jasně vymezené doplnění nebo opravu účetních záznamů, migraci, nastavení nebo výkaz. Jedna zakázka může tyto modely kombinovat. Na faktuře jednotlivé způsoby účtování oddělte a u každého uveďte období, množství, sazbu nebo výstup, který částku dokládá.
Běžné položky na faktuře za účetnictví
Položky přizpůsobte konkrétní zakázce, nepoužívejte obecný seznam. U paušálu uveďte období a rozsah služeb. Práci účtovanou nad tento rozsah zobrazte samostatně a doplňte množství, sazbu nebo výstup. U hodinové, objemové či projektové práce uveďte dost podrobností, aby klient mohl částku porovnat se smlouvou a podklady.
- Měsíční paušál za účetnictví
- Pevný opakovaný poplatek za rutinní zaznamenávání, zaúčtování a odsouhlasení za období.
- Odsouhlasení bank a účtů
- Odsouhlasení bankovních, kartových a obchodních účtů, účtované v rámci paušálu nebo jako hodinový řádek za účty navíc.
- Zpracování mezd
- Zpracování mezd nebo podpora za uvedené období účtovaná způsobem dohodnutým s klientem.
- Doplnění nebo oprava účetních záznamů
- Uvedení neúplného nebo nesrovnalého účetnictví do aktuálního stavu podle dohodnuté hodinové či projektové ceny, odděleně od opakovaného paušálu.
- Roční závěrka a příprava pro účetního
- Uzavření účetnictví a příprava souboru nebo výkazů, které potřebuje klientův účetní nebo daňové přiznání, účtované jako projektový řádek.
- Software, přeúčtování a poradenství
- Nastavení účetního softwaru nebo jeho přeúčtování za pořizovací cenu, poplatky za podání uhrazené za klienta a jakýkoli poradenský nebo reportovací čas, každý zobrazený samostatně s doklady tam, kde je to relevantní.
Platební podmínky a fakturační záznamy
Dodržte fakturační plán a platební lhůtu dohodnuté s klientem. Uveďte konkrétní datum splatnosti a přijímaný způsob platby. Pokud poskytovatel plateb strhává částku inkasem nebo z uložené karty, zajistěte souhlas požadovaný poskytovatelem a místními předpisy. Před stržením také sdělte částku nebo způsob jejího výpočtu, termín a postup zrušení.
Určete období služby a rozepište schválené práce nad rámec paušálu. Použijte identifikátor faktury a platební referenci, které vyžadují vaše záznamy a klient. Po příslušnou archivační dobu uchovávejte fakturu, podklady k času nebo objemu práce, doklady k propláceným výdajům a pozdější opravy. Úrok z prodlení nebo právo pozastavit práci uvádějte jen tehdy, pokud je dovoluje dohoda i rozhodné právo.
Otázky k faktuře za účetnictví
Co má faktura za účetnictví obsahovat?
Mezi užitečná pole patří identifikátor a datum faktury, údaje o vaší firmě a dani, údaje klienta, přesné období služby, jasný popis práce, samostatně uvedené paušální, hodinové či transakční poplatky, náklady k proplacení s podpůrnými záznamy, celková splatná částka, datum splatnosti a způsob platby. Období služby a srozumitelný popis výstupu usnadňují kontrolu. Přidejte údaje požadované pro danou transakci.
Mám účtovat měsíční paušál nebo hodinově?
Paušál může pokrývat vymezený opakovaný rozsah nebo objem transakcí. Hodinová fakturace může vyhovovat proměnlivé práci a projektová cena ohraničenému úkolu. Model zvolte ve smlouvě o zakázce, uveďte, co zahrnuje, a samostatně schválenou práci zobrazte na vlastním řádku.
Jak fakturovat za doplnění nebo opravu účetních záznamů?
Účtujte ji odděleně od průběžného paušálu, protože rozsah práce může být nepředvídatelný. Hodinová cena může vyhovovat práci, kterou nelze předem odhadnout, zatímco pevná projektová cena může fungovat po posouzení záznamů. Uveďte období a účty uváděné do aktuálního stavu, aby klient jednorázovou práci odlišil od měsíční služby.
Účtuji DPH nebo daň z prodeje za účetní služby?
Záleží na místě plnění, vaší registraci, klientovi a druhu služby. Pravidla pro DPH, GST, daň z prodeje, osvobození a přenesení daňové povinnosti se v jednotlivých jurisdikcích liší. Ověřte, jaký režim a která poznámka na faktuře se na tuto zakázku vztahují. FreeBillGen umožňuje nastavit daňový řádek, správný režim však neurčuje.
Jak mám fakturovat opakované vedení účetnictví?
Dodržujte dohodnutý fakturační plán, uveďte období služby a konkrétní kalendářní datum splatnosti, práci nad rámec opakované služby rozepište a přidejte požadovaný platební identifikátor. Před použitím inkasa nebo uložené karty si vyžádejte potřebný souhlas. Než začnete účtovat úrok nebo pozastavíte práci, postupujte podle smlouvy a zákona.